Suatu perusahaan dengan skala besar biasanya terdiri dari banyak divisi dan departemen. Semua divisi dan departemen yang ada perlu bekerja sama dan saling mendukung untuk keberlangsungan bisnis agar dapat berjalan dengan baik. Salah satu divisi yang peranannnya penting adalah procurement. Procurement adalah bagian dalam manajemen rantai pasok atau supply chain management yang diperlukan oleh banyak industri. Sumber daya manusia yang terdapat dalam divisi ini biasanya memiliki skill dan pendidikan ilmu pada bidang akuntansi atau manajemen bisnis. Perusahaan yang memerlukan barang atau jasa dengan jumlah yang cukup banyak, biasanya akan membuat pengadaan melalui divisi procurement. Akan tetapi, sebenarnya procurement bukan sekadar divisi dalam sebuah perusahaan. Procurement mempunyai arti yang lebih dalam dari itu. Procurement berarti suatu proses penyediaan dan pembelian barang untuk suatu bisnis. Barang-barang yang dihadirkan juga harus berkualitas baik dan diterima dalam waktu yang tepat.
Kenapa perusahaan melakukan proses procurement? Karena proses procurement bisa membantu suatu perusahaan memperoleh barang yang sesuai dengan kriteria yang dibutuhkannya, baik dalam hal kuantitas, kualitas, lokasi, waktu, serta biaya yang seefisien mungkin. Barang-barang yang dibeli oleh procurement adalah barang-barang yang diperlukan agar bisnis atau usaha dapat berjalan dengan baik, contohnya mesin pabrik, alat-alat berat, perlengkapan kebersihan, bahan-bahan bangunan, alat-alat reparasi, dan jasa yang sedang diperlukan oleh perusahaan. Secara garis besar, tugas dan fungsi dari procurement adalah untuk memperoleh barang atau jasa dengan harga termurah, waktu tercepat, risiko terkecil, serta manfaat atau kegunaan yang banyak dan efektif. Berarti, procurement harus dapat menekan biaya sekecil mungkin, sehingga perusahaan bisa memaksimalkan keuntungan sebesar mungkin.
Sebagian orang beranggapan procurement sama dengan purchasing. Walaupun saling berkaitan, tetapi kedua dari kegiatannya mempunyai perbedaan dalam prinsip, ataupun tujuannya. Dalam artikel ini, kita akan memahami pengertian dari procurement serta perbedaannya dengan purchasing.
Procurement merupakan pengadaan atau tindakan mendapatkan barang atau jasa yang biasanya dilakukan untuk tujuan bisnis. Dalam bisnis, pengadaan sering kali berkaitan dengan perusahaan, sebab suatu perusahaan membutuhkan layanan atau barang dengan jumlah besar untuk menjalankan operasional bisnisnya.
Manajer pengadaan bertanggung jawab dalam pelaksanaan proses procurement yang berkaitan dengan analisis kebutuhan akan barang dan jasa karena keterbatasan sumber daya serta kemampuan internal perusahaan. Procurement mempunyai dampak signifikan karena berhubungan langsung dengan kemampuan perusahaan untuk dilakukannya efisiensi biaya.
Selain itu, melalui aktivitas procurement yang teratur, perusahaan bisa mengevaluasi dan menentukan pencapaian tujuan bisnisnya dengan efektif dan tepat. Karena itu, efisiensi bisnis dari proses procurement, bertujuan untuk meraih profit dan tujuan perusahaan yang maksimal.
Willem Siahaya, seorang pakar dalam bidang logistik dan pengadaan dalam bukunya “Sukses Supply Chain Management: Akses Demand Chain Management” (2013) mengunkapkan bahwa procurement adalah upaya memperoleh barang dan jasa yang diperlukan berdasarkan pemikiran yang masuk akal dan sistematis serta mengacu dalam norma dan etika yang berlaku sesuai dengan metode pengadaan barang dan jasa.
