Manajemen persediaan yang efisien dapat menghemat biaya dan waktu. Selain itu, ketika dilakukan dengan benar, dapat meningkatkan arus kas dan memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik. Semakin banyak saluran penjualan dan opsi pemenuhan yang tersedia, semakin penting penerapan manajemen persediaan yang tepat.

Apakah Anda ingin memanfaatkan perdagangan sosial, menjangkau pasar yang lebih luas dengan produk Anda, atau pemenuhan pesanan yang cepat, manajemen persediaan yang efektif adalah kunci penting. Terutama setelah pandemi, manajemen persediaan akan menjadi kunci untuk memulihkan ritel dan mengelola krisis rantai pasokan.

Oleh karena itu, kami akan membahas berbagai aspek manajemen persediaan mulai dari kontrol persediaan dan pemantauan persediaan hingga berbagai jenis perangkat lunak manajemen persediaan yang tersedia.

Apa yang dimaksud dengan Manajemen Persediaan

Manajemen persediaan merujuk pada serangkaian kegiatan yang meliputi pengajuan pesanan, penyimpanan, pemakaian, dan penjualan persediaan perusahaan. Ini meliputi manajemen bahan baku, komponen, dan produk jadi, serta pengaturan pergudangan dan pengolahan barang tersebut. Terdapat berbagai macam jenis manajemen persediaan, masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan yang berbeda, tergantung pada kebutuhan perusahaan.

Keuntungan Manajemen Persediaan

Persediaan yang dimiliki oleh suatu perusahaan merupakan aset yang sangat berharga. Baik di sektor ritel, manufaktur, layanan makanan, maupun sektor persediaan yang lain, input dan produk jadi perusahaan menjadi inti dari bisnis mereka. Kekurangan persediaan pada waktu dan tempat yang tepat dapat berakibat sangat merugikan.

Namun, pada saat yang sama, persediaan dapat dianggap sebagai beban (jika dilihat dari segi akuntansi). Persediaan yang terlalu besar dapat membawa risiko pembusukan, pencurian, kerusakan, atau perubahan permintaan. Karenanya, persediaan harus diasuransikan, dan apabila tidak terjual tepat waktu, persediaan harus dijual dengan harga potongan atau dihancurkan.

Untuk alasan tersebut, manajemen persediaan yang efektif sangat penting bagi bisnis dengan berbagai ukuran. Mengetahui kapan waktu yang tepat untuk melakukan pengisian kembali persediaan, berapa jumlah yang harus dibeli atau diproduksi, berapa harga yang harus dibayar serta kapan waktu yang tepat untuk menjual dan harga yang harus ditetapkan dapat menjadi keputusan yang rumit. Perusahaan kecil umumnya akan melakukan pencatatan persediaan secara manual dan menetapkan titik pemesanan ulang dan kuantitasnya dengan memanfaatkan formula lembar kerja (Excel). Sementara untuk bisnis yang lebih besar, mereka akan menggunakan perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) yang spesifik. Sedangkan untuk perusahaan yang lebih besar lagi, mereka menggunakan perangkat lunak yang sangat disesuaikan seperti aplikasi layanan (SaaS).

Strategi manajemen persediaan yang tepat akan bervariasi tergantung pada jenis industri yang dijalankan. Sebagai contoh, depot minyak dapat menyimpan persediaan dalam jumlah besar untuk waktu yang lama, sehingga memungkinkan mereka menunggu permintaan meningkat. Walaupun menyimpan minyak dapat menjadi mahal dan berisiko, seperti pada kasus kebakaran di Inggris pada tahun 2005 yang menyebabkan kerusakan dan denda jutaan pound, namun tidak ada risiko persediaan yang akan rusak atau ketinggalan zaman.

Bagi bisnis yang terkait dengan produk yang gampang rusak atau produk yang permintaannya sangat sensitif terhadap waktu, seperti kalender 2021 atau barang mode cepat, menyimpan persediaan bukanlah pilihan yang disarankan. Kesalahan dalam mengevaluasi waktu atau jumlah pesanan dapat berakibat mahal.

