Mengenal Warehouse Management: Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas Gudang

Name: Home
Author: IDMETAFORA

5 December, 2023 | aurelivone

Warehouse Management atau manajemen gudang merupakan elemen kritis dalam rantai pasok. Dalam era dimana kecepatan bisnis penting bagi perusahaan untuk memahami peran vital yang dimainkan oleh manajemen gudang. Artikel ini akan membahas mengenai warehouse management.

Apa Itu Warehouse Management

Warehouse management atau manajemen gudang merujuk pada serangkaian kegiatan terorganisir yang berkaitan dengan penyimpanan dan pengelolaan barang di dalam sebuah gudang. Dalam konteks rantai pasok, warehouse management bukan hanya sekedar tugas menyimpan dan mengeluarkan barang, melainkan juga suatu strategi integral yang bertujuan meningkatkan efisiensi operasional dan produktivitas. Proses ini melibatkan langkah-langkah seperti penerimaan barang, penyimpanan yang terorganisir, pengambilan pesanan, hingga pengiriman barang kepada pelanggan.

Tujuan utama dari warehouse management adalah mengoptimalkan penggunaan ruang penyimpanan, mengurangi biaya operasional, dan meningkatkan tingkat layanan pelanggan. Dengan menerapkan praktik terbaik, teknologi canggih seperti RFID dan otomatisasi gudang, perusahaan dapat meningkatkan akurasi inventaris, meminimalkan kesalahan manusia, dan merespons dengan cepat terhadap perubahan permintaan pasar. Warehouse Management bukan hanya sekadar aspek operasional, tetapi juga menjadi pilar kritis dalam menciptakan rantai pasok yang efisien dan responsif di era bisnis yang terus berkembang.

Prinsip Warehouse Management

Prinsip-prinsip warehouse management menjadi landasan bagi efisiensi dan keberlanjutan operasional suatu perusahaan. Dalam mengelola gudang dengan baik. Berikut beberapa prinsip yang perlu di perhatikan:

1. Kecepatan pesanan untuk sampai ke konsumen dalam memenuhi permintaan
2. Ketepatan dalam menjalankan rantai pasok
3. Pelanggan bisa mendapatkan produk dengan mudah dan cepat
4. Mendapatkan informasi ketersediaan barang di gudang jauh lebih akan mempermudah

Dengan memahami prinsip tersebut, perusahaan dapat mencapai warehouse management yang efisien, responsif, dan berdaya saing dalam pasar yang terus berubah.

Fitur-Fitur Warehouse Management

Warehouse management merupakan solusi teknologi yang menyediakan sejumlah fitur penting untuk efisiensi operasional dan kontrol yang lebih baik dalam manajemen gudang. Berikut beberapa fitur yang dimiliki oleh sistem warehouse management:

1. Stock Transfer Order
Pada fitur stock transfer order yang ada di warehouse management perusahaan dalam melakukan manajemen perpindahan barang dari lokasi gudang asal ke lokasi gudang tujuan, tanpa adanya transaksi. Fitur ini dapat membantu melacak dan melakukan perhitungan stok barang melalui sistem. Manfaat fitur ini adalah untuk mengalokasikan ketersediaan stok barang dengan baik dan merata di berbagai lokasi penyimpanan.

2. Safety Stock dan Stock Alert
Penerapan warehouse management dapat membantu bisnis untuk mempermudah proses melacak stok barang di dalam gudang. Fitur safety stock dan stock alert berguna untuk memberitahukan apabila stok barang di gudang menipis atau kelebihan. Untuk bisa menggunakan fitur ini, perusahaan perlu menentukan jumlah minimum atau maksimum stok barang. Manfaat fitur ini akan terasa jika jumlah stok barang hampir habis atau mendekati kapasitas maksimum, dapat menggunakan area gudang secara efisien serta menekan pengeluaran untuk melakukan pengadaan stok.

3. Barcode dan RFID
RFID (Radio Frequency Identification) merupakan bentuk komunikasi nirkabel yang menggunakan sambungan elektromagnetik pada frekuensi radio tertentu yang dimana hal ini berguna untuk mengidentifikasi suatu benda secara spesifik. Penggunaan teknologi RFID Barcode pada warehouse management dapat meningkatkan efisiensi manajemen stok barang pada gudang. Dengan memberi label barcode pada setiap barang yang masuk, dan juga lokasi penyimpanan pada gudang dapat membantu melacak perpindahan barang secara presisi. Selain itu, proses pendataan stok barang yang datang akan jauh lebih cepat dengan menggunakan RFID Barcode.

4. ERP Integrasi
ERP memiliki beragam modul dan salah satunya yaitu warehouse management, karena warehouse management merupakan salah satu modul dalam ERP makan akan sangat membantu jika warehouse management tersebut dapat diintegrasikan dengan sistem yang sudah ada. Integrasi ini berfungsi untuk membantu efisiensi dan akurasi proses operasional sehingga transaksi dan aktivitas yang terjadi di ERP bisa dilanjutkan ke warehouse management. Fitur integrasi warehouse management dengan ERP dapat membantu perusahaan untuk melakukan proses bisni yang jauh lebih efisien.

