Dalam konteks perusahaan, penerapan proses bisnis terstruktur berdampak positif terhadap peningkatan produktivitas tenaga kerja. Proses bisnis sendiri dapat diartikan sebagai serangkaian kegiatan atau tugas yang berkaitan satu sama lain dan diarahkan untuk mencapai tujuan bisnis yang telah ditentukan. Sebagai pemilik bisnis, memiliki rencana dan strategi yang terorganisir merupakan langkah penting dalam membangun bisnis dengan tujuan menghasilkan keuntungan dan mencapai tujuan yang sesuai harapan. Dalam setiap rencana yang disusun, konsep proses bisnis memegang peranan yang krusial.
Operasi bisnis mencakup semua aktivitas yang dilakukan dalam suatu perusahaan setelah tahap perencanaan yang menyeluruh. Keberhasilan operasional bisnis sangatlah penting karena menjamin kelancaran bisnis dan mengatasi segala kendala yang mungkin timbul. Manfaat utama penerapan proses kerja yang terstruktur adalah memastikan seluruh tahapan berjalan dengan baik dan mampu mengatasi segala hambatan secara efisien. Dengan demikian, proses bisnis yang terorganisir menjadi landasan kokoh bagi keberhasilan dan pertumbuhan berkelanjutan perusahaan.
Proses bisnis mengacu pada serangkaian aktivitas yang saling berhubungan dan kolaboratif dalam suatu organisasi. Proses ini berperan sebagai alat untuk mencapai berbagai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh perusahaan.
Pentingnya manajemen proses bisnis yang baik terlihat dari adanya tujuan yang jelas, input dan output yang jelas, penggunaan sumber daya yang efektif, serangkaian kegiatan yang diselenggarakan dalam beberapa tahap, pengaruh pada lebih dari satu unit di perusahaan, dan kemampuan menciptakan nilai bagi pelanggan. Proses bisnis yang efektif juga dapat berkontribusi pada peningkatan produktivitas perusahaan dan mencapai efisiensi operasional.
Setiap proses dalam suatu bisnis mempunyai tujuan tertentu, seperti mencapai tujuan penjualan atau keuntungan yang diinginkan oleh pengusaha. Aktivitas dalam proses bisnis memiliki alur dan pengaturan yang detail serta didasarkan pada perhitungan dan strategi yang matang. Dengan demikian, diharapkan seluruh tujuan yang ditetapkan perusahaan dapat tercapai secara nyata melalui operasional bisnis yang terencana dan terorganisir.
1. Monk (2009) Menurut Monk (2009), proses bisnis dapat didefinisikan sebagai serangkaian aktivitas yang menerima satu atau lebih masukan dan menghasilkan Output yang bernilai bagi pelanggan.
Rummler dan Brache dalam Siegel (2008) Rummler dan Brache dalam Siegel (2008) mendefinisikan proses bisnis sebagai serangkaian aktivitas dalam suatu bisnis yang bertujuan untuk menghasilkan produk dan jasa.
3. Whiskey (2007) Whiskey (2007) menjelaskan bahwa proses bisnis mencakup aktivitas yang dapat dilakukan baik secara manual maupun dengan bantuan sistem informasi.
4. Davenport (1993) Davenport (1993) menyajikan pandangan bahwa proses bisnis adalah aktivitas terukur yang diorganisir untuk menghasilkan Output spesifik yang menyasar pelanggan tertentu. Fokus utamanya adalah pada cara kerja dilakukan di perusahaan.
5. Kelly R. Rainer Menurut Kelly R. Rainer, proses bisnis adalah serangkaian aktivitas yang saling berhubungan yang bertujuan untuk menghasilkan produk atau jasa yang bernilai bagi perusahaan.
6. Hammer & Champy Hammer & Champy mendefinisikan proses bisnis sebagai aktivitas yang memerlukan satu atau lebih masukan untuk menghasilkan Output yang bernilai bagi pelanggan.
Manfaat operasional bisnis tidak dapat diabaikan karena mempunyai dampak positif yang signifikan terhadap kinerja perusahaan. Berikut penjelasan beberapa manfaat tersebut:
1. Mengurangi Risiko dan Biaya Manfaat operasional bisnis antara lain mencegah kesalahan teknis dan mengurangi risiko, yang pada akhirnya dapat menghindari pengeluaran yang tidak direncanakan. Proses bisnis yang terorganisir membantu mencegah kegagalan dan inefisiensi.
2. Meningkatkan Efisiensi Aktivitas dalam proses bisnis dirancang untuk meningkatkan efisiensi bisnis. Pelaku bisnis dapat mengambil keputusan yang tepat dan memastikan setiap aktivitasnya berjalan maksimal. Hal ini berkontribusi pada peningkatan produktivitas secara keseluruhan.
