Memahami Cara Kerja Sistem ERP dalam Dunia Bisnis

Name: Home
Author: IDMETAFORA

8 December, 2023 | aurelivone

Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) telah menjadi hal penting bagi banyak perusahaan. ERP membantu mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis dalam satu sistem terpusat, memberikan visibilitas menyeluruh, dan meningkatkan efisiensi operasional. Dalam artikel ini, kita akan membahas mengenai cara kerja sistem ERP.

Mengapa Membutuhkan Software ERP untuk Meningkatkan Kinerja?

Mengimplementasikan perangkat lunak Enterprise Resource Planning (ERP) menjadi suatu keharusan dalam mencapai kinerja optimal perusahaan. Sistem ERP memainkan peran sentral dalam mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis, mulai dari keuangan, sumber daya manusia, hingga rantai pasokan, menjadi satu entitas terpusat. Dengan demikian, data yang dihasilkan dari setiap organisasi menjadi lebih terstruktur, terpadu, dan dapat diakses secara real-time. Keberadaan sistem ERP dapat memungkinkan otomatisasi proses bisnis, mengurangi tugas rutin, dan memberikan kecepatan serta konsistensi dalam pelaksanaannya.

Peningkatan efisiensi operasional merupakan salah satu manfaat utama yang memungkinkan perusahaan untuk menjalankan operasi sehari-hari dengan lebih lancar. Seperti yang kita ketahui bahwa ada banyak manfaat dari sistem ERP dalam memenuhi kebutuhan bisnis yang dapat meningkatkan kinerja. Mulai dari pendataan tenaga kerja, mengelola dana keuangan hingga inventaris maupun aset perusahaan. Tiap proses bisnis yang kamu jalankan dapat diatasi dengan satu aplikasi ERP ini. Terlebih lagi, software ini memiliki fitur-fitur yang mudah dikustomisasi untuk bisa menyesuaikan kebutuhan setiap perusahaan. Sehingga, karyawan dapat mengoptimalkan efisiensi kerja dan produktivitas semakin meningkat.

Aplikasi ERP memiliki fitur-fitur unggulan yang dapat memenuhi kebutuhan bisnis mulai dari skala kecil, menengah, bahkan skala besar sekalipun yang dimana hal tersebut dapat meningkatkan kinerja yang lebih optimal. Salah satu yang paling banyak diincar adalah fitur pengelolaan tenaga kerja, dan dari fitur-fitur tersebut, tim HRD bisa memantau presensi masing-masing karyawannya, mengurus masalah cuti, serta mengelola jam lebur. Semua ini sudah terintegrasi dalam satu laporan yang memudahkan dalam proses penggajian pada setiap bulannya.

Selain itu, ada Supply Chain Management yang mampu memudahkan untuk mengelola maupun merencanakan produksi mulai dari menentukan bahan, memantau proses produksi, hingga bagian distribusinya. Pada sistem ERP dapat mengoptimalkan pemakaian bahan mentah maupun modal yang mencakup dalam proses produksi, pengelolaan inventaris, manajemen armada yang digunakan untuk distribusi, serta pemantauan pengiriman, dan hal ini dapat memudahkan dan mengoptimalkan efisiensi produktivitas kinerja.

Selain itu, penghematan biaya dan perbaikan kualitas data menjadi efek positif lainnya, menjadikan investasi dalam perangkat lunak ERP sebagai langkah strategis yang mendukung pertumbuhan dan keberlanjutan perusahaan dalam lingkungan bisnis yang kompetitif. Dengan kata lain, ERP bukan hanya suatu alat, melainkan pondasi untuk mencapai kinerja yang lebih optimal dan responsif terhadap perubahan kondisi pasar.

Cara Kerja Sistem ERP

Tujuan dari perangkat lunak ERP adalah untuk meningkatkan profitabilitas dengan memastikan sumber daya yang dimiliki perusahaan dapat bekerja dengan efektif dan efisien, baik dari staf, waktu, uang, maupun lainnya. Dengan menggunakan ERP, kamu dapat memastikan kualitas bisnis baik dari kinerja perusahaan dan karyawan yang akan meningkat. Perencanaan sumber daya perusahaan juga dapat berjalan lancar dengan tepat dan akurat.

