Sistem ERP atau biasa disebut dengan Enterprise Resource Planning System merupakan singkatan dari tiga elemen kata, yang dalam kata enterprise artinya perusahaan atau organisasi, resource artinya sumber daya, dan planning artinya perencanaan.
Secara umum, Enterprise Resource Planning atau ERP adalah konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan melalui paket aplikasi program terintegrasi dan multi modul yang dibuat untuk pelayanan dan mendukung beragam macam fungsi dalam perusahaan, sehingga akan membuat pekerjaan menjadi lebih mudah dan efisien, serta bisa memberikan layanan lebih untuk para konsumen, yang nantinya bisa menghasilkan nilai tambah dan memberikan profit maksimal untuk semua pihak yang berkepentingan seperti contohnya stakeholder dalam perusahaan.
Dalam artikel ini, kita akan membahas mengenai pengertian, fungsi, dan mengapa perusahaan disarankan menggunakan sistem atau software Enterprise Resource Planning (ERP).
Dalam referensi Mekari. Enterprise Resource Planning atau biasa disebut dengan ERP adalah proses pengumpulan dan pengorganisasian data bisnis dengan rangkaian software yang terintegrasi. Pada dasarnya, ERP merupakan aplikasi yang mengotomatisasi suatu proses bisnis, mengontrol, dan pengumpulan masukan dari berbagai data.
Data tersebut mencakup dalam data akuntansi, manufaktur, rantai pasokan, penjualan, pemasaran dan sumber daya manusia (SDM). Setelah informasi dikumpulkan dalam database pusat, para atasan suatu perusahaan bisa mengetahui bagaimana cara untuk memberdayakan aset mereka. Mulai dengan menganalisis berbagai strategi, menemukan metode untuk meningkatkan proses, dan menghasilkan peningkatan efisiensi untuk tercapainya tujuan perusahaan. Hal tersebut juga membantu perusahaan untuk menghemat biaya dan produktivitas, karena butuh sedikit waktu untuk menggali data yang diperlukan.
Dalam istilah awam, ERP merupakan suatu sistem yang memberikan fasilitas untuk operasi perusahaan dalam setiap departemen. Dengan menggunakan ERP, perusahaan akan mampu meningkatkan pemberdayaan sumber daya bisnis, baik itu untuk kebutuhan produksi ataupun kepegawaian.
Dalam referensi Sasana Digital. Sistem yang kompleks tidak mungkin muncul dengan tiba-tiba. ERP yang paling pertama diketahui telah ada sejak tahun 1960-an, walaupun masih belum disebut sebagai ERP, tetapi basis konsepnya hampir sama.
1. Tahun 1960 Di tahun 1960 software ERP belum ada, tetapi konsepnya telah muncul dan mulai digunakan untuk penanganan masalah industri yang sederhana. Di tahun ini, software hanya digunakan untuk menjalankan monitoring inventaris, informasi saldo perusahaan, hingga melaporkan status pekerjaan. Walaupun sederhana, software tersebut telah menggunakan sistem sentralisasi komputer. Yang berarti data disimpan dalam satu komputer sentral (Big Data), lalu dapat diakses dari komputer lain, walaupun hanya pada jaringan lokal.
2. Tahun 1970 Satu dekade kemudian, di tahun 1970 sistem yang baru telah dikembangkan lebih lanjut dan disebut dengan MRP atau Manufacturing Resource Planning. Sistem MRP diketahui sudah berkembang menjadi lebih kompleks dibandingkan dengan apa yang telah ada pada tahun 1960, sehingga dapat membantu masalah manufaktur yang lebih sulit.
3. Tahun 1980 Di tahun 1980, software telah dikembangkan dengan lebih lanjut lagi dan mengalami peningkatan sehingga menjadi MRP-II. Dalam versi inilah, software sudah mulai dapat menangani penjadwalan proses produksi manufaktur (yang diketahui merupakann bagian yang paling penting pada industri).
