Pemilihan software ERP dapat menjadi proses yang rumit. Alasan di balik kebutuhan akan sistem ERP umumnya jelas. Sistem ERP yang Anda pilih akan menjadi landasan di mana berbagai are fungsional perusahaan Anda menyatu menjadi satu kesatuan yang terpadu. Sebagai payung dalam menjembatani hal tersebut, sistem ini mencakup dan menghubungkan semua area dan sistem bisnis Anda, memungkinkan pertukaran data dan pengambilan keputusan yang lebih baik berbasis data di seluruh operasi bisnis Anda. Memilih dan mengimplementasikan solusi software ERP membantu Anda dalam bekerja secara lebih efisien, meningkatkan visibilitas di sepanjang proses bisnis, mulai dari pembelian dan sumber daya, manufaktur, dan kontrol inventaris hingga penjualan dan pemasaran, distribusi, dan manajemen hubungan pelanggan. Namun, cara memilih software ERP bisa menjadi persoalan yang lebih kompleks. Memilih software ERP yang tepat untuk Anda bukanlah keputusan yang seharusnya diambil secara enteng atau tergesa-gesa. Sumber daya organisasi yang signifikan harus dialokasikan untuk mendapatkan sistem yang sesuai dan kemudian mengimplementasikannya. Biaya kegagalan implementasi dapat mencapai tingkat yang mengkhawatirkan, tidak hanya mencakup kerugian investasi finansial, tetapi juga gangguan pada fungsi bisnis, frustrasi karyawan, dan pelanggan yang tidak puas. Selain itu, seperti yang mungkin Anda perhatikan, karyawan dan pelanggan yang tidak puas, cenderung meninggalkan Anda, suatu kondisi yang sangat merugikan bagi bisnis Anda. Oleh karena itu, proses perencanaan dan pemilihan ERP menjadi sangat kritis untuk memastikan kesuksesan pembelian ERP Anda. Berikut adalah lima kriteria utama yang bijaksana untuk dipertimbangkan sebelum membuat keputusan mengenai software ERP.
Enterprise Resource Planning (ERP) adalah jenis perangkat lunak yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola berbagai proses bisnis mereka secara terpadu. Sistem ERP ini mengintegrasikan berbagai fungsi dan departemen dalam satu platform, memungkinkan perusahaan untuk mengelola dan mengotomatisasi sejumlah besar data dan proses bisnis. Beberapa fitur umum dalam perangkat lunak ERP mencakup manajemen keuangan, manajemen proyek, penjualan, dan pelacakan inventaris. Dengan menggunakan sistem ERP, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional, visibilitas data, dan pengambilan keputusan berbasis informasi yang lebih baik. Sistem ERP memungkinkan berbagai departemen di dalam perusahaan untuk berbagi informasi secara real-time, menghindari duplikasi data, dan meningkatkan koordinasi antar proses bisnis. Penggunaan ERP dapat memberikan keuntungan dalam mengelola kompleksitas bisnis, meningkatkan produktivitas, dan merespons perubahan pasar dengan lebih cepat. Penerapan ERP seringkali melibatkan analisis kebutuhan bisnis, konfigurasi perangkat lunak, migrasi data, dan pelatihan pengguna. Pilihan sistem ERP yang tepat dan implementasi yang baik dapat membawa dampak positif terhadap efisiensi dan kinerja keseluruhan perusahaan.