Prinsip kerja ERP ini adalah mengintegrasikan semuanya ke dalam satu database yang terpusat, meskipun pada masing-masing vabang akan mengoperasikan perangkat lunak yang sudah disesuaikan dengan kebutuhan spesifik. Misalnya, cabang A dan B hanya menggunakan fitur HRD, fitur inventaris, dan fitur akunting, sedangkan cabang C menggunakan fitur distribusi produk dan track pengiriman. Dari masing-masing setiap fitur tersebut, semua dikumpulkan kembali menjadi aplikasi pusat. Data dari masing-masing cabang tersebut akan dikirimkan secara otomatis ke pusat melalui jaringan internet, sehingga manajemen yang berada di pusat akan langsung mendapatkan laporan mengenai kebutuhan sumber daya di masing-masing cabang serta memantau proses distribusi.

Jika dilihat dari sisi bisnis, kamu akan menemukan kunci utama mengenai bagaimana setiap proses yang sudah dijalankan ini dapat ditingkatkan agar lebih efisien dan efektif. Penggunaan sumber daya dapat dimaksimalkan untuk menghasilkan profit yang lebih besar dan baik, serta karyawan yang lebih efisien dalam mengoptimalkan kerjanya, sehingga perusahaan dapat bertumbuh.

Satu hal yang perlu bahwa tanpa adanya sistem ERP, perencanaan yang tepat mengenai bagaimana sumber daya akan digunakan tidak bisa dilakukan. Kamu tidak bisa memaksimalkan semua sumber daya yang dimiliki sehingga tidak dapat mengetahui dengan cepat berapa keuntungan yang diperoleh perusahaan setiap tahunnya. Aplikasi yang baik dirancang untuk mengalokasikan tiap sumber daya dengan tepat dan memperoleh pengembalian yang baik.

Dengan satu aplikasi ERP, semua kebutuhan perusahaan di setiap divisi dan cabang akan terpenuhi. ERP memberikan visibilitas menyeluruh terhadap seluruh organisasi, memungkinkan manajemen untuk melacak kinerja departemen, menganalisis tren, dan membuat keputusan strategis berdasarkan data real-time. Dengan demikian, cara kerja sistem ERP menciptakan suatu lingkungan di mana perusahaan dapat beroperasi dengan lebih terstruktur, efisien, dan adaptif terhadap dinamika bisnis yang terus berubah.

Fungsi Sistem ERP

Fungsi sistem ERP menjadi kunci dalam upaya meningkatkan kinerja optimal suatu perusahaan. Pertama-tama, ERP berfungsi sebagai penyatuan data dengan mengintegrasikan informasi dari berbagai departemen, mulai dari keuangan, produksi, logistik, hingga sumber daya manusia. Dengan demikian, perusahaan memiliki satu sumber data terpusat yang memberikan visibilitas menyeluruh terhadap seluruh operasionalnya. Fungsi ini tidak hanya mengurangi redudansi data tetapi juga memastikan bahwa informasi yang dihasilkan bersifat konsisten dan dapat diandalkan.

Selanjutnya, ERP berperan dalam otomatisasi proses bisnis. Melalui penggunaan modul yang telah terintegrasi, sistem ini mampu mengotomatisasi tugas-tugas secara rutin, seperti pengelolaan persediaan, penanganan pesanan, hingga proses keuangan. Otomatisasi ini tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional melainkan juga mengurangi risiko kesalahan yang muncul selama eksekusi tugas berulang-ulang.

Selain itu, fungsi ERP juga mencakup analisis data yang real-time. Sistem ini menyajikan data secara cepat dan akurat, memungkinkan manajemen untuk membuat keputusan yang informasional dan responsif terhadap perubahan kondisi pasar. Analisis data ini menjadi landasan bagi pengambilan keputusan yang lebih tepat, membantu perusahaan untuk merespons dinamika bisnis dengan lebih cepat.

Dengan menggabungkan integrasi data, otomatisasi proses bisnis, dan analisis data real-time, fungsi sistem ERP menciptakan lingkungan di mana perusahaan dapat beroperasi dengan lebih efisien, adaptif, dan kompetitif. Dengan kata lain, ERP bukan hanya alat untuk mengelola data, melainkan solusi yang komprehensif untuk meningkatkan kinerja perusahaan secara menyeluruh.

Keuntungan Menggunakan Sistem ERP

Menggunakan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) memberikan sejumlah keuntungan bagi perusahaan. Berikut adalah beberapa keuntungan utama dari implementasi sistem ERP:

1. Dapat mengurangi biaya overhead perusahaan dengan menggabungkan beberapa aplikasi bisnis ke dalam satu sistem yang telah terintegrasi dengan semua divisi.

