Pengertian Purchasing

Purchasing atau pembelian adalah fungsi dalam perusahaan yang bertanggung jawab untuk membeli barang atau jasa dari pemasok eksternal untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Fungsi ini meliputi proses pengidentifikasian kebutuhan, pencarian pemasok, negosiasi harga dan syarat pembayaran, pemesanan, dan pemantauan pengiriman barang. Tujuan dari purchasing adalah untuk mendapatkan barang atau jasa yang diperlukan dengan kualitas terbaik, harga yang wajar, dan pengiriman tepat waktu. Fungsi purchasing seringkali terkait erat dengan manajemen persediaan, pengelolaan risiko, dan evaluasi kinerja pemasok.

Purchasing melibatkan beberapa tahap, mulai dari identifikasi kebutuhan, penentuan sumber daya yang tersedia, seleksi pemasok, negosiasi kontrak, pengiriman barang, dan evaluasi kinerja pemasok. Dalam setiap tahap, purchasing harus memastikan bahwa keputusan yang diambil didasarkan pada evaluasi yang cermat dan faktor-faktor yang relevan, seperti kualitas, harga, keandalan pemasok, kebutuhan persediaan, dan faktor-faktor lain yang memengaruhi keputusan pembelian.
 

Purchasing juga dapat mencakup manajemen persediaan dan pemantauan penggunaan sumber daya yang tersedia untuk memastikan bahwa pengeluaran yang dilakukan sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan. Hal ini bertujuan untuk mengoptimalkan penggunaan sumber daya dan meminimalkan biaya pembelian.
 

Dalam dunia bisnis modern, purchasing telah menjadi salah satu aspek yang sangat penting dan strategis bagi perusahaan. Peran purchasing dalam menentukan keberhasilan bisnis semakin terlihat dengan semakin kompleksnya pasar global, persaingan yang semakin ketat, dan perubahan teknologi yang cepat.
 

Untuk itu, perusahaan membutuhkan tim purchasing yang handal dan terlatih dengan baik. Tim purchasing harus memiliki pengetahuan dan keahlian yang luas di bidang manajemen rantai pasokan, strategi negosiasi, analisis pasar, serta memahami hukum dan regulasi yang berlaku dalam pengadaan barang dan jasa.

Tugas Purchasing

Prosedur purchasing adalah serangkaian langkah-langkah yang harus diikuti untuk membeli barang atau jasa dari pemasok eksternal. Berikut adalah langkah-langkah umum dalam prosedur purchasing:

1. 1.Identifikasi kebutuhan: Tim purchasing harus mengetahui kebutuhan perusahaan untuk memastikan bahwa barang atau jasa yang dibeli sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

2. 2.Pengajuan permintaan: Setelah kebutuhan telah diidentifikasi, tim purchasing harus mengajukan permintaan kepada departemen atau pihak yang memerlukan barang atau jasa tersebut.

3. 3.Penilaian pemasok: Tim purchasing akan mengevaluasi pemasok yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Hal ini meliputi mengevaluasi reputasi pemasok, kualitas produk atau jasa, harga, dan kepatuhan terhadap peraturan dan persyaratan perusahaan.

4. 4.Negosiasi harga dan persyaratan: Setelah pemasok dipilih, tim purchasing akan melakukan negosiasi harga dan persyaratan pembayaran yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

5. 4.Pemesanan: Setelah harga dan persyaratan disepakati, tim purchasing akan membuat pesanan resmi kepada pemasok.

6. 6.Penerimaan barang atau jasa: Setelah barang atau jasa diterima, tim purchasing akan memeriksa barang atau jasa untuk memastikan sesuai dengan spesifikasi dan kualitas yang diinginkan.

7. 7.Pembayaran: Setelah barang atau jasa diterima dan diverifikasi, tim purchasing akan melakukan pembayaran sesuai dengan persyaratan yang telah disepakati.

8. 8.Pemantauan kinerja pemasok: Tim purchasing akan terus memantau kinerja pemasok untuk memastikan bahwa pemasok terus memenuhi standar dan persyaratan perusahaan.

