Penjelasan ERP Lengkap: Cara Kerja, Kelebihan dan Kekurangan, dan Solusi ERP Terbaik

Gambaran sederhananya, ERP merupakan proses untuk melakukan pencanaan dan mengatur sumber daya yang dimiliki perusahaan dengan diwadahi oleh satu sistem. ERP banyak digunakan oleh pihak perusahaan dalam membantu perkembangan bisnisnya. Karena ERP secara langsung telah mempermudah alur proses bisnis menjadi lebih optimal dan juga efisien sehingga pelayanan kepada para konsumen bisa terpenuhi.

 

Apa Itu ERP

ERP atau bisa disingkat dengan Enterprise Resource Planning adalah alur sistem dalam beberapa aktivitas bisnis, dimulai dari pengumpulan dan pengelompokkan data bisnis dengan menggunakan aplikasi (software) yang sistematis. Artinya, ERP merupakan aplikasi sitstem untuk mengelola, mengawasi, dan mengumpulkan data bisnis secara teratur.
 
Data yang dikelola pada ERP diantaranya ialah sebagaimana berikut ini:
a. Purchasing System
b. Data Warehouse
c. Data Finance & Budgeting
d. Accounting System
e. Legal & Administration System
f. Audit System
g. Tax System
h. Bussiness Intelligent
i. Pharmacy Management System
j. Architect Management System
k. System Invoice
l. Marketing
m. Human Resource (SDM)
 
Setelah data didapat, dikelola, diekstrak serta disimpan di database sentral dalam sistem. Tujuan dari adanya pengelolaan sistem secara sistematis ialah agar pihak internal perusahaan dapat mengetahui informasi data bisnis dan evaluasi perusahaan sehingga memudahkan mereka dalam mengelola data bisnis.
 
Agar mudah dimengerti, definisi ERP adalah sistem aplikasi yang dapat membantu perusahaan untuk setiap divisi di dalamnya. Oleh karena itu, apabila perusahaan mengunakan ERP, maka dapat membantu meningkatkan kinerja produksi, menghemat waktu dan membantu dalam mengelola data bisnis.
 
Pada awalnya, ERP merupakan sebuah konsep yang pertama kali muncul pada tahun 1960-an, itupun belum disebut sebagai ERP, akan tetapi masih berupa ide pemahaman saja. Berikut ini adalah penjelasan dari perkembagan ERP dari masa ke masa:
 
1960-an
Perkembangan ERP pada tahun ini masih berupa konsep awal yang mana membantu dalam memecahkan sejumlah masalah industri akan tetapi masih sederhana. Cakupan aktivitas konsep tersebut pada masa itu ialah masih berupa memonitoring inventaris, mendapatkan informasi saldo prusahaan secara mentah, dan report status pekerjaan.
 
Walaupun pemahaman masih sangat sederhana, pada masa itu para pelaku industri sudah mengimplementasikan sistem terpusat, maksudnya merek mengunakan sistem yang gunanya menyimpan data pada satu sistem data komputer terpusat (big data), dan ini sudah dapat diakses pada komputer yang berbeda, baik secara perangkat maupun jaringan.
 
1970-an
Kemudian pada tahun 1970 atau satu dasarwarsa kemudian, konsep tadi dikembangkan lebih lanjut, sehingga terciptalah konsep MRP disingkat Manufacturing Resource Planning. Pada tahun ini cakupan pengelolaan sistem sudah kompleks. Maka dari itu, pihak industri sudah mulai menerapkannya pada masalah manufaktur yang lebih rumit.
 
1980-an
Di tahun ini ditemukannya konsep MRP-II, yaitu konsep lanjutan dari MRP. Pada konsep ini, terdapat perkembangan ide barum yakni bisa melakukan penjadwalan proses industri, sehingga bisa berjalan otomatis.
 
1990-an
Mulai di tahun ini, konsep ERP pertama kali diperkenalkan oleh perusahaan riset dan konsultasi global, yakni Gartner Group. Sehingga ERP yang pada awalnya hanya menangani masalah industri yang ada pada warehouse, sudah bisa menangani masalah pada kantor dan bisa diintegrasikan keduanya. Masalah yang dikantor meliputi informasi data penjualan hingga prediksi masalah finansial.
 
Sehingga tidak sulit bagi pelaku industri dalam memanfaatkan ERP dikarenakan cara kerjanya sudah makin meluas dan lengkap. Akan tetapi, semakin lengkap dan sistematisnya suatu sistem, maka semakin sulit juga dalam pengoperasian aplikasi tersbut. Tambahan, fitur ERP yang ada pada saat ini merupakan fitur yang telah ada sejak tahun 1990-an.
 
