Apa Itu Briefing?
 

Tentu istilah briefing sudah tidak asing lagi bagi masyarakat luas. Istilah ini sering digunakan sebelum melakukan aktivitas tertentu yang melibatkan banyak orang. Namun, meskipun kata briefing sangat terkenal, namun masih belum dipahami dengan baik oleh masyarakat umum, dan sering terjadi kesalahpahaman. Oleh karena itu, wajar jika diskusi ini membutuhkan tinjauan yang lebih lengkap dan rinci dari briefing.

Apa itu briefing? Pengertian briefing adalah instruksi yang diberikan kepada seorang pegawai, kelompok atau anggota suatu perkumpulan masyarakat untuk melakukan suatu kegiatan tertentu. Briefing ini sebenarnya berasal dari bahasa Inggris briefing yang berarti ringkasan atau penjelasan. Jadi kegiatan menjelaskan di sini pada dasarnya adalah menjelaskan tugas seseorang dan hal-hal yang harus dilakukan kepada orang lain berdasarkan rencana tindakan atau rencana kerja.

Selain itu, briefing biasanya diadakan untuk berbagi kegiatan, aturan, dan kebijakan yang baru dan asing bagi anggota kelompok. Oleh karena itu, sangat penting untuk mengadakan sesi pengarahan agar anggota dapat lebih memahami pedoman baru yang telah ditetapkan. Banyak orang yang masih menyepelekan kegiatan pembekalan ini, dan banyak yang percaya bahwa pembekalan sangat tidak berarti dan jika tidak di ikuti tidak akan berdampak banyak.Atau masyarakat umum tidak akan bisa memahami semua informasi yang diberikan dan akan rawan terhadap kesalahan di lapangan.
 

Tujuan Dari Sesi Briefing Adalah Sebagai Berikut:

Manfaat Dari Briefing

 1. Sejajarkan Tujuan Bersama

Briefing lebih dari sekedar menyampaikan informasi dari pemimpin kepada anggota. Selain itu, briefing juga berarti menyamakan persepsi antar anggota agar segala sesuatu yang dilakukan setiap hari untuk mencapai tujuan bersama melakukan suatu kegiatan adalah konsisten. Hal ini sangat penting karena jika anggota kelompok memiliki persepsi yang berbeda, maka akan terjadi perpecahan dalam lingkaran dalam.

Proses briefing menciptakan dialog terbuka di mana anggota dapat menyuarakan pendapat mereka dan ini dibahas bersama untuk mencapai satu tujuan terpadu. Dalam hal ini, setiap anggota mengetahui apa yang perlu dilakukan dan siap untuk ditempatkan di lapangan.

2. Peningkatan Komunikasi

Selain untuk menyatukan tujuan bersama, briefing juga memiliki manfaat untuk meningkatkan komunikasi antar anggota. Bayangkan para anggota yang biasanya sibuk dan memiliki sedikit kesempatan untuk berkomunikasi dapat bertemu di tempat yang sama dengan mengadakan sesi informasi dan tentu saja memiliki komunikasi yang erat.

Kegiatan briefing memungkinkan anggota untuk bertanya, mengemukakan pendapat, dan menyarankan kegiatan yang akan dilakukan. Hal ini memungkinkan setiap anggota untuk berkomunikasi dengan orang lain, mengeksplorasi pendapat masing-masing, dan menetapkan tujuan bersama dengan benar.

3. Bangun Pemikiran Positif

Tentu setiap orang memiliki pendapat yang berbeda-beda. Beberapa orang berpikir negatif, beberapa orang berpikir negatif. Hal ini sangat berbahaya dalam kelompok yang berpikiran negatif karena dapat memecah belah persatuan dan kesatuan. Oleh karena itu, kami sangat menyarankan untuk mengadakan sesi informasi untuk membangun pola pikir positif bagi setiap anggota. Briefing dapat mengklarifikasi semua kesalahpahaman dan menjelaskan ambiguitas dengan cara yang mudah dipahami. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa semua anggota memiliki pendapat yang sama, memahami semua aturan, dan tidak memiliki prasangka buruk terhadap apa yang ditetapkan. 

4. Jelajahi ide-ide kreatif

Briefing tidak hanya memiliki keuntungan untuk memahami dan menyatukan tujuan bersama, tetapi juga memiliki keuntungan untuk menggali ide-ide kreatif yang sebelumnya belum ditemukan dari setiap anggota. Dalam kegiatan tersebut, setiap anggota bebas mengungkapkan pendapat dan menyumbangkan ide. Selanjutnya jika kita berpikir bersama, semua orang sangat setuju, dan hasilnya sangat baik untuk perkembangan kelompok, maka ide kreatif tersebut dapat terwujud.

Banyak pengalaman yang menunjukkan bahwa kegiatan briefing banyak melahirkan ide-ide kreatif baru. Tanpa briefing dan pertemuan lainnya, akan sulit untuk menyampaikan niat kita, dan masih banyak anggota yang tidak mempercayai idenya sendiri. 