Misalnya, seperti kita tengah menjalankan bisnis makanan kering. Supaya bisnis bisa berjalan, kita membutuhkan peralatan untuk memproduksi makanan, mulai dari bahan baku, pemanggang dan penggoreng, serta packaging. Rangkaian proses mulai dari membuat daftar kebutuhan, proses pembelian sampai barang tersebut diterima. Hal ini merupakan sebagian dari proses procurement.
Dalam ilustrasi di atas, secara singkat dapat disimpulkan bahwa procurement adalah rangkaian proses untuk memperoleh barang atau jasa yang diperlukan untuk menjalankan suatu aktivitas usaha. Aktivitas procurement atau pengadaan sangat penting untuk perusahaan dalam menjalankan bisnisnya. Tanpa adanya proses tersebut, perusahaan akan susah untuk meraih target yang dicapai.
Karena poin penting dari procurement adalah mampu memperoleh profit maksimal dengan pengeluaran seminimal mungkin, maka penting dari proses procurement untuk memperhatikan hal-hal seperti kuantitas, lokasi, harga, kualitas, hingga negosiasi.
Setelah memahami apa itu procurement, kali ini kita akan membahas berbagai jenis dari procurement itu sendiri. Dibawah ini merupakan penjelasan empat jenis procurement yang perlu diketahui:
1. Direct Procurement Direct procurement (pengadaan langsung) adalah pengadaan dengan bentuk bahan mentah, peralatan mesin, atau barang yang dibeli untuk dijual kembali. Pengadaan langsung biasanya memiliki dampak langsung terhadap performa dan keuntungan perusahaan.
2. Indirect Procurement Indirect procurement (pengadaan tidak langsung) adalah pengadaan dengan bentuk persediaan atau input yang tidak digunakan dalam proses produksi manufaktur, namun dibutuhkan untuk operasional sehari-hari. Produksi ini biasanya berbentuk ATK atau alat tulis kantor, pelayanan marketing (pemasaran), atau utilitas.
3. Goods Procurement Goods procurement mengacu dalam proses pengadaan barang fisik yang berperan sebagai inventaris. Pengadaan ini bisa termasuk dalam kategori pengadaan langsung (direct procurement) atau tidak langsung (indirect procurement). Contoh pengadaan barang serupa dengan yang sudah dibahas sebelumnya mencakup bahan mentah, barang grosir, dan peralatan kantor.
4. Service Procurement Services procurement (pengadaan jasa) adalah jenis proses pengadaan layanan atau services yang berkaitan dengan sumber daya manusia di dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Contoh dari pengadaan ini berbentu pengadaan layanan konsultan, agensi, atau layanan pemeliharaan utilitas perusahaan (maintenance).
Dalam proses procurement, terdapat beberapa tahapan yang perlu dilakukan. Dibawah ini merupakan penjelasannya:
1. Perencanaan Tahap pertama dalam procurement adalah perencanaan. Dalam proses tersebut, perusahaan akan merencanakan dan menentukan barang atau jasa yang diperlukan, termasuk menentukan besaran anggaran, kuantitas, dan kualitas. Dengan proses ini perusahaan akan membuat dokumen persetujuan yang diserahkan untuk pihak manajemen. Apabila disetujui, selanjutnya perlu membuat dokumen kerangka acuan teknis yang akan diberikan untuk pihak calon vendor.
2. Pemilihan Vendor Dalam tahapan proses procurement, pemilihan vendor adalah inti acaranya. Pihak perusahaan akan menyeleksi pemasok (supplier) yang sesuai dengan kebutuhannya. Biasanya, terdapat dua metode dalam memilih vendor dalam proses procurement, yaitu sebagai berikut:
- Tender Perusahaan sebagai pembeli akan mengirimkan undangan untuk calon vendor yang telah terdata informasi kontaknya dari divisi procurement. Undangan tersebut biasanya berisikan pemberitahuan dan informasi mengenai kebutuhan pengadaan, dan dilengkapi dokumen acuan teknis, seperti ketentuan dan suatu hal-hal yang diperlukan. Setelah proses tersebut, calon vendor akan mengirimkan quotation yang berisikan informasi penawaran barang atau jasa. Informasi tersebut mencakup harga, kualitas, kuantitas, asuransi, ketentuan pembayaran, biaya pengiriman, sampai penawaran khusus.
