Semua hal yang mempengaruhi perusahaan harus selalu jelas baik tujuan maupun prospeknya ke depan. Kejelasan ini harus dibuktikan dengan dokumen dan fakta dengan membentuk departemen khusus yang disebut General Affairs (GA). Hal inilah yang melatarbelakangi urusan umum, yang nantinya akan bertanggung jawab atas pekerjaan rutin dan darurat. Namun tahukah Anda apa tugas dan tanggung jawab serta fungsi departemen tersebut?
 

Pengertian General Affair

General Affairs atau biasa disebut Departemen Umum adalah unit pendukung yang dibutuhkan perusahaan untuk menangani berbagai urusan baik instansi pemerintah maupun swasta. General Affairs bertanggung jawab untuk melayani semua unit operasi di dalam perusahaan, baik dari administrasi maupun manajemen sehari-hari layanan perusahaan. Keberadaan departemen umum setiap perusahaan berbeda-beda. Beberapa bekerja di bawah HRD, yang lain bekerja sendiri. Namun, banyak perusahaan menggabungkan urusan umum dengan sumber daya manusia atau sumber daya manusia. Karena tugas dan fungsinya tidak terlalu berjauhan. Ruang lingkup administrasi juga bervariasi, tetapi secara umum meliputi pemeliharaan gedung kantor, kebutuhan peralatan kantor, kendaraan kantor, keamanan kantor, izin kantor, kesehatan pekerja kantor, resepsi kantor, hukum kantor, dan kekacauan kantor. , masalah ketenagakerjaan, dan terkait aktivitas lainnya. fasilitas. dan terkait dengan tanggung jawab perusahaan terhadap masyarakat sekitar. Program Pengembangan Masyarakat atau Corporate Social Responsibility.
 

Peran General Affair

General affair berperan, tugas dan tanggung jawab yang sangat kompleks. Untuk itu diperlukan manajemen yang tepat dan tepat guna mengelola komunikasi dengan unit kerja lain tanpa hambatan. Departemen Corporate Affairs dan General Affairs memiliki pengaruh yang signifikan terhadap penyediaan peralatan kantor seperti alat tulis, peralatan kebersihan, dan berbagai peralatan kantor lainnya. Layanan departemen umum menangani semua peralatan rumah tangga kantor yang bertujuan untuk meningkatkan produktivitas karyawan dan memungkinkan mereka untuk mempengaruhi pelanggan dengan cara yang lebih baik dan lebih optimal. Jika klien senang dan puas dengan pelayanan yang diberikan oleh General Affair, perusahaan dapat mengambil manfaat dari hasil pekerjaan yang dilakukan General Affair, baik dari segi profit maupun penyebaran dari mulut ke mulut, saya bisa melakukannya.
 

Klasifikasi General Affair

Untuk menjadi general affair maka ada klasifikasi yang harus dipenuhi antara lain adalah sebagai berikut:

1. Siap bekerja secara tim maupun individu

Untuk menjadi general affair, Anda diharapkan dapat bekerja baik dalam tim maupun individu. Baik kerja tim maupun individu memiliki peran, tugas dan tanggung jawab masing-masing yang harus dipenuhi secara umum. Untuk alasan ini, jika Anda menggunakannya untuk pekerjaan tim atau individu, Anda harus siap secara umum.

2. Standar pendidikan

Untuk menjadi General Affairs, Anda harus memenuhi standar pendidikan, termasuk pendidikan minimal D3 dan S1. Namun, latar belakang pendidikannya yang sebenarnya masih dipertanyakan. Biasanya, latar belakang pendidikan masalah umum adalah seseorang dengan gelar di bidang ekonomi dan pendidikan bisnis. Jika Anda ingin melakukan hal-hal umum, kuasai pendidikan.

3. Terbiasa dengan administrasi dan manajemen

Secara umum, Anda harus memiliki pengetahuan dan akrab dengan bidang administrasi dan administrasi. Tidak mengherankan jika perusahaan sering menggunakan istilah ini saat merekrut karyawan. Hal ini karena kegiatan ini membutuhkan lebih banyak pengalaman dan keterampilan.

4. Memahami SOP dan alur kerja perusahaan

Selain pendidikan dan pengetahuan di bidang manajemen dan administrasi, personel urusan umum harus memahami SOP (Standar Operasi Bisnis) dan bagaimana perusahaan beroperasi. Jika terjadi pelanggaran, masyarakat harus dapat menanggung akibatnya, termasuk kompensasi dari departemen sumber daya manusia perusahaan. Ada banyak tugas dan tanggung jawab dalam hal-hal umum, tetapi sebenarnya menjadi manusia tidak sulit. Namun, perlu diingat bahwa tanggung jawab seorang petugas administrasi cukup luas dan dapat mempengaruhi perkembangan bisnis, sehingga perusahaan harus mempekerjakan petugas administrasi yang tepat.
 