Untuk perusahaan yang memiliki rantai pasokan dan proses manufaktur yang kompleks, mencapai keseimbangan antara risiko kelebihan dan kekurangan persediaan merupakan tugas yang sulit. Untuk mencapai tujuan ini, perusahaan telah mengembangkan beberapa metode manajemen persediaan, seperti just-in-time (JIT) dan perencanaan kebutuhan material (MRP).

Akuntansi untuk Manajemen Persediaan

persediaan dianggap sebagai aset lancar karena umumnya perusahaan bermaksud untuk menjual barangnya dalam waktu singkat, biasanya dalam setahun. persediaan harus dihitung atau diukur secara fisik sebelum dapat dimasukkan ke dalam neraca. Perusahaan umumnya mengadopsi sistem manajemen persediaan yang canggih untuk dapat melacak tingkat persediaan secara real-time.

persediaan dicatat dengan menggunakan satu dari tiga metode: biaya masuk pertama keluar pertama (FIFO); biaya yang terakhir masuk pertama keluar pertama (LIFO); atau perhitungan biaya rata-rata tertimbang. Akun persediaan umumnya terdiri dari empat kategori terpisah:

1. Barang mentah mewakili berbagai komoditas yang dibeli perusahaan untuk proses produksinya. Komoditas-komoditas ini harus menjalani proses yang signifikan sebelum perusahaan dapat mengubahnya menjadi produk akhir yang siap dijual.

2. Barang dalam proses (juga dikenal sebagai work in progress) mewakili materi mentah dalam proses diubah menjadi produk akhir.

3. Barang jadi adalah produk akhir yang tersedia untuk dijual kepada pelanggan perusahaan.

4. Barang dagangan mewakili produk akhir yang dibeli perusahaan dari pemasok untuk dijual kembali di masa yang akan datang.

4 Jenis Utama Manajemen Persediaan

Empat jenis manajemen persediaan meliputi manajemen just-in-time (JIT), perencanaan kebutuhan material (MRP), kuantitas pesanan ekonomis (EOQ), dan hari penjualan persediaan (DSI). Tiap jenis manajemen persediaan lebih cocok untuk bisnis yang berbeda, dan terdapat kelebihan dan kekurangan pada setiap jenisnya.

Metode Manajemen Persediaan

Berdasarkan jenis bisnis atau produk yang sedang dipelajari, perusahaan akan memilih beragam teknik manajemen persediaan. Beberapa teknik tersebut meliputi produksi tepat waktu (JIT), perencanaan kebutuhan material (MRP), jumlah pesanan ekonomis (EOQ), dan jumlah hari penjualan persediaan (DSI). Terdapat teknik lainnya, namun keempat teknik tersebut merupakan teknik paling umum yang digunakan untuk menganalisis persediaan.

1. Just In Time (JIT)

Manajemen tepat waktu (JIT) adalah model manufaktur yang berasal dari Jepang pada tahun 1960-an dan 1970-an, dengan Toyota Motor (TM) sebagai kontributor utamanya. Pendekatan ini memungkinkan perusahaan untuk menghemat sejumlah besar uang dan mengurangi pemborosan dengan hanya menyimpan persediaan yang diperlukan untuk memproduksi dan menjual produk. Dengan demikian, biaya penyimpanan, biaya asuransi, dan biaya likuidasi atau pembuangan kelebihan persediaan dapat dikurangi.

Meskipun demikian, manajemen persediaan (JIT) memiliki risiko. Jika permintaan tiba-tiba meningkat, produsen mungkin tidak dapat menyediakan persediaan yang diperlukan untuk memenuhi permintaan tersebut, sehingga merusak reputasinya di mata pelanggan dan memungkinkan bisnis untuk dikalahkan oleh pesaing. Bahkan penundaan terkecil dalam pengiriman input kunci dapat menyebabkan masalah, seperti kemacetan.

2. Materials Requirement Planning (MRP)

Metode manajemen persediaan ini bergantung pada estimasi penjualan, yang berarti pembuat harus memiliki pencatatan penjualan yang tepat untuk memungkinkan perencanaan kebutuhan persediaan yang akurat dan untuk mengkomunikasikan kebutuhan tersebut dengan penyedia material tepat waktu.