2000-an
Di masa ini, internet sudah dikenal meluas ke mancanegara, sehingga internet masuk ke dalam sistem ERP yang mengakibatkan penggunaan yang semakin meluas dan sangat kompleks. Pada saat ini ERP sudah dapat digunakan pada segala macam divisi perusahaan tanpa memandang batas dan saling tungu konfirmasi satu sama lain. Contohnya, divisi keuangan bisa mengetahui stok yang ada pada warehouse tanpa harus mengunjungi warehouse lagi.
 

Pentingnya Penerapan ERP bagi Perusahaan Bisnis

Baik UMKM maupun perusahaan besar keduanya banyak yang menerapkan sistem ERP pada bisnis mereka karena memiliki tujuan yang sama, yakni untuk optimalisasi bisnis dan efisiensi waktu. Berikut ini sejumlah manfaat dalam implementasi ERP beserta penjelasannya:
 
1. Melindungi Data Bisnis Perusahaan
Sistem ERP memiliki manfaat yang dapat digunakan bagi divisi manajemen data yaitu mengamankan banyak data penting perusahaan. Hal ini disebankan ERP memiliki kemampuan dalam memberikan hak akses pada sejumlah karyawan sesuai dengan tangung jawabnya masing-masing. Dan juga, Sistem ERP memiliki beberapa jenis tingkat keamanan yang dapat disesuaikan dengan keinginan perusahaan dengan bantuan cloud system.
 
Salah satu fitur ERP ialah memiliki fitur yang dapat memberikan wewenang bagi pihak internal perusahaan dalam mengontrol seluruh proses bisnis, khususnya berupa riwayat data yang disimpan pada database pusat. Sehingga pihak perusahaan dapat terhindar dari misinformasi data bisnis dan juga terhindar dari pencurian data.
 
2. Menjaga Hubungan Baik dengan Pihak Konsumen
Agar data dapat dimanajemen dengan baik khususnya dengan mengelola informasi kebutuhan, maka sistem ERP merupakan piihan yang tepat sebagai media penghubung antara perusahaan dengan konsumen. Manajemen data baik bisnis maupun konsumen merupakan unsur penting dalam meningkatkan kinerja bisnis perusahaan.
 
ERP memiliki modul berupa CRM yang berguna bag perusahaan dalam menjalin hubungan baik dengan para pelanggannya. Cara kerja modul CRM ialah dengan memberikan informasi produk secara jelas dan akurat dan kualitas produk dapat dilakukan melalui sistem ERP. Dengan pengunaaan ERP, maka pelanggan dapat mengetahui detail produk dan informasi mengenai transaksi pembelian produk, tujuan hal tersebut ialah agar konsumen dapat puas dengan kejelasan informasinya.
 
3. Data Bisnis yang Sistematis
Dalam penerapannya, sistem ERP memiliki sejumlah modul yang dibutuhkan perusahaan yang saling terkoneksi dan dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan perusahaan. Masing-masing modul berperan dalam meningkatkan kinerja progres bisnis dengan baik. Cara kerja ERP adalah dengan mengkoneksikan data yang berasal dari berbagai modul yang telah dipilih dan disesiaikan, dengan cara itu maka data yang masuk dan dicatat menjadi lebih hemat waktu dan lebih akurat.
 
Saat karyawan belum meng-input data, laukan kontrol data agar dapat menghasilkan output yang lebih akurat. Sehingga karyawabn terhindar dari kesalahan informasi berupa data yang masauk maupun duplikasi data yang dapat berpengaruh pada proses bisnis perusahaan. Untuk mengoptimaliasasi data bisnis, ERP menggunakan manajemen data terpusat. Hal ini bertujuan agar data yang masuk dapat dikontrol dengan baik dan bisa dipantau pergerakannya.

4. Membantu dalam Meningkatkan Kerja Sama Berbagai Pihak
Perusahaan bisnis membutuhkan berbagai divisi dalam mengelola dan juga merencakan sumber daya, contohnya ialah marketing, supplier dan finance. Dengen menggunakan sistem ERP, maka karyawan dari berbagai divisi dapat saling kerja sama dengan baik dalam membantu kinerja perusahaan.
 
Dengan kerja sama yang baik dapat membantu proses produksi agar lebih optimal dan efisien. Hal ini dikarenakan informasi yang diperlukan masing-masing divisi dapat diperoleh secara cepat dan lengkap. Oleh karena itu, proses perolehan data dari masing-masing divisi tidak terhambat satu sama lain. Hingga pada akhirnya, terjadinya kinerja berbagai divisi yang lebih optimal dan kerja sama yang solid.
 