9. 9.Evaluasi kinerja: Tim purchasing akan melakukan evaluasi kinerja pemasok secara teratur untuk menilai kualitas produk atau jasa, ketepatan waktu pengiriman, kepatuhan terhadap peraturan dan persyaratan perusahaan, dan harga. Evaluasi ini akan membantu perusahaan dalam memutuskan apakah akan terus menggunakan pemasok tersebut atau mencari pemasok lain yang lebih baik.

10. 10.Riset Pasar: Melakukan riset pasar untuk mencari pemasok dan mengetahui harga serta kualitas barang dan jasa yang dibutuhkan.

11. 11.Seleksi Pemasok: Memilih pemasok yang tepat berdasarkan kriteria yang telah ditentukan oleh perusahaan, seperti harga, kualitas, ketepatan waktu pengiriman, dan reputasi pemasok.

12. 12.Pembuatan Purchase Order (PO): Membuat PO yang berisi detail tentang barang atau jasa yang dibeli, harga, kuantitas, dan tanggal pengiriman.

13. 13.Pengawasan Pengiriman: Memastikan bahwa barang atau jasa yang dibeli telah dikirim sesuai dengan waktu dan kualitas yang telah disepakati dengan pemasok.

14. 14.Penerimaan dan Inspeksi Barang: Menerima barang dan melakukan inspeksi untuk memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan spesifikasi yang telah disepakati.

15. 15.Penanganan Keluhan: Menangani keluhan atau masalah yang terkait dengan pemasok dan memastikan bahwa masalah tersebut terselesaikan dengan baik.

16. 16.Pengelolaan Persediaan: Mengelola persediaan barang yang tersedia, termasuk memastikan bahwa barang yang dipesan sudah mencukupi kebutuhan dan menyeimbangkan antara biaya dan ketersediaan barang.

Manajemen Risiko Dalam Purchasing

Manajemen risiko dalam purchasing adalah upaya untuk mengidentifikasi, mengevaluasi, dan mengurangi risiko yang mungkin terjadi selama proses pembelian barang atau jasa dari pemasok eksternal. Berikut adalah beberapa hal yang harus dipertimbangkan dalam manajemen risiko dalam purchasing:

1. 1.Identifikasi risiko: Langkah pertama adalah mengidentifikasi risiko yang mungkin terjadi selama proses purchasing. Risiko dapat berkaitan dengan kualitas produk atau jasa, harga, pengiriman, atau kepatuhan pemasok terhadap peraturan dan persyaratan perusahaan.

2. 2.Evaluasi risiko: Setelah risiko diidentifikasi, langkah berikutnya adalah mengevaluasi risiko dengan cara menilai kemungkinan terjadinya risiko dan dampaknya pada perusahaan.

3. 3.Pengembangan strategi risiko: Setelah risiko dievaluasi, perusahaan harus mengembangkan strategi untuk mengurangi risiko yang mungkin terjadi. Strategi risiko dapat berupa pengaturan ulang jadwal pengiriman, memilih pemasok alternatif, menambahkan persyaratan kontrak, atau menambahkan inspeksi kualitas tambahan.

4. 4.Pelaksanaan strategi risiko: Setelah strategi risiko dikembangkan, langkah selanjutnya adalah melaksanakan strategi tersebut dengan menginformasikan pemasok dan semua pihak terkait.

5. 5.Pemantauan risiko: Setelah strategi risiko dilaksanakan, perusahaan harus terus memantau risiko yang mungkin terjadi dan mengambil tindakan jika diperlukan.

6. 6.Evaluasi dan perbaikan: Langkah terakhir adalah melakukan evaluasi terhadap strategi risiko yang dilakukan dan membuat perbaikan jika diperlukan untuk meningkatkan manajemen risiko di masa yang akan datang.

Dengan melakukan manajemen risiko dalam purchasing, perusahaan dapat mengurangi kemungkinan terjadinya risiko yang dapat berdampak negatif pada bisnis dan meningkatkan efektivitas proses purchasing secara keseluruhan.

Karier Di Bidang Purchasing

Karier di bidang purchasing menawarkan banyak peluang bagi individu yang memiliki minat dan kemampuan dalam manajemen pembelian. Karier di bidang purchasing bisa dimulai dari posisi entry-level hingga level manajerial, dengan gaji yang bervariasi tergantung pada pengalaman dan tingkat tanggung jawab.
 
