Mengenal Apa Itu Payroll dan Fungsinya

Name: Home
Author: IDMETAFORA

7 December, 2023 | aurelivone

Manajemen sumber daya manusia (SDM) adalah salah satu aspek yang kritis dalam sebuah organisasi. Pada bagian ini bertanggung jawab untuk mengelola sumber daya terpenting dalam perusahaan, yaitu manusia. Dalam konteks ini, payroll atau penggajian menjadi elemen yang tidak terpisahkan. Dalam artikel ini akan membahas mengenai apa itu payroll dan bagaimana fungsinya menjadi bagian integral dari manajemen sumber daya manusia.

Apa Itu Payroll

Payroll merupakan sistem integral dalam manajemen sumber daya manusia yang berkaitan dengan pengelolaan dan pembayaran gaji karyawan dalam sebuah organisasi. Lebih dari sekadar daftar nama, payroll mencakup seluruh proses perhitungan gaji, tunjangan, bonus, dan potongan pajak yang diterapkan pada setiap karyawan. Fungsi utama payroll melibatkan pengumpulan, perhitungan, dan distribusi dana yang harus dibayarkan kepada karyawan sesuai dengan ketentuan perusahaan dan regulasi perpajakan yang berlaku.

Proses ini tidak hanya memerlukan akurasi tinggi, tetapi juga kepatuhan terhadap peraturan dan kebijakan internal perusahaan. Dengan kata lain, payroll bukan hanya tentang pembayaran gaji, melainkan juga tentang manajemen data karyawan, pemotongan pajak, dan pemenuhan berbagai aspek hukum ketenagakerjaan. Dalam era teknologi modern, sistem otomatisasi payroll semakin umum digunakan untuk mempercepat dan menyederhanakan proses ini, memastikan keakuratan perhitungan, dan membantu perusahaan mematuhi standar perpajakan yang berubah-ubah. Sebagai bagian integral dari manajemen sumber daya manusia, payroll tidak hanya mempengaruhi keuangan perusahaan, tetapi juga berperan penting dalam membangun kepuasan karyawan dan menciptakan lingkungan kerja yang transparan dan adil.

Cara Kerja Payroll dalam ERP

Jika ingin memahami mengenai payroll lebih dalam, kamu tentunya ingin tahu bagaimana bisa payroll dapat melakukan penggajian beserta pengarsipan pajaknya. Oleh karena itu, agar kamu lebih memahami, berikut cara kerja payroll dalam ERP:

1. Ketika perusahaan telah mendekati akhir bulan, modul payroll akan memeriksa data kehadiran seluruh karyawannya secara otomati.
2. Hasil data dari kehadiran karyawan akan diserahkan ke departemen HRD agar mereka bisa memproses penggajian.
3. Selain Itu, departemen HRD akan menghitung dan mengoreksi hasil pajak dari jumlah gaji yang diterima.
4. Pemberian gaji dilakukan oleh departemen keuangan, maka dari itu pihak HRD akan mengirim daftar gaji dan slip gaji seluruh ke departemen keuangan untuk dikoreksi perhitungan gaji beserta perhitungan pajak gaji.
5. Jika terdapat kesalahan, departemen keuangan akan mengirimnya kembali ke departemen HRD.
6. Jika semua data sudah akurat dan lengkap, maka departemen keuangan akan menandatangani dan menyiapkan cek tunai sesuai dengan jumlah yang sudah terdapat di dalam data yang kemudian diserahkan kepada pimpinan perusahaan.
7. Jika sudah diterima, pimpinan perusahaan menandatangani daftar gaji untuk seluruh karyawan kemudian melakukan transfer gaji ke karyawan melalui bank.
8. Yang terakhir, karyawan bisa mengambil gaji melalui ATM Bank mereka masing-masing.

