Mengenal Lebih Dekat Dengan SaaS ERP: Pengertian, Kelebihan, Kekurangan dan Implementasi

Name: Home
Author: IDMETAFORA

18 December, 2023 | Ummu

Saat ini, efisiensi telah menjadi kunci utama kesuksesan dalam berbagai bidang bisnis. Banyak perusahaan yang sedang mencari solusi terbaik untuk meningkatkan produktivitas, dan salah satu jawabannya adalah melalui penggunaan teknologi informasi (TI) yang tepat.

Kamu mungkin bertanya-tanya, mengapa ini begitu penting? Mari kita telaah lebih lanjut. Pilihan utamanya mungkin terletak pada infrastruktur cloud modern atau menggunakan data center di dalam perusahaan, seperti sistem cloud ERP berbasis SaaS (Software as a Service). Keputusan yang kamu ambil di sini dapat menjadi penentu arah perusahaan kamu.

Jika kamu merasa cemas dan khawatir tentang membuat keputusan yang tepat, kamu tidak sendirian. Setiap orang ingin yang terbaik untuk perusahaannya, bukan? Dan itulah sebabnya emosi memainkan peran penting dalam proses ini.

Namun, jangan khawatir, kami di sini untuk membantu kamu. Kami memahami bahwa ini adalah keputusan serius yang memerlukan pertimbangan matang. Oleh karena itu, mari kita memulainya dengan mengenal lebih dekat apa itu cloud ERP, dan bersama-sama kita akan menjelajahi pilihan terbaik untuk bisnis kamu.

Apa tindakan pertama yang perlu diambil? Simak artikel ini lebih lanjut dan mari kita bersama-sama menjelajahi dunia cloud ERP!

Definisi SaaS ERP

SaaS ERP adalah model layanan yang menghadirkan perangkat lunak ERP melalui internet sebagai layanan berbasis langganan. Ini berarti perusahaan tidak lagi perlu mengelola instalasi perangkat lunak di lokasi fisik mereka, melainkan dapat mengakses dan menggunakan aplikasi melalui cloud. SaaS ERP, atau Enterprise Resource Planning berbasis Software as a Service, merujuk pada suatu solusi perangkat lunak manajemen bisnis yang menyediakan fungsi-fungsi ERP melalui model layanan cloud. Dalam model ini, perangkat lunak dan data terpusat dan diakses oleh pengguna melalui internet, tanpa perlu pengelolaan infrastruktur perangkat keras secara lokal. SaaS ERP memberikan keuntungan dalam hal biaya, aksesibilitas, dan kemampuan skalabilitas. Perusahaan dapat mengakses dan memanfaatkan fitur-fitur ERP, seperti manajemen keuangan, persediaan, produksi, dan SDM, tanpa harus menghadapi kompleksitas pengelolaan teknologi di dalam perusahaan. Dengan demikian, SaaS ERP menjadi pilihan yang menarik bagi banyak organisasi yang mencari solusi yang efisien dan mudah diakses untuk mendukung operasi bisnis mereka.

Cara Kerja SaaS ERP

Cara kerja SaaS ERP, atau Enterprise Resource Planning berbasis Software as a Service, melibatkan penyediaan aplikasi manajemen bisnis melalui cloud computing. Dalam model ini, perusahaan tidak perlu melakukan instalasi lokal perangkat lunak, karena seluruh aplikasi di-host dan dikelola oleh penyedia layanan di pusat data cloud. Pengguna dapat mengakses sistem ERP melalui peramban web dengan menggunakan koneksi internet. Data bisnis, termasuk informasi terkait keuangan, sumber daya manusia, dan rantai pasokan, diolah dan disimpan di server cloud yang aman. Dengan memanfaatkan arsitektur cloud, SaaS ERP memungkinkan aksesibilitas yang fleksibel dari berbagai lokasi dan perangkat, memfasilitasi kolaborasi tim yang lebih baik dan meminimalkan kebutuhan perusahaan untuk mengelola infrastruktur IT secara lokal. Pembaruan perangkat lunak secara rutin juga diurus oleh penyedia layanan, memastikan bahwa perusahaan selalu menggunakan versi terbaru dan fitur terkini dari aplikasi ERP.

Manfaat SaaS ERP

   SaaS ERP (Enterprise Resource Planning berbasis Software as a Service) memberikan sejumlah manfaat bagi perusahaan yang mengadopsinya. Berikut adalah beberapa manfaat utama SaaS ERP:

1. Efisiensi Operasional
   SaaS ERP memungkinkan perusahaan untuk mencapai efisiensi operasional yang lebih tinggi. Dengan pemeliharaan dan pembaruan perangkat lunak yang ditangani oleh penyedia layanan, tim IT dapat fokus pada inovasi dan pemecahan masalah, bukan pada tugas-tugas administratif rutin.