Berikut adalah beberapa posisi karier di bidang purchasing:

1. 1.Procurement Officer: Sebagai Procurement Officer, tugas utamanya adalah memastikan pengadaan barang atau jasa dilakukan dengan efisien dan efektif. Procurement Officer bertanggung jawab untuk melakukan negosiasi dengan pemasok, memastikan persyaratan kualitas terpenuhi, dan mengawasi proses pengiriman barang.

2. 2.Buyer: Buyer bertanggung jawab untuk mencari pemasok terbaik untuk kebutuhan perusahaan, mengevaluasi penawaran, dan membuat keputusan pembelian yang efisien. Buyer juga harus memastikan kualitas produk atau jasa yang dibeli sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh perusahaan.

3. 3.Purchasing Manager: Sebagai Purchasing Manager, tugas utamanya adalah mengelola tim purchasing, mengembangkan dan menerapkan strategi purchasing yang efektif, dan memastikan pengadaan barang dan jasa dilakukan dengan efisien dan efektif. Purchasing Manager juga bertanggung jawab untuk memastikan ketersediaan stok yang memadai dan menjalin hubungan dengan pemasok.

4. 4.Supply Chain Manager: Supply Chain Manager bertanggung jawab untuk mengelola rantai pasokan perusahaan, termasuk pengadaan, pengiriman, dan persediaan barang. Supply Chain Manager harus memastikan operasi bisnis berjalan lancar dan efisien serta mengembangkan strategi untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses supply chain.

5. 5.Sourcing Specialist: Sourcing Specialist bertanggung jawab untuk mencari pemasok baru, membangun hubungan dengan pemasok, dan melakukan negosiasi untuk memperoleh penawaran terbaik. Sourcing Specialist juga harus memastikan kualitas produk atau jasa sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh perusahaan.

Karier di bidang purchasing membutuhkan kemampuan analitis, negosiasi yang baik, keterampilan komunikasi, dan pengetahuan tentang proses pengadaan barang dan jasa. Dalam era digital saat ini, kemampuan dalam manajemen data dan penggunaan teknologi informasi juga menjadi keterampilan yang sangat dihargai di bidang purchasing.

Skill Atau Keahlian Purchasing

1. 1.Analitis: Kemampuan untuk menganalisis data dan informasi untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan dalam proses pengadaan barang dan jasa.

2. 2.Negosiasi: Kemampuan untuk bernegosiasi dengan pemasok dan mendapatkan harga dan kondisi pembelian yang terbaik.

3. 3.Keterampilan Komunikasi: Kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif dengan pemasok, manajemen, dan anggota tim internal perusahaan.

4. 4.Manajemen Waktu: Kemampuan untuk mengelola waktu secara efektif dan menyelesaikan tugas-tugas dalam jangka waktu yang ditentukan.

5. 5.Kemampuan untuk Bekerja dalam Tim: Kemampuan untuk bekerja dengan tim purchasing maupun tim lainnya di perusahaan, membagikan informasi dengan tim, dan bekerja sama untuk mencapai tujuan perusahaan.

6. 6.Kemampuan untuk Mengambil Keputusan: Kemampuan untuk mempertimbangkan informasi dan data yang ada untuk membuat keputusan yang tepat dalam proses pengadaan barang dan jasa.

7. 7.Pengetahuan tentang Pasar: Memiliki pengetahuan yang cukup tentang pasar dan trend terbaru dalam bisnis, sehingga dapat membantu dalam memilih pemasok yang tepat dan melakukan pengadaan barang dan jasa yang efektif dan efisien.

8. 8.Kemampuan Manajemen Data: Dalam era digital saat ini, kemampuan untuk mengelola dan menganalisis data menjadi keterampilan yang sangat penting di bidang purchasing.

9. 9.Kreatifitas: Kemampuan untuk berpikir kreatif dalam mencari solusi terbaik dalam pengadaan barang dan jasa serta untuk mengembangkan strategi purchasing yang inovatif.

Dalam rangka menjadi seorang yang kompeten dalam bidang purchasing, diperlukan pengetahuan, keterampilan, dan pengalaman yang memadai. Selain itu, sertifikasi seperti Certified Purchasing Manager (CPM) atau Certified Professional in Supply Management (CPSM) juga dapat membantu dalam meningkatkan kredibilitas dan kompetensi di bidang purchasing.