Mengenal Project Management System: Pengertian, Jenis, Fitur, Kelebihan, Kekurangan dan Cara Kerja

Project management system merupakan solusi penting bagi perusahaan dalam mengelola seluruh proyek yang sedang berjalan secara efisien dan terintegrasi. Dengan menggunakan project management system, perusahaan dapat memastikan setiap proyek dapat dikelola dengan baik, mulai dari perencanaan hingga eksekusi, sehingga membantu manajemen untuk memantau progres proyek dengan mudah. Tanpa project management system, terutama bagi perusahaan yang berkembang pesat, pengorganisasian project menjadi tantangan besar, karena setiap proyek memerlukan koordinasi yang efektif antar departemen serta sumber daya yang terkelola dengan baik.
 
Penggunaan project management system juga memberikan dampak signifikan pada produktivitas perusahaan. Sistem ini memberikan peluang bagi setiap anggota tim di berbagai divisi untuk berkolaborasi secara optimal sehingga meningkatkan efisiensi dan kualitas kerja. Setiap proyek yang dijalankan oleh divisi tertentu dapat dieksekusi secara lebih maksimal, menghasilkan output yang lebih baik dan sesuai dengan target yang diharapkan. Dengan demikian, sistem ini membantu perusahaan dalam menjalankan langkah makro untuk mengintegrasi dan mengoptimalkan kinerja di berbagai level.
 
Untuk mengetahui pengertian, jenis, fitur, kelebihan, kekurangan dan cara kerja project management system, simak ulasannya di bawah ini.
 
Apa Itu Project Management System?
Project management system adalah sebuah perangkat lunak yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola dan mengatur proyek-proyek yang sedang berjalan. Fungsi project management system yaitu untuk memudahkan para manajer dalam mengkoordinasikan sumber daya manusia serta tugas-tugas yang perlu diselesaikan dalam proyek. Dengan sistem ini, setiap anggota tim mendapatkan tugas yang terperinci, sehingga mereka dapat lebih fokus dan bekerja secara efisien untuk mencapai hasil yang optimal.
 
Project management system mendukung proses perencanaan, pelaksanaan, hingga evaluasi proyek. Dalam penggunaannya, manajer dapat membagi proyek besar menjadi tugas-tugas kecil yang lebih mudah dikelola. Hal ini juga dapat membantu dalam mengidentifikasi potensi risiko keterlambatan, sehingga tindakan pencegahan bisa segera diambil dan dikomunikasikan kepada pihak yang bersangkutan.
 
Project management system juga mempermudah dalam pengaturan jadwal proyek, pengelolaan tugas-tugas, manajemen risiko, penganggaran biaya, serta memastikan koordinasi yang lebih baik antar anggota tim. Fungsi lain dari sistem ini termasuk pembuatan laporan proyek yang membantu dalam memantau kemajuan dan kinerja proyek secara keseluruhan. Kesimpulannya, project management system bertujuan untuk memfasilitasi manajer dalam mengelola proyek sehari-hari dan semua tanggung jawab yang menyertainya.
 
Jenis-jenis Project Management System
Sistem manajemen proyek dapat dibagi menjadi beberapa jenis berdasarkan cara penggunaannya dan fungsionalitasnya. Jenis-jenis ini disesuaikan dengan kebutuhan organisasi dan tujuan proyek yang sedang dikelola. Berikut adalah penjelasan tentang dua jenis sistem manajemen proyek yang umum digunakan:

1. Sistem Manajemen Proyek Individu (Individual Project Management System)

Jenis individual project management system ini dirancang untuk pengelolaan proyek tunggal dan biasanya digunakan oleh satu orang atau tim kecil. Jenis sistem ini sering menggunakan perangkat yang berbentuk aplikasi sederhana seperti spreadsheet atau perangkat lunak yang menawarkan fitur dasar yang diperlukan oleh manajer proyek untuk mengatur tugas dan jadwal. Karena digunakan secara mandiri, jenis individual project management system cocok untuk proyek yang lebih kecil dengan sedikit orang yang terlibat.
 