2. Biaya yang Terkendali
   Model berlangganan SaaS mengurangi beban keuangan awal yang sering terkait dengan implementasi ERP. Perusahaan membayar biaya berdasarkan penggunaan, dan biaya meliputi pemeliharaan, pembaruan, dan dukungan teknis.

3. Skalabilitas
   SaaS ERP memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan kapasitas sistem mereka sesuai dengan pertumbuhan bisnis. Ini memastikan bahwa perusahaan dapat mengelola beban kerja yang berubah dan memastikan kinerja sistem yang optimal.

4. Aksesibilitas Global
   Dengan akses melalui internet, SaaS ERP memfasilitasi kolaborasi tim yang tersebar geografis. Karyawan dapat mengakses data dan bekerja sama tanpa terkendala oleh lokasi fisik, meningkatkan produktivitas dan responsivitas organisasi.

Implementasi SaaS ERP

Implementasi SaaS ERP (Enterprise Resource Planning berbasis Software as a Service) adalah langkah kritis dalam menghadirkan transformasi digital ke dalam operasi bisnis. SaaS ERP memanfaatkan keuntungan solusi cloud untuk menyediakan fungsionalitas ERP tanpa perlu mengelola infrastruktur perangkat keras dan perangkat lunak secara lokal.

Tahap Implementasi SaaS ERP
Implementasi SaaS ERP (Enterprise Resource Planning berbasis Software as a Service) melibatkan serangkaian tahap yang perlu dikelola dengan hati-hati untuk memastikan kesuksesan. Berikut adalah tahap-tahap utama dalam implementasi SaaS ERP:

1. Evaluasi Kebutuhan Bisnis
Sebelum memasuki tahap implementasi SaaS ERP, langkah pertama adalah melakukan evaluasi menyeluruh terhadap kebutuhan bisnis. Ini melibatkan audit mendalam terhadap proses bisnis yang ada dan identifikasi area yang memerlukan perubahan atau peningkatan. Penting untuk melibatkan pengguna akhir dalam proses ini untuk memahami harapan dan kebutuhan mereka secara langsung, memastikan bahwa solusi yang diimplementasikan benar-benar memenuhi kebutuhan operasional sehari-hari.

2. Pemilihan Vendor yang Tepat
Proses pemilihan vendor merupakan langkah kunci dalam implementasi SaaS ERP. Evaluasi fitur dan fungsionalitas yang ditawarkan oleh vendor adalah langkah awal, sementara perbandingan biaya dan kontrak membantu memastikan bahwa perusahaan dapat mengelola keuangan sesuai anggaran. Keputusan pemilihan vendor yang bijak akan memiliki dampak besar pada keberhasilan implementasi.

3. Perencanaan Implementasi
Perencanaan implementasi yang matang adalah kunci kesuksesan. Tim harus menetapkan tujuan yang jelas, baik jangka pendek maupun panjang, untuk memandu seluruh proses. Penetapan jadwal waktu yang realistis dan alokasi sumber daya yang bijak membantu mencegah kelebihan beban kerja dan memastikan kelancaran pelaksanaan.

4. Persiapan Tim Implementasi
Bentuk tim implementasi yang terdiri dari anggota tim internal dan mungkin juga tim vendor. Pelatihan intensif bagi anggota tim memastikan bahwa mereka memiliki pemahaman yang mendalam tentang solusi SaaS ERP dan peran serta tanggung jawab yang jelas diatur untuk masing-masing anggota tim.

5. Migrasi Data
Identifikasi data yang perlu di-migrate ke dalam solusi SaaS ERP, termasuk pemetaan dan transformasi data yang sesuai dengan persyaratan sistem baru. Migrasi data harus dilakukan dengan hati-hati untuk memastikan tidak ada kehilangan informasi yang kritis selama proses ini.

6. Konfigurasi dan Kustomisasi
Konfigurasikan solusi SaaS ERP sesuai dengan kebutuhan bisnis, termasuk kustomisasi jika diperlukan. Proses kustomisasi harus dilakukan dengan penuh perhatian terhadap batasan yang mungkin ada agar tidak mengganggu integrasi dan pembaruan di masa mendatang.