Tugas dan Tanggung Jawab General Affair

General Affairs (GA) adalah departemen atau divisi dalam suatu perusahaan yang menangani segala hal yang berkaitan dengan kebutuhan perusahaan sehari-hari dan mendadak. Urusan umum sebenarnya berfokus pada melayani semua bagian bisnis agar bisnis berjalan lancar secara keseluruhan melalui entitas pendukung. General Affair biasanya memiliki beberapa fokus layanan: aset dan pembelian, keduanya mencakup pemeliharaan dan pemesanan dari vendor tepercaya. Tugas dan tanggung jawab General Affairs dalam perusahaan dirinci di bawah ini.

1. General Affair Melakukan Pemesanan (Pengadaan Barang)

Tidak semua produk dan aset perusahaan tahan lama. Misalnya: printer atau komputer pribadi (PC). Ini adalah tanggung jawab GA untuk setiap pembelian yang dilakukan untuk mendapatkan barang. Tentu saja, membeli GA Travel Card saja tidak cukup, karena Anda harus bisa membandingkan harga sebelum membeli. Tentu saja, salah satu tujuan dari pengaturan ini adalah untuk memungkinkan perusahaan mengurangi biaya penerbitan aset. Semakin rendah nilai pengeluaran perusahaan untuk memperoleh aset, semakin baik kinerja divisi GA perusahaan.

2. General Affair Melakukan Pembelian Rutin

General Affair menangani pembelian sehari-hari serta pembelian aset perusahaan semi permanen seperti printer, PC, atau aset lain yang membantu menjalankan perusahaan. Pembelian harian ini sudah termasuk kebutuhan bulanan seperti air minum, perlengkapan kantor (ATK), kertas, tinta printer, dan beberapa barang berulang lainnya.

3. General Affair Melakukan Pembayaran Rutin

Perusahaan melakukan pembayaran rutin untuk listrik, air, telepon, internet (WLAN), dan berbagai pembayaran berulang lainnya. Untuk poin ketiga ini, GA biasanya memperkirakan dana yang dihitung dengan benar. Hal ini karena pembayaran rutin perusahaan biasanya sama dengan bulan sebelumnya. Untuk perusahaan besar, pembayaran biasanya dapat diprediksi dan diintegrasikan ke dalam sistem perusahaan, sehingga pembayaran berulang juga diproses secara otomatis melalui sistem.

4. Pembayaran Tenaga Kerja Harian

Tidak seperti pekerja yang dibayar dengan gaji tetap setiap bulan, pekerja tidak tetap adalah tanggung jawab GA. Departemen Umum berwenang menetapkan besaran upah harian bagi pekerja yang diberangkatkan, selain gaji pegawai. Gaji pekerja lepas dimasukkan ke dalam buku persyaratan staf persediaan kantor bulanan dan oleh karena itu menjadi tanggung jawab Departemen Urusan Umum.

5. Pemeliharaan Aset (Maintenance Assets)

Selain pembelian barang, divisi GA juga bertanggung jawab atas pemeliharaan aset yang diperoleh. Hal ini dikarenakan pengguna atau pengguna aset perusahaan juga tidak membeli dan menggunakannya secara sembarangan. Oleh karena itu, departemen urusan umum memiliki kontrol paling ketat terhadap karyawan yang tidak mengelola aset perusahaan, dan departemen urusan umum bertanggung jawab atas segala kerusakan aset perusahaan.

6. Renovasi dan Pembukaan Kantor Cabang

Departemen urusan umum perusahaan selalu sensitif dan terperinci dalam menentukan biaya yang terkait dengan perbaikan kantor atau perusahaan, atau pembukaan cabang baru. Renovasi kantor tidak berakhir dalam sekejap mata. Ini harus dipertimbangkan berdasarkan kelayakan dan perkiraan pendanaan yang masuk akal. Kalaupun perkiraan pendanaan disetujui oleh GA, laporan hasil renovasi dan pembelian material juga harus dibuktikan dengan voucher atau invoice.
 