Contoh individual project management adalah penggunaan Microsoft Excel atau Google Sheets untuk melacak tugas dan waktu proyek kecil. Namun, kekurangan dari sistem ini adalah bahwa tidak ada akses bersama antar pengguna, sehingga setiap individu hanya bisa bekerja dengan data mereka sendiri. Kelebihan sistem ini adalah kesederhanaannya, tetapi kurang ideal untuk proyek yang melibatkan banyak orang atau membutuhkan kolaborasi besar.

2. Sistem Manajemen Proyek Kolaboratif (Collaborative Project Management System)

Collaborative project management system dirancang agar seluruh tim dapat bekerja bersama dalam satu proyek. Seluruh anggota tim dapat melihat dan berkontribusi pada data proyek secara bersamaan, sehingga kolaborasi menjadi lebih mudah dan efektif. Dalam jenis collaborative project management system ini, setiap anggota tim bisa memperbarui informasi dan melihat perkembangan proyek secara real-time.
 
Kelemahan dari sistem ini adalah fokusnya hanya pada satu proyek pada satu waktu. Hal ini berarti jika perusahaan memiliki beberapa proyek yang berjalan bersamaan, setiap proyek harus dikelola secara terpisah. Contoh dari sistem ini adalah perangkat lunak seperti Trello, Asana, atau Microsoft Teams yang memungkinkan kolaborasi tim dalam satu proyek.
Dengan memahami 2 jenis project management system ini, perusahaan dapat lebih bijak dalam memilih perangkat yang sesuai dengan kebutuhan spesifik proyek dan kebutuhan tim mereka.
 
Fitur-fitur Penting pada Project Management System
Setiap project management system harus memiliki fitur-fitur yang tepat untuk membantu manajer proyek mengelola proyek dengan lebih efektif. Fitur-fitur ini berfungsi untuk mempermudah perencanaan, pengawasan, dan pelaksanaan proyek.
 
Berikut adalah beberapa fitur penting yang harus ada dalam project management system beserta penjelasan dan contohnya, yaitu:

1. Manajemen Risiko (Risk Management)

Fitur risk management atau manajemen risiko sangat penting karena setiap proyek pasti menghadapi potensi risiko yang bisa mempengaruhi hasil akhir. Dengan manajemen risiko, manajer proyek dapat mengidentifikasi, menganalisis, dan merencanakan tindakan mitigasi terhadap risiko yang mungkin muncul.
 
Dalam proyek konstruksi, manajemen risiko dapat digunakan untuk mengantisipasi keterlambatan bahan baku atau perubahan cuaca ekstrem yang bisa menghambat pekerjaan di lapangan. Dengan fitur ini, manajer proyek bisa membuat rencana cadangan untuk meminimalisir dampak risiko tersebut.

2. Manajemen Sumber Daya (Resource Management)

Fitur Resource management atau manajemen sumber daya membantu mengalokasikan tenaga kerja, material, dan aset lainnya secara efisien ke dalam proyek. Penggunaan sumber daya yang tepat sangat penting untuk memastikan proyek berjalan sesuai rencana dan anggaran.
 
Dalam proyek pengembangan perangkat lunak, manajer proyek dapat menggunakan fitur ini untuk memastikan bahwa setiap anggota tim pengembang mendapatkan tugas yang sesuai dengan keahlian mereka dan sumber daya seperti server atau perangkat lunak pendukung sudah tersedia.

3. Ketergantungan, Tonggak, dan Jalur Kritis (Dependencies, Milestones, and Critical Path)

Dengan fitur ketergantungan, tonggak dan jalur kritis ini, manajer proyek dapat mengidentifikasi tugas-tugas yang saling berhubungan, menentukan titik pencapaian penting (milestones), dan memetakan jalur kritis proyek. Hal ini dapat membantu tim dalam merencanakan alur pekerjaan dan mengatur prioritas dengan baik.
 
Pada proyek pembangunan gedung, manajer proyek bisa menggunakan fitur ini untuk mengatur urutan pekerjaan, seperti pondasi harus selesai terlebih dahulu sebelum memulai pekerjaan pada struktur utama. Selain itu, penentuan milestone seperti struktur selesai atau pengujian listrik dapat membantu mengukur kemajuan proyek.

