Dalam era bisnis yang semakin kompleks dan dinamis, usaha mikro,kecil dan menengah (UMKM) perlu menjalankan operasional mereka dengan efisien untuk tetap bersaing. Salah satu kunci kesuksesan adalah memanfaatkan teknologi yang mampu menyelaraskan dan meningkatkan setiap aspek bisnis. Dalam hal tersebut, Enterprise Resource Planning (ERP) muncul sebagai komponen penting dalam mengoptimalkan potensi bisnis. ERP bukan lagi eksklusif untuk perusahaan besar. Pada kenyataannya, solusi ini membuktikan diri sebagai pendorong pertumbuhan yang luar biasa bagi UMKM yang cerdas. Pada artikel ini, akan membahas secara mendalam bagaimana penerapan ERP dapat membuka pintu kesempatan baru yang mengarah pada pertumbuhan berkelanjutan dan pengelolaan yang efisien. Baca juga: Solusi Pertumbuhan Bisnis di Masa Depan Menggunakan Software ERP
Beberapa usaha seperti mikro, kecil dan menengah (UMKM) mempunyai beberapa peran utama dalam pertumbuhan Ekonomi di Indonesia. Berdasarkan informasi yang dilaporkan oleh Kompas, Kementerian Koperasi dan Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM) memiliki target ambisius untuk memiliki setidaknya 10 juta unit UMKM yang terdaftar dalam Sistem Satu Atap (OSS) pada akhir tahun 2023. Rencana ini mencerminkan upaya pemerintah dalam mempercepat proses registrasi dan integrasi UMKM ke dalam sistem yang lebih terpusat. Data ini tentunya akan terus mengalami perubahan sejalan dengan peningkatan jumlah UMKM yang mendaftar melalui OSS. Pemerintah berupaya memberikan dukungan dan fasilitasi yang lebih baik kepada UMKM untuk memanfaatkan teknologi dan memperkuat kehadiran mereka dalam dunia bisnis.
Enterprise Resource Planning (ERP) mengintegrasikan proses inti keuangan, rantai pasokan, SDM, pengadaan, inventaris, dan komponen penting lainnya ke dalam satu sistem. Ini memfasilitasi informasi real time dan memberikan visibilitas, analisis, dan efisiensi sehingga bisnis dapat membuat keputusan berbasis data dan mengelola kinerjanya. Prinsip dasar Enterprise Resource Planning (ERP) adalah pengumpulan data secara terstruktur atau sentral untuk distribusi yang luas di mana manajemen database berfungsi sebagai repositori data yang aman dan terpusat, untuk pengalaman penggunaan data yang lengkap, benar, dan terkini. Perangkat lunak Enterprise Resource Planning (ERP) memungkinkan perusahaan untuk menstandarkan prosesnya dengan mengumpulkan dan mengorgansisr data dari berbagai departemen serta menciptakan pendekatan terstruktur yang mengotomatisasi proses bisnis. Pendekatan terintegrasi ini memastikan bahwa semua orang menggunakan data yang sama dan memantau Indikator Kinerja Utama (KPI) yang sama.
Sebelumnya, Sistem ERP dianggap sebagai solusi yang mahal dan umumnya ditujukan hanya untuk beberapa perusahaan yang besar, maju, dan terkenal. Namun, pada saat ini, dengan munculnya solusi ERP berbasis cloud, bahkan bisnis kecil dan menengah pun dapat memanfaatkan layanan manajemen data sistematis ini. Mereka dapat memilih layanan sesuai kebutuhan mereka, tanpa harus menggunakan seluruh rangkaian fungsi yang tersedia. ERP berbasis cloud ini lebih ringan dan dapat disesuaikan, menjadikannya pilihan yang nyaman untuk menyesuaikan diri dengan perubahan kebutuhan bisnis. Bisnis kecil maupun menengah dapat membeli beberapa modul yang dijual secara terpisah atau sebagai bagian dari paket tertentu. Beberapa fitur perangkat lunak ERP dapat disesuaikan untuk memberikan akses terbatas hanya pada beberapa fungsi yang dibutuhkan oleh bisnis. Selain itu, pemilihan beberapa modul yang dijual terpisah atau sebagai bagian dari paket tertentu memberikan kebebasan untuk fokus pada beberapa aspek tertentu dalam operasional bisnis. Dengan begitu, bisnis dapat mengakses fungsionalitas yang mereka perlukan tanpa harus membayar untuk beberapa fitur yang tidak relevan bagi mereka. Dengan memanfaatkan fitur penyusunan ulang (customization) pada perangkat lunak ERP, bisnis kecil maupun menengah dapat menciptakan pengalaman pengguna yang optimal. Mereka dapat membangun sistem yang memebrikan akses terbatas hanya pada beberapa fungsi esensial, menciptakan lingkungan yang sesuai dengan kebutuhan bisnis mereka. Dengan begitu, ERP berbasis cloud bukan hanya menjadi alat manajemen data, tetapi juga menjadi pendorong untuk pertumbuhan dan keberlanjutan bagi bisnis skala kecil dan menengah.