3. Fokus Pelanggan Operasional bisnis pada dasarnya adalah serangkaian kegiatan yang bertujuan untuk memberikan kualitas terbaik sesuai permintaan pasar. Dengan demikian, proses bisnis membantu perusahaan tetap fokus pada kebutuhan pelanggan, mempertahankan dan meningkatkan layanan yang disesuaikan dengan keinginan konsumen.
4. Mengurangi Kesalahan Manusia Pembagian tugas dalam suatu perusahaan melalui proses bisnis dapat mengurangi risiko terjadinya human error dalam produksi. Setiap departemen bekerja sesuai dengan spesialisasi masing-masing, yang mengurangi kemungkinan kesalahan.
5. Menyesuaikan Diri dengan Perkembangan Teknologi Proses bisnis mempunyai karakteristik adaptif terhadap perkembangan teknologi. Dengan kata lain, cakupan kegiatannya terus meluas seiring kemajuan teknologi. Hal ini memungkinkan perusahaan memanfaatkan teknologi terkini untuk meningkatkan kualitas produk dan proses produksi.
6. Manajemen Waktu yang Lebih Baik Metodologi dalam menyiapkan proses bisnis membantu perusahaan mengatur waktu secara efektif. Dengan merencanakan strategi waktu produksi, perusahaan dapat memastikan proses berjalan efisien untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Proses bisnis suatu organisasi dapat dibagi menjadi tiga kategori utama, yang masing-masing memiliki peran penting dalam menjaga kelancaran operasional dan mencapai tujuan perusahaan:
1. Proses Utama Proses utama adalah inti dari aktivitas bisnis, karena perusahaan berfokus pada penyampaian produk akhir kepada pelanggan. Setiap langkah dalam proses ini dirancang untuk menambah nilai pada produk akhir. Proses utama merupakan landasan utama dalam kegiatan usaha yang bertujuan untuk memberikan produk atau jasa yang bernilai tambah kepada konsumen.
2. Proses Dukungan Operasi pendukung, meskipun tidak secara langsung menambah nilai pada produk akhir, memainkan peran penting dalam menciptakan lingkungan yang mendukung operasi proses utama. Proses ini bertujuan untuk menciptakan kondisi yang efisien dan efektif agar proses utama dapat berjalan secara maksimal. Aktivitas pendukung mencakup aspek-aspek seperti manajemen sumber daya manusia, keuangan, dan teknologi informasi yang mendukung operasional organisasi sehari-hari.
3. Proses Manajemen Proses manajemen membentuk kerangka kerja untuk mengatur operasi, tata kelola perusahaan, dan manajemen strategis. Proses manajemen mencakup perencanaan strategis, taktis dan operasional, serta menetapkan tujuan dan standar yang mengarah pada kinerja operasi utama dan pendukung yang efisien dan efektif. Selain fungsi perencanaan, proses manajemen juga melibatkan pemantauan dan pengendalian berbagai proses bisnis lainnya.
Proses bisnis yang efisien dan efisien mencakup beberapa komponen utama yang mendukung keberhasilan operasional. Berikut ini adalah komponen-komponen utama yang menjadi landasan operasional bisnis:
1. Input Input adalah material yang memicu reaksi dalam suatu proses bisnis. Komponen input mencakup tiga aspek utama. Pertama, sumber daya manusia berkontribusi melalui bakat dan sikap yang mendukung pergerakan organisasi. Selain itu, bahan baku harus dipasok tepat waktu dan dengan biaya yang wajar. Terakhir, informasi dalam proses bisnis harus diselaraskan dengan prosedur dan sistem umpan balik untuk memastikan tujuan tercapai.
2. Aktivitas Aktivitas dalam proses bisnis harus dilihat dari sudut pandang sistem, yang berarti kemampuan untuk melakukan setiap langkah dengan baik dan sesuai dengan standar operasional prosedur (SOP). Selain itu, keseluruhan misi harus tercapai dan pekerjaan diselesaikan secara maksimal.
3. Output Outputnya menunjukkan tingkat efektivitas dan efisiensi proses bisnis secara keseluruhan. Output membantu mengevaluasi kinerja proses bisnis yang telah diterapkan dan mengukur sejauh mana tujuan telah dicapai.
Penerapan proses bisnis dalam suatu perusahaan mencakup sejumlah tahapan penting yang menjadi landasan operasional yang efektif. Berikut rangkaian tahapan proses bisnis yang perlu diperhatikan:
1. Analisis Kegiatan Tahap pertama proses bisnis melibatkan analisis mendalam untuk menentukan tugas dan aktivitas mana yang perlu dilakukan selama periode tertentu. Pentingnya melakukan analisis yang tepat untuk memastikan kesesuaiannya dengan tujuan dan kebutuhan perusahaan.
