Anda perlu tahu istilah-istilah pada warehouse atau pergudangan, Istilah tersebut antara lain yaitu receiving, putaway, dispatching, sampai reporting. Istilah tersebut belum semuanya, masih banyak lagi istilah-istilah yang dipakai pada bidang warehouse yang sedang berjalan. Berikut adalah istilah pergudangan yang perlu anda ketahui, termasuk langkah-langkah pada pergerakan barang di gudang untuk Anda ketahui.
 

Istilah Pada Warehouse atau Pergudangan

Sebelum membahas istilah dalam pergudangan, ada baiknya Anda perlu tahu dahulu apa itu warehouse atau pergudangan. Warehouse (gudang) merupakan bagian dari sebuah perusahaan yang fungsinya untuk menyimpan produk dan menyediakan informasi tentang kondisi produk tersebut seperti pada jumlah kuantitas produk serta kualitas produk. Sehingga, pihak-pihak yang membutuhkan informasi tersebut dapat mengaksesnya dengan lebih cepat, tepat dan mudah.

Pihak-pihak yang membutuhkan informasi produk di gudang yaitu pihak internal (perusahaan), supplier (pemasok), konsumen (pembeli), hingga tim audit. Sedangkan fungsi gudang pada dunia bisnis tidak hanya sebagai tempat penyimpanan barang saja. Gudang dapat menjadi tempat pendukung proses produksi, tempat transit, tempat penyortiran dan sebagainya. Pengelolaan serta perawatan gudang juga tidak sama, berbeda-beda sesuai dengan jenis serta fungsi gudang tersebut. Dalam hal tersebut dibutuhkan suatu sistem supaya mempermudah manajemen gudang yang dimana sistem tersebut adalah Warehouse management system (WMS).

Tujuan utama Warehouse Management System ialah yang dapat mengontrol semua proses yang terjadi dalam gudang. Selain dari itu, Warehouse Management System juga bisa memberikan fasilitas pemberitahuan lokasi pada penyimpanan barang berdasarkan jumlah barang serta jenis barang sehingga area penyimpanan pada gudang dapat terpakai secara optimal sehingga akan mempermudah untuk mengetahui jumlah stock pada setiap barang.

Kemudian, apakah Anda pernah bertanya-tanya mengapa sebuah perusahaan perlu memiliki sistem warehouse?

Hal tersebut tidak selalu bersifat "wajib", nyatanya adanya sistem warehouse memang sangat penting bagi perusahaan yang memproduksi barang atau perusahaan yang bergerak pada bidang ekspedisi. Dengan adanya sistem warehouse, perusahaan tersebut bisa memantau pergerakan barang dengan sangat mudah serta akurat.
Sementara itu, warehouse pun mempunyai beberapa fungsi selain sebagai tempat penyimpanan produk (inventory holding point).

Berikut adalah fungsi-fungsi warehouse yang harus Anda ketahui.

- Sebagai cross-clock atau gudang transit, yaitu barang dari beragam supplier yang terkumpul di satu gudang agar nantinya dikirim ke satu tujuan yang sama.
- Consolidation center atau pusat konsolidasi 
- Assembly facility atau fasilitas perakitan bagi perusahaan yang bergerak pada bidang otomotif dan sejenisnya
- Sortation center atau tempat penyortiran produk 
- Transshipment point atau tempat untuk meneruskan pengiriman produk
- Return goods center atau retur produk/pusat pengembalian

Setelah anda paham mengenai pengertian, tujuan, serta fungsi dari warehouse, saatnya kita membahas mengenai istilah dalam warehouse. Perlu Anda ketahui, istilah-istilah ini juga adalah sebuah representasi langkah/proses yang terjadi di pada sebuah warehouse.

Berikut adalah istilah pada pergudangan yang perlu Anda ketahui:

1. Receiving dan Putaway

Receiving dan putaway adalah langkah awal saat produk masuk pada sebuah warehouse. Proses receiving yakni proses penerimaan barang, sedangkan putaway yakni proses penempatan barang. Staff warehouse nantinya akan menginput informasi terkait kapan barang tersebut datang dan dimana barang tersebut diletakkan di gudang. Dengan demikian, karyawan dapat mengetahui posisi peletakkan barang tersebut pada gudang dan cukup mudah untuk menemukannya.

2. Dispatching

Setelah melakukan receiving dan putaway, langkah berikutnya yakni dispatching. Istilah tersebut antara lain merupakan sistem komputerisasi yang membantu karyawan untuk mengetahui informasi lokasi barang pada gudang. Informasi terkait produk-produk yang ada di gudang ini telah tercatat di WMS (Warehouse Management System), dimana sebelumnya karyawan telah menginputnya saat proses receiving serta putaway. Jadi, saat produk harus keluar, karyawan akan lebih mudah untuk mencarinya karena informasi penempatan produk telah tercatat pada WMS.

3. Picking

Setelah tahu keberadaan produk lewat WMS, selanjutnya karyawan akan melakukan proses picking maupun pengambilan barang di gudang. Proses pengambilan produk ini pastinya menyesuaikan pada jumlah pesanan dari konsumen.

