Sistem Manajemen Arsip : Pengertian, Tujuan, Serta Jenis Penyimpanan Arsip

Kearsipan adalah sistem yang dikembangkan untuk mengatasi permasalahan dalam dokumentasi informasi. Terdapat banyak aktivitas yang menyebabkan menumpuknya  informasi dalam banyaknya bentuk dokumen yang ditemukan dalam setiap organisasi. Kearsipan termasuk ke dalam salah satu unsur yang penting dalam sistem informasi perusahaan, instansi, organisasi dan lainnya
 
Kearsipan atau filling system merupakan suatu rangkaian kerja yang teratur, mulai dari proses penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan serta penyimpanan suatu dokumen menurut sistem tertentu sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. Bila arsip sudah melewati batas masa penyimpanan atau sudah tidak memiliki nilai guna lagi, maka arsip tersebut dapat dimusnahkan atau dihilangkan.
 
Sedangkan untuk sistem manajemen kearsipan dapat diartikan sebagai perencanaan, pengawasan, pelatihan, pengorganisasian, pengembangan serta kegiatan maajerial lainnya yang berorientasi pada kegiatan penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip. Sistem kearsipan ini dikembangkan untuk mempermudah penyimpanan dan pencarian kembali informasi yang dianggap penting bagi organisasi sehingga dapat menjadi efektif atau bahkan tidak itu bergantung pada rancangan sistem tersebut.
 
Sistem penyimpanan arsip memiliki banyak tujuan, diantaranya adalah :

• Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat
• Menunjang terlaksananya penyusutan arssip dengan efektif dan efisien
• Menjaga ketahanan bahan dari arsip tersebut agar setiap historis dari peusahaan maupun individu dapat ditempatkan pada suatu tempat tertentu
• Untuk mengembangkan perusahaan tersebut apabila arsip itu ditempatkan secara permanen demi kelancaran tugas perusahaan atau kantor selama arsip tersebut  digunakan.

Kearsipan memiliki banyak macamnya, namun tidak semuanya cocok untuk diterapkan pada perusahaan atau instansi yang dikelola. Sistem manajemen arsip biasanya digunakan untuk memudahkan arsiparis atau staf kearsipan ketika melakukan indexing baik itu melalui aplikasi kearsipan atau kartu kendali. Terdapat lima jenis sistem penyimpanan arsip yang sering digunakan oleh perusahaan maupun instansi pemerintahan. Berikut sistem tersebut diantara lain :
 
Sistem nomor (Numerical Filling System)
Sistem penyimpanan ini biasanya digunakan oleh arsiparis yang melakukan indexing atau klasifikasi dokumen atau arsip berdasarkan nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan. Penggantian tersebut dikenal juga dengan indirect filling system, karena penentuan nomor pada arsip akan dilakukan berdasarkan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu.
Sistem penomoran sebenarnya memiliki persamaan dengan sistem berdasarkan tanggal. Namun perbedaannya adalah nomor ini ditentukan berdasarkan peraturan penyimpanan yang sudah biasa digunakan yaitu :

• Penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey, sistem yang disebut juga sistem decimal dengan menggunakan notasi angka 0-9.
• Penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri atau urut. Sistem ini dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan berkisar 1.000 hingga 10.000 arsip. Penomoran dimulai dari nomor 1, 2, 3, dan seterusnya.
• Penyimpanan arsip berdasarkan nomor terminal digit. Sistem ini berdasarkan nomor urut pada buku arsip. Nomor urut pada arsip dimulai dari nomor 0000 (empat digit) sehingga arsip bernomor 0000 merupakan arsip pertama yang disimpan.

 
Sistem tanggal (chronological filing system)
Arsip pada sistem ini dikelompokkan berdasarkan waktu pembuatan, bisa dari tahun, bulan, atau hari. Sistem ini digunakan apabila kegiatan surat menyurat belum begitu banyak, agar seluruh surat dapat disatukan dan diarsipkan dalam satu file pada tiap periode tertentu misalnya dalam satu bulan. Namun apabila kegiatan surat menyurat sudah berkembang menjadi lebih luas, maka sistem ini menjadi kurang memadai untuk diterapkan.
 
Sistem abjad (Alphabetic filing ststem)
Sistem ini disusun berdasarkan pengelompokan nama atau organisasi lalu diurutkan sesuai abjad dengan urutan dimulai dari A hingga Z. Sistem ini merupakan sistem yang tertua dan yang paling sering digunnakan. Sistem abjadi juga disebut dengan sistem langsung atau direct filing system karena dapat langsung mencari arsip tanpa menggunakan kartu indeks.
 
Sistem wilayah (geographic filing system)
Pada umumnya, metode pengarsipan ini digunakan untuk proyek pembangunan atau perusahaan yang memiliki cabang di berbagai daerah. Perusahaan dapat memilah dan mengurutkan arsip sesuai dengan geografis atau wilayah.
 
Sistem subjek (subject filing system)
Sistem penyimpanan ini digunakan untuk menyimpan arsip yang dikelompokkan berdasarkan jenis masalah yang terjadi. Oleh karena itu, sistem ini sangat cocok untuk diterapkan bagi instansi pemerintahaan atau perusahaan yang sering berhubungan dengan keluhan pelanggan.