Dalam menyelesaikan sebuah proyek, hal utama yang perlu diperhatikan adalah manajemen waktu dan sumber daya yang dibutuhkan. Sehingga, setiap kebutuhan dapat terencana dengan baik dan terstruktur. Salah satu cara untuk dapat menyelesaikan masalah tersebut adalah dengan menerapkan strategi manajemen proyek yang optimal. Lantas, apa itu sebenarnya manajemen proyek? Pada artikel kali ini, kami akan membahas lebih dalam mengenai tujuan, tahapan, hingga contoh penerapannya.
Project management atau manajemen proyek merupakan disiplin ilmu yang berfokus pada perencanaan, pengelolaan, dan pengorganisasian untuk dapat mencapai tujuan (objective) dari proyek. Istilah proyek disini adalah kegiatan yang sifatnya sementara dan telah ditentukan waktu awal hingga akhir proses pengerjaannya. Dimana, untuk mencapai tujuan tersebut banyak parameter yang harus dikerjakan mulai dari manajemen anggaran, resources, tim proyek, hingga operasional kerja. Salah satu ciri utama dari sebuah proyek adalah sifatnya yang repetitif. Aktivitas yang sesuai untuk menerapkan manajemen proyek adalah yang menghasilkan produk atau jasa dalam jangka waktu tertentu. Dalam mengelola project management yang baik, tentu ada beberapa hal yang perlu dioptimalkan dan memerlukan strategi efektif.
Sebelum membahas berkaitan dengan tahapan project management, anda perlu mengetahui tujuan sebenarnya perusahaan atau industri digital membutuhkan sistem ini. 1. Menyelesaikan Tugas Tepat Waktu Pertama, manajemen waktu atau time management sangat penting untuk diperhatikan oleh setiap stakeholder. Pengelolaan waktu yang baik dapat meningkatkan ketercapaian produktivitas kerja, serta mampu mendukung penyelesaian suatu proyek menjadi lebih efektif dan efisien. 2. Menjaga Kualitas Kriteria proyek sudah barang tentu akan didefinisikan sejak awal oleh tim manajemen. Untuk mencapai sebuah goals atau objektif, maka setiap divisi perlu menjaga kualitas kerja dan efisiensi tingkat sumber daya yang digunakan. 3. Manajemen Anggaran Pengelolaan dana atau biaya anggaran sangat penting untuk diketahui lebih awal, agar manajemen proyek yang dihasilkan dapat terpenuhi dengan baik dan transparan. Selanjutnya, dapat menentukan jumlah alokasi anggaran seminimal mungkin akan tetapi masih dapat mendukung kriteria proyek yang telah ditetapkan sebelumnya. 4. Memaksimalkan Potensi Tim Menjaga dan meningkatkan kualitas tim merupakan salah satu parameter penting untuk mencapai tujuan dari project management secara maksimal. Dengan adanya sistem tersebut, maka mampu membuat perencanaan yang baik dan dapat mengelola sebuah proyek secara optimal. Baca juga: 7 Cara Membuat Startup Digital dan Tips untuk Mengembangkannya
Setidaknya, terdapat lima fase tahapan dalam penyusunan sebuah project management, diantaranya adalah sebagai berikut. 1. Inisialisasi Tahap yang pertama adalah fase inisialisasi, dimana pada tahap ini merupakan kegiatan awal proyek yang telah disepakati bersama. Kemudian, menentukan permasalahan dan mendiskusikannya secara bersama – sama untuk menentukan solusi terbaik. Studi kelayakan dapat digunakan untuk memilih solusi efektif yang telah diidentifikasi bersama dengan peluang terbesar untuk dapat menyelesaikan suatu permasalahan secara tepat dan akurat. 2. Planning Tahap yang kedua adalah planning atau perencanaan, dimana ketika ruang lingkup dan tim proyek telah ditetapkan maka aktivitas dapat dilanjutkan pada fase ini. Dokumen perencanaan akan disusun secara terperinci dan disesuaikan dengan kebutuhan proyek dari customer. Hal apa saja yang diperlukan untuk mendukung ketercapaian goals adalah sebagai berikut, pertama membuat dokumentasi project planning, resource plan, finance plan, contract supplier, hingga perform phase review. 3. Executing / Implementation Tahap yang ketiga, masuk pada tahapan dimana proyek siap untuk memasuki proses eksekusi. Setiap dokumentasi pada project plan akan dieksekusi oleh setiap tim pengembang. Sehingga, dalam fase ini setiap tujuan dari proyek akan secara fisik akan dibangun dan direalisasikan. 4. Control and Monitoring Tahapan yang keempat adalah pengendalian dan pengawasan proyek, dimana dalam beberapa proses manajemen pengembangan produk akan dilakukan pengecekan dan monitoring secara berkala. Hal tersebut untuk mendukung keberhasilan dalam proses development dan mencegah risiko terjadinya kegagalan lebih awal. 5. Closing Fase yang kelima adalah aktivitas terakhir yang dilakukan, dimana hasil akhir project beserta dokumentasi akan diserahkan kepada pelanggan atau user. Selain itu, kontak dengan supplier juga diakhiri, project team dibubarkan, serta penyerahan hasil laporan kepada stakeholder yang bersangkutan.
Terdapat beberapa contoh hasil implementasi dari kegiatan project management yang telah dilaksanakan, yaitu sebagai berikut. 1. Proyek Industri Manufaktur Contoh yang pertama adalah penerapan project management pada industri manufaktur untuk mendukung rancangan produksi suatu produk secara keseluruhan. Salah satu bukti nyata adalah industri mebel, tekstil, dan bahan baku pada beberapa perusahaan di Indonesia. 2. Proyek Manajemen Konstruksi Kedua, proyek yang berhubungan dengan manajemen proyek seperti pembangunan fasilitas umum atau sarana publik. Contoh nyata dalam kehidupan sehari – hari adalah pembangunan jalan tol, bendungan, jembatan, listrik, gedung, dan lain sebagainya. 3. Proyek Padat Modal Proyek modal disini dapat berarti pengembangan project berskala besar dengan menggunakan bantuan mekanik atau robot. Istilah “padat” disini mengacu pada proses eksekusi yang membutuhkan modal yang besar. Sehingga, biasanya untuk pengembangan project jenis ini dapat dilakukan oleh perusahaan berskala besar saja. 4. Proyek Penelitian dan Pembangunan Contoh yang terakhir merupakan bentuk proyek yang dilakukan untuk dapat mendukung hasil penelitian dan pengembangan. Hasil tersebut nantinya dapat digunakan untuk meningkatkan kualitas dari pengembangan barang atau jasa, serta optimalisasi dari sisi ilmu pengetahuan (knowledge).
Manajemen proyek adalah salah satu metode atau cara yang efektif untuk dapat menyelesaikan pengembangan produk atau jasa dengan menitikberatkan pada proses perencanaan dan pengorganisasian secara sistematis dan terstruktur. Tahapan dalam penyusunan project management dimulai dari fase inisialisasi, perencanaan, implementasi, monitoring, hingga penutupan.
Kesempatan lowongan magang terbaru di tahun 2024
Baca Selengkapnya..