4. Packing

Setelah proses picking, langkah berikutnya adalah packing atau pengemasan produk sesuai pesanan. Selain mengemas produk sesuai dengan standar yang berlaku, istilah dalam warehouse ini juga bertanggung jawab dalam memastikan kondisi produk sebelum pengiriman.
Selain itu, proses packing juga sebaiknya tetap mengacu pada WMS karena di sana telah tersedia informasi produk yang cukup lengkap, termasuk dimensi produk serta berat produknya. Sehingga, sistem secara otomatis telah menentukan jenis dan jumlah pengemasan yang sangat aman serta efisien dalam hal biaya.

5. Returns

Jika barang telah dikirim, hanya ada dua kemungkinan yang pasti terjadi yakni apakah pesanan sesuai dan konsumen menerimanya, atau pesanan tak sesuai dan konsumen mengembalikan produk tersebut pada perusahaan. Jika kondisi kedua yang terjadi, yaitu kondisi barang tak sesuai sehingga perlu retur, maka barang nantinya akan kembali ke gudang sebagai return goods center atau pusat pengembalian barang.

Biasanya konsumen mengembalikan produk karena barang tak sesuai dengan pesanannya, barang rusak, dan lain-lain. Meskipun karyawan telah mengecek kondisi barang saat packing, namun kadang kondisi barang dapat berubah saat proses pengiriman. Jadi, pastikan untuk menggunakan jasa pengiriman barang yang terbaik serta terpercaya. Dalam proses retur ini, staf perlu mencatat proses retur baik dengan manual maupun input langsung pada WMS. Pencatatan ini setidaknya berisi mengenai riwayat pemesanan, faktur,  retur, dan alasan kenapa produk tersebut dikembalikan.

6. Stock Take

Stock take adalah proses penyesuaian atau penyamaan stok fisik produk dengan stok yang telah ada pada WMS. Proses ini cukup penting agar mengetahui apakah terdapat selisih antara jumlah produk fisik dengan yang ada pada sistem. Saat ada selisih jumlah barang, kemudian karyawan bisa mencari tahu dari penyebab selisihnya tersebut secara lebih mudah dengan mengacu pada sistem. Apakah terdapat pergerakan barang yang belum terinput atau ada kekeliruan yang lainnya. 

Pada dasarnya, proses ini bisa dilakukan dengan manual maupun otomatis pada sistem. Hanya saja, memakai sistem WMS ini tampaknya lebih diminati oleh perusahaan besar karena sangat efektif dan efisien. Berbeda halnya saat harus menyesuaikan stok dengan manual yang tentunya akan memerlukan tenaga serta waktu yang jauh lebih lama. Tetapi, untuk usaha kecil yang produknya tidak terlalu banyak, melakukan stock take dengan manual sepertinya bisa menjadi pilihan tersendiri. 

7. Shipping

Selanjutnya, produk nantinya dikirim pada konsumen lewat jasa pengiriman barang seperti ekspedisi maupun proses pengiriman barang sesuai dengan ketentuan perusahaan.
Proses shipping pun harus tercatat pada WMS sehingga karyawan dapat memantau jumlah produk yang telah dikirim dan yang belum dikirim, serta pada status pengirimannya. 

Karena proses pengiriman tersebut biasanya memakan waktu sampau dengan berhari-hari, karyawan sebaiknya lebih up-to-date dengan status pengiriman barang. Karena, banyak sekali konsumen yang sering menanyakan posisi pesanan mereka telah sampai mana. Dengan begitu, karyawan bisa memberikan respon yang tetap dan sesuai untuk para konsumen. Selain itu, konsumen pun pastinya cukup terbantu dengan adanya jawaban yang positif serta solutif tersebut.

8. Reporting

Istilah pada warehouse yang terakhir yakni reporting. Proses ini adalah laporan mengenai manajemen warehouse. Adapun isi laporan itu adalah kesesuaian pada jumlah stok barang di gudang harus akurat. Memang proses ini mirip dengan stock take. Tetapi, stock take tak perlu membuat laporan, sedangkan reporting perlu adanya laporan.

Apakah anda sekarang paham mengenai warehouse atau istilah istilahnya?

Ternyata proses pergerakan barang di gudang tak semudah yang dikira. Ada banyak proses yang perlu dilalui dan wajib tercatat pada sistem supaya semuanya akurat. Saat salah menginput barang, tentu saja ini dapat membuat karyawan perlu mengecek ulang input barang tersebut.

Untuk Anda yang memerlukan sistem warehouse untuk kebutuhan bisnis anda, dan dapat membantu dalam operasional bisnis. Anda bisa menghubungi IDMETAFORA!
Karena IDMETAFORA Menawarkan Enterprise resource planning (ERP) yakni aplikasi bisnis yang terintegrasi. Aplikasi ERP untuk membantu proses operasional bisnis yang luas dan mendalam, seperti yang ditemukan dalam proses pembelian, pengelolaan gudang, penjualan, keuangan, SDM, distribusi, manufaktur, layanan, dan rantai pasokan.
Hubungi kami di : 0896 6423 0232 atau 0813 9399 3723.
Jl. Damai No.36, Sleman, Yogyakarta.