Mengimplementasikan sebuah sistem Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan langkah penting dalam meningkatkan efisiensi dan kinerja perusahaan. Namun, keberhasilan implementasi ERP tidak hanya tergantung pada teknologi yang dipilih, tetapi juga pada kemampuan dan koordinasi tim implementasi. Dalam rangka mencapai tujuan tersebut, peran tim implementasi ERP terbilang cukup krusial. Pada artikel ini, akan membahas lima strategi sukses yang dapat diterapkan untuk dapat membentuk tim implementasi ERP yang produktif. Dengan mengikuti langkah-langkah ini, perusahaan dapat memastikan bahwa penerapan sistem ERP dapat berjalan dengan lancar dan memberikan dampak positif terhadap operasional serta pertumbuhan bisnis secara keseluruhan. Baca juga: 7 Manfaat Sistem ERP Dalam Optimasi Proses Pendidikan di Indonesia
Implementasi ERP atau disebut juga dengan Enterprise Resource Planning, adalah proses penerapan dan penggunaan sistem perangkat lunak yang dirancang untuk mengintegrasikan dan mengelola berbagai aspek operasional yang terjadi di dalam perusahaan Anda. Individu atau seseorang yang bertugas untuk melakukan implementasi Software ERP disebut dengan Implementor. Sistem ERP dirancang untuk menyatukan berbagai fungsi bisnis, diantaranya seperti manajemen sumber daya manusia (SDM), keuangan, manufaktur, rantai pasokan, dan masih banyak lagi, menjadi satu platform terintegrasi. Tujuan utama dari implementasi ERP ini adalah untuk membuat segalanya menjadi lebih mudah, dengan sistem ini diciptakan untuk meningkatkan efisiensi operasional, memberikan kejelasan informasi, dan membantu kita untuk membuat keputusan yang lebih cerdas. Dengan menggunakan ERP, kita bisa otomatisasi proses bisnis, dapat menghilangkan data yang berlebihan, dapat meningkatkan kerjasama antar tim, dan memberikan akses langsung ke info penting kapan pun dibutuhkan. Langkah-langkah implementasi ERP melibatkan perencanaan yang matang, desain sistem yang cerdas, migrasi data yang lancar, pelatihan pengguna yang seru, dan pengujian yang teliti. Suksesnya proses impelemntasi ini sangat bergantung pada dukungan luar biasa dari manajemen, pemahaman mendalam tentang kebutuhan bisnis, dan kerja keras tim implementasi yang solid. Dalam dunia bisnis yang terus berkembang, impelementasi ERP menjadi semakin penting karena dapat membantu perusahaan untuk tetap kompetitif, meningkatkan fleksibilitas, dan merespons perubahan pasar dengan lebih cepat.
Saat ini, beberapa perusahaan sudah memiliki pilihan dari tiga varian impelemntasi perangkat lunak Enterprise Resource Planning (ERP) yang sering diterapkan. Setiap perusahaan dapat memilih jenis implementasi yang paling sesuai dengan kebutuhan dan skala operasionalnya. Oleh karena itu, pemilihan jenis implementasi perangkat lunak ERP juga harus disesuaikan dengan karakteristik khusus dari masing-masing perusahaan. Berikut adalah beberapa varian implementasi perangkat lunak ERP yang umum digunakan oleh beeberapa perusahaan dalam meningkatkan operasional bisnisnya, diantaranya yaitu: 1. On Premise ERP Penggunaan sistem implementasi on premise ERP adalah pilihan yang paling umum digunakan di kalangan perusahaan berskala besar. Jenis impelementasi ini sering dipilih karena mengharuskan perusahaan untuk memiliki infrastruktur perangkat keras sendiri, seperti server. Namun, implementasi on premise menuntut perusahaan untuk mengelola pemeliharaan dengan lebih intensif, serta menghadapi biaya yang lebih besar dalam proses implementasinya. 2. Cloud ERP Baru-baru ini, penerapan perangkat lunak ERP berbasis cloud semakin populer di kalangan bisnis skala kecil dan menengah. Jenis implementasi ini memungkinkan penyimpanan data perusahaan secara aman dalam sistem cloud, yang merupakan pusat penyimpanan terkini. Implementasi software ERP berbasis cloud memberikan keuntungan pengeluaran biaya, waktu, dan upaya yang lebih rendah bagi perusahaan, jika dibandingkan dengan metode implementasi tradisional. 3. Hybrid ERP Sejalan dengan namanya, penerapan hybrid ERP memungkinkan perusahaan untuk menggabungkan penggunaan server internal dengan kemampuan penyimpanan sebagian data perusahaan di sistem cloud. Kombinasi ini membuat jenis implementasi ini menjadi favorit di kalangan perusahaan berbagai skala, mulai dari yang berskala kecil hingga besar.