2. Kinerja setiap departemen lebih efisien dan cepat.

3. Mengotomatiskan proses bisnis tertentu yang mungkin saat ini masih dikerjakan dalam bentuk manual.

4. Meningkatkan analitik data untuk mendapatkan laporan atau data mengenai kebutuhan bisnis jadi lebih cepat dan akurat.

5. Setiap divisi dapat bekerja sama dengan baik karena semuanya sudah terintegrasi dalam satu sistem.

Mengambil manfaat dari sistem ERP memerlukan investasi waktu dan sumber daya, namun, keuntungan jangka panjangnya dapat signifikan dalam meningkatkan kinerja dan daya saing perusahaan di pasar yang terus berubah.

Tips Menjaga dan Mengelola Sistem ERP

Mengelola sistem Enterprise Resource Planning (ERP) memerlukan perhatian dan strategi yang berkelanjutan. Berikut adalah beberapa tips untuk menjaga dan mengelola sistem ERP agar tetap efisien dan efektif:

1. Pemantauan Kinerja
Menggunakan alat pemantauan kinerja untuk melacak kinerja sistem ERP dan mengidentifikasi potensi bottleneck atau masalah kinerja lainnya dan melakukan evaluasi reguler untuk memastikan bahwa sistem dapat menangani beban kerja yang semakin meningkat.

2. Backup dan Pemulihan Data
Melakukan backup data secara teratur dan memiliki rencana pemulihan data yang solid adalah langkah krusial. Ini membantu melindungi data dari kehilangan atau kerusakan, dan memastikan bahwa perusahaan dapat pulih dari insiden kehilangan data dengan cepat.

3. Pastikan Sistem ERP Up to date
Sistem ERP harus di update secara teratur. Dengan begitu hal tersebut dapat mencegah terjadinya bugs dalam sistem dan mencegah terjadinya pembocoran atau pencurian informasi perusahaan. Dengan menjaga sistem up to date dapat membuat sistem ERP rentan terhadap ancaman dari luar.

4. Memisahkan Tugas
Tugas harus dapat dibagi sehingga karyawan dapat memantau dan mengendalikan sistem operasi dengan baik. Hal tersebut memungkinkan mereka untuk melihat dan mengantisipasi berbagai ancaman yang mungkin dimiliki oleh sistem.

5. Mencegah atau Mengatur Penggunaan Perangkat
Meski dapat menghemat biaya, selalu akan ada risiko jika karyawan diizinkan untuk menggunakan perangkat yang mereka miliki sendiri untuk tujuan pekerjaan, Kamu perlu mengetahui pelestarian informasi yang sensitif bergantung pada integritas karyawan. Oleh karena itu, jika memungkinkan batasi penggunaan perangkat karyawan untuk bekerja.

6. Menjaga Pengguna untuk Tetap Update
Karyawan yang menggunakan sistem harus diberitahu secara berkala mengenai perubahan keamanan yang dimiliki. Selain itu, mereka juga harus diberitahu mengenai pentingnya informasi organisasi dan bagaimana cara menggunakan, memelihara dan menjaga informasi tersebut.

Dengan menerapkan tips ini, perusahaan dapat menjaga keberlanjutan dan efektivitas sistem ERP mereka, mendukung operasi bisnis yang mulus, dan menghadapi perubahan dalam lingkungan bisnis dengan lebih responsif.

Kesimpulan

Dalam rangka memahami peran Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) dalam dunia bisnis, artikel ini menguraikan cara kerja sistem tersebut melalui integrasi data, otomatisasi proses, dan analisis real-time. Fungsi-fungsi utama ERP, seperti integrasi proses bisnis, efisiensi operasional, dan manajemen rantai pasokan, dijelaskan sebagai fondasi untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Artikel juga membahas mengapa perusahaan membutuhkan perangkat lunak ERP, menyoroti keuntungan-keuntungan seperti integrasi data terpusat, efisiensi operasional, dan peningkatan responsivitas pelanggan. Dengan pemahaman yang baik tentang cara kerja, fungsi, dan manfaat ERP, serta penerapan tips pengelolaan yang bijak, perusahaan dapat meraih kinerja yang lebih optimal dan responsif dalam lingkungan bisnis yang kompetitif.

IDMETAFORA merupakan perusahaan yang menyediakan layanan ERP Software yang dapat memberikan kemudahan bagi bisnis kamu. IDMETAFORA mampu memastikan bahwa perusahaan yang kamu jalankan akan berkembang jauh lebih baik. Kamu juga bisa menikmati fitur canggih yang tersedia di dalamnya yang akan mendorong bisnis kamu untuk lebih maju dan lebih baik lagi. Segera buktikan bisnis kamu dengan mencoba idmetafora.com .

Reference: https://www.bhinneka.com/blog/pengertian-erp-adalah/
Reference : https://sisi.id/stories/insight/cara-kerja-erp-dan-contohnya-demi-kinerja-yang-lebih-optimal/