5. Kenali Masalah Baru

Audiens pada briefing juga sangat diperlukan. Ini memiliki keuntungan mendapatkan keluhan dari anggota kelompok dan masalah seperti apa yang mereka miliki. Tanpa kegiatan briefing, sangat sulit untuk mendeteksi masalah.

Oleh karena itu, sangat disarankan untuk mengadakan sesi pengarahan agar masalah dapat diselesaikan dan semua anggota dapat bekerja sama untuk menyelesaikan tugas masing-masing. Sekaligus mempererat tali persaudaraan antar anggota.
 

Kapan Sesi Briefing Akan Diadakan?

Kapan sesi briefing bisa dilakukan? Sesi briefing dilakukan setiap hari pada pagi, siang, sore, malam, atau pada waktu yang telah ditentukan sebelum masuk kerja. Namun, pagi hari biasanya yang terbaik.

Pagi hari adalah waktu yang paling efektif untuk aktivitas yang membutuhkan konsentrasi dan ketelitian tinggi. Oleh karena itu, disebut juga pertemuan pagi. Apa itu briefing pagi?

Morning briefing atau briefing pagi adalah kegiatan koordinasi antar karyawan yang berlangsung pada pagi hari sebelum mereka berangkat kerja. Pengarahan pagi biasanya hanya berlangsung sekitar 10 menit dan dapat berlangsung selama satu jam.
 

Bagaimana Cara Briefing Yang Baik?

Briefing yang baik tersusun dari pembukaan, evaluasi, informasi, tujuan, dan motivasi.

1. Pembukaan

Pembukaan selalu diawali dengan salam. Setelah menyapa, Anda dapat menanyakan kabar Anda secara umum. 

2. Evaluasi

Sebagai pengantar briefing, Anda dapat menilai atau mengevaluasi masalah yang dibahas. Evaluasi dilakukan untuk memberikan pembelajaran orang lain dan meningkatkan di masa depan.

3. Informasi

Briefing merupakan momen yang tepat untuk menyampaikan informasi. Pertemuan tatap muka dinilai lebih efektif karena komunikasi berlangsung lebih cepat.

4. Tujuan

Setelah informasi diberikan, kita akan membahas tujuan atau sasaran yang ingin dicapai berikut briefing. Diskusi ini juga mempertimbangkan solusi atas kendala yang ditemukan di sepanjang jalan.

5. Motivasi

Anda dapat menggunakan waktu yang tersisa untuk motivasi dan dorongan sebelum briefing berakhir. Sangat mudah untuk mendengar alasan melamar di briefing pagi.
 

Contoh Briefing Singkat

-Pembukaan

Anda bisa memulai dengan pembukaan yang antusias, dan jangan lupa untuk menanyakan bagaimana kabar para peserta briefing.

“Sebelum kita memulai pembahasan pagi ini, mari kita berdoa sesuai keyakinan masing-masing. Selamat pagi semuanya. Bagaimana kabar kalian pagi ini? Semoga saya sudah sarapan hari ini agar bisa fokus bekerja.”

 -Evaluasi dan Informasi

Usai pembukaan, briefing  akan dimulai dengan evaluasi terhadap karyawan Anda memerlukan penilaian dan informasi agar semua karyawan mengetahui masalah apa yang sedang atau sedang dihadapi perusahaan Anda.

“Dari evaluasi minggu lalu, tercatat ada beberapa target yang tidak terpenuhi. Terdapat dua hal yang terlihat jelas, yaitu dari pencapaian target penjualan sampai aneka promo yang tidak disampaikan ke konsumen.

Untuk minggu ini promo diharapkan harus lebih digencarkan, ya. Kalian bisa dengan paket bundling atau direct selling. Targetnya dapat dilihat di kertas yang sudah kalian pegang tersebut. 

Selain itu, kemarin juga ada masalah di kota xxx tentang kompetitor yang kini sudah lebih gencar dalam promosinya. Mungkin dapat kita antisipasi untuk minggu ini. Kita akan membahas strateginya di rapat siang nanti supaya promosi lebih gencar di kota xxx”

-Target

“Penilaian minggu lalu menunjukkan bahwa beberapa target tidak terpenuhi. Siapkan presentasi dari tiap divisi untuk menjelaskan alasan mengenai mengapa target tidak terpenuhi dan problem yang dihadapi. Semua anggota diharapkan mendengarkan dengan seksama dan mencatat poin-poin penting yang ada. Silakan bisa dimulai dari divisi marketing terlebih dahulu” 

-Motivasi

Motivasi datang dari berbagi pengalaman pribadi dan berbagi tips dan trik dari orang lain. Anda juga akan mendapatkan cerita dari pesaing dan orang sukses lainnya.

"Baiklah! Briefing pagi ini tampaknya berjalan dengan baik. Nasihat yang paling penting adalah terus berusaha dan ingat bahwa kerja keras akan membuahkan hasil. Jadi, jika Anda tetap berusaha, pasti akan membuahkan hasil yang sesuai. Tetap termotivasi dan fokus pada penyelesaian yang Anda dapatkan hari ini."

Demikian penjelasan mengenai Briefing. Ternyata briefing berdampak besar pada pekerjaan. Apakah kantor Anda salah satu tempat yang familiar untuk briefing?