Sebagai contoh, pembuat alat ski yang menggunakan sistem persediaan (MRP) dapat memastikan bahwa material seperti plastik, serat kaca, kayu, dan aluminium tersedia berdasarkan estimasi pesanan. Kegagalan dalam memperkirakan penjualan dan merencanakan akuisisi persediaan secara tepat akan mengakibatkan ketidakmampuan pembuat untuk memenuhi pesanan.

3. Economic Order Quantity (EOQ)

Metode Kuantitas Pesanan Ekonomis (EOQ) digunakan dalam manajemen persediaan dengan menghitung jumlah unit yang harus ditambahkan ke persediaan setiap kali pesanan dibuat, untuk mengurangi biaya total persediaan sambil tetap mempertahankan permintaan konsumen yang konstan. Biaya persediaan dalam model ini mencakup biaya penyimpanan dan biaya pengaturan.

Model (EOQ) bertujuan untuk memastikan bahwa jumlah persediaan yang dipesan tepat setiap kali pesanan dibuat, sehingga perusahaan tidak perlu melakukan pesanan terlalu sering atau memiliki persediaan yang berlebihan. Terdapat trade-off antara biaya penyimpanan dan biaya pengaturan persediaan, di mana total biaya persediaan akan diminimalkan ketika biaya pengaturan dan biaya penyimpanan diminimalkan.

4. Day Sales Inventory (DSI)

Indikator keuangan ini menunjukkan berapa lama waktu rata-rata yang dibutuhkan perusahaan untuk mengubah persediaannya, termasuk barang yang sedang dalam proses, menjadi penjualan. (DSI) juga dikenal sebagai usia rata-rata persediaan, persediaan hari beredar (DIO), hari persediaan (DII), penjualan.harian persediaan atau persediaan hari dan memiliki berbagai interpretasi.

(DSI) menggambarkan likuiditas persediaan dan menunjukkan berapa lama persediaan persediaan perusahaan akan bertahan. Biasanya, (DSI) yang lebih rendah diinginkan karena menunjukkan durasi yang lebih singkat untuk menyelesaikan persediaan, meskipun rata-rata (DSI) berbeda-beda antara satu industri dengan industri lainnya.

Langkah-Langkah Manajemen Persediaan 

Sebelum Anda dapat meningkatkan efisiensi proses manajemen persediaan Anda, penting untuk memastikan bahwa Anda telah menangani tahap-tahap dasar dengan baik. Berikut ini kami telah merinci lima tahap penting yang harus dilakukan dalam setiap proses manajemen persediaan:

1. Menerima dan Meninjau Produk

Tahap awal dalam manajemen persediaan adalah menerima permintaan dari pemasok Anda. Menyelesaikan tahap ini dengan benar sangat penting agar langkah-langkah selanjutnya dapat berjalan dengan efisien. Setelah permintaan tiba, langkah pertama yang harus dilakukan adalah meninjau produk. Penting untuk memastikan bahwa jumlah, kode produk, dan kode seri semuanya tepat. Selain itu, pastikan kondisi penanganan seperti suhu, akurat bagi produk yang rentan rusak, dan semua produk dalam keadaan yang baik.

2. Mengklasifikasikan dan Menyimpan Produk

Setelah melakukan pengecekan pada barang, barang tersebut perlu disimpan dengan benar di dalam gudang dan diinput ke dalam sistem manajemen persediaan. Pada tahap ini, disarankan untuk memiliki strategi penyimpanan yang baik. Teknik pengorganisasian gudang, seperti mengelompokkan barang berdasarkan SKU dan jenis barang dapat membantu. Selain itu, penting untuk meminimalkan jarak ke barang yang sering terjual dengan menyimpannya di tempat yang mudah dijangkau.

3. Menerima Pesanan Customer

Menerima pesanan dari klien adalah tahap berikutnya dalam manajemen persediaan. Umumnya, pesanan akan diproses melalui sistem titik penjualan ((POS)) yang akan mengelola pesanan dan pembayaran. Sistem (POS) dilengkapi dengan fitur manajemen persediaan.bawaan atau diintegrasikan dengan perangkat lunak manajemen persediaan.yang memungkinkan staff gudang untuk melihat detail pesanan.

