Bagi para pebisnis pasti tidak asing dengan sistem aplikasi ERP yang memudahkan pengelolaan database bisnis secara efisien. Enterprise Resource Planning (ERP) adalah fondasi untuk menyederhanakan alur kerja melalui penggunaan database pusat. Secara umum, Enterprise Resource Planning (ERP) adalah konsep yang digunakan untuk mengelola dan merencanakan sumber daya perusahaan. Sistem ini sering diterapkan pada perusahaan-perusahaan yang bergerak di sektor retail, manufaktur dan sejenisnya. Sistem ERP berperan sebagai penunjang bisnis yang tidak hanya meningkatkan produktivitas tetapi juga memberikan keunggulan kompetitif.
Baik bagi bisnis besar maupun kecil, penggunaan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) membawa berbagai manfaat, seperti memusatkan informasi database perusahaan, mengotomatiskan tugas-tugas rutin, dan menyederhanakan proses bisnis untuk meningkatkan operasional dan meningkatkan efisiensi. Sistem ERP dilengkapi dengan berbagai fitur yang memberikan solusi untuk berbagai aspek bisnis, mulai dari akuntansi, manajemen hubungan pelanggan (CRM), manufaktur, manajemen inventaris, analisis dan masih banyak lagi. Dalam beberapa tahun terakhir, Enterprise Resource Planning (ERP) telah menjadi solusi teknologi bisnis yang sangat populer dengan tujuan utama meningkatkan efisiensi bisnis dan menyederhanakan proses pengambilan keputusan.
ERP (Enterprise Resource Planning) adalah model sistem informasi yang memungkinkan organisasi untuk mengotomatisasi dan mengintegrasikan proses bisnis utama mereka. Sistem ini mengatasi hambatan fungsional tradisional dalam organisasi dengan memfasilitasi pertukaran data dan arus informasi serta memperkenalkan praktik bisnis umum di antara pengguna dalam organisasi. Menerapkan sistem ERP bisa menjadi upaya besar yang bisa memakan waktu beberapa tahun. Karena kompleksitas dan ukuran sistem ERP, hanya sebagian kecil organisasi yang bersedia atau mampu mencurahkan sumber daya fisik, keuangan, dan risiko untuk mengembangkan sistem ERP mereka sendiri (in-house).
Sistem ERP membantu perusahaan mengatasi permasalahan yang timbul dari data dan proses bisnis yang terisolasi (siloed). Dengan memungkinkan integrasi data dan proses bisnis, sistem ERP membuat pengambilan keputusan lebih mudah dan meningkatkan efisiensi bisnis. Komponen utama sistem ERP meliputi pemasaran, pembelian, produksi, keuangan, dan sumber daya manusia. Masing-masing komponen ini memiliki fungsi dan proses bisnis unik yang dapat diintegrasikan dengan sistem ERP.
Selain itu, sistem ERP memungkinkan perusahaan untuk mengelola data dan informasi bisnis secara real-time, sehingga berkontribusi terhadap pengambilan keputusan yang lebih baik dan respons yang cepat terhadap perubahan kondisi bisnis.
Keuntungan dan tujuan penggunaan sistem ERP sangat penting bagi perusahaan dalam meningkatkan efisiensi bisnis, menyediakan informasi bisnis real-time, menjadi sumber informasi terintegrasi, dan menyederhanakan proses pengambilan keputusan. Sistem ERP dapat meningkatkan visibilitas bisnis dan membantu perusahaan membuat keputusan yang lebih baik dan lebih tepat.
Dengan menerapkan Enterprise Resource Planning (ERP), perusahaan dapat mencapai sejumlah manfaat strategis. diantara mereka:
1. Meningkatkan Efisiensi Bisnis Penggunaan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) membantu perusahaan meningkatkan efisiensi bisnis dengan mengintegrasikan data dan proses bisnis dari berbagai departemen dan fungsi bisnis. Sistem ini memungkinkan data dan informasi bisnis dikelola secara efektif dan efisien. ERP berfungsi sebagai elemen bisnis dalam sebuah modul, termasuk modul dan submodul untuk mewakili seluruh aspek bisnis.
2. Menghemat Waktu dan Energi Jika digunakan dengan benar, sistem ERP terintegrasi dapat menjadi investasi berharga yang membantu menghemat waktu dan tenaga. Perangkat lunak ini memungkinkan entri data satu kali dan berbagi informasi secara real-time antar departemen. Sederhanakan tugas-tugas seperti pelaporan, alokasi faktur, penggajian karyawan, dll. untuk mengalihkan fokus ke prioritas lain yang lebih penting.
