7 Alasan Mengapa Proyek ERP Gagal dan Bagaimana Cara Mengatasinya

Implementasi sistem Enterprise Resource Planning (ERP) menjadi langkah strategis bagi banyak perusahaan dalam upaya meningkatkan efisiensi dan mengintegrasikan berbagai aspek operasional. Namun, sayangnya, proyek ERP tidak selalu berjalan sesuai rencana, dan kegagalan implementasi dapat menyebabkan dampak yang signifikan pada operasional perusahaan.

Artikel ini akan menggali tujuh alasan utama mengapa proyek ERP dapat mengalami kegagalan dan memberikan panduan tentang cara mengatasi potensi masalah tersebut. Dengan memahami tantangan yang mungkin dihadapi dan mengimplementasikan strategi mitigasi yang efektif, perusahaan dapat meningkatkan peluang kesuksesan dalam mengadopsi sistem ERP.

Baca juga: Mengenal Business Intelligence: Sejarah, Manfaat dan Peran Pengambilan Keputusan

Faktor Gagalnya Sistem ERP

Mereka yang sedang mempertimbangkan sistem ERP baru dihadapkan pada statistik yang memprihatinkan, beberapa survei menunjukkan bahwa sekitar setengah dari semua proyek ERP gagal, biaya melampaui anggaran dengan signifikan, jadwal tidak terpenuhi, dan perbaikan tidak sesuai harapan.

Jika melihat data tersebut, alasan utamanya cukup jelas yaitu Implementasi perangkat lunak ERP adalah wilayah baru bagi sebagian besar perusahaan berukuran menengah, yang kurang memiliki pengalaman dengan proyek TI yang besar dan kompleks.

Meskipun kompetensi dengan sistem ERP secara bertahap dibangun sepanjang proyek implementasi ERP, beberapa langkah strategis paling penting terjadi pada tahap awal sebelum perusahaan memiliki pemahaman tentang ERP. Akibatnya, kesalahan pada tahap awal mengarahkan seluruh proyek ke jalur yang salah.

Faktanya, sebagian besar proyek ERP tidak gagal karena proses seleksi yang buruk atau fungsionalitas perangkat lunak ERP. Mereka gagal karena proses implementasi ERP. Solusinya? Persiapkan perusahaan dan tim Anda untuk pengenalan ERP guna mengurangi risiko-risiko ini.
 

Pengertian Implementasi ERP

Implementasi ERP merujuk pada proses menerapkan dan mengintegrasikan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) ke dalam struktur dan operasional suatu organisasi atau perusahaan. Proses ini melibatkan langkah-langkah seperti perancangan, pengaturan, dan konfigurasi sistem ERP agar sesuai dengan kebutuhan bisnis dan tujuan strategis perusahaan.

Langkah-langkah dalam implementasi ERP mencakup analisis kebutuhan bisnis, pemilihan perangkat lunak ERP yang sesuai, konfigurasi sistem, migrasi data, pelatihan pengguna, dan pengujian sistem sebelum penuhnya diadopsi dalam operasional sehari-hari.

Tujuan utama dari implementasi ERP adalah meningkatkan efisiensi operasional, mengoptimalkan pengelolaan sumber daya, dan menyediakan platform terintegrasi untuk informasi bisnis. Meskipun menjanjikan manfaat besar, implementasi ERP sering kali dihadapi dengan berbagai tantangan karena melibatkan perubahan dalam budaya organisasi, kebijakan, dan proses bisnis.

Oleh karena itu, kesuksesan implementasi ERP seringkali bergantung pada perencanaan yang matang, keterlibatan aktif dari semua pemangku kepentingan, dan manajemen perubahan yang efektif.
 

7 Alasan Kenapa Proyek ERP Gagal dan Cara Mengatasinya

Berikut adalah beberapa contoh alasan yang kerap ditemukan oleh beberapa perusahaan ERP yang gagal dalam mengimplementasikan proyek ERP nya, diantaranya yaitu:

1. Tujuan ERP Software yang Kurang Didefinisikan
Banyak perusahaan melihat pengenalan perangkat lunak ERP sebagai solusi ajaib untuk semua masalah mereka, namun, tidak mengambil waktu yang cukup untuk mendefinisikan secara spesifik apa yang mereka coba capai atau bagaimana mereka akan mengukur apa yang seharusnya menjadi kesuksesan.

Seringkali, setiap departemen mengharapkan peningkatan yang berbeda, sehingga bagaimana organisasi dapat mengetahui mana persyaratan yang memiliki prioritas? Penting untuk memiliki dokumentasi yang jelas tentang apa yang Anda ingin capai dengan sistem ERP dan di mana prioritasnya.