4. Kemudahan Penggunaan (Ease of Use)

Sebuah project management system harus mudah digunakan dan memiliki tampilan yang menarik. Sistem yang terlalu rumit justru akan menghambat pekerjaan dan mempersulit tim dalam menjalankan tugasnya. Fitur kemudahan penggunaan atau ease of use mencakup desain yang ramah pengguna, akses cepat, serta kemampuan untuk menyesuaikan dengan berbagai proyek yang dikelola.
 
Trello adalah contoh platform manajemen proyek yang sangat mudah digunakan karena tampilannya berbasis kartu yang memudahkan manajer proyek dan tim untuk memantau status setiap tugas secara visual dan langsung.

5. Integrasi dengan Pihak Ketiga (Third-party Integrations)

Kemampuan untuk terhubung dengan aplikasi lain merupakan fitur penting dalam project management system. Dengan integrasi ke berbagai alat lain, manajer proyek dapat menyinkronkan data secara otomatis dan bekerja lebih efisien tanpa harus berpindah platform.
 
Platform seperti Asana atau Monday.com sering terintegrasi dengan aplikasi lain seperti Google Drive, Slack, atau Dropbox. Dengan integrasi ini, tim bisa mengunggah dokumen langsung dari penyimpanan awan, berkolaborasi melalui pesan di Slack, atau melacak waktu dengan alat pelacakan waktu pihak ketiga.

6. Penjadwalan dan Penganggaran (Scheduling and Budgeting)

Fitur penjadwalan dan penganggaran membantu manajer proyek untuk mengatur jadwal pengerjaan tugas dan memantau pengeluaran terkait proyek. Dengan fitur ini, manajer dapat memperkirakan durasi setiap tugas, menetapkan tenggat waktu, serta memastikan bahwa proyek berjalan sesuai anggaran.
 
Pada proyek event marketing, fitur penjadwalan membantu tim merencanakan timeline untuk tugas-tugas seperti persiapan venue, pengiriman undangan, hingga pengaturan hari-H. Fitur penganggaran memudahkan mereka untuk memantau biaya cetak, katering, dan promosi agar tidak melebihi anggaran yang telah ditetapkan.

7. Laporan dan Analisis (Reporting and Analytics)

Fitur laporan dan analisis memudahkan manajer proyek untuk mendapatkan gambaran menyeluruh tentang perkembangan proyek melalui data yang terperinci. Laporan yang dihasilkan mencakup status tugas, alokasi sumber daya, performa tim, serta anggaran yang telah digunakan. Dengan fitur laporan dan analisis, manajer dapat membuat keputusan yang lebih tepat berdasarkan data.
 
Sistem seperti Smartsheet menyediakan laporan otomatis yang bisa menunjukkan seberapa jauh kemajuan proyek berdasarkan data waktu nyata, sehingga manajer bisa menilai apakah proyek berjalan sesuai rencana atau membutuhkan intervensi.
Memiliki fitur-fitur yang komprehensif dalam project management system sangat penting untuk keberhasilan proyek. Manajer proyek harus memilih perangkat lunak yang memiliki fitur sesuai dengan kebutuhan proyek mereka, seperti manajemen risiko untuk mengelola potensi masalah, manajemen sumber daya untuk memastikan efisiensi penggunaan tenaga kerja, dan integrasi pihak ketiga untuk meningkatkan fleksibilitas kerja. Dengan alat yang tepat, manajer proyek dapat mengelola proyek dengan lebih efisien, mengurangi risiko, dan meningkatkan produktivitas tim secara keseluruhan.
 
Kelebihan Project Management System
Project Management System (PMS) adalah perangkat lunak atau alat digital yang dirancang untuk membantu organisasi dalam merencanakan, melaksanakan, mengelola, dan melacak kemajuan proyek dari awal hingga selesai. PMS memudahkan manajer proyek dan tim untuk mengorganisir tugas, mengelola sumber daya, berkolaborasi, dan memantau perkembangan proyek secara efektif. Project management system sangat berguna dalam proyek berskala besar atau kompleks yang melibatkan banyak pihak, tugas, dan batas waktu.
 