- Penunjukan Langsung Sesuai namanya, metode pemilihan vendor yang dilakukan secara langsung alias tanpa melalui proses seleksi. Biasanya hal ini terjadi, dikarenakan vendor tersebut hanya satu-satunya yang dapat mengerjakan kebutuhan atau permintaan dari perusahaan. Selain itu, penunjukan langsung juga biasanya dilakukan apabila vendor adalah bagian dari perusahaan pembeli, contonya seperti dari divisi yang berbeda atau anak perusahaan. Penunjukkan langsung sering kali dilakukan dalam keadaan mendesak dan ingin menghindari kebocoran informasi.
Dalam proses penunjukkan langsung, perusahaan akan bernegosiasi dengan vendor yang dituju, kemudian perusahaan akan memberikan dokumen Service Level Agreements (SLA). Dokumen ini diperlukan supaya seluruh proses pengadaan dapat dipertanggung jawabkan dan terhindar dari risiko adanya kerugian dari kedua belah pihak.
3. Purchasing Setelah melakukan negosiasi dan menandatangani kontrak kerja, perusahaan akan melakukan pemesanan serta menyusun dokumen Purchase Order. Dokumen itu biasanya berisikan jenis barang atau jasa yang akan dipesan, jumlah, dan harga yang sudah disetujui. Dokumen Purchase Order akan dikirimkan oleh divisi Purchasing untuk vendor terpilih sebagai bukti pemesanan barang atau jasa.
4. Pengawasan Setelah bagian purchasing mengirimkan Purchase Order, perusahaan akan menerima dokumen Delivery Order sebagai pemesanan barang (work order) untuk pemesanan jasa dari vendor terpilih. Setelah menerima dokumen tersebut, pihak purchasing perusahaan harus melakukan pengecekan progress terhadap pesanan yang dilakukan.
5. Penerimaan dan Pemeriksaan
Ketika barang atau jasa yang dipesan sudah diterima, bagian procurement dan purchasing harus memeriksa kelengkapan barang atau jasa tersebut. Selain memeriksa langsung barang-barang yang sudah diterima, pengecekan kembali invoice, Delivery atau Work Order, serta dokumen Purchase Order. Hal tersebut dilakukan untuk terhindar daro perbedaan harga, kualitas, dan kuantitas. Karena, apabila terjadi ketidaksesuaian terhadap jumlah barang yang diterima, pihak purchasing dapat melakukan retur atau pengembalian.
6. Pembayaran atau Pelunasan
Ketika seluruh barang telah diterima, maka perusahaan memiliki kewajiban untuk melakukan pembayaran atau pelunasan sesuai dengan faktur atau invoice yang telah diterima. Dalam proses procurement, biasanya perusahaan mempunyai beberapa metode dalam melakukan pembayaran vendor, yaitu sebagai berikut:
- Down Payment (pembayaran di muka), biasanya dilakukan sebelum invoice. - Letter of Credit merupakan dokumen perjanjian yang dikeluarkan oleh bank yang dituju terhadap permintaan pembeli untuk melakukan pembayaran atas dokumen transaksi yang akan dikirimkan untuk vendor. - Open Account adalah pembayaran jika barang atau jasa sudah diterima oleh pembeli.