Jenis-Jenis Payroll

Terdapat beberapa jenis payroll yang digunakan oleh perusahaan, maka kamu perlu mengetahui jenis payroll mana yang akan kamu karena karena setiap payroll memiliki fungsinya sendiri. Berikut beberapa jenis payroll:

1. Payroll Service
Jenis sistem payroll service ini sering digunakan oleh perusahaan dibandingkan dengan lainnya. Payroll service ini sering digunakan oleh perusahaan karena payroll ini bisa melakukan tugas penggajian secara efisien dan dapat menyimpan data perusahaan dengan aman.

2. Cloud Payroll
Sistem cloud payroll merupakan salah satu software payroll yang menggunakan server cloud sebagai media penyimpanannya. Jenis software ini sangat aman dan memberikan fleksibilitas kepada seluruh penggunanya, karena software yang berbasis cloud ini mudah diakses dengan menggunakan jaringan internet. Cloud payroll ini memiliki jangkauan perusahaan lebih luas sehingga payroll ini cocok digunakan oleh perusahaan besar yang memiliki banyak karyawan dan memiliki kantor cabang di berbagai lokasi.

3. Hosted Payroll
Hosted payroll ini merupakan jenis payroll yang dilakukan oleh pihak ketiga yang biasanya berlokasi jauh dari perusahaan, akan tetapi perusahaan masih tetap bisa mengakses datanya melalui software ERP yang ada di perusahaan atau aplikasi. Jenis payroll ini cocok bagi perusahaan yang tidak dapat melakukan penggajian sendiri, baik itu dari HRD atau departemen keuangan.

Komponen Payroll

Payroll terdiri dari berbagai komponen yang mencakup semua elemen pendapatan dan pengeluaran yang terkait dengan karyawan dalam suatu organisasi. Berikut adalah beberapa komponen umum dalam payroll:

1. Gaji Pokok
Gaji pokok merupakan jumlah uang yang dibayarkan kepada karyawan sebagai imbalan atas pekerjaan yang dilakukan. Ini adalah komponen tetap dalam gaji karyawan dan seringkali merupakan bagian terbesar dari total penghasilan.

2. Tunjangan (Allowances)
Tunjangan mencakup berbagai jenis pembayaran tambahan kepada karyawan yang tidak termasuk dalam gaji pokok. Ini bisa meliputi tunjangan kesehatan, tunjangan pendidikan, tunjangan transportasi, atau tunjangan lainnya sesuai dengan kebijakan perusahaan.

3. Pajak Penghasilan
Diluar perhitungan gaji dan tunjangan, sistem payroll yang tepat bisa mempermudah perhitungan potongan pajak dari penghasilan bulanan karyawan. Hal ini menjadi komponen penting karena ketentuan pembayaran pajak penghasilan atau Pph 21 ini sudah diatur oleh pemerintah melalui Peraturan Direktur Jenderal Pajak. Oleh sebab itu, sistem ini dapat membantu agar perusahaan dan juga karyawan di dalamnya bisa dengan tenang dalam memenuhi membayar pajak.

4. Potongan Jaminan Sosial dan Kesehatan
Setiap perusahaan wajib mendaftarkan setiap karyawannya untuk terdaftar secara resmi untuk mendapatkan jaminan sosial dan kesehatan, baik itu dalam bentuk BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, serta asuransi kesehatan dari penyedia badan usaha swasta. Hal ini harus dilakukan agar setiap tenaga kerja bisa mendapatkan manfaat yang berhak mereka terima melalui layanan tersebut.

Memahami setiap komponen payroll dengan cermat penting untuk memastikan bahwa penggajian dilakukan dengan akurat dan sesuai dengan kebijakan perusahaan serta regulasi yang berlaku. Pemahaman yang baik terhadap komponen-komponen ini juga membantu perusahaan dalam merancang paket kompensasi yang komprehensif dan memadai bagi karyawan.

Sistem Kerja Payroll

Sistem kerja payroll merupakan proses perhitungan penggajian yang diterima oleh setiap karyawan perusahaan. Setiap perusahaan biasanya menetapkan tanggal yang berbeda dan pada dasarnya sistem kerja payroll memiliki tiga tahapan yaitu pra penggajian, penggajian, dan pasca gajian.

