Petty cash atau kas kecil merupakan dana pengeluaran rutin dan relatif kecil jumlahnya. Seperti apa sih contoh pencatatan laporan buku atau jurnal kas kecil itu? Setiap bisnis, baik usaha kecil dan menengah (UKM) maupun bisnis besar, tentu saja menyadari bahwa manajemen keuangan sebuah perusahaan merupakan faktor krusial untuk diperhatikan. Karena, perusahaan bisa melihat secara jelas mengenai perkembangan bisnis mereka dari besarnya pengeluaran maupun pemasukan, dan data-data tersebut hanya bisa dilihat dari hasil pengelolaan keuangan.

Untuk dapat mengelola keuangan perusahaan dengan baik, para staf dari divisi keuangan harus membangun sistem yang tepat dan cocok dengan budaya perusahaan. Terdapat beberapa cara yang lazim untuk digunakan, yaitu mulai dari penggunaan invoice untuk berbagai kebutuhan pada stok serta inventory gudang seperti pengadaan barang dan kebutuhan lainnya.

Selain invoice, petty cash atau kas kecil merupakan satu model lainnya yang digunakan di dalam mengelola keuangan bahkan di perusahaan besar. Seringkali perusahaan memakai aplikasi kas masuk dan keluar untuk pencatatan keuangan dan kas yang lebih rapi dan praktis. Tahukah Anda jika aplikasi akuntansi online IDMETAFORA dapat  memudahkan Anda untuk mengelola keuangan perusahaan secara lebih praktis dan akurat, termasuk juga dalam membuat invoice atau mengelola jurnal buku kas kecil.

Untuk anda yang sedang membutuhkan layanan pembuatan jasa ERP dengan kualitas yang terpercaya dan terbaik,  jangan ragu untuk percayakan dengan PT IDMETAFORA ! Disini anda dapat memesan jasa pembuatan aplikasi website dari yang sederhana sampai kompleks. Software House ini sudah terjamin kualitas serta kuantitasnya, sudah banyak customer dari berbagai perusahaan yang memanfaatkan jasa dari IDMETAFORA, untuk itu jika anda menginginkan jasanya anda dapat mengakses pada halaman web IDMETAFORA.COM

 
Apa Itu Kas Kecil?

Di dalam melakukan transaksi sebuah bisnis, perusahaan tidak akan selalu mengeluarkan dana besar untuk membayar sesuatu. Akan tetapi, tanpa disadari ternyata perusahaan juga bisa mengeluarkan uang dengan nominal yang kecil, namun dengan kuantitas yang banyak. Walaupun demikian, setiap uang yang keluar tetap harus dibuat di dalam sebuah buku (pembukuan) ataupun aplikasi akuntansi untuk mempermudah akuntan perusahaan dalam mencatat keuangan perusahaan. Pembukuan itulah yang akan mencatat setiap pengeluaran yang dilakukan perusahaan dalam nominal yang tidak terlalu banyak atau yang biasa disebut dengan kas kecil atau petty cash.

Ida Nuraida menjelaskan di dalam bukunya yang berjudul Manajemen Administrasi Perkantoran ia mendefinisikan kas kecil atau disebut juga petty cash adalah suatu dana yang berperan penting dalam kelancaran sebuah perusahaan. Seperti untuk memenuhi kebutuhan kantor dengan beberapa prosedur yang sudah ditetapkan.

Di dalam buku Modul Mengelola Dana Kas Kecil oleh Sri Endang R dkk juga menjelaskan bahwa kas kecil (petty cash) adalah suatu alat pembayaran yang digunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan.

Sementara itu dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KKBI), kas kecil merupakan sejumlah uang tunai yang disediakan untuk membayar pengeluaran yang kecil-kecil. Sehingga kas kecil merupakan sejumlah uang tunai atau kas yang disediakan untuk melayani pembayaran sebuah perusahaan yang rutin dan meliputi jumlah yang relatif kecil.

