Setiap pekerjaan, baik berskala besar atau kecil, membutuhkan perencanaan yang matang. Perencanaan ini dapat dilengkapi dengan menggunakan sistem ERP yang dapat dengan mudah  menyederhanakan seluruh proses perencanaan operasional pada bisnis kita secara mudah. Tetapi, sebaik-baiknya sebuah rencana, pasti ada hambatan yang tidak dapat dihindari. Kehidupan yang dinamis menyebabkan munculnya hambatan yang tak terduga dari berbagai faktor eksternal. Seperti turbulensi, hambatan ini dapat mengganggu pekerjaan. Dalam upaya usaha untuk mengidentifikasi masalah ini, istilah VUCA muncul.
 

Apa Itu VUCA?

VUCA adalah singkatan volatility, uncertainty, complexity, dan ambiguity. Jika diartikan secara dalam, VUCA adalah volatilitas, ketidakpastian, kompleksitas, dan ambiguitas. Beberapa ilmuwan sosial di US Army War College memperkenalkan konsep tersebut pada tahun 1987 untuk menjelaskan situasi tidak menguntungkan setelah Perang Dingin. Seiring berjalannya waktu, istilah VUCA juga telah digunakan di berbagai bidang. Salah satunya adalah  bisnis  Berikut ini adalah penjelasan mengenai masing-masing unsur VUCA:

1. Volatility ( Volatilitas )

Istilah volatil mendeskripsikan bahan kimia yang tidak stabil karena  menguap pada suhu normal. Dalam konteks bisnis, volatilitas merupakan perubahan yang sering terjadi berlangsung secara cepat, dan dampak besar. Meskipun sifatnya tidak dapat diprediksi, tetapi informasi tentang perubahan tersebut tersedia dan situasinya mudah dipahami.

2. Uncertainty ( Ketidakpastian )

Suatu hal dikategorikan sebagian tidak pasti jika tidak ada informasi mengenai apakah hal tersebut akan menyebabkan perubahan yang berarti. Perubahan mungkin terjadi, tapi tidak mutlak atau bahkan tidak ada. Namun, biasanya penyebab dan dampaknya sudah diketahui.

3. Complexity ( Kompleksitas )

Suatu keadaan dikatakan kompleks ketika terdapat banyak bagian dan variabel yang saling berhubungan. Beberapa informasi tersedia dan dapat diprediksi, tetapi volumenya besar dan sulit diproses sehingga dapat menyebabkan seseorang kewalahan. Jenisnya bervariasi dan sifatnya berbelit-belit, dan tidak selalu menyebabkan perubahan.

4. Ambiguity ( Ambiguitas)

Ambiguitas adalah situasi dimana tidak ada hubungan sebab dan akibat yang jelas. Sifatnya baru dan belum pernah terjadi sebelumnya dan karena itu tidak dapat diprediksi. Penyebab dan akibatnya  juga tidak diketahui.
 

Contoh Pengaruh VUCA Pada Dunia Bisnis

Banyak pakar dan pemimpin yang mengatakan bahwa saat ini kita hidup di “dunia VUCA”. Artinya, VUCA telah menjadi bagian yang penting dalam bisnis. Peningkatan volatilitas, ketidakpastian, dan kompleksitas bisnis dapat mengganggu pasar dan mengubah sifat persaingan. Perusahaan yang mampu merasakan, memproses, dan merespon tantangan VUCA lebih cepat daripada pesaing akan lebih baik dalam mengidentifikasi peluang dan mengurangi risiko. Di bawah ini merupakan beberapa contoh dampak VUCA:

Contoh volatilitas

Salah satu contoh kasus volatilitas merupakan bangkrutnya Blockbuster, yaitu tempat penyewaan film dan video game yang terkenal di Amerika. Blockbuster telah menjadi perusahaan rental no 1 di luar sana selama lebih dari 20 tahun.. Keberhasilan mencapai puncak pada tahun 2004 ketika perusahaan ini memiliki 9.094 toko yang tersedia di berbagai negara. Tetapi, perubahan tren ke arah video on demand serta kegagalan untuk bersaing dengan para kompetitornya membuat Blockbuster mengalami kebangkrutan pada tahun 2010.