6. Biaya Operasinal Perusahaan Lebih Efisien
Banyak faktor yang menyebabkan suatu perusahaan ingin menerapkan sistem ERP, diantaranya ialah untuk manajemen biaya pengoperasian dan lebih terbuka dan efisien pengeluaran bujet untuk operasional. Dengan menggunakan ERP, perusahaan dapat mengontrol penuh dalam mengatur debit dan kredit biaya operasional.
 
Manfaat dari biaya operasional yang lebih efisien ialah terhindar dari kesalahan dalam pencatatan data transaksi atau juga bisa menghindari pengeluaran biaya yang berlebih dalam mengatur sumber daya. Dengan menggunakan modul pembelian dan pengriman pada sistem ERP, maka data pengeluaran dan pemasukkan barang dapat terkontrol dan data yang dikeluarkan lebih akurat.
 
7. Pengambilan Kebijakan dengan Akurat
Apabila perusahaan menerapkan sistem ERP dengan baik, maka secara tidak langsung dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan pengelolaan data sehingga lebih akurat. Selain itu, sistem ERP juga dapat membantu perusahaan dalam mengoptimalisasi pengelolaan data karena hasil data yang telah diolah dibutuhkan dalam pembuatan laporan dan juga sebagai patokan dalam mempredisi demand konsumen.
 
Sistem ERP berguna dalam mengontrol bahan baku perusahaan dan juga kontrol supply barang. Dari sini kita bisa melihat bahwa perusahaan dapat mengambil keputusan terkait pengadaan anggaran sesuai dengan sumber daya dan kebutuhan mereka.
 

Cara Merawat ERP dengan Baik

ERP dan Sistem yang lain memiliki kesamaan, keduanya harus dijaga (maintenance system) secara berkala oleh provider ERP dan juga oleh pengguna (perusaan). Biarpun perusahaan bersepakat dengan pihak provider ERP, namun karyawan juga perlu memelihara ERP karena merekalah yang mengelola dan memahami cara kerja dari ERP itu sendiri, berikut ini adalah beberapa langkah yang dilakukan dalam menjaga cloud sistem ERP dengan baik:
 
1. Memastikkan Sistem ERP Terkini
Pastikan dalam mengelola ERP, sistemnya harus update. Sistem ERP yang terkini dapat mencegah bug di dalam sistem. Selain itu, berguna dalam menjaga sekuritas data berupa informasi rahasia perusahaan dari kebocoran data. Misalnya ERPORIO.
 
2. Batasi Penggunaan Perangkat Karyawan
Jika karyawan menggunakan perangkatnya sendiri untuk bekerja, perusahaans sebenarnya memiliki keuntungan yakni biaya pengeluaran menjadi hemat, akan tetapi lebih berisiko dalam menjaga informasi yang lebih sensitif. Karena karyawan memiliki tingkat loyalitas yang berbeda pada perusahaan.
 
Maka, hendaknya perusahaan membatasi penggunaan perangkat pribadi pada karyawan dalam pekerjaan. Jika memang terpaksa, maka harus ada regulasi dalam mengatur penggunaan pribadi pada perusahaan demi terjaganya data sensitif perusahaan. Selain itu, tentukkan sanksi atau hukuman yang serius bagi karyawan mereka yang melanggar peraturan berupa membocorkan data pribadi perusahaan kepada pihak yang tidak bertanggung jawab.
 
3. Pastikan SDM Agar Paham Akan Sitemnya
Langkah ketiga ialah perusahaan selalu mewanti-wanti karyawanya mengenai keamanan sistem setiap hari. Sehingga, mereka akan memahami pegoperasian sistem aplikasi dan juga menjaga data perusahaan.
 
4. Mempekerjakan Ahli Khusus
Salah satu solusi agar sistem bisa terawat dengan baik ialah dengan mempekerjakan karyawan yang mampu menguasai bidangnya agar keamanan data bisa terjaga dengan baik. Namun, opsi ini memiliki kerugian berupa pengeluaran biaya yang mahal. Dengan mempekerjakan karyawan yang memiliki keahlian dalam menjaga keamanan data perusahaan bisa sangat membantu.
 
5. Lakukan Backup Data Secara Rutin
Terakhir, dalam menjaga kemanan sistem pada perusahaan jika misalkan terjadi kebocoran data, perusahaan diusahakan agar selalu melakukan backup data secara berkala. Backup data ini bisa dilakukan harian, mingguan, hingga bulanan tegantung dengan kebutuha karyawan dalam melakukan backup data.
 