5. Quality Control Checking
Pada data stok barang yang masuk dapat memuat berbagai data seperti usia barang, lokasi penyimpanan serta kondisi barang. Fitur ini berfungsi untuk melacak stok barang yang rusak dapat ditentukan saat proses inbound dan melakukan kontrol kualitas produk. Sehingga perusahaan dapat memisahkan barang dengan kualitas buruk untuk ditukar sekaligus menjaga kualitas produk untuk konsumen.

6. Dashboard dan Email Marketing
Pada fitur ini merupakan hasil output dari penerapan sistem ERP atau warehouse management. Tujuannya adalah untuk memberi kemudahan dalam menerima informasi yang relevan, lengkap dan cepat untuk dapat dapat membuat keputusan yang paling tepat. Reporting dan dashboard disesuaikan dengan format report masing-masing fungsinya, untuk mengoptimalkan informasi yang disampaikan. Lalu, pada fungsi email reporting dan dashboard berguna untuk memberi perusahaan akses untuk melacak dan mengelola kinerja dari berbagai lokasi gudang melalui satu sistem. Fitur ini juga berfungsi untuk memastikan bahwa seluruh proses pada gudang terekam dan dapat dipantau melalui sistem.

Fitur-fitur ini membantu perusahaan untuk meningkatkan akurasi, efisiensi, dan ketepatan waktu dalam manajemen gudang mereka, memberikan dasar yang kuat untuk memenuhi tuntutan pasar yang terus berkembang.

Manfaat Warehouse Management

Implementasi warehouse management memberikan sejumlah manfaat bagi perusahaan dalam mengelola operasi gudang. Berikut beberapa manfaat dari warehouse management:

1. Efisiensi Proses Manajemen
Pada keuntungan pertama dari penerapan warehouse management adalah kecepatan dalam proses manajemen gudang. Selain itu implementasi warehouse management juga membuat seluruh transaksi dan pergudangan bisa dilakukan secara cepat dan akurat. Implementasinya pada sistem di gudang mampu mempersingkat waktu penyortiran, pendataan serta packing stok barang untuk dikirim.

2. Kemudahan saat Menata Letak Penyimpanan
Warehouse management dapat mempermudah bisnis kamu dalam mengatur lokasi penyimpanan barang yang lebih optimal. Area penyimpanan gudang akan lebih maksimal dengan sistem layouting, sehingga peletakkan dan lokasi barang dapat dilacak melalui sistem. Jumlah barang yang masuk ke gudang akan sesuai dengan penyimpanannya dengan menggunakan peralatan yang terdapat di dalam sistem.

3. Kinerja dan Produktivitas Lebih Efektif
Menerapkan sistem manajemen gudang yang tepat akan meningkatkan kinerja dan produktivitas dari karyawan gudang. Sistem ini menyediakan informasi pada karyawannya sesuai dengan akses yang telah diberikan. Seluruh karyawan dapat meningkatkan kinerjanya dengan adanya informasi jadwal inbound dan outbound, proses sorting stok barang, labeling menggunakan RFID Barcode, packing dan pekerjaan lain dalam gudang.

4. Peningkatan Akurasi Inventory Gudang
Proses pengambilan, packing dan pengiriman stok barang akan jauh lebih cepat dengan implementasi warehouse management. Fitur ini mempermudah karyawan untuk pengambilan dan mempersiapkan stok barang sebelum pengiriman dalam waktu singkat. Proses outbound lebih mudah, terutama dalam penjadwalan dan persiapan armada pengiriman. Sehingga perusahaan dapat meningkatkan pelayanan para konsumen.

5. Proses dalam Gudang
Dengan menerapkan warehouse management, salah satu kelebihan yang akan didapat yaitu adanya sistem pemberitahuan dan jadwal kedatangan stok untuk pekerja gudang sehingga dalam proses penerimaan dan pendataan barang lebih cepat dan sesuai dengan jadwal. Proses pencatatan barang semakin cepat dan mudah dengan menggunakan RFID Barcode, dan juga langsung terintegrasi dengan database stok barang.

Dengan menerapkan implementasi warehouse pada perusahaan maka perusahaan kamu akan mendapatkan manfaatnya.

Kapan Bisnis Perlu Menerapkan Warehouse Management

Sebuah bisnis perlu mempertimbangkan implementasi Warehouse Management System (WMS) ketika kompleksitas operasional dan skala bisnisnya meningkat. Penerapan WMS menjadi relevan ketika perusahaan menghadapi tantangan dalam manajemen stok, peningkatan permintaan pelanggan, dan kompleksitas proses gudang yang semakin bertambah. Misalnya, ketika volume stok mencapai titik di mana pengelolaan manual tidak lagi efisien atau ketika terdapat kebutuhan untuk memenuhi tingkat layanan pelanggan yang lebih tinggi, WMS menjadi solusi yang sangat diperlukan.