4. Tahun 1990 Di tahun 1990 ini, Gartner Group menyatakan sistem ini sebagai ERP untuk pertama kalinya. Sistem ERP yang dulunya hanya menangani gudang, sudah bisa diintegrasikan dengan masalah yang terdapat dalam kantor, seperti informasi sales dan prediksi finansial. Hal ini membuat informasi di dalam ERP menjadi semakin lengkap, dan pastinya semakin sulit untuk diproses. Beberapa fitur dan kegunaan yang telah kita ketahui dalam ERP sekarang, sudah ada sejak ERP pada era tahun 1990-an.
5. Tahun 2000 Masuknya pengaruh internet pada era 2000-an, penggunaan ERP menjadi semakin luas dan melampaui batas jarak dan ruang. Sekarang sistem ERP dapat digunakan oleh divisi manapun secara lancar, tanpa harus saling menunggu. Seseorang yang terdapat dalam gudang, dapat mengakses informasi produksi melalui aplikasi ERP tanpa harus kembali ke pabrik terlebih dahulu.
Secara umum dan singkatnya. Dalam referensi Mekari Jurnal perencanaan sumber daya perusahaan yang menggunakan database terpusat untuk berbagai proses bisnis agar mengurangi tenaga kerja manual dan penyederhanaan alur kerja bisnis yang ada.
Sistem ERP biasanya berisikan dasbor tempat pengguna, supaya bisa melihat data waktu nyata yang dikumpulkan dari seluruh bisnis sebagai pengukur produktivitas dan keuntungan.
Contohnya, solusi dari rantai pasokan Enterprise Resource Planning System mungkin menerima pesanan pelanggan, lalu dengan otomatis mengirimkan informasi tersebut ke pusat distribusi yang paling efisien dan diposisikan untuk penyelesaian pesanan dengan tepat waktu.
Bergantung dalam solusi yang dipilih, sistem ERP memiliki kemungkinan untuk dapat melihat informasi tentang level inventaris, waktu pengiriman, serta faktor lainnya untuk menentukan pusat distribusi mana yang paling produktif dan hemat biaya dalam penyelesaian pesanan.
Tanpa adanya sistem ini, data biasanya akan tertutup oleh departemen dan mungkin akan sulit untuk diakses pada seluruh perusahaan, karena itu sistem ini dikenal dengan nama aplikasi open source ERP.
Dengan menggunakan Enterprise Resource Planning System ini, data dari berbagai departemen bisa dengan mudah dibagikan dan divisualisasikan ke dalam seluruh organisasi.
Kekayaan informasi serta penyederhanaan ini, bisa membantu dalam perkembangan tujuan bisnis dan mengurangi jumlah waktu yang dihabiskan karyawan untuk tugas-tugas yang bisa diotomatiskan.
Dalam organisasi atau perusahaan yang tidak menggunakan sistem ERP, biasanya menggunakan sistem database yang terpisah. Yang berarti setiap unit kerja mempunyai database atau basis datanya sendiri. Seperti pemasaran yang mempunyai database pemasarannya, sumber daya manusia atau HRD dengan database HRD tersendiri, purchashing mempunyai database pembeliannya tersendiri, dan bagian finansial atau keuangan yang mempunyai database keuangannya tersendiri.
Dengan demikian, sistem terpisah yang mempunyai database atau basis datanya yang berbeda akan sering mengalami ketidaksesuaian, sehingga sulit untuk mengelolanya. Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) ini dikembangkan untuk menggantikan sistem-sistem yang terpisah tersebut, dan menjadikannya sistem terintegrasi agar pengelolaan dalam organisasi dan perusahaan lebih efektif dan efisien. Dibawah ini merupakan beberapa keuntungan yang dapat didapatkan oleh organasasi yang berhasil menggunakan sistem ERP:
1. Integrasi Bisnis dan Akurasi Data yang Lebih Baik
Sistem ERP terdiri dari beragam macam modul dan sub-modul yang bisa mewakili komponen bisnis tertentu. Apabila data yang dimasukan dalam suatu modul (misalnya data penerimaan material) maka modul-modul lain seperti pembayaran dan persediaan akan dengan otomatis diperbaharui juga.
