Matriks RACI telah lama menjadi alat yang populer di kalangan manajer proyek di seluruh dunia dan digunakan untuk memperjelas peran dan tanggung jawab karyawan untuk setiap tugas, pencapaian, dan keputusan dalam suatu proyek. Matrix ini dibuat untuk memastikan komunikasi yang jelas dan alur kerja yang baik antara semua bagian tim. Kenali matriks ini dari awal untuk memahami kapan waktu yang tepat untuk menggunakannya, kelebihan dan kekurangan, contoh dan cara melakukannya di bawah ini! 

Apa Itu RACI Matrix

Diagram RACI, juga dikenal sebagai matriks RACI, adalah jenis matriks distribusi tanggung jawab (RAM) dalam manajemen proyek. RACI adalah singkatan dari Bertanggung Jawab, Responsif, Berkonsultasi, dan Berinformasi. Dalam praktiknya, ini adalah spreadsheet sederhana atau spreadsheet yang mencantumkan semua pemangku kepentingan proyek dan tingkat keterlibatan mereka dalam setiap tugas, ditunjukkan dengan huruf R, A, C, atau I. Setelah peran ini ditentukan, tugas tersebut dapat digabungkan dengan peran karyawan . dan kemudian pekerjaan dapat dimulai. 

Responsible(Bertanggung Jawab)

Responsible atau bertanggung jawab menunjukkan hal-hal yang diberikan langsung kepada karyawan (atau sekelompok orang). Setiap tugas harus memiliki setidaknya satu atau beberapa orang yang bertanggung jawab. Pihak yang bertanggung jawab biasanya ada di tim proyek dan biasanya pemrogram atau penulis lain. 

Accountable

Orang yang accountable dari RACI mendelegasikan dan mengevaluasi pekerjaan yang terkait dengan proyek tersebut. Tugas accountable adalah memastikan seseorang atau tim yang bertanggung jawab mengetahui ekspektasi proyek dan menyelesaikan pekerjaan tepat waktu. Setiap tugas hanya dapat memiliki satu orang yang bertanggung jawab, tidak lebih. Orang yang bertanggung jawab biasanya dalam kelompok proyek, biasanya dalam posisi direktur atau manajemen. 

Consulted

Pihak-pihak yang dikonsultasikan dalam matriks RACI harus dapat memberikan saran dan masukan atas pekerjaan yang dilakukan dalam proyek. Mereka tertarik dengan hasil proyek karena dapat mempengaruhi pekerjaan mereka saat ini atau masa depan. Manajer proyek dan tim harus berkonsultasi dengan pemangku kepentingan sebelum memulai pekerjaan untuk mendapatkan umpan balik tentang kebutuhan mereka, dan selama pelaksanaan pekerjaan dan tugas untuk mendapatkan umpan balik tentang hasil pekerjaan.Tidak setiap tugas atau penyampaian memerlukan pihak yang dikonsultasikan, tetapi manajer proyek harus mempertimbangkan semua pemangku kepentingan saat menyiapkan RACI dan menyertakan sebanyak mungkin pihak yang dikonsultasikan. Namun, Anda harus membatasi ini hanya untuk penghasilan yang dibutuhkan. Misalnya, satu unit yang dikonsultasikan per tim yang berpengaruh biasanya dipandang sebagai praktik terbaik untuk menghindari proses kerja yang terhambat karena terlalu banyak umpan balik yang diterima. Pihak penasihat dapat berupa seseorang dalam tim proyek yang tidak melakukan tugas tertentu, tetapi pekerjaannya mempengaruhi hasil. Mitra di luar tim proyek juga sering dilibatkan, bahkan di departemen berbeda yang pekerjaannya dipengaruhi oleh hasil proyek. 

Informed

Individu yang terinformasi harus dilibatkan dalam kemajuan proyek, tetapi tidak diajak berkonsultasi atau dibebani dengan rincian setiap tugas. Mereka perlu mengetahui apa yang sedang terjadi karena hal itu dapat mempengaruhi pekerjaan mereka, tetapi mereka bukanlah pengambil keputusan dalam proses kerja.