Berikut adalah beberapa kelebihan dari menggunakan Project Management System, yaitu:

• Perencanaan yang Lebih Baik: PMS membantu tim dalam menyusun rencana proyek yang jelas, termasuk penjadwalan tugas, alokasi sumber daya, dan penetapan deadline. Hal ini memastikan bahwa semua langkah proyek terencana dengan baik dan meminimalkan risiko kesalahan.
• Kolaborasi Tim yang Efektif: Sistem ini memberikan kemudahan dalam berkolaborasi yang lebih baik antara anggota tim, baik di lokasi yang sama maupun bekerja secara remote. Komunikasi yang terpusat dan kemampuan untuk berbagi dokumen membuat kerja tim lebih efisien.
• Pengelolaan Tugas dan Prioritas: PMS memudahkan manajer proyek dan anggota tim untuk melacak tugas-tugas yang perlu diselesaikan. Setiap tugas dapat diberi prioritas dan tenggat waktu, sehingga semua orang tahu apa yang harus dilakukan.
• Pemantauan Proyek Secara Real-time: Dengan PMS, perkembangan proyek dapat dipantau secara real-time. Manajer proyek bisa mengetahui status tugas, pencapaian milestone, dan penggunaan anggaran tanpa harus menunggu laporan manual.
• Pengelolaan Sumber Daya yang Efisien: PMS memberikan bantuan perencanaan dan alokasi sumber daya (seperti waktu, tenaga kerja, dan dana) secara lebih efisien, sehingga dapat membantu menghindari pemborosan dan memastikan bahwa sumber daya digunakan sesuai kebutuhan proyek.
• Peningkatan Transparansi dan Akuntabilitas: Semua anggota tim dapat melihat tugas dan tanggung jawab mereka dengan jelas. Hal ini dapat menciptakan transparansi dalam pekerjaan dan meningkatkan akuntabilitas, karena setiap orang tahu siapa yang bertanggung jawab atas bagian tertentu dari proyek.
• Laporan dan Analisis yang Terintegrasi: PMS menyediakan fitur laporan yang dapat dihasilkan secara otomatis, yang membantu manajer proyek dalam melakukan analisis kinerja, mengukur kemajuan, dan membuat keputusan yang berbasis data.
• Pengelolaan Risiko: Dengan fitur seperti pelacakan risiko dan analisis dampak, PMS membantu dalam mengidentifikasi potensi risiko di awal dan menyusun strategi mitigasi untuk menghindari gangguan proyek.
• Penyimpanan dan Akses Informasi yang Terorganisir: PMS menyimpan semua dokumen dan informasi proyek di satu tempat yang mudah diakses, sehingga mengurangi kebingungan yang dapat timbul akibat penyebaran informasi melalui email atau media lain yang terpisah.
• Pengelolaan Anggaran: PMS sering kali dilengkapi dengan fitur untuk melacak anggaran dan biaya proyek secara detail. Hal ini dapat membantu menghindari over-budgeting dan memastikan proyek tetap sesuai anggaran yang telah ditetapkan.

Dengan menggunakan project management system, tim proyek bisa bekerja lebih terstruktur, efisien, dan produktif, sekaligus memastikan proyek berjalan sesuai target waktu dan biaya yang ditetapkan.
 
Kekurangan Project Management System
Meskipun Project Management System (PMS) memiliki banyak kelebihan, terdapat beberapa kekurangan atau tantangan yang perlu diperhatikan dalam penggunaannya.
 