Pembaharuan ini terjadi dengan realtime atau tepat dengan waktu terjadinya transaksi. Data yang dimasukan tersebut hanya harus sekali pemasukan saja, yaitu ketika terjadinya transaksi, sehingga tidak harus lagi adanya pemasukan data dalam modul lainnya.
Dengan demikian, keperluan untuk beberapa kali entri data bisa dihilangkan. Serta, kemungkinan terjadinya kesalahan pengetikan data dan duplikat data juga bisa diminimalkan. Struktur database yang terpusat juga akan memungkinkan administrasi dan keamanan yang lebih baik serta terhindar dari terjadinya kehilangan data yang penting.
2. Perencanaan dan Manajemen Sistem Informasi
Sistem ERP mempunyai alat-alat pendukung untuk mengambil sebuah keputusan yang baik. Seperti alat perencanaan dan alat simulasi yang bisa membantu manajemen sistem informasi untuk lebih tepat memanfaatkan sumber dayanya seperti material, sumber daya manusia dan mesin atau peralatan kerja.
Dalam menyajikan laporan, sistem ERP bisa menghasilkan laporan standar yang dibutuhkan oleh manajemen. Laporan tersebut bisa diakses oleh manajemen kapan saja ketika diperlukan.
3 Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas
Selain menyediakan perencanaan yang lebih baik, sistem Enterprise Resource Planning juga bisa meningkatkan efisiensi dalam aktivitas dan rutinitas seharian. Seperti pemesanan, pengiriman, kinerja pemasok, manajemen kualitas, manajemen kas, dan realisasi penjualan.
Dengan adanya sistem ERP, siklus waktu penjualan pada kas dan pembayaran terhadap pemasok pun bisa dipersingkat.
4. Pembentukan Standarisasi Prosedur
Sistem ERP didasarkan dalam proses praktik Internasional terbaik yang diangkat oleh organisasi yang menggunakannya. Pekerjaan pun akan menjadi lebih terstruktur, sehingga tidak bergantung terhadap seseorang atau pekerja tertentu saja. Sistem ERP untuk suatu perusahaan bisa meningkatkan efisiensi dan efektifitas.
5. Menjadi Jembatan Manajemen Hubungan Pelanggan
Manfaat menggunakan ERP atau Enterprise Resource Planning selanjutnya, dapat menjadi solusi manajemen hubungan dengan pelanggan. Yang berarti bisa memusatkan informasi pelanggan, sehingga dapat memperoleh akses hingga lebih cepat.
Keberadaan ERP untuk CRM juga dapat menjadi perpanjangan tangan untuk pemasaran kreatif. Selain itu, aktivitas pada jalur penjualan dan manajemen produk juga akan terpantau dengan otomatis saat melihat sistem yang ada.
6. Meningkatkan Kolaborasi
Salah satu kegunaan yang dapat dirasakan ketika adanya perangkat lunak tersebut, adalah dapat meningkatkan kolaborasi. Apalagi bila dalam suatu perusahaan memiliki beberapa departemen di dalamnya. Hal ini karena kolaborasi antar departemen menjadi bagian yang penting dan diperlukan dalam dunia bisnis.
Hasilnya, dengan adanya software enterprise resource planning. Terjadinya data yang dimasukkan ke dalam sistem ERP nantinya dapat diakses oleh seluruh departemen. Selain itu, satu departemen dapat mengakses data milik departemen lainnya sehingga, dapat memperluas kolaborasi antar tim hanya dengan internet.
7. Menghemat Biaya Operasional
Salah satu alasan kenapa software ERP banyak digunakan oleh banyak perusahaan, dikarenakan akan kemampuanya sebagai penghematan biaya operasional. Hal ini juga dapat membuat masalah atau kerusakan dapat diantisipasi dengan baik.
Apalagi perangkat tersebut dapat membantu menyelesaikan pekerjaan dengan cepat, sehingga mengurangi penungguan waktu. Hasilnya, perusahaan dapat mengurangi tenaga kerja, sebab telah terbantu oleh sistem yang otomatis.
