Perencanaan Strategis Sistem Informasi

Pengembangan sistem informasi yang tidak direncanakan dan dikelola dengan baik dapat sangat merugikan suatu organisasi.
Kerentanan penggunaan sistem informasi yang tidak tepat adalah munculnya kelebihan informasi yang tidak dibutuhkan oleh organisasi, seperti saat penginputan data.
Perkembangan teknologi saat ini telah memberikan kontribusi yang signifikan bagi organisasi dan institusi untuk menjalankan proses bisnisnya. Oleh karena itu, sistem informasi harus berjalan terus menerus antara bisnis dan teknologi informasi.
 

Pengertian Perencanaan Strategis Sistem Informasi

Perencanaan strategis sistem informasi adalah pendekatan sistematis untuk menentukan mana yang paling efektif dan efisien berkaitan dengan kepuasan pemenuhan kebutuhan informasi.
Sistem informasi strategis diperlukan untuk mempersiapkan organisasi dalam merencanakan penyebaran teknologi dan sistem informasinya. Untuk memenuhi kebutuhan sistem informasi organisasi masa depan, diperlukan suatu perencanaan yang mengkoordinir langkah-langkah organisasi dengan sistem informasi agar sesuai dengan perkembangan organisasi.
Menurut Ward and Peppard, ada tiga sasaran utama dari upaya penerapan SI/TI dalam suatu organisasi. Pertama, memperbaiki efisiensi kerja  dengan melakukan otomasi berbagai proses yang mengelola  informasi. Kedua, meningkatkan keefektifan manajemen dengan memuaskan kebutuhan  informasi guna pengambilan keputusan. Ketiga, memperbaiki daya saing atau meningkatkan  keunggulan kompetitif organisasi dengan merubah gaya dan cara berbisnis.

 

Metodologi Ward & Peppard

Pendekatan metodologis Ward dan Peppard membayangkan kondisi investasi SI/TI sebelumnya yang tidak membantu tujuan dan peluang bisnis organisasi, dan fenomena peningkatan keunggulan kompetitif organisasi karena keadaannya. Kurangnya investasi SI/TI  yang  bermanfaat bagi  suatu organisasi  disebabkan oleh rencana strategis SI/TI yang berfokus pada teknologi, bukan  kebutuhan bisnis.
Metodologi tersebut terdiri dari tahapan masukan dan tahapan keluaran.
Tahapan masukan

1. Analisis lingkungan bisnis eksternal, meliputi aspek ekonomi perusahaan, industri, dan lingkungan persaingan.
2. Analisis lingkungan SI/TI internal, dimana termasuk keadaan SI/TI organisasi, kematangan bisnis, kontribusi bisnis, kemampuan sumber daya manusia, sumber daya dan infrastruktur teknologi termasuk portofolio SI/TI yang saat ini.
3. Analisis lingkungan bisnis internal, termasuk aspek strategi bisnis organisasi saat ini, tujuan, sumber daya, proses, dan budaya nilai bisnis.
4. Analisis lingkungan SI/TI eksternal, termasuk tren teknologi dan peluang untuk penyebarannya, serta penggunaan SI/TI oleh pesaing, pelanggan, dam pemasok.

 
Tahapan Keluaran

1. Strategi TI, meliputi kebijakan dan strategi pengelolaan teknologi SI/TI dan sumber daya manusia.
2. Strategi SI bisnis, mencakup bagaimana setiap unit bisnis atau fitur menggunakan SI/TI untuk mencapai gambaran umum tujuan bisnis, portofolio aplikasi, dan arsitektur informasi.
3. Strartegi manajemen SI/TI, berisi elemen umum yang diterapkan oleh organisasi untuk memastikan implementasi yang konsisten dari kebijakan SI/TI yang diperlukan.

 

Metode Dan Teori Analisis Perencanaan Strategis SI/TI

Analisis SWOT

 
SWOT adalah singkatan dari Strengths (kekuatan), Weaknesses (kelemahan), Opportunities (peluang), dan Threats (ancaman).  Analisis SWOT dipetakan dari hasil analisis lingkungan. Kekuatan diidentifikasi dengan tujuan memungkinkan kekuatan organisasi untuk melanjutkan dan mempertahankan bisnisnya.
Kekuatan (strengths) dan kelemahan (weaknesses) berasal dari internal perusahaan. Hal-hal yang dapat dikendalikan dan diubah. Contohnya termasuk anggota tim, paten dan kekayaan intelektual, dan lokasi.
Peluang (opportunities) dan ancaman (threats) adalah hal-hal eksternal yang mempengaruhi bisnis Anda, atau hal-hal yang terjadi di luar bisnis Anda di pasar yang lebih besar. Anda dapat menangkap peluang dan melindungi diri dari ancaman, tetapi Anda tidak dapat mengubahnya. Contohnya termasuk pesaing, harga barang dagangan, dan tren belanja pelanggan.

Contoh pertanyaan yang dapat membantu analisis Anda
Strength
a. Aset apa yang dimiliki tim? Pengetahuan, pendidikan, jaringan, keterampilan,  reputasi?
b. Aset fisik yang dimiliki organisasi Anda? Seperti klien, infrastruktur, teknologi, hak cipta produk, pendanaan?
c. Proses bisnis seperti apa yang berhasil dijalankan organisasi Anda?