Fungsi General Affair

Sekarang kita telah menjelaskan tugas dan tanggung jawab divisi general affair kita bahas fungsinya. Apa fungsi departemen General Affair perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Fungsi Pemeliharaan

Fungsi pertama General Affair adalah menilai dan memprioritaskan kebutuhan dan fasilitas sebelum mengajukan anggaran. Misalnya, apakah kebutuhan untuk memperbaiki fasilitas toilet lebih besar daripada kebutuhan untuk meningkatkan ruang pertemuan, pelatihan, atau lobi penerimaan perusahaan Anda Apakah Anda memerlukan kantin, dan siapa yang akan mengelolanya? General Affair harus memprioritaskan apa yang membuat karyawan lebih produktif terlebih dahulu. Namun, itu tergantung pada banyak faktor. Misalnya, untuk bisnis yang sering menerima kunjungan pelanggan, tentu disarankan untuk memiliki lobi, ruang tunggu, atau ruang konferensi yang lebih representatif.

2. Fungsi Perawatan

Tampaknya General Affair juga memiliki fungsi pemeliharaan! tanggung jawab General Affair untuk pemeliharaan mencakup beberapa aspek yang harus Anda ketahui. Aspek yang dicakup meliputi: gedung kantor (kebersihan, penampilan), lingkungan kantor (parkir yang aman, halaman dan/atau penyimpanan kantor yang memadai), kebersihan lingkungan kerja karyawan (workstation, ruang konferensi, lobi, dan seluruh area perusahaan), sistem kelistrikan pemeliharaan (mekanikal dan elektrikal). Wah ternyata fiturnya banyak ya!

3. Membina Hubungan Baik

Aspek penting lain dari pekerjaan urusan umum adalah menjaga hubungan baik dengan pemasok barang dan jasa. Ini termasuk menandatangani kontrak kerja, memastikan pembayaran tepat waktu, dan mengajukan keluhan atas nama perusahaan bila diperlukan. Hubungan ini secara tidak langsung mempengaruhi kinerja dan produktivitas karyawan. Selain itu juga mempengaruhi citra perusahaan di mata pelanggan yang tentunya berpengaruh terhadap keuntungan yang diperoleh.

4. General Affair Menciptakan SOP

Selain itu, General Affair juga terlibat dalam pembuatan, pengembangan dan implementasi sistem atau prosedur kerja pengadaan dan pemeliharaan fasilitas yang ada. Misalnya, buat daftar periksa dan jadwal untuk membersihkan toilet, jelaskan cara pemeliharaan generator, mobil, sepeda motor, dan peralatan berharga lainnya, dan buat deskripsi pekerjaan untuk karyawan Anda. Pekerjaan standar biasanya melakukan langkah-langkah restocking perlengkapan kantor yang sering digunakan seperti pulpen, kertas, binder, dan alat tulis lainnya.

5. Menyelenggarakan Survey Kepuasan

Sebagai departemen yang aktif di dalam perusahaan, General Affair juga melakukan survei kepuasan layanan untuk semua karyawan dan semua tempat kerja. Penelitian ini dilakukan untuk meningkatkan kualitas produk atau layanan kami serta akurasi dan kecepatan layanan yang diberikan.

6. Menyiapkan Laporan Berkala

Fungsi penting lainnya adalah pelaporan rutin rapat anggaran. Laporan keuangan ini harus terdiri dari aset dan biaya kantor sehingga perusahaan dapat menilai efektivitas investasi internalnya di perusahaan.

7. Membantu Perizinan

Departemen General Affair perusahaan Anda juga dapat membantu mengelola izin yang diperlukan. Juga dapat digunakan untuk membangun hubungan dengan pihak eksternal seperti pemerintah daerah, polisi, ormas, wartawan, kelurahan dan kecamatan.
 

Gaji Menjadi Seorang General Affair

Mungkin banyak yang bertanya-tanya berapa gaji umum yang mereka terima dari general affair ? Perhatikan bahwa setiap general affair menerima gaji yang berbeda tergantung pada kebijakan dan posisi perusahaan. Namun, secara umum, perusahaan membayar gaji umum sebesar Rp 3-5 juta per bulan. Gaji tersebut ialah gaji pokok yang tidak diakumulasikan secara terpusat, seperti gaji lembur dan gaji ke-13. Seiring waktu, gaji general affair akan meningkat sesuai dengan prestasi kerjanya. Keberhasilan atau kegagalan penyebab umum diukur dengan bagaimana Anda dapat memecahkan masalah dan mendukung kinerja Anda dalam operasi perusahaan Anda.
 

Kesimpulan

Sekarang setelah Anda tau tugas, tanggung jawab, dan fungsi General Affair, Anda dapat menggunakan aplikasi dari IDMETAFORRA untuk mempermudah pekerjaan sebagai General Affair. IDMETAFORA cocok untuk sistem reimburse dan cash advance yang lebih canggih. IDMETAFORA memungkinkan approval reimburse secara real time sehingga mereka dapat meminta persetujuan secara real time Hubungi kami di : 0896 6423 0232 atau 0813 9399 3723. Jl. Damai No.36, Sleman, Yogyakarta.