8. Meningkatkan Keamanan Data
Kegunaan dari program ERP yang sangat menguntungkan ialah dapat meningkatkan keamanan data. Hal ini disebabkan bahwa ERP memiliki firewall dan kontrol pembatasan. Tujuannya sebagai pencegahan dari terjadinya pelanggaran data. Hasilnya, seluruh data yang tersimpan dalam sistem terpusat sampai bagian titik akses dapat terjaga keamanannya.
Dengan adanya sistem ERP, manajer HR dapat menyembunyikan data penting yang sekiranya hanya orang tertentu saja yang dapat melihatnya. Selain itu, admin juga dapat memberikan hak akses kepada karyawan atau mengidentifikasi tindakan yang mencurigakan.
9. Membuat Prakiraan Bisnis Lebih Akurat
Kegunaan dari perangkat ERP ialah dapat membuat prakiraan bisnis agar lebih akurat. Hal ini dikarenakan bahwa pemangku kepentingan dalam suatu perusahaan bergantung terhadap laporan. Dan akhirnya Hal tersebut dapat mempengaruhi keputusan yang diambil.
Itulah kenapa solusi pada software enterprise resouce planning menjadi sarana yang dapat memfasilitasi untuk memperoleh laporan secara real time, lengkap, dan juga konsisten. Apalagi laporan dalam ERP menggunakan filter dan analitik yang canggih. Dengan begitu, dapat menyaring, apabila terdapat data yang tidak konsisten dan memastikan data bisa didapatkan dengan tepat waktu.
Sistem perencanaan sumber daya perusahaan bisa didapatkan melalui penginstalan di lokasi, solusi berbasis cloud, atau kombinasi keduanya. Beberapa vendor mengusulkan kedua metode penginstalan, atau bahkan penerapan hybrid, namun banyak vendor mulai memindahkan solusi mereka ke dalam sistem berbasis cloud saja. Ini merupakan respons terhadap tren pembeli dan adanya permintaan yang terus meningkat untuk cloud, atau SaaS ERP. Selain itu, perangkat lunak atau software berpindah ke cloud secara umum.
1. On-Premise ERP On-Premise ERP adalah software ERP yang diinstal langsung di dalam server yang dimiliki serta dikelola bersama bisnisnya, yang berarti akan perlu entitas yang bertanggung jawab untuk memelihara sistem ini.
2. ERP Berbasis Cloud ERP berbasis cloud atau yang biasanya disebut dengan Cloud ERP disebarkan melalui web yang memungkinkan pengguna untuk mengakses sistem kapan saja selama mereka memiliki koneksi internet. Biasanya, vendor yang berbasis cloud mendistribusikan pembaruan dan menangani pemeliharaan dalam sistem. Terdapat berbagai pilihan untuk penerapan dan hosting berbasis cloud yang tersedia, Di bawah ini merupakan penjelasan singkatnya:
- SaaS (software-as-a-service) ERP berbasis langganan, yang berarti perlu adanya biaya pembayaran bulanan yang dapat bergantung terhadap seberapa banyak pengguna yang dimiliki. - Cloud pribadi, berarti dihosting dalam pusat data dan situs individu atau oleh penyedia layanan pihak ketiga. - Cloud publik, yang berarti dikelola oleh penyedia layanan cloud pihak ketiga, kemudian dikirimkan melalui Internet.
3. Hybrid ERP Hybrid ERP menawarkan kombinasi layanan dengan penerapan dan hosting, memungkinkan seseorang untuk menentukan pengalaman Enterprise Resource Planning-nya sendiri. Sistem ERP cloud memiliki beberapa keunggulan. Yang pertama dan yang merupakan yang terpenting, pengguna bisa mengakses sistem kapan saja, selama mereka mempunyaii koneksi Internet dan dibutuhkan infrastruktur yang terbatas.
Selain itu, vendor cloud dengan berkala mendistribusikan pembaruan serta perbaikan dalam pemeliharaannya, sehingga sistem selalu terbaru. Dan Hasilnya, pengguna cloud ERP dapat menghemat waktu dan uangnya dengan sistem yang mudah digunakan ini.