Petty cash  atau kas kecil merupakan dana yang digunakan untuk pembiayaan operasional perusahaan maupun hal-hal yang berkaitan dengan aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh sebuah perusahaan. Jenis kas ini digunakan untuk bisa mendanai pengeluaran-pengeluaran pimpinan yang jumlahnya relatif kecil contohnya seperti dana entertain klien atau rekan kerja pimpinan, dana konsumsi untuk kepentingan rapat, serta lain sebagainya.

Sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk mengelola kas kecil, seorang sekretaris harus bisa mengatur serta merencanakan penggunaan dana dan membuat catatan laporan keuangan yang dibukukan kembali oleh bagian keuangan sebuah perusahaan.

Pengelolaan kas kecil keuangan dilakukan oleh Biro Kesekretariatan atau petugas keuangan tingkat pemula atas pengeluaran-pengeluaran tunai. Hal tersebut dilakukan untuk mendukung tugas pelaksanaan yang ada. Maksud dengan diadakannya kas kecil adalah supaya kesekretariatan tidak perlu lagi meminta dana keuangan setiap kali ingin mengeluarkan dana. Karena pada umumnya, sebuah perusahaan akan sering mengeluarkan dana yang relatif kecil untuk berbagai kepentingan.

Karakteristik Kas Kecil

Seperti yang sudah dijelaskan di atas bahwa fungsi dari kas kecil adalah untuk keperluan transaksi kecil. Secara umum karakteristik kas kecil merupakan transaksi kecil yang terjadi setiap harinya di mulai awal jam operasional sampai dengan akhir jam operasional. Selain itu, karakteristik kas kecil lainnya meliputi:
-Pemegang kas kecil di dalam perusahaan disebut sebagai kasir kas kecil.
-Karakteristik kas kecil yang berikutnya yaitu digunakan untuk membiayai transaksi kecil dan rutin setiap waktunya.
-Selanjutnya, karakteristik kas kecil merupakan jumlahnya sudah ditentukan oleh pihak manajemen. ---Setiap perusahaan akan menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan tersebut.
-Terakhir, dana kas kecil akan disimpan di dalam petty cash box.

Fungsi dan Tujuan Kas Kecil

Meskipun kas kecil mempunyai jumlah yang sedikit, ternyata fungsi kas kecil untuk menunjang kebutuhan bisnis Anda cukup banyak. Di bawah ini merupakan beberapa fungsi kas kecil adalah:

1. Menghindari terjadinya alokasi pembayaran
Pertama, fungsi kas kecil yaitu untuk menghindari adanya suatu kesalahan alokasi pembayaran. Tidak mungkin sebuah perusahaan mengeluarkan biaya besar pada transaksi kecil atau juga sebaliknya. Karena dalam setiap transaksi dipetakan dalam buku yang berbeda. Yang artinya, apabila transaksi tersebut merupakan transaksi kecil maka akan masuk ke dalam buku kas kecil. Sedangkan jika termasuk transaksi besar maka akan masuk pembukuan yang berbeda.

2. Mempercepat peraturan insidental
Fungsi kas kecil yang berikutnya yaitu terkait dengan kegiatan pengambilan keputusan sebuah perusahaan. Di dalam menjalankan sebuah perusahaan Anda tentu saja akan menghadapi persoalan yang membutuhkan penyelesaian secara cepat. Sehingga atasan tentu saja akan mengeluarkan kebijakan insidental. Dengan adanya pembagian buku kas kecil serta buku kas besar, pra analisis kebijakan insidental atau kebijakan mendadak tersebut akan menjadi lebih mudah.

3. Membuat pekerjaan karyawan lebih ringan
Ketiga, fungsi kas kecil yaitu untuk meringankan pekerjaan karyawan. Karena dengan adanya buku kas kecil, pemetaan dana yang dikeluarkan akan menjadi lebih jelas. Artinya, analisis untuk bahan laporan juga akan membuat pekerjaan karyawan menjadi lebih mudah. Selain itu, fungsi kas kecil juga akan mempermudah pelaporan segala transaksi kepada relasi bisnis maupun atasannya.