Setelah memahami tahapan-tahapan dalam procurement, artinya bisa disimpulkan bahwa dalam proses pengadaan, perusahaan perlu bekerja sama dengan pihak supplier atau vendor yang berkualitas. Supaya proses kerjasama ini berjalan dengan lancar dan saling menguntungkan, maka kedua pihak perlu mengikuti prinsip-prinsip procurement. Dikutip dari laman procure.com, penjelasannya dari prinsip-prinsip procurement adalah sebagai berikut:
1. Accountability Prinsip procurement pertama yang harus diikuti oleh perusahaan dan supplier adalah accountability. Akuntabilitas merupakan sebuah kewajiban untuk mempertanggungjawabkan keberhasilan atau kegagalan dalam melaksanakan tugasnya. Artinya, perusahaan sebagai pembeli dan vendor sebagai pemasok perlu mematuhi aturan yang sudah disepakati bersama yang berkaitan dengan hubungan bisnis mereka. Termasuk menaati sanksi yang akan diberikan apabila terjadi pelanggaran pada aturan-aturan tersebut.
2. Consistency Dalam prinsip consistency, antara perusahaan dengan pihak supplier melakukan seluruh halnya dengan konsisten. Tidak hanya yang berkaitan dengan aturan, tetapi juga kualitas produk dan jasa, sampai ketepatan jadwal pengiriman. Tujuannya adalah agar masing-masing pihak saling percaya, sehingga membuat hubungan bisnis yang terjadi menjadi semakin terjalin dengan kuat.
3. Value for Money Prinsip ini diartikan bahwa procurement yang dilakukan perlu sesuai dengan tujuan dasarnya, yaitu untuk mendapatkan biaya, kualitas, dan keberlangsungan bisnis yang saling menguntungkan.
4. Fair Dealing Prinsip ini membahas bahwa supplier perlu diperlakukan dengan adil tanpa diskriminasi. Selain itu, baik perusahaan ataupun supplier tidak diperbolehkan utnuk memaksakan beban atau kendala yang tidak perlu terhadap masing-masing pihak.
5. Informed Decision Making Dalam prinsip ini, baik perusahaan maupun supplier dituntut untuk mendasarkan keputusan terhadap informasi yang akurat, termasuk memastikan seluruh hak satu sama lain dipenuhi secara saksama.
Pada awal artikel sempat dijelaskan bahwa sumber daya manusia yang berada di dalam divisi procurement biasanya berlatar belakang pendidikan ilmu akuntansi atau manajemen bisnis. Akan tetapi, pada dasarnya semua latar pendidikan dapat mempelajari dan menguasai seluk beluk procurement. Setidaknya, terdapat empat kemampuan yang perlu dipelajari untuk memahami dan mendalami proses procurement, yaitu sebagai berikut:
1. Manajemen Risiko Dalam proses procurement (pengadaan), profesional dalam bidang ini biasanya mahir dalam menganalisis (forecasting) kebutuhan-kebutuhan perusahaan terhadap operasional untuk menjalankan bisnisnya. Walaupun telah dianalisis sedemikian rupa, pastinya potensi risiko akan selalu tetap ada. Karena itu, penting untuk memahami mengenai manajemen risiko dan seluruh aspek yang berkaitan untuk menghadapi segala kemungkinan dengan baik.
2. Komunikasi Procurement adalah aktivitas yang memerlukan kemampuan berkomunikasi yang baik. Apabila tidak mengasah kemampuan komunikasi ini, maka akan susah untuk menjalin relasi yang baik dengan para supplier.
3. Teknologi Informasi Saat ini, proses procurement sudah banyak dilakukan melalui perangkat digital untuk mewujudkan proses procurement yang lebih efektif dan efisien (e-procurement). Artinya, kita perlu cepat beradaptasi dengan teknologi-teknologi baru tersebut. Beberapa teknologi yang berkaitan dengan procurement yang harus dikuasai adalah risk management software, contract lifecycle management platform, spend analytics, dan lain sebagainya.