Berikut merupakan beberapa kekurangan dari project management system, yaitu:

• Biaya Implementasi yang Tinggi: Beberapa PMS, terutama yang canggih, memerlukan biaya yang cukup besar untuk lisensi, implementasi, dan pelatihan. Hal ini bisa menjadi beban bagi perusahaan kecil atau proyek dengan anggaran terbatas.
• Kurva Pembelajaran yang Curam: Banyak PMS yang memiliki antarmuka dan fitur yang kompleks, sehingga memerlukan waktu bagi anggota tim untuk terbiasa. Pelatihan tambahan mungkin diperlukan agar pengguna dapat memanfaatkan semua fitur dengan efektif.
• Keterbatasan Kustomisasi: Tidak semua PMS dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan atau proyek. Dalam beberapa kasus, sistem ini mungkin tidak sepenuhnya cocok dengan alur kerja yang dari beberapa perusahaan, sehingga memerlukan adaptasi tambahan atau pengembangan khusus.
• Ketergantungan pada Teknologi: Penggunaan PMS sangat tergantung pada infrastruktur teknologi. Gangguan internet, masalah perangkat keras, atau kegagalan perangkat lunak dapat menyebabkan hambatan dalam akses dan kelancaran pengelolaan proyek.
• Risiko Overhead Administratif: Meskipun PMS dimaksudkan untuk menyederhanakan pengelolaan proyek, beberapa sistem bisa menambah overhead administratif karena terlalu banyak fitur atau terlalu banyak hal yang harus diinput, seperti pembaruan status yang terlalu detail.
• Tidak Semua Fitur Diperlukan: Beberapa PMS dilengkapi dengan banyak fitur yang mungkin tidak dibutuhkan oleh setiap tim proyek. Hak ini dapat membingungkan pengguna dan membuat sistem terasa terlalu rumit atau memboroskan waktu saat mengelola tugas-tugas sederhana.
• Keamanan Data: Karena PMS biasanya menyimpan data sensitif tentang proyek, ada risiko keamanan, terutama jika sistem berbasis cloud tidak memiliki langkah-langkah keamanan yang kuat. Perusahaan perlu memastikan bahwa data proyek dilindungi dari potensi pelanggaran.
• Perubahan Budaya Kerja: Penggunaan PMS dapat mempengaruhi budaya kerja tim. Dalam beberapa kasus, fokus yang terlalu kuat pada pelacakan tugas dan waktu dapat menciptakan tekanan yang tidak perlu atau menurunkan motivasi anggota tim, karena mereka merasa diawasi secara ketat.
• Keterbatasan dalam Integrasi dengan Sistem Lain: Tidak semua PMS dapat diintegrasikan dengan baik dengan perangkat lunak lain yang sudah digunakan oleh perusahaan, seperti sistem keuangan, ERP, atau CRM. Hal ini dapat menyebabkan pekerjaan tambahan untuk memasukkan data secara manual.
• Komunikasi yang Kurang Personal: Ketergantungan pada PMS untuk berkomunikasi melalui komentar atau pembaruan di dalam sistem dapat mengurangi interaksi personal antar anggota tim, yang bisa memengaruhi dinamika tim dan kerja sama.

Dengan mempertimbangkan kekurangan-kekurangan ini, penting untuk memilih PMS yang sesuai dengan skala, kebutuhan, dan kemampuan tim serta organisasi.
 
Cara Kerja Project Management System dalam ERP
Project Management System dalam ERP (Enterprise Resource Planning) adalah alat yang digunakan untuk merencanakan, melaksanakan, dan mengelola proyek dengan memanfaatkan modul-modul yang terintegrasi dalam ERP. Sistem ini membantu mengelola proyek yang lebih terstruktur dan efisien dengan menghubungkan data proyek ke berbagai fungsi bisnis lainnya, seperti keuangan, inventaris, sumber daya manusia, dan logistik.
 
Berikut ini adalah cara kerja Sistem Manajemen Proyek dalam ERP, yaitu:

1. Perencanaan

Perencanaan proyek tidak hanya mencakup penugasan tugas dan alokasi sumber daya, tetapi juga terhubung dengan modul keuangan dan sumber daya manusia (HR). Tim dapat merencanakan anggaran berdasarkan data keuangan yang ada dalam sistem ERP dan memastikan bahwa sumber daya yang dialokasikan tersedia dan terintegrasi dengan modul lain seperti manajemen inventaris atau pembelian.

