Mengenal Lebih Jauh Tentang Arsip Digital

Seiring perkembangan serta majunya teknologi saat ini, hampir seluruh kegiatan manusia dikaitkan dengan teknologi terutama pengarsipan. Sebelum berkembangnya arsip digital seperti saat ini, dulu arsip hanya berbentuk fisik dan dapat dipegang. Namun arsip fisik memiliki resiko yang cukup besar. Sehingga, dengan memanfaatkan teknologi saat ini, arsip fisik dialihkan menjadi arsip digital.
 
Secara umum, sistem arsip elektronik merupakan otomatisasi dari sistem arsip manual. Maka dapat dikatakan bahwa sistem arsip elektronik sangat bergantung dengan sistem arsip manual. Dengan kata lain, sistem arsip elektornik tidak akan terbentuk tanpa adanya sistem arsip manual.
 
Arsip digital atau dikenal dengan arsip elektronik merupakan suatu arsip yang berisi data yang berupa ektronik dengan  metode penyimpanan dalam media digital. Proses konversi arsip dari lembaran kertas atau berupa fisik menjadi elektornik disebut dengan alih media. Dimana pada umumnya proses ini menggunakan perangkat computer yang dibantu dengan perangkat scanner dalam memproses perpindahan data tersebut. Untuk melakukan proses alih media atau proses digitalisasi suatu arsip, dari arsip fisik menjadi arsip digital dibutuhkan tahapan – tahapan berikut :
 
Tahapan pengumpulan bahan
Arsip yang dipindahkan harus mempertimbangkan kualifikasi dari berbagai aspek seperti tingkat kepentingan informasi yang terkandung dalam suatu arsip, arsip yang sudah rapuh atau akan rusak, dan pertimbangan lainnya
 
Tahapan pemindahan
Dengan menggunakan bantuan mesin scanner maka tahapan pemindaian ini akan dapat dilakukan setelah proses pengumpulan bahan maka bahan tersebut akan masuk ke proses pemindaian. Pada proses inilah dokumen fisik bertransformasi menjadi bentuk digital.
 
Tahapan manipulasi
Keunggulan dari penyimpanan arsip dalam bentuk ini adalah mudahnya melakukan manipulasi bentuk format dokumen yang akan disimpan, karena hasil dari proses digitalisasi yang sangat besar maka kita dapat mengubah format tersebut menjadi lebih kecil dengan banyak cara seperti mengkompresi dokumen ataupun mengubah format dokumen yang akan disimpan.
 
Tahapan entry data
Tahapan selanjutnya adalah proses entry data dimana data yang sudah dideskirpsikan lalu dikelompokkan berdasarkan klasifikasi tertentu sehingga pengguna dapat melakukan pencarian informasi berdasarkan deskripsi klasifikasi data yang telah dibuat dengan menggunakan kata kunci yang tepat. Maka proses pencarian Kembali informasi akan menjadi lebih mudah dan lebih cepat.
 
Tahapan koreksi
Tahapan ini merupakan tahapan akhir dalam proses alih media, dimana tahapan ini menjadi hal yang sangat penting dalam proses perkembangan pengelolaan arsip digital, karena pengelolaan yang bersifat berkelanjutan maka dalam hal peletakan pondasi dan klasifikasi harus benar-benar tersusun dengan baik dan benar agar tidak akan terjadi kesalahan dalam penempatan informasi yang baru di masa mendatang. Koreksi juga berfungsi untuk melihat jumlah data deskripsi yang sudah di entry sudah sesuai dengan jumlah data arsip elektroniknnya.
 
Pengelolaan arsip elektronik tentu memiliki manfaat tersendiri. Berikut merupakan beberapa manfaat dari pengelolaan arsip berbentuk digital :
 
Lebih dinamis dan statis
Pengelolaan jauh lebih dinamis dan statis. Arsip digital dapat dikelola dari awal perencanaan atau pembuatan dokumen.
 
Kecepatan dan ketepatan
Pengelolaan dapat memenuhi tuntutan terhadap kecepatan dan ketepatan.
 
Memudahkan aksesbilitas
Pengelolaan akan lebih memudahan aksesibilitas dan menjamin akuntabilitas.
 
Menuju paperless society
Pengelolaan arsip digital juga untuk meningkatkan gerakan paperless society dan menghemat ruangan atau sarana dan prasarana.
 
Manajemen pengawasan lebih mudah
Arsip dalam berbagai folder memiliki manajemen pengawasan yang lebih mudah, cepat, dan lebih accountable menuju governance
 
Meningkatkan pelayanan umum
Arsip digital akan lebih mudah digunakan untuk proses meningkatkan pelayanan umum yang lebih cepat, nyaman, dan aman.