Kolaborasi Kerja Menggunakan Trello

Dalam menjalankan suatu proyek atau pekerjaan, tentu memerlukan banyak tim yang terlibat, mulai dari tim desainer, marketing, bahkan sampai manajemen. Sehingga, diperlukan komunikasi dan pembagian informasi secara cepat dan akurat. Nah, Trello menjadi pilihan yang tepat untuk melakukan kerja sama tim tersebut. Trello bisa memudahkan penyelesaian pekerjaan, terutama yang memiliki kaitan dengan kerja tim. Trello juga bisa mengetahui proyek atau pekerjaan yang tengah atau sedang dikerjakan, siapakah yang mengerjakan, dan sudah sampai mana progress pengerjaan rekan Anda.
 

Apa Itu Trello?

Trello merupakan aplikasi kolaborasi yang memungkinkan Anda mengatur banyak proyek dalam satu tempat. Dengan menggunakan Trello, semua orang yang ikut proyek atau pekerjaan dapat mengetahui apa yang dikerjakan, siapakah yang mengerjakannya, serta sejauh mana progress pengerjaannya yang dilakukan oleh rekan anda.
Dengan Trello, papan tulis itu dipasangi sticky notes yang berisikan tugas atau job, tenggang waktu, data, serta dokumen yang membantu. Anggaplah Trello adalah sebuah papan tulis yang banyak sticky notes. Pada masing-masing sticky notes ditulis mengenai tugas Anda pribadi serta tugas tim secara menyeluruh. Pada sticky notes juga terlampir foto, lampiran dan kolom komentar.
 

4 Fitur Utama Trello

Boards
Boards akan menampilkan proyek Anda saat ini lengkap dengan beberapa informasi di dalamnya. Semua orang yang bergabung ke dalam proyek itu dapat menonton apa yang ada di dalam  Boards. Untuk jumlah pembuatan boards tidak ada batasan, sebab aplikasi ini memiliki sifat open source. Anda bisa mulai dengan membuat beberapa boards untuk menangani proses pengembangan atau kemajuan proyek menggunakan kebutuhan tim yang lumayan banyak.

Cards
Cards berguna untuk menampakkan tugas serta ide-ide. Misal adalah hal yang perlu dilakukan, seperti membuat artikel di blog. Atau sekedar apa yang perlu diingat, seperti kebijakan atau peraturan perusahaan. Sticky notes dapat juga diisi dengan tugas, orang yang mempunyai tanggung jawab atas itu, sampai dokumen serta data yang diperlukan untuk penyelesaiannya. Cards dapat juga diisi pengingat, misal aturan atau panduan tertentu dalam menyelesaikan tugas yang diberikan kepada Anda. Tak ada batasan dalam pembuatan Cards, jadi Anda dapat membuatnya sebanyak yang Anda butuhkan atau perlukan.

Lists
Lists adalah tempat Cards agar rapi serta bisa sesuai dengan perkembangan atau kemajuan proyek atau pekerjaan yang dijalankan. list dapat diibaratkan kotak yang digambar pada papan tulis yang menggambarkan jalannya dari tugas yang ada. Atau dengan kata lain, Lists ini berfungsi layaknya workflow. Di dalam list bisa menuliskan  to do (bisa dikerjakan), doing (sedang dikerjakan), bisa juga done (selesai). Anda bisa membuat banyak list, yang sesuai dengan preferensi yang Anda mau. Anda juga dapat memberikan nama yang sesuai dari kotak yang ada sesuai dengan sebagaimana tim Anda bekerja.

Menu
Menu adalah serangkaian keterangan dan pengelolaan soal tugas yang sudah diberi. Anda dapat mengelola anggota tim, filter Cards, atau hanya melihat riwayat kegiatan anggota tim. Menu memiliki fungsi untuk melaksanakan atau menjalankan beberapa konfigurasi khusus layaknya manajemen anggota tim, power-ups, filter cards, bahkan sampai management logs (riwayat kegiatan atau aktivitas).
 

Manfaat Menggunakan Trello

Penggunaannya Fleksibel
Anda dapat memanfaatkannya demi keperluan pribadi, kantor, sampai bisnis sekalipun.Trello dapat memudahkan Anda mengurus banyak proyek bisnis lewat pembuatan Boards. Di mana pada masing-masing Boards ada banyak Lists yang mempunyai  isi penjelasan tugas yang mendetail yang berbentuk Cards.