Kapan Penggunaan RACI Matrix

Meskipun kerangka kerja RACI digunakan di hampir semua proyek, beberapa kelompok mungkin merasa lebih berguna menggunakan matriks ini. Misalnya, jika saya melakukan artikel ini, saya adalah pihak yang bertanggung jawab karena saya mengerjakan pekerjaan kertas. Kemudian editor bertanggung jawab untuk merevisi karya tersebut. Mereka mungkin telah berkonsultasi dan memberi tahu orang lain di sekitar mereka, Misal Pemimpin redaksi dan pakar SEO.  Namun mungkin proyek ini cukup sederhana karena hanya membutuhkan sedikit langkah dan melibatkan sedikit pemangku kepentingan. Diagram RACI formal berguna untuk proyek yang kompleks, jangka panjang, dan berisi banyak pemangku kepentingan, tugas, dan pencapaian, terutama saat pekerjaan tumpang tindih.

Misalnya, mendesain ulang situs web perusahaan memerlukan tim desain, copywriting, dan pengembangan untuk mengerjakan tugas secara bersamaan. Setiap tugas mempengaruhi pekerjaan yang terkait dengan penjualan, pemasaran, keuangan, dan pengembangan bisnis. Perubahan struktural, jadwal, dan biaya yang besar memerlukan persetujuan dan manajemen senior. Dalam proyek yang sedemikian kompleks, persyaratan sederhana diabaikan dan memerlukan beberapa hal khusus. Manajer proyek biasanya membuat diagram RACI untuk mengantisipasi detail penting pekerjaan dan tugas yang hilang dan untuk memastikan komunikasi yang jelas antar proyek. 

Kelebihan dan Kekurangan

Dari perspektif manajemen proyek, menggunakan matriks RACI dalam proyek melebihi kerugiannya dalam banyak kasus. Karena itu, tim harus mengetahui investasi awal yang diperlukan untuk membuat diagram RACI dan peran mereka dalam proyek.

Kelebihan

- Pertahankan komunikasi yang jelas dan terbuka dengan semua orang yang terlibat.

- Harapkan anggota tim kewalahan dengan tugas atau informasi yang tidak perlu.

- Hindari terlalu banyak pihak yang menawarkan untuk berkontribusi pada satu tugas. 

- Membantu pemangku kepentingan mempersiapkan dampak proyek di masa depan pada pekerjaan mereka.

Kekurangan

- Pemetaan yang memakan waktu yang tidak perlu untuk proyek sederhana.

- Perannya kaku dan mungkin tidak sepenuhnya mencerminkan minat anggota tim dalam proyek tersebut.

- Stakeholder akan bingung jika mereka tidak memahami perbedaan istilah RACI.

- Hanya formalitas dan buang-buang waktu saja jika tidak ada yang mencatatnya setelah disetujui. 

Cara Membuat RACI Matrix

Proses sederhana untuk membuat model RACI melibatkan enam langkah berikut:

1. Identifikasi semua tugas yang terkait dengan implementasi proyek dan buat daftar dalam urutan penyelesaian di sisi kiri diagram. Dalam proyek TI, ini paling efektif diselesaikan dengan menggabungkan fase PLC (pengontrol logika yang dapat diprogram) dan kiriman.

2. Identifikasi semua pemangku kepentingan proyek dan daftarkan mereka di bagian atas bagan.

3. Lengkapi bidang yang menunjukkan siapa yang bertanggung jawab dan akuntabel, siapa yang akan berkonsultasi dan siapa yang akan diberitahu tentang setiap tugas.

4. Pastikan setidaknya satu pemangku kepentingan bertanggung jawab untuk setiap tugas. 

5. Tidak ada tugas yang dapat memiliki lebih dari satu kelompok pemangku kepentingan. Selesaikan semua konflik jika ada lebih dari satu untuk tugas yang diberikan.

6. Bagikan, diskusikan, dan setujui RACI dengan pemangku kepentingan di awal proyek. Tindakan ini termasuk menyelesaikan konflik atau masalah yang masih belum jelas. 

Kesimpulan

RACI adalah singkatan dari Bertanggung Jawab, Responsif, Berkonsultasi, dan Berinformasi. Dalam praktiknya, ini adalah spreadsheet atau tabel sederhana yang mencantumkan semua pemangku kepentingan proyek dan tingkat keterlibatan mereka dalam setiap tugas, dilambangkan dengan huruf R, A, C, atau I. Manajer proyek biasanya membuat bagan RACI ketika mereka mengharapkan masalah penting terlewatkan.  Sistem ERP dapat menjadi solusi untuk proyek Anda dengan sistem yang otomatis dan terintegrasi. Secara umum, sistem ERP mengintegrasikan beberapa fungsi bisnis seperti akuntansi, inventaris, manufaktur, sumber daya manusia, pengadaan, SCM, penjualan, dan CRM. Menggunakan software ERP IDMETAFORA adalah solusi terbaik untuk mengoptimalkan semua fungsi bisnis perusahaan Anda.