Employee Self Service (ESS) Apa itu? – Apakah Anda familiar dengan istilah ESS atau Employee Self Service di era digital? ESS merupakan salah satu bentuk perkembangan teknologi yang digunakan dalam dunia kerja. Dengan EES, karyawan memiliki akses untuk memberikan layanan secara mandiri. Selain itu, saat ini sudah banyak teknologi pendukung untuk mengimplementasikan sistem EES ini. Salah satu bentuk EES adalah penggunaan kehadiran online untuk memberikan karyawan akses ke data kehadiran. Apa itu EES (Employee Self Service) dan bagaimana penerapannya di kantor Anda, yuk simak artikel ini bersama-sama.
 

Apa itu Employee Self Service

Employee Self Service adalah suatu sistem yang digunakan dalam dunia kerja yang memungkinkan karyawan untuk secara mandiri mengakses informasi dan memanipulasi data. Tujuan dari akses data independen tidak hanya untuk dapat melihat informasi, tetapi juga untuk dapat secara mandiri mengubah data atau memasukkannya ke dalam sistem perusahaan dan melakukannya secara independen dari perusahaan, artinya Anda bisa.Pembaruan dan data ini juga termasuk dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Namun, ada juga informasi yang harus ditangani oleh administrator. B. Untuk masalah kehadiran. Basis Utama Sistem swalayan pegawai ini menggunakan konektivitas internet sebagai basis untuk mengakses informasi atau berbasis online. Kedua, perangkat yang digunakan juga mengikuti perangkat yang dapat diakses dengan mudah oleh karyawan. Misalnya, PC atau smartphone. Inti dari layanan mandiri karyawan adalah memberi karyawan kesempatan untuk mengakses informasi (memasukkan, melihat, dan mengedit data) sendiri. Ini juga menyediakan akses ke pengumpulan data yang biasanya dilakukan oleh administrator.
 

Bagaimana Penerapan Employee Self Service di Kantor

1. Penggunaan aplikasi absensi online

Penggunaan aplikasi presensi online merupakan salah satu bentuk penerapan employee self service. Ini karena karyawan dapat menggunakan perangkat yang ada untuk mengakses kehadiran mereka setiap hari. Dengan absensi online, data yang dimasukkan karyawan setiap kali pulang kerja atau pulang kerja bisa otomatis masuk ke sistem absensi karyawan HRD. Data absensi harian juga disimpan dalam sistem sehingga karyawan mengetahui cara melacak riwayat absensi mereka. Dengan adanya bentuk self-service karyawan dalam presensi online, maka presensi dapat dilakukan secara mandiri, karena data dapat dimasukkan pada perangkat sendiri, seperti smartphone. Self-attendant memberi karyawan dan perusahaan tempat yang nyaman untuk bekerja. Menghilangkan kebutuhan perusahaan untuk menyediakan alat absensi dan membuat pengumpulan data kehadiran karyawan menjadi sistematis dan mudah. Bagi karyawan, partisipasi online dapat dilakukan sendiri dengan mudah dan cepat. Tentu saja, Anda dapat dengan mudah melihat daftar kehadiran Anda. Oleh karena itu, partisipasi online memberikan keuntungan untuk kedua pihak.

2. Akses Informasi Karyawan

Implementasi employee self service di kantor lain terdiri dari memungkinkan karyawan untuk memasukkan data sendiri menggunakan perangkat yang ada. Data administratif tersebut misalnya data pribadi, data pendidikan, data keuangan dan data administratif lainnya. Keuntungan memasukkan data pribadi secara terpisah adalah Anda mengetahui betul bagaimana data tersebut benar, sehingga kesalahan baik informasi maupun penulisan dapat diminimalisir. Departemen administrasi juga mendapat manfaat dari memasukkan data untuk setiap karyawan, karena mereka tidak harus memasukkan data karyawan secara individual.

3. Perizinan dan cuti

Bentuk lain dari self service pegawai adalah di bidang perijinan dan cuti. Karyawan dapat meminta persetujuan mereka sendiri dan melalui sistem. Permintaan ini langsung ke Sumber Daya Manusia. Cuti kemudian diberikan atau ditolak. Jika masalah perizinan dan liburan biasanya diselesaikan secara manual, sistem swalayan karyawan hanya dalam satu sistem atau aplikasi dapat secara memadai memberi tahu organisasi tentang masalah liburan dan persetujuan ini. Sumber Daya Manusia juga dapat diberitahu secara pribadi tentang cakupan cuti dan izin.