4. Menjalankan, Merapikan, dan Mengirimkan Pesanan

Setelah pelanggan memesan, langkah selanjutnya adalah menjalankan, merapikan, dan mengirimkan pesanan secara akurat dan tepat waktu. Apabila tahap kedua dari proses tersebut ditingkatkan, pencarian dan pemilihan produk di gudang seharusnya tidaklah sulit. Beberapa hal penting yang harus diperhatikan saat merapikan produk ialah pengalaman pelanggan, ketahanan, dan kelestarian lingkungan. Saat mengirimkan produk, pastikan untuk mengirimkan email konfirmasi kepada pelanggan dengan informasi pelacakan.

5. Mengatur Kembali Persediaan Baru

Saat memesan persediaan baru, sangat penting untuk memastikan tepat waktu dan jumlah barang yang dipesan. Dengan menggunakan formula titik pemesanan ulang, Anda dapat meminimalkan risiko kekurangan persediaan dan barang yang tidak terjual - dua masalah yang dapat merugikan keuntungan Anda. Sistem manajemen persediaan tertentu mengotomatisasi proses pemesanan ulang, sehingga menghemat waktu dan mencegah kesalahan manusia.

Strategi untuk Memaksimalkan Manajemen Persediaan

Setelah membahas lima langkah dalam setiap proses manajemen persediaan, kami akan meneliti beberapa cara untuk memaksimalkan manajemen persediaan Anda. Apakah Anda ingin menghemat biaya, mengoptimalkan ruang, atau memberi kesan yang mengesankan pada pelanggan, ada banyak pendekatan yang dapat diterapkan untuk mengelola persediaan Anda dengan lebih efektif. Di bawah ini adalah beberapa contohnya:

1. Teruskan Perencanaan

Mendapatkan manajemen dan pengendalian persediaan yang akurat adalah tugas yang tak pernah berakhir. Anda harus terus memantau hasil secara konsisten, memonitor tingkat persediaan, dan mengeksplorasi masalah apa pun yang timbul. Berdasarkan data ini, Anda kemudian dapat memperbarui rencana pengelolaan Anda.

Terus-menerus memperbarui tingkat persediaan pengaman dan durasi siklus pengisian sangat penting. Selain itu, penting.juga untuk memantau peristiwa global, berita rantai pasokan, dan perubahan perilaku konsumen agar Anda dapat menyesuaikan rencana Anda dengan tepat.

2. Utamakan Produk Prioritas

Mengelola semua persediaan Anda sekaligus adalah tugas yang menakutkan. Jadi, mulailah dengan mengidentifikasi persediaan kritis dan mengoptimalkan proses di sekitarnya. Ini mungkin berarti membuat zona pada buku terlaris, serta produk yang ditampilkan dalam kampanye pemasaran yang akan datang. Angka dari tahun 2020 menunjukkan bahwa tingkat kehabisan persediaan untuk produk terlaris biasanya antara 8% dan 12%, jadi ini jelas merupakan area yang layak untuk dikonsentrasikan.

Banyak merek menggunakan model Analisis ABC untuk menentukan persediaan mereka yang paling berharga. Kemudian, mereka mencari tahu pola pengisian ulang mana yang memastikan mereka tidak akan pernah kehabisan persediaan tanpa menghabiskan terlalu banyak sumber daya.

3. Melibatkan Semua Pemangku Kepentingan

Jika manajemen persediaan Anda terkelola dengan baik, penting bagi Anda untuk membentuk tim dengan berbagai keahlian.

Pertama-tama, Anda membutuhkan tim inti ahli pemodelan matematika. Namun, Anda harus menciptakan budaya yang memastikan interaksi yang bermakna dengan eksekutif non-matematika. Anda juga harus melibatkan staf dari berbagai tahap proses manajemen persediaan - mulai dari pekerja di lantai hingga manajer gudang. Sangat disarankan untuk mendapatkan masukan dari staf dukungan pelanggan juga.

Anda juga harus berusaha membangun hubungan yang erat dengan tim produksi dan pemasok eksternal. Ini akan memberikan pasokan yang lebih andal dan peluang baru untuk mengurangi biaya.

4. Cocokkan Pendekatan Anda dengan Model Bisnis

Tidak ada solusi universal untuk pemantauan persediaan dan manajemen persediaan karena setiap merek memiliki kebutuhan yang berbeda-beda tergantung pada ukuran, cara pengiriman, dan lokasi.

