Kapan Waktu yang Tepat untuk Mengimplementasikan Software ERP dalam Bisnis

Name: Home
Author: IDMETAFORA

30 November, 2023 | Ummu

Aplikasi Enterprise Resource Planning (ERP) telah menjadi inti dari transformasi digital dalam lingkungan bisnis modern. Implementasi ERP ini dapat membawa perubahan yang signifikan dalam efisiensi operasional, pengelolaan data dan pengambilan keputusan. Namun, keberhasilan implementasi ini sangat bergantung pada pemilihan waktu yang tepat.

Kapan waktu yang tepat untuk menerapkan software ERP di sebuah perusahaan? Pastinya setiap perusahaan memiliki target masing-masing. Dengan adanya target yang digunakan untuk menjadi tantangan sebuah perusahaan untuk menghadapi persaingan bisnis dan beradaptasi dengan perkembangan aman. Maka dari itu, perusahaan mulai harus menerapkan sistem yang efektif salah satunya ialah ERP. Meskipun tidak ada aturan yang mewajibkan mengenai kapan sebaiknya perusahaan membeli software ERP, namun beberapa hal dibawah ini yang bisa menjadi bahan pertimbngan saat menentukan waktu yang tepat untuk membeli software ERP.

1. Perusahaan Menggunakan Banyak Software Berbeda untuk Berbagai Kebutuhan

Memulai dengan software tungga memang tidak ada salahnya, karena harganya murah jadi kamu harus bisa menyesuaikan software yang dibeli dengan kebutuhan perusahaan. Namun, saat bisnis kita berkembang dan software yang dibeli semakin banyak, proses integrasi data antar software satu dengan software lainnya akan memakan waktu yang tidak sebentar, terlebih lagi jika bisnis kamu memiliki berbagai divisi yang berkaitan dan mengelola data yang sama satu sama lain.

Bagaimana jika tim Sales kamu memakai satu sistem untuk mencatat semua penjualan, tapi tim akunting kamu harus memakai sistem lain untuk mencatat semua pemasukan. Belum lagi jika inventori dan stok dicatat menggunakan sistem yang berbeda, dan purchasing dikelola dengan sistem mandiri yang tidak terhubung dengan sistem lainnya. Tanpa menggunakan data yang akurat dari tim sales, data inventori bisa jadi tidak terupdate dengan benar.

Beberapa sistem yang terpisah tidak saja mendapat perlambatan dalam proses bisnis dalam perusahaan kamu, dengan proses pengolahan data yang lambat dan transfer data yang tidak akurat dan kesulitan dalam memastikan semua software tetap up-to-date

Dengan mengimplementasikan software ERP ini semua proses bisnis di perusahaan kamu akan terintegrasi ke dalam satu platform, sehingga harapannya tiap divisi dapat mengakses satu database yang terpusat dan terupdate secara real time sehingga masing-masing divisi tidak perlu menunggu divisi lain membuat laporan sebelum bisa membuat keputusan. Dengan hal ini dapat meningkatkan efisiensi yang dihasilkan oleh software ERP, bisnis kamu pun akan menjadi lebih produktif, yang tentunya akan meningkatkan pendapatan dalam perusahaan kamu.

2. Pegawai Mulai Kesulitan Mendapatkan Informasi Mengenai Perusahaan

Dalam berbisnis pastinya kamu akan mengelola informasi dan data yang merupakan pekerjaan yang akan memakan waktu dan biaya yang tidak sedikit. Meskipun kamu bisa menyimpan data di platform seperti Microsoft Excel dan menggunakan sistem lain untuk menganalisis data di kemudian har, bagi sebagian bisnis yang sedang berkembang, sistem ini tidaklah efisien, terutama jika kamu membutuhkan data seperti penjualan untuk membuat keputusan bisnis secara cepat.

Dengan software ERP, perusahaan akan mendapatkan akses langsung ke data penting perusahaan yang bisa diakses kapan saja, dan membuat keputusan bisnis data yang ada. Mempermudah karyawan dan pegawai untuk bisa mendapatkan informasi yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka secara cepat efektif dan efisien.

3. Kesulitan Mengelola Akunting

Salah satu tanda bahwa perusahaan kamu memerlukan aplikasi ERP adalah divisi akunting kamu mulai merasa kesulitan dengan alur kerja yang tidak praktis. Jika pegawai kamu masih harus memproses invoice dan pesanan penjualan dalam bentuk fisik dan harus menghabiskan berjam-jam setiap hari hanya untuk menginputkan data di dalamnya ke dalam sebuah sistem penjualan dan sistem akunting yang berbeda, atau mungkin saja staf akunting kamu membutuhkan banyak waktu untuk memproses data keuangan yang tersebar di banyak sistem dan spreadsheet, software ERP mungkin bisa membantu proses bisnis kamu.