Penerapan sistem ERP menjadi suatu aspek yang sangat penting bagi usaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM) karena mampu menyederhanakan proses pencatatan secara otomatis. Hal tersebut mencakup pencatatan stok barang, inventaris, penjualan, pembelian, serta pencatatan pada jurnal umum dan laporan akuntansi lainnya. ERP memberikan manfaat yang sangat signifikan bagi UMKM dengan kemampuannya dalam mengintegrasikan dan menyajikan informasi secara langsung, otomatis, dan real time. Keuntungan utama yang diperoleh UMKM dari implementasi ERP melibatkan pengendalian yang efisien terhadap laporan penjualan hingga stok barang. Integrasi ini tidak hanya memudahkan, tetapi juga mengotomatisasi proses-proses tersebut. Manfaat lebih lanjut termasuk kemampuan untuk mengelola database pencatatan dengan lebih mudah, dengan koneksi langsung ke modul inventaris. Selain itu, penggunaan ERP dapat menghasilkan efisiensi biaya operasional dengan mengurangi keterlibatan manual dalam pelaporan. Proses manual yang biasanya memakan waktu dan prone terhadap kesalahan dapat diminimalkan, seiring dengan kemampuan ERP dalam menyajikan laporan secara online. Implementasi ERP juga membawa dampak positif pada pengelolaan data transaksi penjualan dan pembelian dengan lebih rinci. Dengan keterhubungan otomatis dengan modul penjualan dan pembelian, UMKM dapat melacak dan menganalisis setiap transaksi dengan lebih detail. Untuk manfaat yang terakhir yaitu akuntansi menjadi lebih mudah karena otomatis terhubung dengan modul penjualan dan pembelian. Dengan begitu, UMKM dapat merasakan manfaat besar dari efisiensi dan akurasi yang diberikan oleh sistem ERP dalam mengelola dan memonitor berbagai aspek operasional mereka.
Setelah Anda mendalami manfaat yang dapat diberikan oleh ERP untuk usaha kecil Anda, langkah berikutnya adalah memilih perangkat lunak mana yang akan menjadi solusi terbaik dalam kebutuhan bisnis UMKM Anda. Dilansir dari gamatechno.com. Terdapat beberapa faktor penting yang sebaiknya menjadi perhatian utama ketika Anda sedang mencari ERP yang sesuai untuk kebutuhan bisnis Anda, diantaranya yaitu: 1. Lakukan Riset yang Tepat Sesuai Kebutuhan Anda Pada faktor yang pertama ini merupakan pendekatan yang penting untuk diambil agar dapat memulai analisis mendalam tentang kebutuhan bisnis Anda. Teliti secara seksama setiap kesulitan dan kekurangan dalam sistem bisnis saat ini di seluruh departemen untuk menentukan apakah solusi perangkat lunak ERP dapat mengatasi masalah tersebut. Melibatkan semua anggota staf, termasuk departemen IT, adalah langkah penting dalam proses ini untuk memahami semua persyaratan dengan baik. Dengan demikian, Anda dapat mengidentifikasi dengan jelas prioritas bisnis dan menentukan fitur-fitur yang harus dimiliki atau diinginkan, sehingga Anda dapat menetapkan tujuan spesifik yang akan dikejar nantinya. Sebagai pemilik bisnis, sebaiknya Anda memimpin proses pemilihan daripada hanya mengandalkan vendor perangkat lunak untuk merancang alur kerja baru, mengingat Anda memiliki pemahaman paling mendalam tentang operasional bisnis Anda. 2. Lakukan Penelitian Lanjutan Setelah Anda memiliki pemahaman yang lebih mendalam tentang persyaratan dan proses yang diperlukan untuk memulai, langkah selanjutnya adalah mendalami teknologi ERP untuk memenuhi kebutuhan Anda. Berani meminta bantuan dari individu di dalam jaringan Anda yang memiliki pengalaman dalam menggunakan solusi ERP. Jika memungkinkan, jangan ragu untuk menghubungi ahli di bidang ini atau cari referensi pelanggan yang telah menggunakan solusi ERP dan hubungi mereka secara langsung. Jika kontak langsung tidak dapat dilakukan, alokasikan waktu untuk menyelidiki testimonial dari penyedia ERP serta studi kasus untuk mendapatkan pemahaman praktis yang lebih mendalam. 