Ketika memilih sistem manajemen, perusahaan harus mempertimbangkan hal-hal berikut:

- Sistem transportasi: Apakah mereka memerlukan pengiriman lokal atau internasional? Apakah mereka memiliki opsi untuk pengambilan langsung di toko atau perdagangan cepat?

- Lokasi gudang: Berdasarkan sejarah volume dan kebutuhan geografis, di mana produk harus tersedia?

- Lokasi produksi: Dimana sumber daya yang terkait dengan gudang?

5. Pilih Alat yang Tepat

Sangat penting untuk memilih perangkat lunak dan peralatan yang dapat ditingkatkan dan mengubah bisnis Anda.

Perangkat lunak manajemen persediaan berbasis awan umumnya menawarkan kemampuan ini. Mereka juga tidak terpengaruh oleh pemadaman listrik atau masalah teknologi lokal. Pastikan untuk memilih satu yang terintegrasi dengan sisa tumpukan eCommerce Anda dan pelajari data yang Anda.butuhkan untuk membuat keputusan yang kuat tentang perencanaan persediaan.

Juga bijaksana untuk mengadopsi teknologi seperti printer seluler, pemindai, dan komputer. Ini akan menghemat waktu di gudang dan di jalan, memungkinkan staf untuk melacak barang lebih cepat dan dengan lebih sedikit kesalahan. Tag RFID juga memungkinkan penghitungan persediaan secara hands-free dan instan.

Namun, perlu diingat bahwa peralatan Anda.hanya akan sebaik proses manajemen yang telah Anda.lakukan.

Bagaimana Manajemen Persediaan mempengaruhi Perusahaan 

Sebelum kita dapat mengetahui betapa pentingnya pengaturan persediaan dalam bisnis Anda?, penting bagi kita untuk memahami tiga level yang membentuk perusahaan. Sebuah perusahaan terdiri dari struktur, proses, dan sistem. Ketiga level ini sangat penting untuk keberhasilan perusahaan secara keseluruhan. Struktur menentukan bagian penting dari bisnis, proses menetapkan langkah-langkah yang harus diambil untuk mencapai tujuan perusahaan, dan sistem.memastikan bahwa semua elemen diselaraskan dengan proses dan masalah organisasi dapat diatasi.

Pengaturan persediaan berperan di semua level ini. Untuk memahami peran pengaturan persediaan di setiap level, mari kita bandingkan dengan fungsi internal sebuah mobil.

1. Manajemen Persediaan sebagai Struktur

Manajemen persediaan berfungsi sebagai struktur organisasi yang mirip dengan kerangka sasis kendaraan. Seperti kerangka sasis mobil yang berfungsi sebagai dasar, manajemen persediaan juga berfungsi sebagai landasan yang menghubungkan berbagai komponen, seperti kotak penyimpanan, produk, dan pengiriman. Semua komponen ini terintegrasi dalam manajemen persediaan untuk memastikan kelancaran operasi. Manajemen persediaan menjaga produk tetap aman dan terorganisir. Tanpa manajemen persediaan yang baik, produk tidak dapat dipertahankan dan operasi.bisnis tidak dapat berjalan dengan lancar.

Sama halnya, manajemen persediaan melindungi unsur-unsur inti bisnis Anda, seperti Pemasaran dan Keuangan. Setiap unsur tersebut memiliki tujuan khusus yang berbeda. Pengelolaan persediaan mempertahankan tujuan pemasaran yang stabil dengan memastikan persediaan yang tepat tersedia pada waktu yang tepat, dan menjaga keuangan Anda tetap teratur dengan mengatur aliran persediaan.

2. Manajemen Persediaan sebagai suatu Proses

Manajemen persediaan diartikan sebagai sebuah proses. Ketika proses.tertentu berhasil dipicu, kendaraan akan bergerak. Misalnya, ketika kunci diputar ke mode on, busi akan terhubung dengan baterai dan koil pengapian, motor listrik akan menghidupkan mesin, daya akan disuplai ke roda, dan kemudian kendaraan akan berjalan. Seluruh proses.ini terdiri dari serangkaian tindakan yang dilakukan oleh masing-masing unit. Setiap unit akan melakukan tindakan yang diperlukan dan kemudian disusul oleh unit.berikutnya, dan seterusnya. Meskipun Anda tidak melihat cara kerja proses.ini, namun Anda dapat melihat hasilnya.

