Mengenal Lebih Jauh Purchase Order Dalam Purchasing System

Seiring dengan meningkatnya permintaan produk, proses bisnis mungkin menjadi lebih kompleks. Adanya PO dapat memudahkan bisnis untuk memenuhi permintaan produk. Selain itu, jika perusahaan menggunakan system CRM, maka dapat menyiapkan produk sesuai dengan kebutuhan pelanggan untuk mencegah pemborosan dan penumpukan barang. Pada masa lalu dapat dengan mdah memesan barang dari pemasok melalui telepon atau email, namun ketika bisnis semakin besar, pasokan akan lebih sulit untuk dikelola. Disinilan peran purchase order berjalan.
 
Purchase order atau yang sering disebut juga pesanan pembelian adalah dokumen resmi yang dibuat oleh pembeli yang berisi rangkuman barang atau jasa yang dibeli dari penjual atau pemasok. Dengan kata lain, dokumen ini juga dapat berperan sebagai kontrak yang membentuk kesepakatan mengenai barang atau jasa yang pembeli inginkan. Pada saat pengajuan PO, seringkali pembeli telah mencantumkan spesifikasi serta informasi terkait barang yang akan dipesan dari penjual. Selain itu, dokumen ini juga dapat membantu bisnis untuk memastikan bahwa setiap pembelanjaan yang dilakukan sesuai dengan anggaran bisnis.
 
Semakin spesifik pesanan, maka semakin banyak juga rincian yang disertakan dan ituu akan membuat kegiatan lebih efektif. Kesalahpahaman sering terjadi mengingat keduanya melibatkan aktivitas pelanggan dan pemasok yang mengatur pembayaran suatu produk atau jasa.
 
Perbedaan utamanya adalah terletak pada waktu. PO diterbitkan pada awal proses ketika pembeli mulai memesan barang-barang yang dibutuhkan kepada penjual. Sedangkan faktura tau invoice diterbitkan pada akhir proses oleh penjual dengan menggunakan informasi dari PO untuk menagih pembayaran yang sudah disepakati kedua belah pihak.
 
Terdapat banyak usaha kecil dan menengah yang memilih untuk tidak menggunakan PO karena memnganggap pembuatan PO akan memperlambat proses transaksi. Alasan lainnya pemillik merasa memiliki hubungan yang dekat dengan pemasok sehingga tidak memerlukan dokumen resmi seperti PO. Namun, Langkah tersebut beresiko dan akan mempersulit bisnis dalam jangka panjang. Seiring bertumbuhnya bisnis, masalah dapat muncul karena kurangnya informasi yang terperinci atau pesanan barang yang tidak tercatat. Meskipun membuat pesanan pembelian dapat terasa rumit, dokumen pesanan akan memberikan keamanan terhadap penipuan. Juga dapat menyimpan barang dalam stok dengan harga yang diinginkan. Berikut detail funfsi dari PO bagi bisnis :
 
Menghindari kekeliruan pesanan
Ketika menerima kiriman barang namun ternyata tidak sesuai dengan yang diharapkan, maka PO dapat menjadi bukti dari proses pembelian tersebut. jika PO tidak digunakan, maka proses tersebut akan merepotkan dan menyulitkan sebab bukan tidak mungkin jika vendor mengklaim barang tersebut sesuai dengan pesanan yang disampaikan secara lisan.
 
Mencegah adanya pesanan ganda
Hal ini tentunya sangat bermanfaat untuk mencocokkan dan mendata pesanan, terutama bila memesan barang yang beragam dan dalam jumlah yang banyak. Dengan adanya  PO, maka dapat memeriksa barang mana yang sudah dipesan dan dari pemasok mana. Jadi, dapat mencegah resiko adanya pesanan ganda untuk barang yang sama.
 
Melacak pesanan yang sudah masuk
PO berisi informasi detail tentang pesanan barang, jadi dapat melacak pesanan yang sudah masuk. Pembeli dapat memastikan jumlah pesanan sesuai, jenis barang tepat, harga sesuai dengan perjanjian, dan lain sebagainya. Dengan kata lain, PO juga berfungsi sebagai dokumen hukum untuk menyelesaikan perselisihan atau gap dalam transaksi. Dengan hasi inventori dan stok pun terkelola dengan baik.