3. Mengevaluasi Opsi Perangkat Lunak ERP Setiap perangkat lunak ERP memiliki beragam fitur dan keahlian yang berbeda. Setiap opsi dirancang untuk memenuhi tujuan bisnis dengan optimal. Memulai dengan membuat daftar kebutuhan yang jelas dan komprehensif sebelum memulai pencarian perangkat lunak merupakan langkah awal yang sangat penting. Penting untuk menyisihkan waktu guna mengevaluasi setiap opsi yang tersedia dan memilih satu yang sesuai dengan kebutuhan khusus Anda. Selain itu, aspek penting lainnya yang perlu diperhatikan sebelum memilih perangkat lunak ERP adalah menentukan jenis platform yang diinginkan. Anda dapat memilih antara model lokal, cloud, atau hybrid, masing-masing dengan kelebihan dan kekurangan sendiri. Sebagai contoh, instalasi lokal umumnya memerlukan investasi awal yang signifikan. Di sisi lain, sistem cloud memerlukan evaluasi integrasi dan pengujian kompatibilitas yang cermat sebelum migrasi data. Sementara itu, sistem hybrid, dengan penyesuaian yang tepat, dapat memberikan solusi yang sangat praktis sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. 4. Penyesuaian dan Integrasi Dalam berbagai industri atau jenis bisnis, kebutuhan Anda kemungkinan akan terus berkembang dari waktu ke waktu. Oleh karena itu, Anda memerlukan perangkat lunak yang dapat beradaptasi dan menyesuaikan diri dengan kebutuhan yang dinamis, sambil tetap memberikan nilai tambah. Penting untuk memilih perangkat lunak ERP yang memiliki kemampuan penyesuaian dan integrasi yang kuat. Selain itu, memahami perbedaan antara "konfigurasi" dan "penyesuaian" perangkat lunak ERP juga krusial. Konfigurasi biasanya dapat dilakukan dengan mudah melalui opsi yang tersedia dalam perangkat lunak perusahaan, sementara penyesuaian melibatkan perubahan kode perangkat lunak sesungguhnya agar sesuai dengan kebutuhan Anda. Namun, perlu diingat bahwa proses penyesuaian umumnya memerlukan waktu lebih lama dan investasi yang lebih besar. 5. Pertimbangkan Aspek Harga Saatnya untuk meminta penawaran harga dari vendor yang Anda pilih dan membuat keputusan akhir yang sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan. Pastikan untuk meminta rincian biaya tidak hanya untuk instalasi, tetapi juga untuk implementasi, pelatihan, penyesuaian, lisensi perangkat lunak, dan biaya terkait lainnya. Semua rincian biaya ini sebaiknya dijelaskan secara menyeluruh dalam perjanjian yang akan ditandatangani setelahnya.
Dalam era bisnis yang kompleks dan dinamis, peran usaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM) menjadi sangat vital untuk pertumbuhan ekonomi Indonesia. Mereka harus menjalankan operasional mereka dengan efisien dan memanfaatkan teknologi yang tepat. Di tengah tantangan ini, Enterprise Resource Planning (ERP) muncul sebagai solusi penting dalam meningkatkan efisiensi dan daya saing UMKM. ERP tidak hanya mempermudah pencatatan otomatis, tetapi juga menghasilkan manfaat signifikan. Dari pengendalian laporan penjualan hingga stok barang, efisiensi biaya operasional hingga manajemen data transaksi, ERP memberikan dampak positif pada berbagai aspek operasional UMKM. Dengan pemilihan software ERP yang tepat, UMKM dapat mengoptimalkan potensi bisnis mereka. Sumber: https://blog.gamatechno.com/memilih-software-erp/ Sumber: https://www.xplantr.com/blog/how-erp-helps-small-and-medium-businesses
Kesempatan lowongan magang terbaru di tahun 2024
Baca Selengkapnya..