Bagi sebuah organisasi, manajemen persediaan barang mempersiapkan serangkaian proses yang mengarah pada penyelesaian transaksi jual-beli. Seperti mesin, proses di dalam organisasi sebagian besar berjalan di balik layar. Hal ini melibatkan tugas-tugas seperti pengelolaan pesanan, penyimpanan, pengepakan, dan pengiriman. Ketika Anda menerima pesanan dari pelanggan Anda, pengelolaan pesanan menangani persiapan pesanan penjualan dan faktur. Setelah konfirmasi pesanan, proses manajemen gudang akan menentukan lokasi persediaan dan mengirimkannya ke toko Anda. Kemudian, seperti roda, proses pengepakan dan pengiriman.membuat barang bergerak. Ini memastikan bahwa barang dikemas, dikirim, dan sampai ke pelanggan tepat waktu dan aman. Pengelolaan persediaan barang memungkinkan setiap komponen dalam proses ini untuk melaksanakan tugasnya dan memberikan kontribusi dalam mencapai tujuan yang diinginkan.

3. Manajemen Persediaan sebagai sebuah Sistem

Bayangkan jika Anda sedang mengendarai mobil di jalan raya dan ingin meningkatkan kecepatan. Ketika Anda menekan pedal gas, mesin secara otomatis bereaksi dan komponen-komponen secara otomatis disesuaikan untuk menjalankan tugasnya. Gigi, mesin, dan roda semuanya ditingkatkan untuk menyesuaikan perubahan tanpa campur tangan Anda. Komponen-komponen ini membentuk sebuah sistem, yang merupakan seperangkat aturan tentang bagaimana mengelola fluktuasi atau perubahan. Dengan sistem ini, semua bagian dapat bekerja secara keseluruhan untuk merespon kondisi baru.

Manajemen persediaan berfungsi sebagai sistem yang mengatur organisasi Anda. Ketika organisasi Anda.berkembang atau berubah, struktur dan proses bekerja sama untuk meningkatkan dan beradaptasi. Misalnya, jika Anda.membuka toko di lokasi baru untuk meningkatkan penjualan, manajemen persediaan Anda.akan menjadi sistem yang membimbing organisasi Anda.dalam menanggapi perubahan kondisi. Tim pemasaran, gudang, dan penjualan Anda.dapat menyesuaikan tujuan dan ukuran kinerja mereka, mengkoordinasikan upaya mereka melalui strategi manajemen persediaan Anda. Anda.tidak perlu memulai dari awal. Sistem menunjukkan perubahan apa yang diperlukan pada pengaturan dan rencana saat ini untuk mencapai tujuan Anda.

Hal yang perlu diperhatikan dalam Manajemen Persediaan

Jika sebuah perusahaan sering mengubah metode penghitungan persediaannya tanpa alasan yang jelas, kemungkinan besar manajemennya mencoba menunjukkan gambaran yang lebih positif tentang bisnisnya daripada kenyataannya. SEC mewajibkan perusahaan publik untuk mengungkapkan cadangan persediaan yang dihitung dengan metode LIFO yang dapat membuat persediaan di bawah biaya LIFO setara dengan biaya FIFO.

Pengurangan persediaan yang sering dapat menunjukkan masalah perusahaan dalam menjual produknya atau persediaan yang tidak terpakai. Hal ini juga dapat menunjukkan tanda bahaya atas kemampuan perusahaan untuk tetap bersaing dan memproduksi produk yang menarik bagi konsumen di masa depan.

Kesimpulan

Manajemen persediaan menjadi bagian krusial dalam menjalankan operasional bisnis. Cara yang tepat dalam mengelola persediaan bergantung pada jenis bisnis dan produk yang dijual. Tidak ada satu metode manajemen persediaan yang sempurna, karena setiap metode memiliki kelebihan dan kekurangan. Namun, menggunakan metode manajemen persediaan yang sesuai dapat memberikan manfaat yang signifikan.