7. Pengujian Sistem
Pengujian menyeluruh terhadap modul dan integrasi sistem sangat penting sebelum peluncuran resmi. Pengujian pengguna akhir yang melibatkan pengguna sehari-hari membantu mengidentifikasi dan memperbaiki bug atau masalah penggunaan yang mungkin terlewat.

8. Pelatihan Pengguna
Pelatihan intensif bagi pengguna akhir adalah langkah kunci untuk memastikan bahwa mereka dapat menggunakan solusi SaaS ERP secara efektif. Bimbingan pasca-pelatihan dan dukungan akan membantu pengguna merasa nyaman dengan perubahan dan mendorong adopsi yang lebih baik.

9. Implementasi Bertahap
Implementasi SaaS ERP secara bertahap, dengan memulai dari modul atau departemen yang lebih kecil, membantu mengurangi dampak pada operasi bisnis sehari-hari. Ini memungkinkan tim untuk menangani potensi masalah lebih kecil sebelum menyebar ke seluruh organisasi.

10. Evaluasi dan Pemeliharaan Berkelanjutan
Setelah implementasi, lakukan evaluasi menyeluruh terhadap kinerja sistem. Identifikasi area yang dapat ditingkatkan dan rencanakan perbaikan di masa mendatang. Pemeliharaan rutin, termasuk pembaruan dan perbaikan bug, memastikan bahwa solusi SaaS ERP tetap relevan dan berjalan dengan lancar. Dukungan kontinu dari vendor dan tim internal adalah kunci untuk kesuksesan jangka panjang.

Kelebihan SaaS ERP

   SaaS ERP (Enterprise Resource Planning berbasis Software as a Service) menawarkan sejumlah kelebihan yang membuatnya menjadi pilihan populer di kalangan perusahaan. Berikut adalah beberapa kelebihan utama SaaS ERP:

1. Biaya yang Terkendali
   Implementasi SaaS ERP umumnya membutuhkan investasi awal yang lebih rendah karena perusahaan tidak perlu membeli dan memelihara infrastruktur perangkat keras secara lokal.

2. Aksesibilitas dan Kolaborasi
   SaaS ERP dapat diakses dari mana saja dengan koneksi internet. Ini memungkinkan kolaborasi tim yang efisien, terutama jika tim bekerja dari lokasi yang berbeda.

3. Pembaruan Otomatis
   Vendor SaaS secara rutin memberikan pembaruan dan peningkatan fungsionalitas secara otomatis, memastikan bahwa perusahaan selalu menggunakan versi terbaru.

4. Skalabilitas
   SaaS ERP memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan kapasitas sistem mereka sesuai dengan pertumbuhan bisnis, memberikan fleksibilitas dalam mengelola skala operasional.

5. Pengelolaan dan Dukungan Vendor
   Vendor SaaS ERP bertanggung jawab atas pengelolaan dan pemeliharaan infrastruktur serta menyediakan dukungan teknis yang terkait dengan solusi mereka.

Kelemahan SaaS ERP

   SaaS ERP (Enterprise Resource Planning berbasis Software as a Service) memberikan sejumlah keuntungan, tetapi juga memiliki beberapa kelemahan yang perlu dipertimbangkan sebelum mengadopsinya. Berikut adalah beberapa kelemahan utama SaaS ERP:

1. Kustomisasi Terbatas
   Kustomisasi SaaS ERP mungkin terbatas dibandingkan dengan solusi ERP lokal, yang dapat menjadi kendala untuk perusahaan dengan kebutuhan bisnis yang sangat unik.

2. Ketergantungan pada Koneksi Internet
   SaaS ERP membutuhkan koneksi internet yang stabil. Ketergantungan ini dapat menjadi masalah jika koneksi terputus, menyebabkan gangguan operasional.

3. Kerentanan Keamanan
   Beberapa perusahaan masih merasa ragu tentang keamanan data yang disimpan di cloud. Keamanan harus menjadi fokus utama dalam pemilihan vendor dan implementasi.

4. Keterbatasan Pengendalian
   Karena infrastruktur di-host oleh vendor, perusahaan mungkin memiliki keterbatasan pengendalian atas lingkungan fisik dan kebijakan keamanan.

5. Biaya Jangka Panjang
   Meskipun biaya awal mungkin lebih rendah, biaya langganan jangka panjang dapat meningkat seiring waktu. Perusahaan perlu memperhitungkan biaya total kepemilikan dalam jangka panjang.

