Menurut pengertian KPI ( Key Performance Indicator) merupakan alat pengambilan keputusan yang berguna  karena KPI memudahkan organisasi dalam perusahaan untuk mengukur kinerja individual serta membantu evaluasi kinerja organisasi itu sendiri untuk mencapai suatu tujuan visi strategi yang dimiliki.

Definisi KPI 
 

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, KPI merupakan singkatan dari Key Performance Indicator yang dapat diartikan sebagai indikator kunci untuk mengukur performa atau kinerja.

Sebagai indikator kunci, KPI menjadi ukuran yang paling utama dalam melihat seberapa baik kinerja yang ditunjukan oleh setiap karyawan di sebuah perusahaan atau bisnis. Karena dapat diukur oleh KPI kinerja seorang karyawan secara individual dan juga pencapaian kerjanya, Secara umum KPI dapat  digunakan di satu divisi atau departemen, tentu akan berbeda dengan KPI yang digunakan di departemen lain. Namun, meskipun jumlah dan jenis tindakan ini  berbeda-beda di setiap divisi maupun departemen.

Karena proses perancangan KPI tidak mudah biasanya hanya orang tertentu dalam perusahaan dituntut untuk merancangnya.
 

Fungsi KPI bagi sebuah bisnis
 

Seperti yang sudah di jelaskan dari pengertian KPI, manfaat dari KPI dapat kita lihat sebagai berikut :

1. Penyemangat kerja 

KPI sudah semestinya untuk mendistribusikan kepada seluruh karyawan secara transparan. Melalui transparansi data ini, karyawan akan meningkatkan motivasinya untuk menggapai seluruh tujuan perusahaan. Jangan biarkan  hal yang tidak diinginkan, seperti alasan resign kerja dan tidak terpenuhinya hak karyawan.

2. Mengukur Performa

KPI tidak hanya mengukur kinerja karyawan, tetapi juga mengukur seberapa besar perusahaan  telah berkembang. Apakah berjalan ke arah yang benar, atau sebaliknya, Dari data ini Dapat lebih mudah menemukan solusi untuk keputusan seperti menambah jumlah karyawan atau mengurangi biaya produksi.

Metode evaluasi kinerja karyawan cukup beragam, salah satunya adalah efektivitas yang digunakan selama 8 jam kerja, mulai dari datang tepat waktu, istirahat cukup hingga pulang tidak membawa pekerjaan kantor. Tetapi, evaluasi tersebut hanya akan membuat kita melihat secara subjektif tanpa mengetahui apa sebenarnya yang sudah dikontribusikan oleh perusahaan.

3. Mengasah Kemampuan 

Setelah kita mengetahui apa itu KPI dan mampu membuatnya efektif maka dalam proses berjalannya suatu bisnis ketik ada suatu masalah yang harus dihadapi, pemegang dari tanggung jawab salah satu departemen akan terasa menjadi lebih tajam untuk memutuskan jalan terbaik untuk tetap menggapai tujuan bisnis perusahaan.
 

Jenis-jenis KPI

Dasarnya, KPI mempunyai manfaat yang besar bagi perusahaan yang baru saja terjun ke dunia bisnis. Sebabnya, KPI perlu dibagi kedalam beberapa jenis agar progres perencanaan dan pemantauan lebih tersusun rapih, jelas dan detail. Berikut merupakan jenis-jenis KPI yang perlu kita ketahui.

1. Finansial 

Dalam dunia bisnis kita perlu mengetahui finansial merupakan bagian utama dalam membuat bisnis terlihat lebih berkembang atau menurun. Sebab itu, jenis KPI ini lah yang perlu kita ketahui adalah finansial.

Segala hal yang dipegang oleh finansial, seperti kas, hutang, penghasilan bersih, pengeluaran, biaya operasional dan lainnya wajib dicantumkan. Jika tidak ada dokumentasi ini kita akan merasa kesulitan dalam memberikan keputusan  rutinitas yang dilakukan selama 6 bulan kemarin memberikan efek positif atau negatif, dan bagaimana tindakan yang harus diambil pada 6 bulan selanjutnya.

Adapun jenis-jenis KPI yang termasuk dalam KPI finansial antara lain :

- KPI Laba Bersih
- KPI Laba Kotor
- KPI Marjin Laba Kotor
- KPI Marjin Laba Bersih
- KPI Rasio Lancar

2. Operasional

Fungsi KPI satu ini untuk mengukur bagaimana seluruh karyawan kita memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan. Berbeda jenis bisnis, maka pengukuran KPI akan sedikit berbeda. Contoh yang dapat kita bayangkan adalah:

bisnis jasa online : bagaimana menyediakan layanan 24 jam.
Bisnis penjualan produk : ketepatan waktu pengiriman barang kepada pelanggan.