4. Slip Gaji

Kegunaan lain untuk self-service karyawan adalah karyawan dapat mengakses sendiri slip gaji bulanan mereka melalui sistem yang dapat mereka akses dari perangkat mereka sendiri. Slip gaji ini merupakan bentuk swalayan karyawan karena karyawan dapat mengaksesnya sendiri dan perusahaan tidak harus menggunakan cara lama untuk mencetak kertas dan mendistribusikannya secara manual. Anda tidak perlu lagi membuat slip gaji secara manual. Sistem self-service karyawan memungkinkan karyawan untuk memeriksa diri mereka sendiri. Data slip gaji bulanan juga tersimpan dengan baik di sistem, jadi jika Anda membutuhkan data slip gaji bulan lalu, Anda bisa mengaksesnya sendiri.
 

Apasih Manfaat dari Employee Self Service

1. Membantu Administrasi Perusahaan

Menggunakan sistem employee self service membantu bisnis, terutama departemen manajemen dan sumber daya manusia, mengumpulkan informasi karyawan. Sistem self-service karyawan memungkinkan karyawan untuk memasukkan data sendiri, sehingga memudahkan dan mempercepat pekerjaan HR untuk memasukkan data karyawan. Jika departemen SDM biasanya menghabiskan banyak waktu, energi, dan media untuk menangani masalah administratif ini untuk karyawan mereka, ketika karyawan memasukkan data sendiri, mereka menghabiskan lebih sedikit waktu dan energi untuk masalah administrasi, dapat digunakan untuk menangani masalah lain. merawat.

2. Mudah dan Menghemat Waktu

Sistem self-service karyawan yang diterapkan di perusahaan membantu menghemat waktu bagi karyawan dan departemen SDM. Dalam dunia kerja, waktu untuk menyelesaikan pekerjaan sangat berharga. Dengan layanan mandiri karyawan, lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk memecahkan masalah tertentu, menghasilkan kinerja yang lebih efisien dan memungkinkan karyawan untuk fokus pada pekerjaan mereka. Misalnya, karyawan dapat dengan mudah dan cepat tetap bertahan dalam kaitannya dengan ketidakhadiran. Setelah masuk, karyawan memiliki lebih banyak waktu untuk fokus dan bersiap untuk bekerja. Contoh lain adalah bahwa departemen SDM tidak menghabiskan banyak waktu untuk dokumen. Energi dan uang juga hemat.

3. Informasi Data Karyawan Lebih Aman

Saat menerapkan layanan mandiri karyawan, daripada mengandalkan penyimpanan komputer, ia menggunakan penyimpanan cloud yang hanya dapat diakses secara online, memastikan sistem online dengan penyimpanan aman digunakan. Hal ini untuk mengurangi risiko kehilangan data atau korupsi. Penyimpanan cloud juga dapat diakses dari beberapa perangkat.

4. Membantu HR Dalam Membuat Jadwal Shift Kerja

Manfaat dari ESS adalah memungkinkan departemen SDM untuk menjadwalkan shift kerja. Jika Anda memiliki perusahaan kecil, Anda dapat melakukan perencanaan manual, tetapi bagaimana jika Anda memiliki banyak karyawan? Disini anda membutuhkan ESS untuk perencanaan shift kerja.

5. Menerima Informasi Dengan Mudah

Selain kehadiran lokasi-independen, semua karyawan perusahaan juga dapat menggunakan ESS untuk belajar tentang perusahaan secara real time. Hal ini sangat berguna bagi karyawan yang berada di luar kantor.
 