Selain itu, bisnis yang beroperasi dalam lingkup rantai pasok global atau yang menghadapi fluktuasi permintaan yang signifikan juga dapat mendapatkan manfaat besar dari penerapan WMS. Secara keseluruhan, penerapan WMS sebaiknya dilakukan saat perusahaan memasuki tahap pertumbuhan yang mengharuskan tingkat kontrol dan akurasi yang lebih tinggi dalam manajemen gudangnya. Dengan demikian, WMS bukan hanya menjadi alat untuk mengatasi tantangan operasional, tetapi juga menjadi pilar strategis dalam menciptakan operasi yang responsif dan efisien dalam menghadapi dinamika pasar yang terus berkembang.

Proses Sistem Warehouse Management

Proses sistem warehouse management melibatkan serangkaian tahapan yang dirancang untuk mengoptimalkan efisiensi dan akurasi operasional gudang. Berikut beberapa proses yang terjadi dalam sistem warehouse management:

1. Receiving
Receiving merupakan sebuah proses penangan produk yang masuk ke dalam gudang. Proses ini melakukan penempelan produk barcode di setiap produk sehingga barcode tersebut dapat memberikan informasi mengenai SKU produk dan lokasi dimana produk berada.

2. Put Away
Put Away merupakan sebuah proses meletakkan barang pada sebuah tempat di dalam gudang. Jika ingin menemukan produk barang tersebut, maka kamu hanya perlu menggunakan barcode untuk mengidentifikasi lokasi barang, sehingga karyawan akan mengetahui letak barang dan memindai lokasi stok yang benar.

3. Picking
Picking ini mengacu pada sebuah proses pengambilan stok barang dari tempat penyimpanan sesuai pesanan konsumen. Pada proses ini salah satu hal yang paling penting, namun juga paling memakan waktu dan akan rawan kesalahan.

4. Packing
Packing ini merupakan proses yang dimana menyatukan barang di gudang berdasarkan barang yang diambil sesuai dengan pesanan konsumen disebut packing. Dengan melalui proses ini, diharapkan penjual memperhatikan keamanan paket untuk meminimalisir terjadinya kerusakan pada barang sebelum barang meninggalkan gudang.

5. Dispatching
Kemudian ada sebuah proses akhir dari gudang hingga awal dari perjalanan barang dari gudang ke konsumen yang dikenal dengan dispatching. Pengiriman ini dianggap berhasil jika pesanan yang tepat telah disortir dan dimuat, dikirim ke pelanggan, melakukan perjalanan dengan transit yang tepat, dan dikirimkan dengan aman dan tepat waktu.

6. Returns
Returns ini adalah proses pengembalian barang yang dilakukan oleh konsumen ke perusahaan yang tentunya hal ini sangat dihindari oleh perusahaan dan prosesnya yang cukup kompleks. Ketika proses ini terjadi, perlu dilakukan pencatatan kembali atas barang yang dikembalikan tersebut serta stok harus diperbarui ketika barang dikembalikan ke lokasi penyimpanan.

7. Stock Take
Setelah semua prosedur hampir seluruhnya terlaksana, terdapat sebuah proses yang berupaya untuk mengendalikan persediaan barang yang dijual ataupun dimiliki oleh perusahaan. Stock Take ini merupakan proses perhitungan jumlah stok yang tersedia di gudang dan mencocokannya dengan jumlah stok yang tercatat pada sistem.

8. Reporting
Reporting atau pelaporan merupakan sebuah laporan yang berisi informasi dan penjelasan mengenai proses manajemen gudang. Isi dari laporan di antaranya berkaitan dengan stok barang yang tersedia serta pencatatan paket outbound setiap harinya.

Kesimpulan

Dalam artikel "Mengenal Warehouse Management: Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas Gudang," kita telah menjelajahi konsep dasar Warehouse Management (Manajemen Gudang). Manajemen gudang bukan hanya sekadar tentang penyimpanan barang, tetapi juga mengenai penerimaan, penyimpanan, pengambilan pesanan, dan pengiriman barang dengan efisien. Prinsip-prinsip manajemen gudang, teknologi yang mendukungnya, dan praktik terbaik telah dianalisis secara rinci, bersama dengan manfaat yang diperoleh perusahaan dari implementasi Warehouse Management System (WMS). Dengan fokus pada optimasi stok, peningkatan akurasi pengiriman, efisiensi operasional, dan manfaat lainnya, artikel ini menggarisbawahi pentingnya memahami dan menerapkan Warehouse Management untuk menciptakan rantai pasok yang efisien dan responsif dalam konteks bisnis yang terus berkembang.

IDMETAFORA Menawarkan Enterprise resource planning (ERP). ERP adalah aplikasi bisnis yang terintegrasi. Aplikasi ERP ini dapat membantu proses operasional bisnis yang luas dan mendalam, seperti yang ditemukan dalam proses pembelian, pengelolaan gudang, penjualan, keuangan, SDM, distribusi, manufaktur, layanan, dan rantai pasokan.Yuk, konsultasikan bisnis kamu di idmetafora.com .

Resource: https://www.prieds.com/post/panduan-lengkap-warehouse-management-system-wms#:~:text=Warehouse%20Management%20System%20(WMS)%20adalah,stok%20barang%20untuk%20proses%20pengiriman.