Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP) dapat dilihat sebagai transformasi dalam cara perusahaan beroperasi. Penerapan sistem ERP tidak hanya melibatkan penggantian atau pembaruan teknologi, namun juga mewakili agenda manajemen perubahan organisasi. Proses ini melibatkan peralihan dari proses bisnis manual ke otomatisasi. Dalam implementasinya, ada tahapan implementasi yang harus dilakukan. Termasuk tahapan perubahan organisasi, bisa mengikuti metode yang disarankan oleh Dr. John Kotter atau metode serupa.
Menerapkan sistem ERP adalah tugas yang kompleks dan harus direncanakan dengan cermat untuk menghindari kegagalan. Penting untuk membaginya menjadi beberapa tahap, mulai dari menetapkan tujuan yang jelas dan menentukan ruang lingkup hingga memilih aplikasi yang akan digunakan. Selain itu, langkah penerapan sistem ERP di suatu perusahaan juga harus mempertimbangkan proses pasca instalasi. Hal ini mencakup pelatihan atau pendidikan bagi karyawan yang akan menjadi pengguna aplikasi, serta aspek garansi dan pemeliharaan. Dengan mempertimbangkan hal-hal tersebut secara detail, maka aplikasi ERP dapat bertahan lebih lama dan dapat digunakan secara maksimal untuk menunjang alur bisnis suatu perusahaan.
Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem yang digunakan perusahaan untuk mengelola dan mengintegrasikan berbagai aspek utama operasi bisnis mereka. Fungsi utama sistem ERP sangat penting dalam sebuah perusahaan, karena membantu mengimplementasikan perencanaan sumber daya dengan mengintegrasikan semua proses yang diperlukan ke dalam satu platform.
Secara umum, enterprise resource Planning (ERP) adalah suatu sistem yang mengelola perencanaan suatu perusahaan, meliputi aspek sumber daya manusia, inventaris, logistik, permodalan, dan komponen lainnya. Dalam konteks ini, ERP merupakan singkatan dari Enterprise, Resource, dan Planning.
Dalam suatu struktur ERP terdapat komponen-komponen yang disebut dengan software ERP. Merupakan program terpadu yang memberikan manfaat besar bagi perusahaan. Software ERP dapat mengelola sektor manufaktur, distribusi sumber daya manusia, keuangan, dan berbagai aspek lainnya, sehingga berkontribusi terhadap citra perusahaan yang kuat.
Perangkat lunak ERP dapat diakses tanpa memerlukan instalasi khusus, sehingga memungkinkan pengguna untuk mengimplementasikannya ke dalam bisnis mereka dan memantau operasional dari perangkat seluler atau desktop. Sejumlah perusahaan besar telah mengadopsi perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan bisnis mereka. Sebagai penyedia layanan terkemuka, RUN System menyediakan solusi perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) yang mendukung perencanaan dan manajemen bisnis yang optimal.
Penerapan sistem ERP melibatkan serangkaian proses, mulai dari tahap perencanaan hingga penggunaan efektifnya. Umumnya proses ini memakan waktu beberapa bulan dan memerlukan pemikiran yang matang, karena rumitnya dan perlunya mempelajari segala detail mengenai keadaan perusahaan saat itu.
Untuk memastikan keberhasilan implementasi, perusahaan perlu menetapkan standar secara hati-hati, merancang proses, dan mengkonfigurasi sistem sesuai dengan kebutuhan dan kondisi bisnis. Selanjutnya, langkah implementasi harus dibarengi dengan pengujian yang ketat untuk memastikan aplikasi berfungsi maksimal dan layak digunakan oleh seluruh karyawan. Berikut langkah-langkah yang harus diikuti ketika ingin mengimplementasikan sistem enterprise resource Planning (ERP):
1. Studi Kasus Tahap pertama dalam proses implementasi sistem ERP adalah studi kelayakan yang bertujuan untuk memahami permasalahan dan peluang melalui pendekatan terstruktur. Selain itu, tahapan ini memberikan gambaran mengenai keadaan-keadaan yang mungkin timbul pada saat penerapan implementasi di suatu perusahaan, serta hasil akhir yang ingin dicapai perusahaan dari penerapan ERP. Untuk memahami dengan jelas kendala dan tujuan perusahaan, pertanyaan-pertanyaan berikut membantu memandu fase studi kelayakan ini:
a. Maksud dan tujuan implementasi ERP
b. Alokasikan anggaran yang telah disiapkan
c. kesiapan karyawan
d. Komitmen manajemen
e. Alasan perlunya enterprise resource Planning (ERP) pada perusahaan
f. Hambatan dan permasalahan yang dihadapi Perusahaan
2. Penemuan Fase penemuan merupakan langkah yang memainkan peran penting dalam membantu perusahaan menentukan kebutuhan, visi, dan ruang lingkup proyek. Tahap ini dimulai pada saat proses penjualan dan berlanjut setelah penjualan. Selama periode ini, tim proyek akan dibentuk untuk mengadakan pertemuan strategi pendahuluan. Sebagai elemen kunci dari fase penemuan, penyusunan rencana proyek merupakan aspek penting yang akan berfungsi sebagai panduan umum sepanjang perjalanan proyek.