Dalam referensi Mekari Jurnal mengungkapkan bahwa bisnis kecil dan perusahaan besar yang menggunakan Enterprise Resource Planning untuk efisiensi alur kerja mereka, merupakan solusi sumber daya perusahaan yang digunakan dalam berbagai industri. Berikut ini adalah beberapa industri berupa bisnis kecil dan besar yang menggunakan sistem ERP:
1. Ritel. 2. Manufaktur. 3. Farmasi. 4. Distribusi. 5. Teknologi. 6. Perhotelan. 7. Konstruksi. 8. Pertahanan.
Bergantung terhadap vendornya, perangkat lunak bisa disesuaikan atau dikonfigurasi berdasarkan kebutuhan spesifik industri pemilknya. Selain itu, juga bergantung pada industri tempat mereka berada, mungkin terdapat solusi perencanaan sumber daya perusahaan khusus yang dikembangkan dengan mempertimbangkan kebutuhan sang pemilik industri.
Contohnya, perangkat lunak distribusi dan perangkat lunak manufaktur termasuk ke dalam rangkaian Enterprise Resource Planning. Manfaat menggunakan solusi ini untuk bisnis distribusi atau manufaktur adalah dengan penggunaan sistem khusus ini, akan menghasilkan lebih sedikit keperluan untuk penyesuaian atau konfigurasi untuk mengaktifkan dan menjalankan sistem.
Di bawah ini merupakan beberapa fitur perangkat lunak yang harus ada dalam suatu software Enterprise Resource Planning (ERP) untuk perusahaan baik skala mikro maupun makro:
1. Fitur Integrasi Karena tujuan utama dari adanya sistem erp ini ialah sebagai penyambung data, maka perlu adanya fitur integrasi di dalamnya. ERP akan menganalisis, memantau, dan melakukan tugas berbasis data utama yang diberikan. Melalui data tunggal, sistem ini akan mengolah hasilnya, lalu dibagikan ke platform yang ada pada semua departemen bekerja. Hal ini akan memungkinkan setiap divisi dapat berkomunikasi lebih baik di dalam perusahaan.
2. Fitur Otomatisasi Kemampuan Enterprise Resource Planning atau ERP, seharusnya dapat mengotomatiskan tugas secara umum dan dapat dilakukan manusia seperti mengatur pesanan dan keuangan, serta menjadi solusi utama. Hal ini akan memungkinkan untuk menjalankan hal lainnya yang lebih penting, sehingga waktu dalam bekerja akan lebih produktif. Fitur otomatisasi juga akan dapat mengurangi kesalahan teknis dari manusia. Data yang telah paten dan terstruktur akan memperkecil peluang kesalahan yang dapat merugikan bisnis dalam jangka panjang.
3. Fitur Pelaporan Dalam sistem Enterprise Resource Planning atau ERP, sangat perlu untuk mempunyai sistem pelaporan yang baik, agar dapat dimanfaatkan sesuai dengan kebutuhannya. Biasanya, hal ini akan dibersamai dengan berbagai alat dalam dasbor yang melingkupi bagan-bagan laporan hasil performa dalam divisi pada perusahaan. Sistem dalam ERP juga akan menyediakan laporan yang lebih detail, sehingga akan memudahkan untuk bahan evaluasi. Selain itu, sistem ERP ini juga bisa melihat berbagai kesalahan, inkonsistensi, dan hal-hal lainnya yang harus diperbaiki untuk setiap divisi yang bekerja di bawah naungan sang pemilik perusahaan.
4. Fitur Analisis Data Dikarenakan tugas ERP adalah sebagai salah satu pemroses data terhadap divisi yang ada, maka fitur analisis data perlu ada di dalamnya. Dengan adanya sistem ini akan menemukan tren dan pola yang telah terstruktur dalam sistem di perusahaan. Hal ini akan membuat sistemnya lebih mudah memberikan hasil laporan yang menggambarkan efektivitas kerja untuk seluruh bidang. Selain itu, hal ini dapat dijadikan acuan dalam memberikan perkiraan tindak lapangan untuk pemasaran pada masa mendatang.