Contoh Ketidakpastian

Contoh ketidakpastian yaitu pandemi COVID-19. Situasi ini telah mempengaruhi bagi perusahaan di berbagai sektor, salah satunya pariwisata. Kerugiannya termasuk jumlah turis yang menurun drastis, penutupan tempat wisata, dan PHK banyak karyawan. Penyebab dan efeknya sudah jelas, tetapi tidak ada informasi tentang kapan situasi akan kembali normal.

Contoh Kompleksitas

Kompleksitas menjadi jelas ketika perusahaan ingin ekspansi ke luar negeri. Ekspansi bisnis ke luar negeri memperluas hal-hal yang baru, yaitu regulasi, tarif, dan kontrol ekspor yang berbeda. Contoh lain adalah reformasi kesehatan di Amerika yang menyebabkan banyak perusahaan untuk melakukan restrukturisasi, terutama dalam hal employee benefits.

Contoh Ambiguitas

Transformasi digital adalah contoh ambiguitas. Teknologi telah berkembang cukup lama, tetapi digitalisasi bisnis mulai marak sejak tahun 1990 ketika internet menjadi mainstream. Selama ini hampir seluruh perusahaan telah mempelajari bagaimana menjalankan bisnis secara digital. Tidak ada “buku manual” tentang transformasi ini, jadi tidak ada strategi yang benar atau salah. Semua pihak berusaha beradaptasi dengan pesatnya perkembangan teknologi.
 

Cara Menghadapi Tantangan di Era VUCA

Mengenali berbagai faktor yang mengancam kinerja perusahaan di dunia VUCA dan mengembangkan strategi untuk mengatasinya tidaklah mudah. Namun, hal ini penting untuk menjaga kelangsungan bisnis. Tidak bisa menghadapi setiap unsur VUCA dapat diperlakukan dengan cara yang sama. Menyelesaikan masing tantangan membutuhkan strategi yang berbeda.
 

Hadapi volatilitas dengan agility

Kita dapat menghadapi volatilitas dengan agility atau kelincahan, yaitu kemampuan untuk mengubah arah dengan cepat dan tepat tanpa kehilangan keseimbangan. Artinya, perusahaan harus bisa untuk mengubah cara kerja dan pola pikir agar bisa mengikuti perkembangan zaman tanpa harus kehilangan identitas aslinya. Perubahan tidak boleh ditolak, tetapi harus diterima dan dilihat sebagai sesuatu yang berjalan beriringan dengan bisnis. Tetapkan tujuan bisnis yang jelas, realistis, kuat, dan fleksibel juga agar kita bisa mengubahnya sesuai kebutuhan.

Kita juga bisa menyiapkan sumber daya untuk jaga-jaga, seperti membeli bahan yang banyak atau merekrut karyawan yang berlebih. Namun, kita juga harus membuat perencanaan dan perhitungan yang matang untuk mendukung keputusan tersebut. Untuk membantu dalam pembelian sumber daya, menggunakan Software Pembelian.
 

Antisipasi Ketidakpastian Dengan Informasi Cukup

Dalam situasi yang tidak pasti, Informasi yang baik akan berguna . Perusahaan harus mencari informasi sebanyak mungkin untuk mengumpulkan data dan menambah sudut pandang baru. Lakukan analisis kompetitor dan posisi perusahaan di pasar secara berkala. Ikuti terus up to date dengan berita industri dan perhatikan feedback dari pelanggan. Evaluasi performa bisnis kita, strategi yang terbukti berhasil, rintangan yang ada, serta saran untuk kedepannya. Simulasi dan eksperimen dalam berbagai macam situasi menggunakan strategi seperti scenario planning dan role playing. Selain itu, kita dapat menggunakan fitur analisis lengkap di Software Penjualan untuk mengidentifikasi channel penjualan yang paling berkontribusi pada penjualan.
 