Dalam konteks ini, fase penemuan membuka pintu untuk pemahaman yang lebih mendalam mengenai tujuan proyek dan meletakkan dasar yang kuat untuk perencanaan selanjutnya. Pertemuan awal yang diadakan oleh tim proyek memungkinkan kolaborasi yang efektif, memastikan bahwa visi dan tujuan proyek dijelaskan dengan baik sejak awal. Mempersiapkan rencana proyek, sebagai dokumen panduan, tidak hanya membantu menyinkronkan langkah-langkah, namun juga memastikan bahwa proyek berjalan sejalan dengan tujuan yang telah ditetapkan.
Melalui kombinasi proaktif antara pertemuan awal yang terfokus dan pembuatan rencana proyek yang komprehensif, fase penemuan memberikan landasan yang kuat bagi keberhasilan perjalanan proyek secara keseluruhan.
3. Analisis dan Perencanaan Mitigasi Risiko Setelah pengumpulan data pada tahap penemuan, langkah selanjutnya adalah tahap analisis yang bertujuan untuk merinci kasus bisnis terkait implementasi ERP di perusahaan. Hasil analisis ini biasanya berupa kasus bisnis terperinci yang menguraikan tujuan proyek dan langkah-langkah yang harus diambil melalui rencana implementasi ERP.
Namun perlu diwaspadai risiko yang mungkin Anda hadapi, salah satunya adalah ketidakmampuan mengimplementasikan sistem ERP dengan baik. Oleh karena itu, penting untuk memastikan tujuan yang ditetapkan jelas sebelum memilih teknologi yang akan digunakan dan memilih vendor ERP sebagai mitra.
Risiko lain yang umum terjadi dalam penerapan sistem ERP adalah terkait dengan biaya yang mungkin meningkat secara signifikan. Oleh karena itu, biaya perlu dikelola secara cermat, termasuk membuat anggaran cadangan dan memastikan seluruh proses dijalankan sesuai jadwal yang telah ditentukan.
Dengan mengidentifikasi dan mengantisipasi risiko-risiko tersebut, perusahaan dapat mengurangi potensi hambatan dan meningkatkan keberhasilan implementasi ERP mereka. Secara keseluruhan, proses analisis ini merupakan langkah penting dalam memastikan bahwa proyek implementasi berjalan sesuai rencana dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
4. Penetapan Tim Penting untuk membentuk tim implementasi yang akan bertanggung jawab sepanjang proses implementasi sistem ERP dan memastikan tidak terjadi kesalahan. Untuk memudahkan pembagian tugas, perlu juga didefinisikan peran masing-masing individu dalam tim.
Penting untuk menghindari penggunaan karyawan yang tidak kompeten atau dipilih secara acak. Memastikan setiap anggota tim inti merupakan individu yang kompeten, memiliki pemahaman mendalam tentang teknologi sistem ERP, memahami proses bisnis perusahaan, dan memiliki kemampuan eksekutif dalam memberikan validasi dan mengambil keputusan yang tepat.
Selain tim teknis yang bertanggung jawab atas inisiatif strategis, pembentukan tim agen perubahan juga penting. Tim agen perubahan memainkan peran berpengaruh yang mampu menarik lebih banyak dukungan dari para pemangku kepentingan. Hal ini dimaksudkan untuk memastikan bahwa perubahan yang dilakukan dapat diterima dengan baik oleh seluruh organisasi dan mengurangi kemungkinan terjadinya resistensi.
Dengan demikian, pembentukan tim implementasi yang terdiri dari individu-individu yang kompeten dengan pemahaman yang mendalam akan memberikan landasan yang kokoh bagi keberhasilan implementasi sistem ERP. Langkah ini penting untuk memitigasi risiko dan memastikan proses implementasi berjalan efisien dan efektif.
5. Desain Pengembang bertanggung jawab untuk mengkonfigurasi perangkat lunak ERP yang dipilih, sehingga memenuhi persyaratan fungsional, alur proses, dan wireframe yang umumnya melibatkan penyesuaian tingkat tinggi untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Selain aktivitas menulis perangkat lunak baru, pengembang juga mempunyai tugas penting untuk menyusun dokumentasi yang jelas selama proses pengembangan. Hal ini dilakukan untuk memastikan tidak ada data yang hilang setelah tahap pengembangan, dan juga untuk memastikan perubahan sistem ERP di masa mendatang dapat diimplementasikan dengan data yang lengkap.