Weakness
a. Gap atau celah apa yang menjadi tantangan tim?
b. Aset fisik apa yang dibutuhkan organisasi Anda?
c. Proses bisnis apa yang perlu diperbaiki dalam organisasi Anda? 

Opportunitites
a. Apakah ada perubahan peraturan yang akan berdampak positif pada bisnis Anda?
b. Apakah pasar untuk bisnis Anda tumbuh dan cenderung mendorong orang untuk membeli lebih banyak dari apa yang Anda jual?
c. Apakah pelanggan Anda membutuhkan produk Anda, melihat bisnis Anda yang terus berkembang?

Threats
a. Bisakah perkembangan teknologi masa depan  mengubah cara Anda berbisnis?
b. Apakah tren pasar yang terus berubah dapat menjadi ancaman?
c. Adakah kompetitor yang memasuki pasar bisnis Anda? 


Analisis Value Chain


Analisis rantai nilai membantu Anda lebih memahami manfaat perusahaan,  mengidentifikasi di mana Anda dapat meningkatkan nilai pelanggan dan mengurangi biaya, dan lebih memahami  hubungan antara perusahaan dan pemasoknya, pelanggan, dan perusahaan lain.
 
Critical Success Factor (CSF)


Analisa CSF merupakan suatu ketentuan dari organisasi dan lingkungannya yang berpengaruh pada keberhasilan atau kegagalan. CSF dapat ditentukan jika objektif organisasi telah diidentifikasi. Tujuan dari CSF adalah menginterpretasikan objektif secara lebih jelas untuk menentukan aktivitas yang harus dilakukan dan informasi apa yang dibutuhkan.
Peran CSF dalam perencanaan strategis adalah untuk memfokuskan proses perencanaan strategis SI di area  strategis, memprioritaskan proposal untuk aplikasi SI, dan mengevaluasi strategi SI, antara strategi bisnis organisasi dan strategi SI.
 
Balanced Scorecard


Balanced Scorecard pertama yang diperkenalkan adalah sistem peringkat dan manajemen  yang dapat memberi manajer wawasan yang cepat, akurat, dan komprehensif  tentang kinerja perusahaan.
Perusahaan yang inovatif menggunakan kartu skor sebagai sistem manajemen strategis untuk memandu strategi jangka panjang dan menghasilkan proses manajemen, seperti:

a. Mengkomunikasikan dan menghubungkan tujuan dan ukuran strategis.
b. Merencanakan, menetapkan tujuan, dan mengoordinasikan inisiatif strategis.
c. Memperjelas visi serta strategi.
d. Umpan balik yang ditingkatkan dan pembelajaran strategis. 


McFarlan Strategic Grid


McFarlan Strategic Grid digunakan untuk memetakan aplikasi SI berdasarkan kontribusinya terhadap organisasi. Pemetaan dilakukan dalam empat kuadran (strategis, probabilitas tinggi, operasi kunci dan dukungan). Hasil pemetaan memberikan gambaran tentang kontribusi aplikasi SI untuk organisasi dan pengembangan masa depan.
 
Sasaran Utama Penerapan SI/TI
a. Meningkatkan efisiensi bisnis dengan mengotomatiskan berbagai proses yang mengelola informasi
b. Memperkuat daya saing atau keunggulan kompetitif organisasi dengan mengubah gaya dan cara bisnis.
c. Meningkatkan efektivitas manajemen dengan memenuhi kebutuhan informasi untuk pengambilan keputusan.




Namun, penggunaan TI seringkali berdampak kecil pada peningkatan kinerja dan kesuksesan bisnis organisasi, serta membuatnya lebih kompetitif. Maka dari itu, cara yang efektif untuk memperoleh manfaat strategis dari implementasi SI/TI adalah dengan memikirkan kembali bisnis Anda dengan menganalisis masalah bisnis saat ini dan perubahan di lingkungan mereka dan mempertimbangkan TI sebagai bagian dari solusi.
 

Faktor Keberhasilan Information Strategic Planning

a. Memanfaatkan orang-orang bisnis terbaik, kemampuan SI, dan konsultan eksternal untuk memberikan pengetahuan yang berharga tentang industri dan bisnis.
b. Pemahaman mendalam tentang bisnis internal dan eksternal dan lingkungan SI/TI
c. Dapatkan antusiasme, komitmen, dan keterlibatan dari manajemen tingkat atas.
d. Tujuan yang tetap sesuai dengan pengalaman dan kedewasaan. 

 

Kesimpulan

Perencanaan strategis SI/TI digunakan untuk mengoordinasikan kebutuhan strategi bisnis dan  SI/TI untuk memperoleh nilai  dari  organisasi dalam hal keunggulan kompetitif.
Proses identifikasi  informasi yang dibutuhkan untuk perencanaan strategis suatu sistem informasi dimulai dengan lingkungan organisasi yang meliputi visi, misi, dan tujuan  organisasi, mengidentifikasi lingkungan internal dan eksternal organisasi , serta bersifat internal dan eksternal.
___

 IDMETAFORA adalah Perusahaan Solusi IT, bisnis utama kami adalah Pengembangan ERP.
Kami juga mendukung klien kami dalam pengembangan Internet of Things, Desain & Pengembangan Web.

Hubungi kami di : 0896 6423 0232 atau 0813 9399 3723.
Jl. Damai, Sleman, Yogyakarta.
PT Metafora Indonesia Teknologi