Atasi Kompleksitas Dengan Restrukturasi

Untuk dapat mengatasi kompleksitas, salah satu cara yang efektif adalah menggunakan restrukturisasi internal, seperti penyusunan ulang portofolio, keuangan, dan struktur organisasi. Sebuah perusahaan harus menyesuaikan segala proses dan kegiatan operasionalnya dengan keadaan eksternal yang kompleks. Kita juga bisa merekrut spesialis dan memberikan pelatihan kepada karyawan. Terapkan komunikasi yang jelas dan efektif dengan seluruh pihak yang terlibat dalam bisnis.

Selain itu, situasi yang kompleks mungkin terlalu berat jika kita hadapi sendiri. Jadi, bentuk tim yang dapat berkolaborasi dalam bekerja secara efektif di lingkungan yang fast-paced dan unpredictable. Banyak kepala, banyak sudut pandang, banyak ide untuk memecahkan masalah.
 

Kurangi Ambiguitas Dengan Eksperimen

Terakhir, cara untuk mengurangi ambiguitas merupakan eksperimen. Bentuk hipotesis dan lakukan pengujian untuk lebih memahami penyebab dan efek dari suatu tantangan. Rancang eksperimen dengan benar sehingga kita dapat menerapkan hasilnya di berbagai aspek. Dengan melakukan eksperimen, kita bisa menentukan strategi yang paling cocok untuk bisnis kita.
 

Contoh Perusahaan Yang Berhasil Menghadapi VUCA

Jika perusahaan tidak merespons dengan cepat, pasti akan ada kemunduran terus menerus dan kecil kemungkinannya untuk menyakinkan konsumen. Contoh sederhana perusahaan yang  menghadapi VUCA adalah industri pertelevisian. Sekarang, jumlah pemirsa menurun di industri ini karena orang lebih cenderung beralih ke platform YouTube. Namun, beberapa perusahaan telah sukses menghadapi VUCA seperti berikut ini:

1. GOJEK

Gojek merupakan perusahaan rintisan yang dapat menangani VUCA. Dalam hal ini dicapai dengan beradaptasi dengan media digital  angkutan umum Ojek. Gojek dikenal mampu menembus kemacetan lalu lintas. Melalui aplikasinya, Gojek dapat dengan mudah menghubungkan pengemudi ojek dan konsumen.

Selain itu, Gojek  telah merambah ke berbagai bentuk layanan konsumen, seperti layanan pesan antar makanan dan minuman serta layanan kebersihan. Alhasil, Gojek mendapatkan predikat Decacorn, startup nasional  pertama yang didirikan oleh anak-anak muda di tanah air.

2. PT Perusahaan Kereta Api Indonesia

Contoh dari Badan Usaha Milik Negara (BUMN) adalah  PT Kereta Api Indonesia (KAI). PT KAI dapat mengidentifikasi VUCA dan membaca kebutuhan konsumen. PT KAI mulai meningkatkan layanannya sejalan dengan transformasi sistem. Pertama, penumpang harus mengantri di loket tiket. Namun saat ini, Kita  dapat menggunakan kartu langganan yang digunakan di pintu masuk stasiun. Dalam hal ini tentunya dapat mengurangi jumlah kolom di loket tiket.

Nah, itulah penjelasan tentang Mengenal VUCA: Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity. 
 

Kesimpulan

VUCA memang terlihat seperti ancaman, tetapi kita bisa mengubahnya menjadi kesempatan. Kita dapat mencoba untuk menerapkan hal-hal baru yang tidak pernah terpikirkan sebelumnya pada bisnis. Dengan pendekatan yang tepat, kita siap untuk menghadapi berbagai tantangan di era VUCA.Pemanfaatan teknologi adalah cara yang efektif untuk menghadapi VUCA. Teknologi dapat membantu bisnis dalam berbagai aspek, salah satunya keuangan.

Untuk anda yang sedang membutuhkan layanan pembuatan jasa ERP dengan kualitas yang terpercaya dan terbaik,  jangan ragu untuk percayakan dengan PT IDMETAFORA ! Disini anda dapat memesan jasa pembuatan aplikasi website dari yang sederhana sampai kompleks. Software House ini sudah terjamin kualitas serta kuantitasnya, sudah banyak customer dari berbagai perusahaan yang memanfaatkan jasa dari IDMETAFORA, untuk itu jika anda menginginkan jasanya anda dapat mengakses pada halaman web IDMETAFORA.COM