Selain bisa membuat proses pengolahan pelaporan keuangan menjadi rapi, melalui satu platform yang terpusat seperti ERP juga bisa membuat laporan bisnis dibuat dengan akurat dan lebih mudah diakses kapan saja saat dibutuhkan.

4. Perusahaan Mengalami Kesulitan Memenuhi Pesanan Pelanggan

Tak dapat dipungkiri bahwa dalam dunia bisnis, peran konsumen atau pelanggan memiliki signifikansi yang tak tertandingi. Saat perusahaan menghadapi kesulitan dalam memenuhi harapan pelanggan, terutama ketika permintaan melonjak namun tidak dapat dipenuhi dengan baik, kompetitor-kompetitor di luar sana tak akan ragu untuk memanfaatkan situasi tersebut guna meraih konsumen Anda. Dalam konteks ini, keberadaan software ERP menjadi kunci penting dalam menjaga kualitas layanan kepada pelanggan.

Sebuah software ERP memungkinkan perusahaan untuk mengelola dan mengakses data konsumen secara terpusat melalui database yang terintegrasi. Didukung dengan berbagai fitur canggih, software ini tidak hanya membantu melacak inventori dengan efisien tetapi juga memberikan akses mudah ke informasi keuangan serta riwayat pembelian dari pelanggan tertentu. Dengan demikian, perusahaan dapat mengoptimalkan proses bisnisnya dan meningkatkan kualitas layanan kepada konsumen, mencegah potensi kehilangan pelanggan yang dapat diambil alih oleh pesaing di pasar.

5. Sistem IT Perusahaan Sudah Semakin Rumit dan Memakan Waktu

Salah satu kekurangan dari memiliki beberapa sistem yang terpisah dalam satu perusahaan ialah semakin banyak sistem yang perusahaanmu miliki. Kelemahan dari penggunaan beberapa sistem terpisah dalam satu perusahaan adalah semakin banyaknya sistem yang dimiliki akan semakin merumitkan proses manajemen IT perusahaan. Proses kustomisasi, integrasi, dan pemeliharaan seluruh sistem membutuhkan investasi waktu, biaya, dan sumber daya yang tidak sedikit. Sebagai alternatif terhadap penambahan software baru yang hanya akan menambah kompleksitas dan tidak efektivitas sistem, mengadopsi software ERP dapat menyederhanakan struktur IT perusahaan dan meningkatkan efisiensi serta responsibilitas terhadap perubahan kebutuhan bisnis dengan lebih cepat. Dengan demikian, penggunaan sistem terintegrasi seperti ERP menjadi solusi yang efektif untuk mengatasi tantangan kompleksitas IT dan meningkatkan daya saing perusahaan dalam menghadapi dinamika bisnis yang terus berubah.

6. Waktu Pengerjaan Bisnis Menjadi Lebih Lama

Proses bisnis dalam suatu perusahaan seringkali melibatkan berbagai divisi, masing-masing dengan tugas dan tanggung jawabnya sendiri. Saat setiap divisi harus menyelesaikan tugas-tugas secara manual, hal ini dapat mengakibatkan peningkatan waktu pengerjaan bisnis. Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) hadir sebagai solusi untuk mengatasi tantangan ini. Implementasi ERP membawa dampak positif dengan membantu setiap divisi dalam melakukan pengolahan data secara lebih efisien dan akurat.

Sebagai contoh, ERP dapat mempercepat alur kerja dengan mengotomatiskan beberapa tugas rutin, mengurangi risiko kesalahan manusia yang mungkin terjadi dalam proses manual. Selain itu, sistem ini memungkinkan penyatuan informasi dari berbagai divisi, mempermudah pengambilan keputusan yang lebih efektif. Dengan kata lain, informasi yang terpusat memungkinkan manajemen untuk mendapatkan gambaran yang lebih lengkap dan real-time tentang kinerja perusahaan.

Dengan demikian, implementasi ERP bukan hanya tentang merampingkan proses internal di setiap divisi, melainkan juga tentang mempercepat keseluruhan waktu pengerjaan bisnis di seluruh perusahaan. Dengan meningkatkan efisiensi dan mengurangi keterlambatan yang disebabkan oleh proses manual, perusahaan dapat lebih responsif terhadap perubahan pasar dan mempertahankan keunggulannya dalam lingkungan bisnis yang dinamis.

7. Mengambil Keputusan Membutuhkan Waktu Lama

Pentingnya mengambil keputusan dengan cepat dalam dunia bisnis menuntut ketersediaan informasi yang akurat dan real-time. Dalam konteks ini, keberadaan laporan yang dapat memberikan gambaran yang akurat tentang perkembangan bisnis menjadi krusial. Namun, seringkali, proses pengambilan keputusan menjadi terhambat karena pemilik perusahaan kesulitan mengakses dan memantau laporan dari berbagai divisinya dengan efisien. Oleh karena itu, diperlukan sebuah software ERP yang dapat memfasilitasi akses cepat dan menyajikan seluruh data dengan efisien.