4. Finansial Proses procurement juga akan berkaitan dengan perencanaan pembelian yang seefisien mungkin. Artinya, kita juga harus mengasah pengetahuan finansial dengan baik.
Procurement dan purchasing sebenarnya adalah dua istilah yang saling terkait. Procurement adalah proses pengadaan barang dan jasa dari vendor atau pihak ketiga. Sementara purchasing adalah serangkaian proses yang perlu dilakukan untuk membeli barang dan jasa. Walaupun mempunyai pengertian yang hampir sama, namun keduanya mempunyai fungsi dan metode yang berbeda. Terdapat beberapa perbedaan signifikan antara procurement dengan purchasing yang bisa dilihat dalam beberapa segi, yaitu sebagai berikut:
1. Tujuan Akhir Perbedaan antara procurement dengan purchasing yang paling menonjol terdapat pada tujuan akhirnya. Procurement memiliki tujuan untuk mengidentifikasi dan memenuhi kebutuhan perusahaan. Sementara di sisi lain, purchasing memiliki tujuan untuk langsung membeli barang dan jasa untuk perusahaan.
2. Cara Menilai Barang atau Jasa Proses procurement dengan purchasing bisa dibedakan dari bagaimana cara keduanya memandang barang dan jasa. Tim procurement lebih memprioritaskan kualitas dan nilai barang atau jasa daripada dengan harganya. Sementara, tim purchasing lebih fokus pada harga daripada kualitas produk yang dipesan. Dalam purchasing, selama spesifikasi dasar barang dan jasa sesuai dengan yang dibutuhkan, faktor non esensial seperti nama besar brand akan dikesampingkan.
3. Kapan Kedua Proses Tersebut Bekerja Proses procurement bisa mulai bekerja dari proses awal hingga akhir. Tim procurement bertugas untuk pemantauan seluruh proses procurement (pengadaan) untuk mendapatkan seluruh barang dan jasa yang diperlukan. Proses purchasing hanya dilibatkan ketika terjadinya transaksi pembelian dan pembayaran barang dan jasa saja.
Perbedaan procurement dengan purchasing juga bisa dilihat dari tugas dan keterlibatannya. Procurement mulai bekerja dari identifikasi kebutuhan perusahaan, melakukan proses pengadaan, membuat dan menutup kontrak pembelian dan melakukan suatu pencatatan. Berbeda halnya dengan proses purchasing yang hanya terjadi ketika pemesanan, pengiriman, dan pembayaran saja.
4. Hubungan dengan Vendor Dalam upaya menjaga hubungan yang baik dengan vendor barang atau jasa, procurement lebih fokus untuk mewujudkan hubungan dalam jangka panjang. Melalui hubungan baik ini, vendor diharapkan bisa membuat harga barang dan jasa lebih murah atau perusahaan memperoleh keringanan pelunasan dengan jangka waktu yang lebih panjang.
Berbeda dengan procurement, purchasing berfokus terhadap hubungan jangka pendek. Tim purchasing hanya melakukan transaksi saja tanpa memperhatikan pengembangan hubungan jangka panjang dengan vendor. Jadi, hubungan tim purchasing dengan vendor hanya sekedar transaksional, atau terjadi ketika pembelian saja.
Pemilik bisnis perlu mengetahui procurement (pengadaan) di dalam perusahaan mereka, sebab proses ini bisa menjadi bagian penting dalam strategi bisnis. Pemilik bisnis yang mengetahui procurement (pengadaan) akan bisa mengidentifikasi peluang procurement (pengadaan) yang menguntungkan, mengembangkan hubungan jangka yang panjang dengan pemasok strategis, serta mengoptimalkan nilai yang didapatkan dari procurement (pengadaan) tersebut.