Employee Self-Service dan HRIS : Evolusi dan Perkembangannya

Employee Self-Service (ESS HR Portal) erat kaitannya dengan HRIS atau Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. HRIS sendiri merupakan sistem informasi sumber daya manusia suatu perusahaan dan berisikan absensi, pelacakan waktu, kompensasi karyawan, liburan, dan informasi lain yang berkaitan dengan karyawan. Perkembangan teknologi HRIS sendiri baru diketahui pada akhir tahun 1970-an, namun tepatnya pada tahun 1979 muncul sistem yang dikenal dengan ERP (Enterprise Resource Planning). Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menggabungkan data secara real time di mainframe. Pada awal tahun 1980-an, lebih tepatnya pada tahun 1987, sistem client-server HRIS yang diperkenalkan oleh Peoplesoft mulai diperkenalkan. Pada 1990-an, sistem HRIS berbasis cloud pertama kali diperkenalkan dan diadopsi secara luas oleh perusahaan. Pada tahun yang sama, tepatnya 1997, perusahaan teknologi DELL memperkenalkan sistem layanan mandiri karyawan pertama. Ya. Pada saat itu, hal itu dilakukan untuk memberikan kemudahan akses informasi kepada calon karyawan tentang melamar ke perusahaan teknologi AS. Kini, di penghujung 2010-an, teknologi HRIS tidak lagi sebatas absensi dan informasi karyawan. Tapi itu juga termasuk penggajian, ulasan kinerja, dan orientasi.
 

HRIS, HCM dan HRMS, Seputar Terminologi HR Portal

 
Sejatinya ketiga terminologi tadi merupakan satu kesatuan pada kata teknologi HR. Ketiga kata tadi hanya tidak sama menurut fungsinya; HRIS buat informasi, HCM buat asal daya manusianya, & HRMS buat manajemen SDM-nya. Contoh aktivitas HRIS merupakan absensi, employee self-service, time tracking, manajemen kompensasi & deduksi, & pekerjaan personalia lainnya. Sedangkan HRMS mencak up pekerjaan perhitungan gaji, upah, & pula aturan yg mensugesti komponen gaji. Berbeda lagi menggunakan HCM yg lebih memfokuskan dalam manusianya yaitu pengembangan & penilaian asal daya manusia ( SDM ) perusahaan. Tetapi waktu ini, HRIS & HRMS sebagai 2 kata yg tak jarang dipakai pada teknologi ESS hr portal yg diberikan sang HR. Lantaran memang fungsi keduanya sangat membutuhkan otomasi teknologi. Beberapa bahkan menduga HRIS merupakan satu-kesatuan menurut semua aktivitas manajemen HR. Terlepas menurut itu, HRIS sudah mensugesti kiprah HR terhadap akselerasi operasional perusahaan. Bahkan mensugesti keputusan & kinerja karyawan melalui employee self-service yg diberikan sang sistem HRIS.
 

Strategi Pengelolaan SDM dengan Employee Self-Service

Menerapkan employee self-service (ESS) tidak hanya berarti menerapkan teknologi pada aktivitas SDM, tetapi juga membutuhkan strategi untuk memaksimalkan manfaat self-service karyawan dan menghindari bumerang. Bagaimana strateginya simak dibawah ini.

1. Evaluasi diperlukan. Kebutuhan juga berkaitan dengan anggaran perusahaan. Artinya, Anda dapat menentukan apakah perusahaan Anda saat ini membutuhkan sistem ESS.
Jika tenaga kerja masih sedikit dan under management. Menggunakan sistem ESS/portal SDM benar-benar merepotkan.

2. Seperti yang dikatakan Stephen Covey, yang tetap profesional, teknologi adalah pelayan yang hebat, tetapi tuan yang mengerikan. Secanggih apapun kemajuan teknologi, peran manusia tidak bisa dihilangkan. Gallup juga menekankan bahwa profesionalisme karyawan dan proposisi nilai adalah yang terpenting ketika menerapkan teknologi SDM. Oleh karena itu, ketika menerapkan sistem ESS di perusahaan Anda, Anda juga harus mempertimbangkan kualitas sumber daya manusianya.

3. memberikan pengetahuan. Seperti yang kita ketahui, komposisi tenaga kerja saat ini masih didominasi oleh Generasi X. Oleh karena itu, pelatihan harus diberikan sebelum memperkenalkan self-service karyawan. Penggunaan dan Fungsi ESS.

4. Membangun budaya dan kesadaran. Banyak perusahaan telah menerapkan ESS tetapi tidak menggunakannya dengan benar karena karyawannya tidak menyadari bahwa ESS memiliki self-service karyawan. Oleh karena itu, HRD masih perlu menghasilkan informasi penggunaan ESS HR Portal dan mendistribusikannya ke seluruh karyawan.

5. Feedback dan saran. Sebagai HR, Anda harus meminta karyawan organisasi Anda untuk memberikan feedback tentang penggunaan ESS sebagai bahan penilaian. Selain itu, Anda dapat berkonsultasi dengan penyedia teknologi ESS tentang cara mengembangkan dan menyelesaikan masalah apa pun yang muncul selama penggunaan.