4. Solusi bagi masalah perlengkapan dalam perusahaan
Terakhir, fungsi kas kecil yaitu untuk menangani masalah pembiayaan perlengkapan di dalam perusahaan. Karena pada umumnya biaya perlengkapan di dalam perusahaan relatif lebih kecil jika dibanding biaya yang lain. Karena nominal pembiayaan yang kecil, tentu saja buku yang digunakan untuk mencatat transaksi pun adalah buku kas kecil.

Metode Pengelolaan Kas Kecil

Dikutip dari buku Akuntansi Keuangan Menengah 1 oleh Dr Sitti Murniati dkk, di bawah ini merupakan dua metode di dalam pengelolaan kas kecil.
 
1. Dana Tetap (Metode Imprest)
Seorang kasir atau akuntan bertanggung jawab pada jumlah dana yang ada baik yang berbentuk uang tunai maupun tanda terima yang ditandatangani. Tanda terima akan memberi bukti yang diperlukan oleh bagian keuangan yang memberikan pengisian ulang kas kecil.
 
2. Dana Tidak Tetap (Metode Fluctuating)
Saldo kas kecil selalu sama sebesar jumlah yang diserahkan kepada kasir atau akuntan, pada saat membentuk dana kas kecil. Kecuali bagian keuangan atau salah satu pihak memutuskan untuk menaikkan saldo dana kas kecil. Perlu untuk diingat bahwa kasir harus mempunyai bukti detail setiap pembayaran menggunakan bukti pengeluaran untuk meminta pengisian kembali saldo kas kecil.

 
Komponen dalam Kas Kecil

1. Bukti Kas Keluar
Hal ini berfungsi sebagai sebuah perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi. Fungsi kas besar juga tercantum di dalam dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas kecil, dokumen tersebut diperlukan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.

2. Cek
Cek merupakan sebuah dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank membayarkan sejumlah uang kepada yang dituju atau pihak yang namanya tercantum pada cek atau pembawa cek. Nantinya uang tersebut akan diambil dari rekening yang bertanda tangan.

3. Permintaan Pengeluaran Kas Kecil
Dokumen ini digunakan oleh pengguna kas kecil untuk meminta sejumlah uang kepada pemegang dana kas kecil. Untuk pemegang dana kas kecil dokumen tersebut berfungsi sebagai bukti pengeluaran.

4. Bukti Pengeluaran Kas Kecil
Dokumen dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Tentu saja sebagai bukti harus dilampiri bukti-bukti pengeluaran kas kecil serta diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil.

5. Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang supaya dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil.

Cara Membuat Kas Kecil

1. Miliki Kotak Aman
Anda membutuhkan sebuah tempat khusus untuk menyimpan kas kecil supaya meminimalisir kemungkinan kas kecil hilang.

2. Kelola Kas Kecil
Anda harus mempunyai seorang akuntan atau seseorang yang menjaga dan mengelola kas kecil. Membuat satu orang untuk bertanggung jawab atas kas kecil mengurangi kebingungan serta meminimalkan risiko pencurian.

3. Tetapkan Batas
Anda perlu mencatat jumlah awal, batas pengisian, serta batas penarikan. Berapa banyak kas kecil yang harus Anda simpan? hal itu tergantung pada berapa banyak pengeluaran kecil yang Anda lakukan dan seberapa sering Anda melakukannya.

Contoh Kas Kecil

Sesuai dengan pengertiannya, kas kecil merupakan sebuah dana pengeluaran rutin akan tetapi jumlahnya relatif sedikit. beberapa contoh dari kas kecil di antaranya yaitu membayar biaya pengadaan seminar, biaya pembelian karangan bunga, pembelian alat tulis kantor, serta masih banyak lagi.