Tantangan SaaS ERP

   Meskipun SaaS ERP (Enterprise Resource Planning berbasis Software as a Service) menawarkan sejumlah keuntungan, namun tidak terlepas dari beberapa tantangan yang perlu diatasi agar implementasi dan penggunaannya dapat berjalan dengan lancar. Berikut adalah beberapa tantangan utama yang dihadapi oleh SaaS ERP:

1. Keamanan dan Kepatuhan
   Meskipun banyak penyedia SaaS ERP mengklaim keamanan tinggi, kekhawatiran tentang keamanan data masih menjadi kendala bagi beberapa perusahaan. Tantangan juga muncul dalam mematuhi regulasi yang berlaku.

2. Kustomisasi Terbatas
   Salah satu kritik utama terhadap SaaS ERP adalah keterbatasan dalam kustomisasi. Beberapa perusahaan mungkin menemui kesulitan dalam menyesuaikan aplikasi sesuai dengan proses bisnis mereka yang sangat spesifik.

3. Ketergantungan pada Koneksi Internet
   SaaS ERP membutuhkan koneksi internet yang andal. Jika koneksi terputus, dapat menyebabkan gangguan operasional dan akses data yang terbatas.

4. Tingkat Layanan (Service Level Agreement - SLA)
   Perusahaan harus memahami dan memastikan tingkat layanan yang dijanjikan oleh penyedia SaaS ERP. SLA yang tidak memadai dapat berdampak pada ketersediaan aplikasi dan dukungan teknis.

Masa Depan SaaS ERP

   Seiring perkembangan teknologi dan dinamika bisnis yang terus berubah, masa depan SaaS ERP menjanjikan evolusi yang signifikan. Solusi Enterprise Resource Planning (ERP) berbasis Software as a Service (SaaS) terus mengalami inovasi untuk mengatasi tuntutan perusahaan modern. Dalam pandangan ini, kita akan menjelajahi beberapa aspek kunci yang merintis masa depan SaaS ERP.

1. Inovasi Teknologi
   Masa depan SaaS ERP terkait erat dengan perkembangan teknologi seperti kecerdasan buatan (AI), analisis big data, dan Internet of Things (IoT). Integrasi fitur-fitur ini dapat meningkatkan nilai tambah SaaS ERP.

2. Peningkatan Kustomisasi
   Seiring permintaan untuk kustomisasi yang lebih tinggi, penyedia SaaS ERP dapat terus mengembangkan solusi yang lebih fleksibel untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang semakin kompleks.

3. Peningkatan Keamanan
   Penyedia SaaS ERP akan terus meningkatkan langkah-langkah keamanan mereka untuk membangun kepercayaan pelanggan. Penggunaan teknologi keamanan terkini dan kepatuhan yang ditingkatkan akan menjadi fokus utama.

4. Pembaruan Rutin dan Perbaikan
   Masa depan SaaS ERP akan melibatkan pembaruan rutin dan peningkatan fungsionalitas secara berkala. Ini akan memastikan bahwa perusahaan selalu menggunakan versi terbaru dengan fitur-fitur terkini.

Kesimpulan

SaaS ERP telah menjadi katalisator signifikan dalam transformasi digital perusahaan modern. Dengan manfaat efisiensi, biaya yang terkendali, dan aksesibilitas global, banyak perusahaan telah beralih ke model layanan ini. Meskipun tantangan seperti keamanan dan kustomisasi terbatas perlu diatasi, masa depan SaaS ERP menjanjikan inovasi yang terus berkembang dan peningkatan fungsionalitas. Dengan pemahaman yang baik tentang kebutuhan bisnis, perusahaan dapat membuat keputusan yang tepat untuk mengadopsi SaaS ERP dan meraih manfaat transformasi yang mendalam.

Membahas mengenai pengertian ERP SaaS, pastinya perlu menggunakan sebuah sistem yang tepat agar saat melakukan implementasi dapat memperoleh hasil yang maksimal. Karena pada dasarnya ERP itu sendiri menjadi sebuah sistem yang dirancang untuk mempermudah alur kerja dan tugas sehari- hari di perusahaan.

Kamu dapat mempercayakan pada IDMETAFORA yang menyediakan layanan software ERP yang dapat dipercaya dan aman untuk perusahaan dengan berbagai latar belakang bisnis. IDMETAFORA juga dapat mengimplementasikan ERP di perusahaan kamu secara maksimal dan akan memberikan solusi terbaik untuk menciptakan sebuah sistem yang lebih efektif dan efisien. Tak perlu berlama-lama, kamu dapat melakukan konsultasi secara gratis sekarang juga di idmetafora.com!

Sumber: https://www.mas-software.com/blog/saas-erp
Sumber: https://www.hashmicro.com/id/blog/apa-itu-saas-erp-software/