3. Keandalan Data dan Visibilitas Tinggi Sistem ERP yang terintegrasi memberikan akses lengkap ke setiap proses bisnis penting dengan memantau data setiap departemen secara tepat. Dengan informasi perusahaan yang tersedia secara terpusat, kolaborasi meningkat dan tugas diselesaikan dengan lebih efisien. Visibilitas penuh membantu dalam mengambil keputusan dengan cepat dan efisien.
4. Memberikan Informasi Bisnis Real-time Penggunaan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) memungkinkan perusahaan memantau kinerja bisnis secara real time. Hal ini memastikan bisnis berjalan dengan baik dan dapat mengakses informasi terkini untuk segera melakukan perbaikan. Sistem ERP juga memberikan visibilitas yang baik terhadap data bisnis, membuat pengambilan keputusan menjadi lebih mudah.
5. Menjadi Sumber Informasi yang Lengkap Sistem ERP memastikan integrasi yang baik antara data bisnis dan proses bisnis. Ini memberikan akses ke informasi bisnis yang akurat dan terkini, memastikan keamanan dan integritas data. Sistem ERP juga mencegah kehilangan atau kerusakan data bisnis, sehingga meningkatkan keamanan informasi perusahaan.
6. Sederhanakan Proses Pengambilan Keputusan Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) memberikan informasi bisnis yang akurat dan terkini, memfasilitasi pengambilan keputusan yang tepat. Keputusan perusahaan dapat didasarkan pada data bisnis yang tersedia, memastikan arah yang tepat bagi perusahaan.
7. Memudahkan Pengendalian Bisnis Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) memungkinkan pemantauan kontrol bisnis secara terpusat. Hal ini menghilangkan kebutuhan untuk meluangkan waktu memeriksa perkembangan bisnis di setiap departemen. Sistem ini memberikan informasi dan membantu memprediksi perkembangan perusahaan, selain memberikan langkah-langkah yang harus diambil.
8. Fungsi ERP Otomatis Sistem ERP bekerja secara otomatis untuk menjamin kelancaran arus informasi. Hal ini memastikan proses pengembangan bisnis berjalan lancar dan responsif.
9. Menyatukan Unit yang Berbeda Aplikasi ERP menyediakan sistem terpusat yang mengintegrasikan informasi dalam berbagai aspek. Pengembangan keuangan, invoice, CRM, dll dapat diakses melalui pihak yang berwenang, sehingga semakin mengintegrasikan ekosistem perusahaan.
10. Manajemen dan Perencanaan Sistem Informasi Sistem ERP menyediakan alat untuk pengambilan keputusan yang optimal, seperti alat simulasi dan perencanaan. Dengan menggunakan alat ini, manajemen dapat dengan cepat mengoptimalkan sumber daya. ERP juga mendukung tampilan dan pembuatan laporan standar untuk keperluan manajemen yang dapat diakses kapan saja.
11. Meningkatkan Produktivitas dan Efisiensi Perusahaan Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) meningkatkan efisiensi dan efektivitas kegiatan bisnis. Dengan melaksanakan pekerjaan secara terpusat, departemen dapat memahami status layanan dan proses pemesanan. Misalnya pada proses pemesanan, kinerja supplier, pengiriman, pengelolaan kas, dan lain-lain.
12. Lebih Fleksibel Kemajuan teknologi dalam bisnis membuat penggunaan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) menjadi lebih fleksibel. Cara kerja ERP yang dapat dioperasikan dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan mendukung fleksibilitas tersebut.
Penerapan sistem ERP di suatu perusahaan melibatkan serangkaian tahapan penting, mulai dari menentukan tujuan dan kebutuhan hingga penerapan dan pengujian sistem. Selama proses ini, berbagai pihak di perusahaan terlibat, termasuk manajemen puncak, departemen TI, dan staf operasional. Di bawah ini adalah contoh langkah implementasi sistem ERP yang dapat dijadikan referensi bagi perusahaan:
1. Feasibility Study Tahap pertama dalam penerapan sistem ERP adalah studi kelayakan, yang bertujuan untuk mengidentifikasi masalah dan peluang melalui proses sistematis yang memberikan gambaran situasi dan mendefinisikan hasil akhir secara sistematis.
2. Business Process Improvement Penyempurnaan proses bisnis merupakan langkah selanjutnya, dimana dibuatlah prosedur dan standarisasi proses bisnis (SOP). Penyederhanaan proses bisnis ini akan menjadi panduan penting bagi para pelaksana sistem ERP di perusahaan.
3. Vendor Selection Pemilihan vendor merupakan tahapan yang penting, karena setiap vendor sistem ERP menyajikan produk dan teknologinya beserta kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Perusahaan harus memilih vendor dengan hati-hati, di luar pertimbangan harga atau demo sistem, untuk memastikan kesesuaian dengan kebutuhan perusahaan.