1. Pra Penggajian
Tahapan pra penggajian ini merupakan tahapan awal yang dimana pihak perusahaan mengumpulkan data karyawan yang dapat mempengaruhi gaji mereka. Data yang dikumpulkan perusahaan adalah data terkait dengan kebijakan perusahaan seperti kehadiran, cuti, lembur, dan tunjangan lainnya. Kemudian HRD akan memeriksa validitas data yang telah dikumpulkan dan nantinya data tersebut akan dianalisis kembali untuk memastikan keakuratan data tersebut.

2. Penggajian
Setelah data yang dikumpulkan sudah tervalidasi makan untuk tahap selanjutnya yaitu memasukkan data kedalam sistem penggajian untuk diproses. Proses ini akan menghasilkan gaji bersih setelah menyelesaikan pajak dan pengurangan yang diperlukan.

3. Pasca Penggajian
Pada tahapan terakhir adalah tahapan yang dimana segala bentuk pemotongan gaji menurut UU seperti pajak atau Pph akan dicatat dan di data. Lalu tim administrasi akan mengirimkan laporan data tersebut pada lembaga pemerintah terkait. Tim HR dan finance akan bekerja sama untuk mencatat transaksi keuangan untuk penggajian. Langkah selanjutnya perusahaan akan mendapatkan pernyataan dari pihak bank seperti id karyawan, nomor rekening, dan jumlah upah.

Perusahaan yang menggunakan software payroll akan lebih mudah mempublikasikan slip gaji karyawan karena memiliki data karyawan dan sebaliknya akan memudahkan karyawan dalam mengakses akun dan slip gaji mereka. Slip gaji ini memiliki peran penting selain menjadi bukti bahwa perusahaan telah memenuhi kewajiban pada karyawan mereka, slip gaji merupakan bentuk transparansi perusahaan kepada karyawan. Setelah penggajian selesai dilakukan maka tim keuangan dan tim terkait akan meminta laporan data biaya karyawan pada setiap divisi.

Dengan menjalankan serangkaian langkah ini secara efisien, sistem payroll membantu perusahaan memastikan bahwa pengelolaan sumber daya manusia berjalan lancar, tepat waktu, dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Fungsi Payroll

Proses payroll dalam menjalankan fungsi mendasar perusahaan dalam memastikan seluruh karyawannya menerima upah mereka dengan baik. Fungsi payroll sering dikaitkan dengan beberapa aspek keuangan perusahaan. Adapun beberapa fungsinya, yaitu:

1. Mengembangkan kebijakan gaji organisasi termasuk tunjangan fleksibel, kebijakan pencairan, cuti, dan lainnya.

2. Mendefinisikan komponen slip gaji seperti basic, variable pay, HRA, dan LTA.

3. Mengumpulkan input penggajian lainnya seperti vendor makanan organisasi dapat memberikan informasi mengenai jumlah yang akan diperoleh kembali dari karyawan untuk makanan yang dikonsumsi.

4. Perhitungan aktual dari gaji kotor, pemotongan UU maupun non UU, sampai pada gaji bersih.

5. Menyediakan informasi untuk akuntansi perusahaan dan audit.

6. Melakukan update data penting karyawan lama dan mencatat data penting untuk karyawan baru.

7. Menghitung pajak, asuransi, dan kewajiban pembayaran lainnya.

Manfaat Payroll

Pengelolaan payroll memberikan sejumlah manfaat bagi perusahaan dan karyawan. Berikut adalah beberapa manfaat dari sistem payroll:

1. Laporan Gaji Bulanan
Manfaat yang pertama mengenai payroll ini tidak hanya bisa dirasakan oleh kamu sebagai pemilik perusahaan, tetapi juga kepada setiap karyawan yang bekerja. Dengan sistem administrasi keuangan yang tepat dan otomatis, para tenaga kerja yang bekerja di dalam perusahaan akan mendapatkan laporan gaji bulanan yang tertata rapi dan rinci di setiap bulannya. Laporan gaji ini juga untuk membuktikan mengenai transparansi mengenai besaran upah yang diterima oleh karyawan setelah mendapatkan detail tunjangan dan potongan BPJS maupun asuransi sesuai dengan peraturan perusahaan.