Mengetahui Kapan Deadline akan Datang
Saat Anda membuat Cards di Trello, Anda juga dapat menginput deadline atau tenggang waktu penyelesaiannya. Jika sudah mendekati masa deadline atau tenggang waktu , Cards akan secara otomatis berubah menjadi warna kuning.

Checklist dalam Satu Tempat
Fitur checklist memudahkan Anda mengetahui seluruh to-do-list pekerjaan atau job di dalam satu Cards. Trello Anda dapat melacak serta menonton jalannya dari to-do-list itu.
 

Kelebihan Trello

1. Jika seseorang merubah sesuatu, perubahannya dapat ditonton oleh orang lain, tanpa harus menunggu
2. Mudah dalam penambahan atau pengurangan seseorang pada suatu proyek
3. Desain atau model yang responsible dan lebih mudah dipakai
4. Sistem pemberitahuan yang bagus serta baik
5. Tidak perlu menggunakan aplikasi atau tools tambahan untuk pengiriman dokumen atau penulisan keterangan mengenai salah satu proyek

Kekurangan Trello

1. Mesti tersambung atau memiliki koneksi dengan internet
2. Tidak dapat mengubah atau editing pada bagian komentar
3. Aplikasi Trello harus membayar atau berbayar
4. Jika proyek atau tugas menambah banyak, pengelolaan tugas tetap susah untuk dijalankan
 

Cara Menggunakan Trello

1. Membuat Tim
Gabungkan anggota yang akan melakukan kerja sama bersama tim.

2. Membuat Boards
Pada boards Anda dapat memasukkan data seperti nama, privasi atau kepribadian anda, latar belakang atau background serta foto Boards.

3. Membuat List
Lists disini berfungsi sebagai workflow yang menunjukan serta menampilkan berbagai progres proyek  tim Anda. Anda juga bisa menambahkan list tanpa batas.

4. Membuat Cards

    1. Tambahkan Cards
    Isi dengan nama yang sesuai dengan jenis proyek yang akan dikerjakan. Kemudian coba klik Cards yang dibuat tadi maka akan menampilkan banyak opsi fitur yang dapat diisi mengikuti proyek.

    2. Menambahkan members
    Klik members setelah itu pilih anggota dengan cara klik bagian foto profil anggota. Disini Anda bisa mengatur anggota tim mana yang akan menyelesaikan tugas proyek mereka.

    3. Menambahkan Lampiran dan Catatan
    Ini bertujuan untuk membantu mengingatkan anggota tim proyek  yang terlibat untuk memandu menyelesaikan tugas.

    4. Mengatur Deadline
    Dengan fitur Due Date Anda bisa mengatur deadline. Anda dapat mengatur pengingat dimulai dari dua hari sebelum deadline, atau sampai lima menit sebelum deadline. Jika waktu deadline semakin dekat, maka akan ada notifikasi melalui email ataupun tanggal di Cards yang berubah menjadi warna kuning sebagai peringatan.

    5. Menambahkan Label
    Label dibuat sebagai pembeda yang dapat diatur melalui kategori dari Cards yang dibuat. Label dapat ditambahkan sesuai dengan waktu Task yang akan dibuat.

    6. Menambahkan Checklist
    Checklist disini berguna sebagai panduan langkah dalam mengerjakan proyek yang dibuat. Kotak checklist bisa langsung Anda centang sesuai dengan progres pekerjaan Anda.

    7. Menambahkan Kolom Komentar
    Kolom komentar disini berguna untuk melakukan diskusi dengan tim mengenai Cards. Anda bisa men-tag  anggota tim Anda dengan menggunakan “@” agar dapat berdiskusi bersama.

    8. Melihat Riwayat Aktivitas
    Riwayat berfungsi melihat aktivitas anggota tim proyek, dengan riwayat Anda dapat tahu siapa saja yang terlibat dalam pengerjaan proyek itu.

    9. Memindah dan Menyalin Cards
    Untuk memindahkan cukup dengan klik tombol Move lalu pindahkan Cards ke Lists ata ke Boards lain yang Anda inginkan.


- Afifah Retno Sari & Fajar Slamet Apriyono