Mengenal Apa Itu SOP (Standar Operasional Prosedur) Dan Bagaimana Cara Merancangnya

Pengertian SOP

SOP merupakan instruksi tertulis yang memastikan gimana bisnis Kamu wajib melakukan tugas yang berulang buat mencapai hasil yang diinginkan. Badan Perlindungan Lingkungan AS menetapkan SOP dengan metode yang serupa namun lebih simpel:
“ Standard operasional prosedur atau SOP merupakan seperangkat instruksi tertulis yang mendokumentasikan aktivitas teratur ataupun berulang yang diiringi oleh sesuatu organisasi.”
Britannica mendefinisikan SOP secara lebih rinci sebagai:
“ Standar operasional prosedur ataupun SOP merupakan seperangkat pedoman tertulis ataupun instruksi buat penyelesaian tugas rutin, yang dirancang buat tingkatkan kinerja, tingkatkan efisiensi, serta menentukan mutu lewat homogenisasi sistemik.”
Sekali lagi, fokusnya merupakan melaksanakan tugas teratur buat tingkatkan kinerja serta tingkatkan efisiensi. Alih- alih membiarkan karyawan Kamu membuang waktu buat memikirkan apa yang wajib mereka lakukan, jalan maksimal merupakan berikan mereka panduan yang gampang buat diikuti.
Bila ini merupakan pertama kalinya Kamu menekuni tentang SOP, mungkin cuma akan berpikir ini hanya tentang membuat tugas teratur. Tetapi, Kamu dapat melaksanakan tugas- tugas non- rutin yang juga menemukan manfaat dari didekati dengan pendekatan standar.
Contoh kasus: Bayangkan bila tiap agen layanan pelanggan mendekati tiap keluhan tanpa kerangka kerja ataupun konsistensi.
Tiap agen akan memberi tahu permasalahan dalam format yang berbeda, dengan input yang tidak bisa dibanding menurut apa juga yang mereka mau. Iterasi serta kenaikan tidak bisa jadi terjalin tanpa pendekatan yang konsisten.
Proses yang konsisten membantu menciptakan output yang konsisten. Jauh lebih gampang buat mengetahui penyimpangan yang bisa jadi menunjukkan permasalahan pada saat hasil positif nampak yang mirip.
SOP merupakan hal yang wajib terdapat pada tiap bisnis. Kala industri tergantung pada timyang menuntaskan banyak tugas non- rutin tiap hari, efisiensi danterukur jadi hal yang yang akan miliki bersamaan dengan berkembangnya bisnis.
 

Elemen Esensial dari Standar Operasional Prosedur

Tujuan
Bagian awal serta sangat berarti dari prosedur pembedahan standar merupakan mendefinisikan tujuan yang jelas. Tujuannya wajib menanggapi persoalan khusus seperti buat siapa SOP, gimana/ di mana memakainya, serta permasalahan apa yang akan dipecahkan.

Cakupan
Lingkup cakupan mendefinisikan pelaksanaan serta pemakaian SOP. Buat siapa serta buat permasalahan pemakaian bisnis apa yang dicakupnya.

Tanggung jawab
Siapa yang melaksanakan tugas itu? Bila terdapat permasalahan dengan tugas tersebut, kepada siapa permasalahan ini wajib ditingkatkan? Terakhir, siapa yang mengawasi SOP ini serta bertanggung jawab buat memastikannya selalu diperbarui serta memperbaikinya?

Akuntabilitas
Manfaat dari standar operasional prosedur merupakan dengan menghasilkan ini
Kamu dapat memohon pertanggung jawaban staf. Mereka wajib mangulas siapa yang akan membenarkan implementasi prosedur dalam SOP serta siapa yang akan bertanggung jawab bila sesuatu prosedur tidak diikuti.

Prosedur
Ini merupakan inti dari SOP yang memastikan tugas mana yang butuh dicoba serta gimana mereka akan melaksanakannya. Prosedur ini mencakup seluruh langkah yang butuh diikuti oleh staf. Ini kerap ialah salah satunya komponen yang butuh dilihat serta dikelola oleh sebagian besar staf Kamu.
 

Manfaat Standar Operasional Prosedur

Efisiensi
Alasan nomor satu kenapa Kamu wajib meningkatkan SOP buat industri Kamu merupakan buat tingkatkan efisiensi. SOP membuat tenaga kerja Kamu efektif, bisa diprediksi, serta bisa diukur. Pada saat karyawan Kamu tidak butuh menghabiskan tenaga buat berpikir tentang gimana melaksanakan suatu, mereka bisa memfokuskan seluruh tenaga buat melaksanakan tugas.
Pada saat timKamu menuntaskan prosedur yang sama kesekian kali, Kamu bisa mulai tingkatkan prosesnya. Bisa jadi sebagian Kamu membuat standar yang kelewatan serta tidak membagikan nilai bonus apa pun. Kebalikannya, Kamu bisa jadi menciptakan kesalahan yang
bisa dicegah serta menciptakan pemecahan buat pemecahan permasalahan tersebut.
Akan terdapat lebih sedikit waktu terbuang, realisasi rencana bisnis lebih maksimal, serta kegagalan perlengkapan yang lain pada saat Kamu mempunyai SOP yang diresmikan secara jelas buat tiap tugas, proses, perlengkapan, serta mesin.