Penerapan software ERP tidak hanya membantu mempercepat proses pengambilan keputusan, tetapi juga meminimalisir risiko human error yang mungkin terjadi selama proses manual. Dengan adanya sistem ERP, pemilik perusahaan dapat mengandalkan laporan yang akurat dan dapat diandalkan untuk mendukung keputusan bisnisnya.

Selain itu, bagi perusahaan yang terlibat dalam kerjasama bisnis dengan pihak lain, keberadaan sistem ERP juga memberikan kemudahan dalam proses pencatatan dan pelaporan. Kolaborasi dengan mitra bisnis menjadi lebih lancar karena informasi yang diperlukan dapat diakses dan dibagikan dengan mudah, mengoptimalkan efisiensi kerja serta meminimalkan potensi kesalahan dalam pertukaran data bisnis. Dengan demikian, penggunaan sistem ERP tidak hanya mempercepat akses informasi, tetapi juga meningkatkan akurasi, efisiensi, dan kolaborasi di dalam dan di luar perusahaan.

8. Membutuhkan Data yang Bisa Diakses di Mana Saja

Ketika perusahaan menghadapi kebutuhan untuk mendapatkan akses yang mudah dan cepat ke data di seluruh departemen, kehadiran sistem ERP menjadi suatu keharusan. Ini terjadi ketika beberapa sistem operasi yang digunakan di dalam perusahaan tidak memiliki keterhubungan satu sama lain. Sistem ERP menyediakan solusi terintegrasi dengan berbagai fitur yang selalu diperbarui, memastikan bahwa semua departemen dapat saling terhubung dan berbagi informasi secara efektif.

Dalam konteks ERP, perusahaan dapat menikmati sejumlah fitur yang memungkinkan akses data di mana saja, kapan saja. Misalnya, dengan adanya konektivitas terpadu, data dari berbagai divisi yang sebelumnya terisolasi dapat diakses oleh departemen lain secara langsung. Ini tidak hanya mempercepat proses pengambilan keputusan tetapi juga memastikan bahwa setiap elemen dalam perusahaan memiliki visibilitas terhadap informasi yang diperlukan, meningkatkan kolaborasi antar-divisi, dan mengoptimalkan kinerja perusahaan secara keseluruhan. Sebagai hasilnya, sistem ERP menjadi solusi vital ketika perusahaan mulai membutuhkan keterhubungan data yang lebih efisien dan terpusat.

9. Pengelolaan Laporan dengan Cara Manual

Pengelolaan laporan secara manual seringkali menjadi kendala dalam operasional bisnis. Proses ini melibatkan banyak laporan yang kompleks, meningkatkan risiko kesalahan manusia, dan memerlukan waktu yang cukup lama. Dalam konteks ini, penggunaan sistem ERP dapat menjadi solusi efektif.

Dengan mengadopsi sistem ERP, perusahaan dapat memonitor setiap laporan dengan lebih efisien dan cepat. Penggunaan ERP tidak hanya mengurangi risiko kesalahan manusia, tetapi juga mempercepat waktu yang dibutuhkan untuk menyusun dan menghasilkan laporan. Kelebihan lainnya adalah kemudahan akses dan integrasi yang ditawarkan oleh sistem ini terhadap seluruh fungsi bisnis.

Sistem ERP tidak hanya merampingkan proses pengelolaan laporan tetapi juga memberikan fleksibilitas untuk melakukannya dari mana saja tanpa harus melakukan pertemuan tatap muka dengan setiap divisi terkait. Ini menciptakan efisiensi dan kemudahan dalam berbagai aspek, mengoptimalkan produktivitas dan mengurangi potensi kesalahan yang mungkin terjadi dalam pengelolaan laporan secara manual. Dengan demikian, pengadopsian ERP menjadi langkah strategis untuk meningkatkan manajemen laporan, mengurangi waktu yang diperlukan, dan meminimalkan risiko human error.

Kesimpulan

Memilih waktu yang tepat untuk mengimplementasikan sistem ERP merupakan langkah penting dalam perjalanan transformasi digital perusahaan. Faktor-faktor seperti kebutuhan bisnis, kesiapan organisasi, analisis keuangan, perubahan lingkungan eksternal, dan dukungan pemimpin perusahaan semuanya memainkan peran kunci. Dengan merencanakan dan melaksanakan implementasi ERP dengan bijak, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional, respons terhadap perubahan pasar, dan kemampuan untuk mengambil keputusan yang lebih baik dalam era bisnis yang terus berkembang.

Raih solusi terbaik untuk bisnismu melalui platform resmi kami di idmetafora.com. Situs ini menjadi tempat sentral di mana kamu tidak hanya dapat mengelola, tetapi juga mengembangkan bisnismu ke level yang lebih tinggi. Nikmati beragam fitur canggih yang tersedia secara gratis, dan dorong kemajuan bisnismu dengan bantuan IDMETAFORA. Temukan inovasi dan efisiensi dalam satu tempat, hanya di idmetafora.com!