2. Hemat Waktu
Dengan administrasi data yang dilakukan secara otomatis, tentu saja sistem payroll dapat menghemat waktu operasional kerja jadi lebih optimal. Pihak terkait yang mengurus pembayaran gaji karyawan hanya perlu memasukkan data mengenai gaji yang akan diterima setiap bulan maupun per tahun. Dengan sistem administrasi yang dilakukan secara otomatis ini, tentu divisi keuangan di dalam perusahaan bisa lebih fokus untuk mengerjakan aspek krusial lainnya terkait dengan pengembangan dan transaksi yang dilakukan oleh perusahaan.

3. Penataan Data Secara Otomatis dan Aman
Sistem payroll memungkinkan untuk membuat penyimpanan data terkait informasi gaji karyawan secara otomatis. Jika perusahaan masih menggunakan sistem administrasi manual, tentu kamu memahami betapa banyak waktu dan sistem penyimpanan yang perlu dipersiapkan setiap waktunya. Hal ini tentu memberikan risiko untuk kerugian dalam jangka waktu panjang, sedangkan dengan sistem payroll semua data bisa ditata secara otomatis dan tersimpan ke dalam sebuah server khusus dengan keamanan yang terjaga.

4. Data Integrasi
Setiap data yang diperlukan dalam perhitungan payroll adalah data-data yang terkait dengan masing-masing karyawan. Identitas karyawan, presensi, lembur, absen, cuti, capaian yang dapat diberikan kompensasi, denda, dan setiap data lainnya. Semua akan terintegrasi di dalam sistem payroll, dan perhitungannya akan berjalan otomatis sehingga memudahkan HR dan perusahaan dalam mengelola data karyawan.

5. Membuat Laporan Sesuai Kebutuhan
Tingginya transaksi sebuah perusahaan akan menambah kompleks sebuah laporan yang dibuat. Namun hasil laporan harus mudah dibaca agar dapat dianalisis, maka dari itu dengan sistem payroll yang bekerja secara otomatis akan membantu dalam mencatat semua transaksi.

Secara keseluruhan, payroll bukan hanya sekadar proses pembayaran gaji, tetapi juga merupakan alat yang sangat penting untuk mengelola sumber daya manusia dan mendukung keberhasilan jangka panjang perusahaan.

Kesimpulan

Dalam artikel ini, kita telah membahas secara mendalam mengenai apa itu payroll dan fungsinya sebagai elemen kritis dalam manajemen sumber daya manusia. Payroll tidak hanya sekadar proses pembayaran gaji, melainkan juga melibatkan perhitungan gaji, potongan pajak, dan pemenuhan berbagai aspek hukum ketenagakerjaan. Fungsinya mencakup manajemen data karyawan, pemastian kepatuhan terhadap regulasi, dan pelaporan keuangan yang akurat. Dengan memahami peran dan komponen payroll, perusahaan dapat menciptakan lingkungan kerja yang stabil dan mendukung pertumbuhan jangka panjang.

IDMETAFORA merupakan perusahaan yang menyediakan layanan ERP Software yang dapat memberikan kemudahan bagi bisnis kamu. Jadi, IDMETAFORA mampu memastikan bahwa perusahaan yang kamu jalankan akan berkembang jauh lebih baik. Kamu juga bisa menikmati fitur canggih yang tersedia di dalamnya yang akan mendorong bisnis kamu untuk lebih maju. Segera buktikan bisnis kamu dengan mencoba idmetafora.com .

Reference: https://inibaru.id/hits/mengenal-definisi-payroll-ini-fungsi-dan-manfaatnya#google_vignette%C2%A0%20https://runsystem.id/id/blog/payroll-adalah/