5. Fitur Akuntansi Dalam suatu perusahaan, akuntansi dan bagian finansial menjadi salah satu bagian yang penting dan perlu diperhatikan secara terus menerus. Hal ini membuat ERP perlu mempunyai fitur akuntansi satu ini, agar bisa memantau lalu lintas keuangan yang terjadi. Sistem dalam ERP bisa membantu dalam mengelola proses utang piutang, manajemen aset tetap, manajemen risiko, sampai pengelolaan pajak. Dengan demikian, hal ini dapat memantau semua pergerakan hanya dengan satu software yang mempunyai manfaat yang beragam ini.
6. Fitur Pelacakan dan Visibilitas Salah satu aspek penting dan yang perlu ada dalam ERP adalah kegunaannya dalam memberikan visibilitas yang akurat. Dengan integrasi tingkat tinggi, sang pemilik perusahaan dapat mengetahui semua informasi produk datang dan keluar dengan lebih detail. Tingkat visibilitas dalam ERP juga akan membuat pengguna lebih cepat memahami masalah yang ada. Hal ini akan membuat mereka dapat melakukan langkah lain untuk memperoleh produk yang diinginkan.
Di bawah ini merupakan beberapa tips yang dapat dilakukan sebelum memilih perangkat ERP untuk bisnis:
1. Menyesuaikan dengan Kebutuhan Bisnis Salah satu tips yang dapat dicoba untuk memilih perangkat ERP adalah menyesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Hal ini karena setiap perusahaan atau bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda-beda. Oleh karena itu, Anda dapat memilih perangkat yang disesuaikan dengan kebutuhan setiap bisnis. Akan lebih baik apabila Anda paham dengan kebutuhan atau solusi yang diinginkan dari sistem ERP. Dalam kasus ini IDMETAFORA dapat menjadi solusi untuk berkonsultasi dan menyesuaikan kebutuhan software ERP yang dibutuhkan untuk perusahaan dan bisnis Anda.
2. Memperhatikan Durasi Implementasi Tips kedua yang dapat Anda lakukan untuk memilih software ERP adalah dengan memperhatikan durasi implementasi. Hal ini disebabkan jumlah kustomisasi sistem akan mempengaruhi proses implementasi perangkat ERP. Semakin banyak penyesuaian, maka proses implementasinya pun akan semakin lama. Anda dapat memilih implementasi cloud ERP, karena hal ini lebih cepat apabula dibandingkan dengan implementasi berbasis konvensional.
3. Memperhatikan Vendor Ada lagi tips atau faktor yang perlu dipertimbangkan sebelum memilih perangkat ERP, yaitu memperhatikan vendor. Anda dapat mencari tahu terlebih dahulu, mengenai informasi rinci tentang vendor ERP untuk menemukan perangkat yang sesuai dengan kebutuhan bisnis dan perusahaan Anda.
Dapat disimpulkan, bahwa software ERP sangat berguna untuk memenuhi kebutuhan perusahaan agar memudahkan operasional dalam perusahaan bisnis. Hal tersebut menjadikan sistem ERP ini sebagai alat yang penting untuk perusahaan, baik itu perusahaan kecil, menengah atau berkembang, ataupun yang sudah besar.
Sumber: https://sasanadigital.com/sejarah-singkat-software-enterprise-resource-planning-erp-di-dunia/ https://www.jurnal.id/id/blog/apa-itu-pengertian-dan-contoh-sistem-enterprise-resource-planning-erp/ https://mekari.com/blog/pengertian-erp/ https://www.freepik.com/free-vector/flat-design-technology-erp-illustration_24746654.htm#query=erp&position=42&from_view=keyword&track=sph&uuid=53288fa1-e2f7-4795-ae8f-6312a6fc3b1b
Kesempatan lowongan magang terbaru di tahun 2024
Baca Selengkapnya..