Penggunaan sistem ERP membawa sejumlah alat pengelolaan proses bisnis ke dalam satu database, tersedia untuk seluruh anggota organisasi atau perusahaan Anda. Hal ini tidak hanya mengurangi ketergantungan pada proses berbasis kertas, tetapi juga mempengaruhi berbagai aspek bisnis. Namun, implementasi sistem ERP dapat menjadi proyek besar dan memakan waktu karena menuntut persiapan yang cermat. Dalam konteks ini, peran tim implementasi ERP menjadi sangat krusial untuk mencapai suatu kesuksesan. Oleh karena itu, dibutuhkanlah strategi yang matang dalam membentuk tim implementasi ERP yang efektif agar dapat memajukan bisnis operasional perusahaan. Berikut ini adalah beberapa contoh strategi yang efektif dalam membentuk tim implementasi ERP yang produktif, diantaranya yaitu: 1. Menentukan Manajer Proyek yang Bertanggung Jawab Setiap proyek implementasi ERP memerlukan personel yang bertanggung jawab dalam menjaga proyek yang berjalan sesuai dengan jadwal yang telah direncanakan. Peran penting ini dipegang oleh manajer proyek, yang memiliki tanggung jawab utama untuk menjaga kelancaran proyek dan berkomunikasi dengan pihak sponsor serta anggota tim mengenai perkembangan dan hambatan yang mungkin muncul. Manajer proyek biasanya diberikan sejumlah tugas yang sangat penting. Mereka tidak hanya bertanggung jawab dalam memilih vendor ERP yang sesuai, tetapi juga merencanakan jadwal untuk presentasi demo tim dan mengorganisir pengujian akhir. Selain itu, manajer proyek memainkan peran sentral dalam mengoordinasikan seluruh langkah implementasi, termasuk proses pemetaan dan pengujian sistem terhadap proses bisnis yang ada. Penting untuk diingat bahwa peran manajer proyek bukan hanya tentang menjalankan proyek sesuai dengan jadwal, tetapi juga mengatasi tantangan yang mungkin muncul di sepanjang jalan. Kemampuan komunikasi yang baik dan pemahaman mendalam tentang kebutuhan perusahaan menjadi kunci dalam menjalankan peran ini dengan efektif. 2. Menentukan Sponsor Eksekutif yang Efektif Karena pengaruh implementasi ERP yang meresap hingga ke hampir seluruh lapisan organisasi, setiap proyek memerlukan kehadiran seorang sponsor eksekutif. Sponsor eksekutif, biasanya seorang individu yang menduduki posisi puncak atau memiliki kedekatan yang signifikan dengan organisasi, memainkan peran kunci dalam mendukung dan mempromosikan strategi implementasi. Mereka tidak hanya terlibat dalam proses penilaian risiko, tetapi juga aktif dalam merencanakan langkah-langkah tindakan yang diperlukan untuk memastikan keberhasilan proyek. Sebagai pendukung utama perusahaan, sponsor eksekutif tidak hanya memberikan dukungan finansial tetapi juga berfungsi sebagai wajah internal proyek. Selama fase implementasi, mereka secara rutin menerima pembaruan terkini dari manajer proyek atau, dalam beberapa kasus, secara langsung dari anggota tim inti. Keterlibatan sponsor eksekutif membantu dalam menjembatani kesenjangan komunikasi dan memastikan bahwa visi dan tujuan proyek diintegrasikan dengan strategi organisasi secara menyeluruh. Keputusan akhir proyek seringkali menjadi tanggung jawab sponsor eksekutif, yang membuat keputusan berdasarkan sejumlah masukan dan umpan balik yang diterima dari tim implementasi. Dengan demikian, peran mereka tidak hanya terbatas pada mendukung secara finansial, tetapi juga mencakup pengambilan keputusan strategis untuk memastikan keberlanjutan dan keberhasilan implementasi ERP. 3. Membentuk Sebuah Tim Utama Lintas Fungsi Tim implementasi memerlukan individu yang memiliki keahlian lintas berbagai bidang bisnis, termasuk manufaktur jika relevan, ahli IT, dan keuangan. Para anggota tim ini memiliki tanggung jawab untuk membimbing proses desain dan konfigurasi perangkat lunak, memastikan bahwa sistem mendukung secara optimal proses bisnis yang ada, serta mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan efisiensi melalui penerapan sistem baru. Penting untuk dicatat bahwa anggota tim implementasi harus memiliki pemahaman mendalam