4. Team Internal Implementation Tim implementasi internal dibentuk setelah vendor dipilih. Tim ini terdiri dari perwakilan perusahaan dan vendor yang bekerja sama selama pengaturan dan implementasi sistem. Setiap anggota tim memiliki tugas dan tanggung jawab yang jelas, yang menandai dimulainya perencanaan implementasi sistem.
5. Expectation Management Mengelola ekspektasi sangat penting untuk memastikan bahwa sistem memenuhi ekspektasi banyak pemangku kepentingan perusahaan. Seiring berjalannya waktu, perubahan ekspektasi dapat terjadi, dan ekspektasi tersebut harus dikelola dengan baik untuk menghindari konflik internal.
6. Fit Gap Analysis Analisis Fit Gap merupakan tahapan dimana tim implementasi mendiskusikan secara intensif sistem ERP mana yang dapat memenuhi proses bisnis perusahaan. Dokumentasi SOP digunakan untuk menganalisis penyelarasan ini, dan hasilnya berfungsi sebagai panduan untuk menutup kesenjangan antara sistem dan kebutuhan bisnis.
Tantangan utama yang dihadapi dalam penerapan sistem ERP adalah waktu yang dibutuhkan, yang dapat berdampak pada operasional bisnis sehari-hari karena proses penerapannya memerlukan jangka waktu yang cukup lama. Sebelumnya, perusahaan harus memperhitungkan waktu yang diperlukan untuk memilih sistem ERP yang sesuai, mengintegrasikan sistem baru ke dalam infrastruktur bisnis yang ada, dan melatih karyawan untuk menggunakan sistem tersebut. Waktu yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan sistem ERP bisa relatif lama, tergantung ukuran dan kompleksitas bisnis.
Tantangan kedua adalah biaya penerapan sistem Enterprise Resource Planning (ERP), yang memerlukan investasi finansial besar. Perusahaan harus memperhitungkan biaya perangkat keras dan perangkat lunak, biaya konsultan dan pelatihan, serta biaya pengembangan sistem. Penyusunan anggaran yang akurat sangat penting agar sistem ERP dapat diterapkan tanpa mengganggu stabilitas keuangan perusahaan.
Tantangan ketiga adalah perubahan budaya perusahaan yang diperlukan dalam implementasi ERP. Proses ini memerlukan perubahan dalam cara kerja dikelola dan diorganisir, yang dapat menimbulkan penolakan karyawan. Oleh karena itu, perusahaan perlu memperhatikan dampak perubahan ini terhadap karyawan dan memastikan adanya program pelatihan yang sesuai.
Tantangan terakhir berkaitan dengan integrasi sistem yang ada. Penerapan sistem ERP harus memperhatikan metode integrasi yang tepat agar sistem baru dapat bekerja secara sinergis dengan sistem yang sudah ada. Integrasi yang terabaikan dapat menyebabkan gangguan pada operasional bisnis. Oleh karena itu, perusahaan harus memastikan aplikasi ERP dapat terintegrasi secara efektif tanpa mengganggu kelancaran operasional yang sedang berjalan.
Oleh karena itu, kita dapat menyimpulkan bahwa penggunaan sistem ERP merupakan bagian integral dari strategi bisnis perusahaan, yang akan memberikan kontribusi signifikan dalam mencapai kesuksesan. Untuk memandu perusahaan Anda menuju kesuksesan, langkah-langkah penerapan sistem ERP yang tepat sangatlah penting. Perusahaan perlu merancang rencana implementasi yang matang, dengan mempertimbangkan aspek waktu dan biaya yang diperlukan dalam proses implementasi sistem ERP. Selain itu, keberhasilan implementasi juga bergantung pada persiapan karyawan yang baik, termasuk pelatihan yang tepat dan kemampuan mereka beradaptasi terhadap perubahan budaya perusahaan. Melalui manajemen yang efektif dan persiapan yang komprehensif, perusahaan dapat mengatasi berbagai tantangan yang mungkin timbul selama implementasi ERP dan memaksimalkan potensi sistem ERP yang dimilikinya.
Tingkatkan efisiensi bisnis Anda dengan Software ERP. IDMETAFORA merupakan salah satu software ERP yang wajib Anda coba untuk pengoptimalan bisnis Anda. Fitur-fitur yang canggih dan menarik, pastinya dapat membuat bisnis Anda mengalami kemajuan yang signifikan.
sumber: https://www.telkomsigma.co.id/id/news/keuntungan-sistem-erp/ sumber: https://www.bumitekno.com/blog/detail/19/keuntungan-menggunakan-erp sumber: https://www.prieds.com/post/keuntungan-dan-tujuan-dari-penggunaan-sistem-erp-pada-perusahaan
Kesempatan lowongan magang terbaru di tahun 2024
Baca Selengkapnya..