Secara garis besar, tugas dan tanggung jawab seorang procurement ialah melaksakan seluruh proses procurement melalui cara end-to-end, yang berarti melakukan analisis kebutuhan sampai pencatatan dokumen. Untuk pembahasan lebih lengkap, berikut ini merupakan tanggung jawab seorang procurement:
1. Melakukan analisis barang dan jasa yang diperlukan perusahaan. 2. Melakukan riset dan menjalin kontrak dengan para supplier atau vendor. 3. Melakukan pengelolaan inventory dan memastikan ketersediaan stok barang yang diperlukan perusahaan yang berkaitan dengan proses operasional ataupun produksi. 4. Melakukan negosiasi mengenai harga dan kontrak dengan vendor saat proses pembelian barang atau jasa. 5. Menjaga hubungan baik perusahaan dengan para supplier atau vendor. 6. Melakukan analisis strategi procurement terhadap perusahaan, sehingga bisa menemukan hal yang perlu dikembangkan. 7. Membuat dokumen pencatatan terhadap proses procurement dan dokumen laporan serta menganalisis keuangan. 8. Mengatur anggaran pembelian untuk menjaga keuntungan perusahaan.
Dalam lansiran Blakgarlic.id, jika seorang fresh graduate memulai karirnya di dalam bidang procurement, maka gaji rata-ratanya untuk staff procurement di Indonesia ialah berkisar 3.300.000 - 8.000.000 tergantung dari lokasi atau kota yang dipekerjaannya.
Sistem aplikasi terintegrasi untuk penjualan dan pembelian memiliki peranan penting dalam peningkatan efisiensi dan keberlanjutan operasional perusahaan. Integrasi ini memungkinkan pemantauan stok, permintaan pelanggan, dan status pesanan secara real-time, mengurangi risiko kekurangan stok atau overstock. Selain itu, integrasi sistem penjualan dan pembelian meningkatkan akurasi data dan menghindari kesalahan human error, sedangkan otomatisasi proses seperti pembuatan pesanan dan fakturasi meningkatkan efisiensi operasional. Pemahaman yang lebih baik terhadap pasar dan perilaku pelanggan melalui data terpusat mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik, sementara pengalaman pelanggan yang ditingkatkan membantu membangun loyalitas dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Secara keseluruhan, sistem terintegrasi tidak hanya mengoptimalkan kinerja perusahaan, namun juga membangun fondasi yang kokoh untuk pertumbuhan jangka panjang dalam pasar kompetitf. Rekomendasi untuk menggunakan sistem aplikasi terintegrasi adalah sistem IDMETAFORA. Karena sistem ini terpercaya dan berkomitmen untuk menjadikannya sistem aplikasi terintegrasi terbaik di Indonesia.
Dapat disimpulkan, bahwa procurement mempunyai peran penting dalam keberlangsungan bisnis perusahaan, melibatkan proses strategis yang melampaui sekadar pengadaan barang dan jasa. Proses ini melingkupi analisis kebutuhan, negosiasi dengan vendor, manajemen risiko, dan pemeliharaan hubungan jangka panjang. Dibandingkan dengan purchasing, procurement bersifat lebih strategis, fokus pada keberlanjutan hubungan, sementara purchasing bersifat lebih transaksional atau hanya berfokus ketika pembeliannya saja. Prinsip-prinsip seperti akuntabilitas, konsistensi, nilai untuk uang, perlakuan adil, dan pengambilan keputusan yang informasional menjadi acuan dalam menjalankan proses procurement. Keterampilan seperti manajemen risiko, komunikasi, teknologi informasi, dan pemahaman finansial menjadi kunci penting seseorang untuk bekerja dalam bidang procurement (pengadaan). Dengan memahami seluruh aspek tersebut, perusahaan bisa mencapai profit maksimal dengan pengeluaran seminimal mungkin, menjadikan procurement sebagai landasan untuk meraih tujuan bisnis dan menjaga keberlangsungan perusahaan di pasar yang kompetitif.
Kesempatan lowongan magang terbaru di tahun 2024
Baca Selengkapnya..