tentang aspek teknis dari perangkat lunak ERP. Ini mencakup kemampuan untuk mempelajari berbagai fitur teknis agar dapat memenuhi kebutuhan bisnis yang berbeda. Selain itu, mereka perlu mampu memberikan dukungan teknis kepada pengguna, menangani masalah teknis, dan memastikan integrasi yang lancar antara sistem ERP dengan proses bisnis yang ada. Jika perusahaan memilih untuk menggunakan tim layanan dari vendor ERP, biasanya mereka akan berinteraksi dengan tim khusus yang terfokus pada aspek IT atau pemeliharaan dari vendor. Tim ini akan membantu dalam mengelola pemeliharaan sistem, memastikan keamanan, dan memberikan solusi teknis yang diperlukan selama dan setelah implementasi. Hal ini membantu memastikan bahwa perusahaan tetap dapat mengoptimalkan penggunaan sistem ERP mereka sepanjang waktu. 4. End User (Pengguna Terakhir) Pengguna akhir atau end user, dari tim implementasi ERP memiliki peran krusial dalam menyumbangkan pandangan mereka terhadap konfigurasi sistem. Mereka bertanggung jawab untuk mendorong partisipasi departemen terkait dan menjawab pertanyaan non-teknis dari pengguna lain mengenai penggunaan sistem setelah implementasi. Keterlibatan end user tidak hanya memerlukan keterampilan kepemimpinan yang kuat, tetapi juga pengetahuan teknis yang sesuai agar dapat memberikan kontribusi yang signifikan dalam proyek yang sedang berlangsung. Selain itu, keterampilan komunikasi yang efektif menjadi sangat penting, memastikan kelancaran diskusi dan pembahasan masalah dengan departemen lain dalam pertemuan tim. Hal tersebut diperlukan agar semua poin penting dapat disampaikan dengan jelas dan pemahaman bersama dapat tercapai. 5. Proses Pembuatan Laporan Bagian kunci pentim dalam menilai implementasi ERP terletak pada laporan yang menyelidiki setiap aspek bisnis yang terlibat. Tim implementasi ERP umumnya melibatkan seorang spesialis pembuat laporan yang memiliki tugas dalam menyajikan analisis dalam laporan tersebut, sesuai dengan kebutuhan bisnis yang spesifik. Individu yang bertanggung jawab untuk pembuatan laporan harus memiliki pemahaman mendalam tentang alat pelaporan yang digunakan dalam sistem ERP dan pengetahuan detil mengenai data yang tersimpan di dalamnya. Tanggung jawab utama mereka melibatkan analisis menyeluruh terhadap proses pelaporan organisasi yang sudah ada, dengan fokus pada pengembangan solusi baru yang dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi. Pentingnya peran pembuat laporan dalam tim implementasi ERP terletak pada kemampuannya untuk menerjemahkan data kompleks menjadi informasi yang dapat dimengerti oleh berbagai pemangku kepentingan di organisasi. Dengan demikian, pemahaman mendalam tentang alat pelaporan dan keahlian dalam mengoptimalkan proses pelaporan menjadi kunci kesuksesan dalam menilai dan meningkatkan implementasi ERP secara keseluruhan.
Dalam rangka mencapai keberhasilan implementasi ERP, pembentukan tim implementasi yang efektif sangatlah krusial. Beberapa strategi sukses yang dapat diterapkan untuk membentuk tim implementasi ERP yang produktif termasuk menentukan manajer proyek yang bertanggung jawab, memiliki sponsor eksekutif yang efektif, membentuk tim lintas fungsi dengan keahlian yang sesuai, melibatkan pengguna akhir secara aktif, dan memastikan proses pembuatan laporan yang mendalam. Manajer proyek memegang peran sentral dalam menjaga kelancaran proyek implementasi, sementara sponsor eksekutif memberikan dukungan strategis dan finansial. Keberhasilan tim implementasi juga tergantung pada keahlian lintas fungsi dari anggota tim, termasuk para ahli IT, keuangan, dan manufaktur yang membimbing desain dan konfigurasi perangkat lunak. Keterlibatan aktif pengguna akhir memberikan perspektif yang berharga, sementara pembuat laporan membantu menganalisis dan memahami dampak implementasi pada berbagai aspek bisnis. Sumber: https://keysoft.co.id/implementasi-software-erp-pengertian-dan-jenisnya/
Kesempatan lowongan magang terbaru di tahun 2024
Baca Selengkapnya..