2. Pengambilan Keputusan Setelah menentukan kegiatan-kegiatan yang diperlukan, maka tahap selanjutnya adalah pengambilan keputusan. Keputusan-keputusan tersebut seringkali berkaitan dengan penentuan biaya operasional, prosedur kerja, dan pembagian peran untuk menjamin kelancaran kegiatan.
3. Implementasi Fase implementasi melibatkan penerapan rencana atau strategi yang telah disiapkan sebelumnya. Hal ini memastikan bahwa rencana yang dibuat tidak hanya sekedar konsep, tetapi dilaksanakan dengan dedikasi penuh.
4. Evaluasi Proses bisnis adalah aktivitas berkelanjutan yang memerlukan evaluasi berkala. Evaluasi dapat dilakukan sebagian atau seluruhnya dengan fokus pada aspek-aspek tertentu. Poin evaluasi yang penting adalah kinerja pegawai, yang menjadi dasar penilaian dan perbaikan pada bidang-bidang yang memerlukan perbaikan.
Contoh proses bisnis berikut memberikan pengetahuan lebih lanjut tentang berbagai jenis aktivitas operasional:
1. Industri Tujuan: Mengubah bahan mentah menjadi barang jadi.
Peserta: Karyawan pabrik, karyawan penjualan.
Input: pesanan kembali, pemberitahuan produksi, bahan mentah.
Output: Barang jadi.
2. Penjualan Tujuan: Menjual barang ke pelanggan dan mengumpulkan uang dari penjualan.
Peserta: staf penjualan, pelanggan, staf penagihan, gudang.
Entri: Pesanan penjualan.
Output: faktur, kwitansi, dokumen pengiriman.
3. Pembelian Tujuan: Mendapatkan barang dari pemasok, mengelola inventaris untuk dijual ke pelanggan, dan menghindari kehabisan stok.
Peserta: staff gudang, staff pembelian, staf penjualan, vendor.
Input: pesanan pembelian, pemesanan ulang.
Output: Pesanan pembelian.
Proses bisnis berfungsi sebagai alat untuk meningkatkan seluruh fungsi dan tugas terkait, memastikan bahwa komponen seperti input, aktivitas, dan output dapat bekerja secara sinergis untuk mencapai tujuan organisasi.
1. Meningkatkan Efisiensi Bisnis Proses bisnis menyediakan kerangka kerja yang membantu organisasi memaksimalkan outputnya. Hal ini mencakup penggunaan waktu, bahan mentah, uang dan sumber daya lainnya secara optimal. Melalui proses bisnis, organisasi dapat mengukur dan mengevaluasi setiap fungsi dan tugas terkait dalam setiap proses, untuk memastikan semuanya berjalan optimal atau mengevaluasi mana saja yang perlu dilakukan perbaikan.
2. Meningkatkan Kualitas Produk Dan Layanan Kinerja proses bisnis yang efektif berkontribusi pada peningkatan kualitas produk dan layanan. Organisasi dapat melacak kekurangan dan berupaya memperbaikinya, sehingga kualitas produk dan layanan dapat ditingkatkan. Penilaian kualitas secara berkala membantu organisasi untuk terus meningkatkan dan mempertahankan standar kualitas, yang pada gilirannya dapat berdampak pada kepercayaan dan kepuasan pelanggan.
3. Mengurangi Biaya Produksi dan Operasi Proses bisnis yang efisien dan efisien dapat mengurangi biaya produksi dan operasional yang tidak perlu. Dengan cara ini, organisasi dapat mengalokasikan dana simpanannya untuk kegiatan strategis yang memberikan keuntungan atau manfaat maksimal bagi bisnis. Hal ini berkontribusi pada pengelolaan keuangan yang lebih cerdas dan berkelanjutan.
Proses bisnis mewakili kerangka kerja yang memainkan peran penting dalam mengelola dan meningkatkan setiap fungsi dan tugas dalam suatu organisasi. Penggunaan proses bisnis oleh suatu organisasi merupakan kunci untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Dalam mengimplementasikan proses bisnis, diperlukan dukungan yang tepat mulai dari tahap input, pelaksanaan kegiatan, hingga produksi output. Pentingnya perencanaan yang baik pada setiap langkah tersebut memberikan landasan yang kokoh bagi kelancaran organisasi.
Optimalkan bisnis Anda dengan IDMETAFORA, software ERP yang telah dipercaya perusahaan besar untuk membantu proses pengelolaan sehingga menjadi bisnis yang besar dan memiliki kemampuan pengelolaan dengan mudah dan efektif.
Kesempatan lowongan magang terbaru di tahun 2024
Baca Selengkapnya..