Ketika Anda tidak memiliki peta rinci tentang ke mana Anda ingin pergi, membimbing Anda setiap langkah dari perjalanan, Anda mungkin akan tersesat di tengah-tengah gangguan berbahaya seperti politik, pemikiran jangka pendek, dan hambatan kecil yang berubah menjadi penggulingan proyek.

Contohnya:

1. Meningkatkan kesalahan yang lebih rendah
2. Mengurangi waktu putaran
3. Mempercepat waktu ke pasar
4. Meningkatkan kolaborasi antar departemen
5. Meningkatkan kualitas layanan
6. Otomatisasi dan standarisasi alur kerja
7. Menyediakan analisis bisnis yang akurat dan terkini
8. Mendukung internasionalisasi
 
2. Kurangnya Komitmen Manajemen yang Memadai
Sebagian besar perusahaan menyadari bahwa proyek ERP memerlukan komitmen yang besar dan kadang-kadang pekerjaan lembur dari karyawan, selain menjalankan operasi sehari-hari. Tetapi bagaimana dengan tim manajemen?

Kepemimpinan yang tidak terlibat atau terlalu sibuk dapat menghentikan proyek secara tiba-tiba. Implementasi ERP bukanlah tentang menekan tombol dan semuanya terjadi secara otomatis: itu membutuhkan waktu dan perhatian yang hati-hati untuk dilakukan dengan benar.

Untuk berhasil dalam implementasi ERP, tim proyek memerlukan dukungan kuat (dan vokal) dari manajemen. Berkomunikasi secara jelas dan sering dengan perusahaan tentang harapan untuk proyek, membantu membebaskan sumber daya yang diperlukan, menjaga sikap dan energi positif, menunjukkan apresiasi, dan membuat diri mereka tersedia untuk sesi perencanaan adalah cara kunci di mana tim manajemen dapat membantu mengatasi pitfall ini.

3. Kurangnya Keahlian pada Tim Proyek
Setiap implementasi ERP harus dihadapi secara metodis. Ini dimulai dengan menyusun tim proyek yang tepat, terdiri dari seorang manajer proyek, pengguna kunci, dan staf TI. Untuk menghindari kesenjangan pengetahuan nantinya, pengguna kunci seharusnya mencakup semua area bisnis yang relevan, termasuk pembelian, pemasaran, logistik, penjualan, produksi, pengendalian, dan layanan. Tim harus memiliki keterampilan yang tepat untuk pekerjaan tersebut, dan memerlukan seorang pemimpin yang mengimplementasikan keterampilan mereka dengan baik secara terkoordinasi melalui implementasi ERP.

Berikut merupakan karakteristik manajer proyek yang baik:

1. Dekat dengan bisnis sehari-hari
2. Wawasan mendalam ke semua departemen
3. Keterampilan organisasi
4. Daya tekad
5. Kompetensi sosial / kerjasama tim

Tim proyek biasanya didukung oleh seorang manajer proyek dari penyedia perangkat lunak, yang mendorong proses berdasarkan metodologi implementasi, menentukan tonggak bersama dengan tim, dan memberikan masukan berharga.

Juga penting adalah tanggung jawab dan kompetensi yang jelas, misalnya melalui deskripsi peran dan aturan dasar untuk menyelesaikan perselisihan. Membangun tim yang hebat memerlukan kerangka kerja yang jelas tentang tujuan dan harapan, serta kepemimpinan yang kuat dan proaktif.

4. Kurangnya Komunikasi Terbuka
Banyak implementasi ERP mengalami kurangnya komunikasi yang memadai antara manajemen, tim proyek, karyawan, dan penyedia perangkat lunak. Jika pertanyaan dan kekhawatiran karyawan tidak dijawab, desas-desus dan sikap negatif dapat muncul, menciptakan hambatan lain bagi tim implementasi.

Sebaliknya, komunikasikan secara terbuka sejak awal. Beberapa minggu sebelum peluncuran implementasi, atur alat-alat yang diperlukan untuk memastikan aliran informasi yang berkelanjutan dan transparansi proyek yang maksimal.

Misalnya, atur waktu pertemuan rutin setiap minggu antara manajer proyek ERP dan tim manajemen. Jadwalkan sesi informasi rutin untuk karyawan. Gunakan buletin perusahaan atau surel perusahaan untuk pembaruan proyek. Pastikan dokumentasi, tugas-tugas, dan kemajuan proyek saat ini mudah diakses oleh semua yang terlibat.

Lebih baik berlebihan dalam berkomunikasi daripada kurang. Ketika orang-orang Anda tidak memahami dengan jelas kemajuan harian implementasi ERP dan ke mana proyek ini akan menuju, Anda memiliki masalah komunikasi yang perlu diperbaiki.