Standardisasi
Standar operasional prosedur merupakan seluruh tentang standardisasi serta konsistensi. Dengan menetapkan prosedur buat melaksanakan tugas teratur tertentu, Kamu menstandarisasinya. Tugas wajib senantiasa dicoba dengan metode yang sama di segala industri Kamu di seluruh kementerian.
Itu tidak cuma menyelamatkan timKamu dari membuat prosedur sendiri berulang- ulang buat tugas yang sama di segala organisasi Kamu, namun itu akan membuat proses jadi efektif, tingkatkan konsistensi, serta akan membolehkan manajemen Kamu membuat keputusan bisnis yang terinformasi.

Akuntabilitas
Riset menampilkan kalau sebanyak 30- 50% karyawan menjauhi tanggung jawab rata- rata serta minimnya akuntabilitas ini membuat banyak uang dari bisnis. SOP membantu menuntaskan permasalahan tanggung jawab serta akuntabilitas.
Bila proses didefinisikan dengan jelas dalam SOP, bersama dengan siapa yang melaksanakan padanya, terdapat lebih sedikit ruang buat kesalahan. Bila tugas tidak berakhir secara akurat, serta SOP tidak diiringi, manajemen bisa mengambil aksi yang pas buat mencegahnya terulang kembali.

Keamanan
Keselamatan serta kesehatan karyawan di tempat kerja merupakan permasalahan serius yang bisa Kamu tangani dengan SOP. Bisa jadi Kamu butuh menjabarkan metode sangat nyaman buat mematikan perlengkapan beresiko ataupun menegaskan karyawan buat menggunakan perlengkapan pelindung, pengingat tambahan ini bisa membantu menghindari musibah di tempat kerja Kamu.
Ini secara tidak langsung menyelamatkan industri Kamu dari hukuman, denda, serta tuntutan hukum. Pada saat Kamu sudah membuat catatan seluruh permasalahan keamanan, tenaga kerja dilatih, serta Kamu menjajaki seluruh hukum pemerintah, seluruhnya akan nyaman serta selalu dalam kendali.
 

Cara Merancang Standar Operasional Prosedur

Langkah 1: Pengumjugan Data
Langkah awal merupakan memperoleh data tentang prosedur, kegiatan, serta proses aktual. Kamu butuh memastikan prosedur yang pas serta bisa dilakukan oleh seorang yang sudah melaksanakan tugas ataupun mengetahui
tugas secara totalitas.
Manajer, para pakar, ataupun staf senior merupakan sumber daya terbaik Kamu buat mengumpulkan seluruh data buat standar prosedur yang akan Kamu buat.

Langkah 2: Mencatat dan Menulis
Sehabis Kamu mempunyai seluruh data internal serta eksternal, langkah berikutnya merupakan mulai mencatat serta menulis SOP. Ini wajib dilakukan oleh para pakar internal bila mereka mengenali terminologi, proses, serta data relevan yang lain yang dibutuhkan buat penyelesaian tugas.
Disaat menulis SOP, Kamu wajib menjajaki ketentuan 5 C ialah:
1. Clear(Bersih)
2. Complete(Lengkap)
3. Concise(Ringkas)
4. Correct(Benar)
5. Courteous(Sopan)
Tidak terdapat metode yang benar ataupun salah buat menulis SOP. Tetapi, 5 poin diatas membantu buat membuat format standar operasional prosedur serta memakainya buat seluruh standar pembedahan di organisasi Kamu.
Format standar operasional prosedur lumayan fleksibel serta Kamu bisa meningkatkan perinci sebanyak yang Kamu suka.
Berikut ini merupakan sebagian elemen universal yang dapat terdapat dalam SOP yang lagi Kamu rancang:
• Judul
• Departemen, tugas, proyek, serta rincian manajemen
• Tujuan SOP
• Cakupan
• Definisi
• Prosedur
• Tanggung jawab serta perincian akuntabilitas

Langkah 3 Implementasi
Mempraktikkan prosedur operasi standar merupakan salah satu langkah sangat berarti dalam proses. Implementasi merupakan proses multi- langkah.
1. Ini diawali dengan meninjau SOP tertulis oleh sekelompok pakar.
2. Karyawan butuh dilatih. Kamu butuh membagikan mereka instruksi serta perincian yang dibutuhkan terpaut dengan SOP sehingga mereka bisa mulai menerapkannya secara benar. Ini sangat berarti serta menantang pada saat Kamu mempraktikkan SOP baru atas proses yang terdapat serta bisa jadi dengan metode yang baru.
3. Perhatikan akuntabilitas. Percayakan karyawan serta timyang bertanggung jawab atas pelaksanaan SOP dengan memakai sistem buat memantau kepatuhan terhadap SOP serta mengukur hasilnya.

Langkah 4 Tes dan Improvisasi
Dengarkan tiap masukan karyawan Kamu yang telah mempraktikkan SOP ini, serta perhatikan kinerjanya. Amati apakah mereka kesusahan dalam pelaksanaan standar pembedahan pada proses kerja mereka.
Bila mereka merasa kesusahan serta berakibat pada penyusutan produktivitas bisa jadi Kamu butuh melaksanakan improvisasi ataupun perubuhan pada rancangan standar operasional prosedur yang sudah Kamu buat.
Ingatlah, membuat SOP merupakan revisi yang berkepanjangan serta akan selalu berganti bersamaan berkembangnya zaman.
 

Kesimpulan

Untuk membuat SOP yang efisien untuk kemajuan bisnis memanglah dibutuhkan waktu buat penyesuaian serta revisi yang berkepanjangan. Standar operasional prosedur merupakan hal yang mengikat buat seluruh karyawan ataupun divisi dalam sesuatu industri, hingga dari itu tiap dari karyawan wajib paham serta menjajaki secara keseluran SOP yang telah terbuat.