2. Pelaksanaan

Tugas-tugas yang telah direncanakan akan otomatis dihubungkan dengan modul-modul ERP lain, seperti pengadaan barang atau pelacakan pengiriman. ERP memberikan kemudahan dalam pembagian tugas dengan alokasi sumber daya manusia, peralatan, dan material yang dapat dikelola secara terpusat dalam satu sistem.
 
Ketika anggota tim memperbarui status tugas, ERP juga memperbarui sistem terkait, seperti stok barang atau biaya yang digunakan dalam modul keuangan sehingga menciptakan koordinasi yang lebih baik antar tim dan departemen.

3. Pemantauan dan Pengendalian

Manajer proyek dapat memantau progres proyek secara real-time menggunakan dashboard yang terintegrasi dengan ERP. Laporan anggaran, penggunaan sumber daya, dan kemajuan tugas terhubung langsung dengan data ERP lainnya seperti status inventaris dan pengeluaran.
 
ERP memudahkan manajer proyek untuk melihat detail yang lebih lengkap tentang proyek secara keseluruhan dan memberikan notifikasi otomatis jika terjadi keterlambatan atau masalah.

4. Pelaporan

Dalam ERP, laporan proyek bisa disesuaikan dengan kebutuhan spesifik organisasi dan dihubungkan dengan modul lain. Contohnya, laporan anggaran proyek tidak hanya menampilkan biaya yang dikeluarkan untuk proyek itu saja, tapi juga dampaknya terhadap keuangan perusahaan secara keseluruhan.
 
Laporan-laporan ini bisa dibuat berdasarkan real-time data yang mencakup penggunaan sumber daya, performa proyek, pencapaian milestone, hingga pengeluaran yang sudah terealisasi.

5. Kolaborasi

Sistem manajemen proyek dalam ERP memberikan peluang untuk berkolaborasi lintas departemen. Anggota tim di berbagai divisi seperti keuangan, pengadaan, HR, atau produksi dapat bekerja sama dan berkoordinasi secara terintegrasi. ERP memfasilitasi komunikasi dan pertukaran informasi melalui satu platform yang sama, sehingga semua pihak bisa mendapatkan pembaruan yang sinkron.

6. Akses Informasi

Seluruh tim proyek dan pemangku kepentingan dapat mengakses informasi terkait proyek secara real-time dari berbagai perangkat dan lokasi. Data proyek yang tersimpan di ERP tersedia secara sentral, sehingga memastikan bahwa semua orang bekerja berdasarkan data terbaru dan akurat. Hal ini juga mendukung kerja jarak jauh serta kolaborasi antar kantor cabang atau divisi yang terpisah.

7. Pengelolaan Risiko

Modul manajemen risiko dalam ERP bisa membantu mengidentifikasi potensi risiko berdasarkan data proyek yang sedang berlangsung dan menghubungkannya dengan data historis atau tren dari proyek-proyek sebelumnya. ERP dapat menampilkan peringatan dini jika ada risiko, seperti keterlambatan pasokan atau pembengkakan biaya, serta memberikan solusi mitigasi yang terintegrasi dengan modul keuangan dan operasional.

8. Pengukuran Keberhasilan

Dalam ERP, pengukuran keberhasilan proyek dihubungkan dengan berbagai data yang ada di sistem, seperti pencapaian tujuan proyek, anggaran yang digunakan, kepuasan pelanggan, serta hasil akhir proyek yang terkait dengan performa keseluruhan perusahaan. ERP menyediakan metrik yang dapat disesuaikan untuk mengevaluasi apakah proyek berhasil dalam hal waktu, biaya, dan kualitas, sambil tetap mengintegrasikan hasil tersebut ke dalam strategi bisnis yang lebih luas.
Secara keseluruhan, Project Management System dalam ERP memberikan pengelolaan proyek yang lebih menyeluruh dan terintegrasi, memungkinkan kolaborasi yang lebih baik di seluruh departemen, optimalisasi penggunaan sumber daya, dan pelacakan proyek secara real-time yang berdampak langsung pada kinerja perusahaan secara keseluruhan.