5. Proses Produksi Tidak Didefinisikan Dengan Jelas
Agar sistem ERP dapat memetakan proses di perusahaan Anda, proses saat ini harus didokumentasikan dengan jelas dan mendalam. Pemodelan proses adalah hal yang kompleks, sehingga waktu yang cukup sebaiknya dialokasikan untuk pekerjaan awal yang penting ini.

Inilah saatnya untuk optimalisasi! Pihak penyedia perangkat lunak Anda seharusnya dapat membantu Anda mengevaluasi proses Anda dan menemukan area yang perlu ditingkatkan sebelum dipetakan dalam ERP Anda. Layak untuk mengevaluasi dan merancang ulang alur kerja Anda:

1. Proses mana yang benar-benar diperlukan dan berguna
2. Proses mana yang dapat dibuat lebih efisien dengan bantuan perangkat lunak baru
3. alur kerja mana yang belum diperbarui baru-baru ini, meskipun proses telah berubah.

Apabila perangkat lunak baru tidak dapat mereproduksi suatu proses dengan tepat seperti yang Anda biasa gunakan, mungkin masuk akal untuk menyesuaikan proses Anda daripada menanggung biaya pemrograman khusus. Menganalisis dan mendiskusikan semua ini sebelumnya sangat penting.

6. Terlalu Meremehkan migrasi Data
Transfer data lama ke sistem baru sering kali merupakan aspek yang terlupakan dan dianggap remeh dalam implementasi ERP yang sukses. Migrasi data tidak terbatas pada ekspor dan impor sederhana dari Excel, tetapi semua data harus ditargetkan dan dipersiapkan secara cermat.

Selain itu, banyak orang keliru berpikir bahwa mereka akan dapat meningkatkan kualitas data yang kurang terawat dengan proyek ERP secara otomatis.

Kualitas data dalam sistem baru hanya akan sebaik kualitas data yang telah bermigrasi. Seperti pepatah mengatakan, "sampah masuk, sampah keluar." Untuk menghindari masalah ini, duplikat, kesalahan ejaan, atau rincian kartu seharusnya diperbaiki sebelum migrasi.

Setelah catatan dibersihkan, pemetaan dilakukan. Setiap bidang dari catatan data lama dihubungkan dengan rekan dari struktur data baru, dan pemeriksaan dilakukan untuk memastikan bahwa tipe data benar (misalnya "tanggal," "teks," atau "mata uang"). Hanya ketika struktur data baru berfungsi dalam simulasi terperinci, data akan dipindahkan ke sistem produksi.

7. Proyek ERP Gagal Karena Takut akan Perubahan
Perusahaan seharusnya siap menghadapi kenyataan bahwa tidak setiap karyawan antusias terhadap implementasi ERP. Pekerjaan dan proses berubah, informasi menjadi lebih transparan, tanggung jawab mungkin didistribusikan ulang perubahan ini kadang-kadang dihadapi dengan ketakutan dan resistensi.

Oleh karena itu, penting untuk berkomunikasi kepada setiap departemen manfaat konkret dari proyek ERP untuk pekerjaan sehari-hari dan memperkenalkan karyawan dengan sistem baru melalui lokakarya dan pelatihan. Ketika karyawan memahami mengapa perubahan terjadi dan manfaat yang akan dibawa perubahan, mereka memiliki dasar untuk beralih dari ketakutan akan yang diketahui menuju kenyamanan yang meningkat dengan proses perubahan (yaitu, implementasi ERP).

Pikirkan manajemen perubahan sebagai "segitiga perubahan" yang mencakup teknologi/sistem, proses, dan orang. Anda perlu fokus pada ketiga bagian dari segitiga itu. Seperti yang dibahas pada poin #4 di atas, berkomunikasi secara terbuka dan sering dengan tim Anda melalui berbagai saluran, pastikan untuk menanggapi pertanyaan dan kekhawatiran seiring munculnya.

Lebih baik bahwa keberatan dan resistensi terhadap perubahan diungkapkan dan dijawab, awal dalam proses daripada selama proses, di mana itu dapat merugikan proyek pada saat-saat yang tidak terduga.
 

Kesimpulan

Mengimplementasikan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) dapat menjadi langkah strategis bagi perusahaan, tetapi banyak proyek ERP yang mengalami kegagalan. Dari tujuh alasan utama kegagalan tersebut, beberapa di antaranya melibatkan kurangnya perencanaan dan persiapan yang matang sejak awal proyek hingga tahap implementasi yang kurang efektif. Dengan pendekatan yang matang dan komitmen dari semua pihak terkait, proyek ERP dapat menjadi investasi yang berharga untuk peningkatan efisiensi dan daya saing perusahaan.

Sumber: https://abas-erp.com/en/resources/erp-blog/7-reasons-erp-projects-fail-avoid-pitfalls