Mengenal Lebih Jauh Tentang Purchasing System

Pada zaman digital saat ini, sebagian besar individu sudah memulai untuk menggunakan internet dan teknologi digital untuk memenuhi kebutuhan sehari-hari seperti berbelanja, bekerja, dan lain sebagainya. Teknologi saat ini menawarkan kemudahan dan mendapat akses dimana saja menjadikan nilai tammbah yang bermanfaat untuk pelanggan dan perusahaan. Salah satu proses yang telah pengalami perubahan adalah purchasing.
 
Purchasing dalam Bahasa Indonesia memiliki arti pembelian, yang berarti dalam suatu organisasi adalah suatu proses pemesanan barang atau jasa untuk digunakan dalam melancarkan kegiatan operasional. Biasanya, purchasing memiliki SDM (Sumber Daya Manusia) tersendiri. Peran purchasing adalah melakukan pembelian yang diminta oleh divisi lain dalam perusahaan. Tidak hanya itu, purchasing juga bertanggung jawab atas barang atau jasa yang dipesan.
 
Purchasing system adalah sebuah metode yang digunakan oleh perusahaan untuk membeli produk dan atau jasa. Sebuah purchasing system mengelola proses pengadaan barang secara keseluruhan, mulai dari permintaan, pembelian, penerimaan produk, hingga pembayaran. Purchasing system merupakan komponen kunci dari manajemen persediaan barang dalam memantau ketersediaan barang dan membantu perusahaan menentukan apa yang harus dibeli, berapa banyak yang harus dibeli, dan kapan harus membelinya.
 
Purchasing system menjadikan proses pembelian menjadi lebih efisien dan dapat membantu perusahaan untuk mengurangi biaya supply. Purchasing system yang terkomputerisasi dapat mengurangi biaya administrasi perusahaan dalam pencetakan dan pengadaan kertas, mengurangi alur pembelian dan mengurangi human error yang mengakibatkan kerugian. Sistem yang terkomputerisasi juga memudahkan dalam pelacakan pesanan dan pengelolaan anggaran pembelian dengan membuat laporan yang cepat.
 
Puchasing system memiliki tanggung jawab atas barrang atau jasa yang dipesan. Berikut tanggung jawab yang harus dikerjakan oleh purchasing :
 
Menerima dan menganalisis kebutuhan
Purchasing wajib menerima permintaan pembelian selama untuk kepentingan operasional perusahaan. Namun sebaiknya, purchasing menganalisis kembali apakah barang atau jasa tersebut memang benar dibutuhkan atau hanya digunakan untuk kepentingan pribadi, terutama kebutuhan tiap departemen berbeda – beda. Purchasing juga harus meminta persetujuan terlebih dahulu aas pemintaan yang ada kepada manajemen dan finance untuk setiap pembelian.
 
Menganalisa dan memilih supplier dan vendor
Tanggung jawab lainnya dari purchasing adalah mencari dan memilih supplier serta vendor.  Purchasing harus dapat menganalisa, memilih supplier atau vendor yang baik dan berkualitas. Purchasing harus memiliki data-data supplier yang sesuai dengan kualitas perusahaan dan sesuai dengan harga dalam anggaran. Pemilihan supplier dapat melalui proposal yang ditwarkan, iklan, atau atas saran orang lain.
 
Melakukan pemesanan
Dalam pemesanan harus membuat dan mengisi formular purchase order terlebih dahulu. Formular tersebut lebih baiknya dibuat dalam beberapa rangkap agar dapat dijadikan sebagai arsip untuk perusahaan. Arsip ini juga akan dapat menjadi bukti bahwa perusahaan pernah atau sedang melakukan pemesanan tersebut.
 
Memantau pengiriman barang
Selama masa pengiriman barang, purchasing harus memantau lokasi barang atau jasa tersebut hingga sampai di perusahaan. Apabila yang dibeli adalah jasa, maka tim purchasing harus memastikan bahwa pekerjaan selesai sesuai dengan kontrak.
 
Memeriksa kualitas pesanan
Setelah barang sampai, maka purchasing wajib untuk memeriksa produk yang dipesan apakah sesuai dengan pesanan atau apakah ada cacat produksi atau lainnya. Jika ada yang tidak sesuai dengan pesanan maka purchasing dapat meretur barang tersebut demi menjaga kualitas.
 
Pembayaran
Pembayaran dapat dilakukan dengan cicilan atau tunai bergantung pada kesepakatan kedua bilah pihak. Purchasing bertugas untuk melunasi pembelian tersebut hingga lunas.