Pemilihan perangkat lunak Enterprise Resource planning (ERP) merupakan langkah krusial bagi sebuah perusahaan dalam mengoptimalkan operasional dan manajemen sumber daya. Untuk memastikan keberhasilan implementasi, uji pemilihan software ERP menjadi tahap yang sangat penting. Dalam uji pemilihan tersebut, terdapat lima aspek kunci yang perlu diperhatikan agar perusahaan dapat memilih solusi ERP yang sesuai dengan kebutuhan dan tujuan bisnisnya. Oleh karena itu, berikut merupakan 5 hal yang mendukung kesuksesan dan efektivitas operasional perusahaan dalam pemilihan software ERP, diantaranya yaitu: 1. Pemilihan ERP Anda Harus Menyediakan Skalabilitas dan Fleksibilitas Platform Daftar kebutuhan dan persyaratan saat ini tidak boleh menjadi satu-satunya panduan dalam membuat keputusan pembelian. Perlu juga mempertimbangkan fitur apa yang harus dibutuhkan seiring dengan pertumbuhan atau perubahan bisnis ke depan. Sistem ERP harus cukup fleksibel untuk dapat beradaptasi seiring pertumbuhan bisnis Anda. Sebuah sistem ERP yang dianggap “buruk” adalah yang akan ditinggalkan dalam 5 hingga 10 tahun. Oleh karena itu, fleksibilitas tersebut sebaiknya sudah terintegrasi dalam sistem ERP Anda. Jika tidak, sistem ERP yang terbilang “kaku” mungkin justru menghambat pertumbuhan bisnis Anda, bukan mendukungnya dalam situasi terburuk yang mungkin akan terjadi. Hal tersebut berarti Anda perlu melihat dan melampaui fitur standar yang ditawarkan oleh suatu sistem dan mempertimbangkan seberapa mudah sistem ERP Anda dapat beradaptasi dengan perubahan kebutuhan bisnis serta mengadopsi dengan perubahan kebutuhan bisnis serta mengadopsi teknologi yang sedang berkembang. Jika terdapat batasan berlebihan terkait dengan sejauh mana suatu sistem ERP dapat disesuaikan, mungkin bijaksana untuk mencari alternatif. Anda tidak ingin menambahkan teknologi baru dan terpaksa melakukan solusi alternatif yang kompleks karena keterbatasan sistem ERP yang kaku. Yang Anda inginkan dari sistem ERP adalah menjadi platform pertumbuhan, yang berarti cukup fleksibel untuk mendukung perkembangan bisnis dan mengintegrasikan teknologi yang baru muncul. Dengan mencari keandalan ERP, Anda sebenarnya sedang menjaga bisnis Anda agar tetap relevan di masa depan, dan itu sangat penting. 2. Pilihlah Software ERP yang Mendukung Penggunaan Perangkat Mobile Dengan munculnya konsep membawa perangkat sendiri (BYOD) di lingkungan kerja, semakin banyak pengguna bisnis yang mengakses alur kerja dan data melalui perangkat mobile pribadi mereka. Memberikan kemampuan kepada karyawan untuk bekerja secara fleksibel, di mana pun dan kapan pun, telah meningkatkan produktivitas secara signifikan. Jika fungsionalitas mobile terbatas, keuntungan efisiensi ini akan sulit dicapai. Yang perlu dihindari adalah mengikat karyawan pada dekstop dan kantor mereka. Bayangkan seorang sales person yang tidak dapat mengakses data pelanggan kunci saat berada di luar kantor, tetapi terbatas pada dekstop jika ingin mengakses informasi tersebut. Sejauh apa kebahagiaan dan efektivitas sales person mengunjungi mereka dan mengatakan, “Saya tidak dapat memperbarui informasi mengenai kesepakatan baru kita sampai saya kembali ke kantor.” Data bisnis harus dapat diakses dari mana pun bisnis itu berlangsung. Oleh karena itu, pilihlah solusi ERP dengan dasbor yang ramah mobile dan dapat diakses dari mana saja dan kapan saja. Ketika karyawan sedang bepergian, mereka dapat dengan mudah mengakses alur kerja dan data kunci untuk menghindari waktu henti yang berkepanjangan. Mereka dapat bekerja di hotel atau di lokasi pelanggan. Lebih penting lagi, kemampuan untuk memasukkan dan menyimpan data dalam satu proses akan mengurangi risiko kesalahan yang mungkin terjadi ketika harus mengumpulkan data di satu tempat dan memasukkannya kembali ke dalam sistem nanti. Fitur ERP yang ramah mobile sangat penting, dan Anda seharusnya menuntutnya. 