3. Pertumbuhan

KPI merupakan elemen yang dapat digunakan untuk kemajuan bisnis, salah satunya jenis KPI pertumbuhan, mulai dari jumlah pengunjung, jumlah leads, jumlah pelanggan, hingga jumlah rekan kerjaan perusahaan. Semua dapat kita lihat melalui data. Untuk KPI yang satu ini tidak dapat kita tugaskan ke satu departemen saja karena diperlukan kontributor dari beberapa departemen dalam bisnis untuk memberikan data yang satu.
 

Manfaat Menerapkan KPI
 

Ada banyak manfaat yang bisa diperoleh ketika menerapkan KPI. Manfaat tersebut tidak hanya dirasakan oleh perusahaan atau pemilik usaha, tapi juga bisa dirasakan oleh karyawan itu sendiri.

Manfaat menerapkan KPI bagi perusahaan dan karyawan 

1. Manfaat Penerapan KPI bagi Perusahaan 

Sebagai indikator kunci, sebuah perusahaan dapat memanfaatkan penerapan KPI untuk menjaga arah strategi bisnisnya. Meski indikator ini sebenarnya digunakan untuk mengukur kinerja karyawan, tetapi juga dapat dijadikan panduan terkait hal apa saja yang harus dilakukan oleh setiap karyawan, dan bagaimana pekerjaan tersebut dapat dianggap berhasil dilakukan.

Karena alat untuk mengevaluasi kinerja karyawan, penerapan KPI akan sangat membantu perusahaan yang memiliki departemen HR. KPI dapat digunakan oleh HRD untuk mengetahui pengukuran serta melakukan evaluasi terhadap hasil kerja karyawan, dan dapat dengan lebih cepat mengidentifikasi jika ada kendala yang dihadapi oleh karyawan tersebut dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya.

Sehingga, manfaat KPI adalah memastikan karyawan tetap melakukan tugas dan tanggung jawab kerjanya dengan baik dan selaras tanpa tujuan perusahaan itu sendiri.

2. Manfaat Penerapan KPI bagi karyawan

Selain mengetahui apa itu KPI dan manfaat bagi perusahaan, tentunya perlu mengetahui manfaat penerapan KPI bagi karyawan.

Karyawan dapat mengetahui seberapa bagus hasil kinerja yang sudah dilakukan dengan mencocokan pencapaianya terhadap KPI. Semakin banyak KPI yang tercapai dan bahkan terlampaui. semakin baik pula hasil kerjanya. Dengan mengetahui kinerja yang dimiliki, karyawan dapat terlebih dahulu mempersiapkan diri apabila ada hasil kerja yang masih belum mencapai target.

Karyawan dapat dengan lebih akurat mengidentifikasi kendala yang mungkin dapat menghambatnya dalam memberikan hasil kerja yang optimal. Karyawan tersebut juga dapat menunjukan inisiatif setelah hasil mengidentifikasi kendala  yang dihadapi kepada pihak manajer maupun supervision.

Dengan KPI karyawan tidak hanya mengetahui seberapa baik kinerja yang berhasil ditunjuknya, tapi juga memperoleh bargain position atau posisi tawar apabila kinerja memang menunjukan hasil yang baik.

Tanpa adanya KPI, karyawan akan kesulitan dalam memberikan bukti apabila hasil kerja sudah baik dan cukup untuk memperoleh apresiasi baik dalam bentuk hadiah maupun kenaikan gaji dan jabatan. Karyawan tidak perlu takut tentang hal ini apabila terjadi perusahaan di tempat kerja menerapkan KPI, karena indikator capaian yang terdapat pada KPI dapat menjadi bukti yang cukup kuat.

Hal yang perlu kita ingat bahwa KPI seorang karyawan umumnya diturunkan strategi yang ingin diimplementasikan oleh perusahaan, ketika karyawan berhasil melakukan backtrack dari KPI yang ditetapkan kepadanya, karyawan juga dapat memperkirakan tujuan akhir yang ingin dicapai oleh perusahaan.
 

Cara Membuat KPI yang Efektif bagi bisnis Kecil
 

Pada ulasan diatas kita telah mengetahui bahwa KPI merupakan matriks yang berupa data. Berarti KPI harus diawali dengan membaca data yang sudah pernah dikumpulkan sebelumnya. Melainkan, apa yang paling penting perlu dicapai dalam bisnis sehingga kita dapat memilih data apa saja yang harus dikumpulkan agar proses penentuan KPI menjadi lebih tepat.

Berikut merupakan daftar yang dapat membantu kita dalam menentukan KPI yang efektif :

- Sesuai dengan tujuan bisnis.

- Spesifik, terukur, dapat dicapai, realitis, dan terikat dengan waktu.

- memiliki bobot.
 

Kesimpulan 

Seperti yang telah dijabarkan diatas, bahwa KPI dapat menjadi pengendali dan solusi permasalahan yang sedang dihadapi oleh suatu perusahaan, yaitu pengolahan sumber daya manusia, dan finansial agar bisnis mampu bertahan pada kondisi yang sedang sulit, dan berkembang pada waktu yang tepat.