Proses ini berfokus tidak hanya pada pembuatan solusi perangkat lunak yang sesuai, namun juga pada dokumentasi yang akurat sebagai dasar pemeliharaan sistem. Dengan menyediakan dokumentasi yang komprehensif, pengembang memastikan bahwa informasi yang diperlukan untuk penggunaan sistem saat ini sudah lengkap dan mendukung perubahan yang mungkin terjadi di masa depan.
Melalui pendekatan ini, pengembang memainkan peran kunci dalam memastikan keberhasilan dan keberlanjutan sistem ERP, serta memberikan fleksibilitas untuk melakukan penyesuaian yang diperlukan dari waktu ke waktu.
6. Pengujian Tergantung pada proses pengembangan yang dilakukan, pengujian teknis sistem akan dilakukan pada setiap tahap pengembangan, baik pada setiap aplikasi baru sistem atau pada interval waktu penting yang telah ditentukan sebelumnya. Tim pengujian bertanggung jawab untuk memverifikasi setiap komponen sistem ERP baru dengan fokus mendeteksi kesalahan dan memastikan integritas data. Selain itu, mereka melakukan pengujian pengguna untuk memastikan bahwa pengguna akhir puas dengan perangkat lunak tersebut. Pengujian pengguna memainkan peran penting sebagai langkah awal dalam proses pelatihan untuk memastikan keberhasilan sistem ERP setelah peluncurannya.
Pengujian juga mencakup seluruh antarmuka dengan data pengguna untuk memberikan pemahaman yang jelas tentang proses yang terjadi dalam lingkup sistem ERP. Memverifikasi penerimaan proses bisnis merupakan langkah penting untuk memastikan bahwa semua fungsi beroperasi sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Selama pengujian infrastruktur, tim akan mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah tak terduga yang mungkin timbul, memastikan kinerja dan keandalan sistem.
Dengan pendekatan ini, pengujian sistem bertujuan tidak hanya untuk mengidentifikasi kesalahan atau masalah teknis, namun juga untuk memastikan bahwa keseluruhan sistem memenuhi harapan pengguna dan bekerja sesuai dengan persyaratan bisnis yang telah ditentukan sebelumnya.
7. Support dan Update Setelah sistem ERP aktif dan berjalan, dukungan dan pembaruan konfigurasi sistem mungkin diperlukan. Dukungan dan pemeliharaan jangka panjang sangat penting untuk memastikan sistem tetap berfungsi optimal sepanjang masa pakainya, termasuk memperbaiki bug dan masalah kinerja, mengoptimalkan aliran data, dan mengintegrasikan sumber data baru. Setelah menerapkan sistem baru, mengevaluasi keberhasilannya dalam mencapai tujuan bisnis merupakan langkah penting. Evaluasi ini dapat dilakukan dengan menganalisis laba atas investasi, menentukan penghematan efisiensi, dan mengukur tingkat kepuasan karyawan terhadap sistem baru. Seiring berjalannya fase implementasi, perpindahan dari tim langsung ke tim pendukung adalah langkah berikutnya.
Penting untuk memelihara pemeliharaan dan dukungan perangkat lunak melalui pelatihan pengguna dan dukungan teknis. Proyek terus dievaluasi dengan melihat indikator kinerja utama (KPI) yang telah diidentifikasi. Pendekatan ini tidak hanya memastikan bahwa sistem diterapkan dengan sukses, namun juga dampak yang dapat dicapai.
Ini adalah rangkaian tahapan implementasi ERP yang dapat diintegrasikan ke dalam perusahaan Anda. Saat ini, keputusan ada di tangan Anda untuk menentukan sistem ERP yang dapat mengakomodasi alur bisnis secara optimal dan memberikan kontribusi positif dalam meningkatkan keuntungan perusahaan. Pastikan sistem ERP yang Anda pilih sudah terbukti kualitasnya, seperti IDMETAFORA yang sudah mendapatkan kepercayaan dari perusahaan besar. Dengan fitur-fitur canggih dan terdepan, IDMETAFORA dijamin menjadi mitra efektif dalam mengoptimalkan operasional bisnis Anda. sumber: https://www.mas-software.com/blog/6-langkah-implementasi-erp-lengkap-dan-anti-gagal https://sunartha.co.id/blog/apa-saja-7-tahap-implementasi-erp-pada-perusahaan/ https://scaleocean.com/id/blog/belajar-bisnis/langkah-langkah-implementasi-sistem-erp-pada-perusahaan https://sisi.id/stories/insight/tahapan-implementasi-erp-dalam-mendukung-perubahan-proses-bisnis/ https://runsystem.id/id/blog/sistem-erp/ https://www.bhinneka.com/blog/pengertian-erp-adalah/
Kesempatan lowongan magang terbaru di tahun 2024
Baca Selengkapnya..