3. Rekomendasi atau Testimoni dari Pelanggan Penyedia software ERP seharusnya dapat memberikan Anda beberapa nama pelanggan yang dapat Anda hubungi untuk mendapatkan pandangan lebih dalam tentang seluruh proses implementasi. Penting untuk dicatat bahwa Anda tidak hanya dapat fokus pada software itu sendiri, melainkan sebaiknya mempertimbangkan pengalaman kolaboratif yang tim implementasi penyedia bawa dan keahlian teknis atau bisnis keseluruhan mereka dalam bekerja sama dengan perusahaan seperti milik Anda. Dalam banyak kasus di mana sistem ERP tidak hanya memenuhi harapan, ini bukan karena perangkat lunaknya yang kurang baik, melainkan karena ada yang salah selama proses implementasi, seperti kurangnya komunikasi yang memadai. Pendengaran penting, begitu pula responsif dan membangun hubungan yang kuat (selain solusi perangkat lunak yang kuat). Perubahan bukan hanya tentang teknologi, melainkan juga tentang proses dan orang. Aspek kemanusiaan bukanlah sesuatu yang "lembut," dan Anda sebaiknya yakin dapat mempercayai serta membangun hubungan kolaboratif yang kuat antara tim Anda dan tim penyedia ERP. 4. Kemudahan Penggunaan dan Kontekstualisasi Setiap area fungsional bisnis akan bekerja setiap hari dengan jenis data tertentu sementara tidak memerlukan jenis lainnya. Pengalaman pengguna harus dapat disesuaikan untuk setiap pengguna sehingga hanya informasi yang paling relevan yang disajikan. Ini termasuk kontekstualisasi untuk perusahaan internasional yang akan membutuhkan data khusus wilayah dan unit pengukuran untuk semua lokasi. Pada dasarnya, sistem ERP yang baik akan dapat menyajikan informasi yang tepat kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat dalam cara yang sederhana dan mudah diakses. Anda seharusnya mencari UX yang hebat dan dapat disesuaikan, atau pengalaman pengguna. Jika Anda perlu membuat solusi alternatif yang kikuk untuk mengadaptasi dan kontekstualisasi sistem ERP Anda, itu adalah tanda bahaya. Sistem ERP Anda seharusnya sudah memiliki fitur ini terintegrasi. 5. Biaya Jangka Panjang Biaya jangka panjang sangat penting dalam pemilihan sistem ERP. Meskipun biaya awal bisa menjadi fokus utama, namun perlu diingat bahwa total biaya kepemilikan (TCO) harus dipertimbangkan dalam periode yang lebih panjang. Ini mencakup biaya implementasi jangka panjang yang terkait dengan manajemen perubahan, yang sering kali menjadi faktor kunci keberhasilan implementasi ERP. Sistem ERP yang dipilih seharusnya tidak hanya mampu memenuhi kebutuhan bisnis saat ini tetapi juga dapat disesuaikan dengan perkembangan proses bisnis masa depan. Dengan mempertimbangkan TCO, Anda dapat menganalisis investasi jangka panjang dan menghindari kejutan biaya yang tidak terduga. Penting untuk memastikan bahwa sistem ERP dan vendor yang Anda pilih dapat mengakomodasi perubahan dan pertumbuhan bisnis Anda seiring waktu. Dengan demikian, sistem ERP seharusnya dapat diatur secara fleksibel untuk mencerminkan evolusi proses bisnis Anda, menghindari biaya tambahan yang mungkin timbul karena keterbatasan dalam mengakomodasi perubahan tersebut. Jadi, sambil mempertimbangkan biaya awal, jangan lupakan aspek TCO dalam pemilihan sistem ERP untuk memastikan keberhasilan jangka panjang dan ketersediaan dana yang optimal.
Proses pemilihan software Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan langkah penting dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional perusahaan. Memilih ERP yang dapat tumbuh seiring perkembangan bisnis sangat penting. Sistem ERP yang fleksibel dan dapat diadaptasi terhadap perubahan kebutuhan bisnis dan teknologi memastikan bahwa perusahaan tidak terbatas dan dapat terus berkembang. Dengan mempertimbangkan kelima aspek tersebut, beberapa perusahaan dapat mengambil keputusan yang bijaksana dalam pemilihan software ERP. Pemilihan yang tepat tidak hanya akan meningkatkan efisiensi operasional tetapi juga memastikan keberlanjutan dan pertumbuhan bisnis dalam jangka panjang. Sumber: https://abas-erp.com/en/resources/erp-blog/5-important-things-erp-selection
Kesempatan lowongan magang terbaru di tahun 2024
Baca Selengkapnya..