Komponen Utama Sistem ERP

Dilansir dari Karya Motiwalla dan Thomson (2009:12), Berikut ini terdapat penjelasan komponen ERP beserta dengan penjelasannya:
 
a. Akuntansi dan Keuangan
Banyak software ERP saat ini memiliki fitur berupa basis sistem akuntansi. Ruang lingkup dalam komponen ini berupa cash flow, yakni memberikn intensif pada karyawan, biaya pengeluaran untuk shipping, pemasukan uang dari penjualan, dan masih banyak lagi. Penggunaan akuntansi merupakan fitur yang sangat penting bagi perusahaan dalam mengelola data keuangan, diantaranya adalah berupa utang piutang, laba rugi, dan juga pemasukan dan pengeluaran.
 
b. Sumber Daya Manusia
Dalam bisnis, sumber daya yang profesional merupakan suatu hal yang diperlukan bagi perusahaan dikarenakan fungsinya sebagai motorik (penggerak) dalam roda bisnis perusahaan. Dengan adanya ERP perusahaan dapat mengelola manajemen karyawan dikarenakan ERP memiliki modul HR (human resource) yang gunannya ialah untuk memeriksa database karyawan, menentukkan payroll, menentukkan pajak penghasilan, data absensi karyawan, dan lain sebagainya.
 
ERP memiliki kelebihan yakni antara modul satu dan yang lainnya saling terintegrasi. Maka dari itu sudah pasti modul HR terkonfigurasi juga dengan modul akuntansi, sehingga misalkan di saat payroll (penggajian) karyawan, maka akan memudahkan pihak perusahaan dalam membayar gaji ke rekening karyawan secara sendirinya apabila data rekening karyawan ada pada master data karyawan.
 
c. Manajemen Supply
Adapun untuk manajemen persediaan (inventory management) merupakan komponen yang penting dalam mengawasi data warehouse. Manajemen persediaan saling berhungan dengan hal yang berkaitan dengan gudang, diantaranya yakni MSC, marketing, dan manajemen gudang.
 
Fungsi manajemen supply ini ialah untuk mengelola pembelian bahan baku bagi produk, memelihara supply pada warehouse, memeriksa serial number produk, dan lain-lain. Komponen ini berkaibat pada menigkatnya kinerja dan kebemanfaatan dalam proses penyediaan bahan baku maupun produk.
 
d. Supply Chain Management (SCM)
Dengan adanya SCM yang efektifdan efisien, maka perusahaan dapat menciptakan ekosistem bisnis yang efektif dan lebih efisien, sehingga tidak memerlukan alat tambahan yang banyak dalam mengelola operasional bisnis. Cara kerja SCM ialah dengan mengelola data dari modul supply chain secara real-time. Manfaat dari penggunaan supply chain management ialah dapat memperkirakan prediksi dan analisis perencanaan demand pembelian.
 

Cara Kerja ERP pada Perusahaan

Pada dasarnya, ERP merupakan sebuah sistem yang dapat mengelola alur produksi beserta beragam divisi pada sebuag perusahaan agar berjalan secara sistematis. Cara kerja dari ERP sendiri ialah dengan memberikan informasi data berupa data produk pada pihak perusahaan secara real-time sehingga dapat membantu perusahaan agar mengawasi pergerakan produk secara otomastis.
 
Data yang dihasilkan dari berbagai divisi pada perusahaan kemungkinan akan diakses oleh semua pihak di perusahaan. Jadi, ERP memiliki manfaat dapat menyederhanakan proses pengelolaan data sehingga waktu kerja yang dikeluarkan menjadi lebih efisien dan berdaya saing yang tinggi.

Kelebihan dan Kekurangan Sistem ERP

Kelebihan	Kekurangan
Biaya pengoperasian yang lebih efisien	Butuh biaya pembuatan yang besar, tetapi jangan khawatir, ERPORIO, merupakan aplikasi bisnis pilihan bagi bisnis UMKM dan Menengah karena gratis dalam pemakaiannya.
Keseluruhan data yang saling terkoneksi	Membutuh karyawan melek teknologi dan mudah dalam adaptasi teknologi ERP
Terciptanya ide yang lebih inspiratif	Sistem di dalamnya sangat rumit untuk dipahami dan membutuhkan waktu
Meningkatkan produkstivitas secara otomatis	Banyak kasus terjadi akibat keamanan data yang kurang ketat.
Ekosistem bisnis pada perusahaan menjadi lebih teritegrasi satu sama lain	Saat sistem diupdate membutuhkan biaya pengeluaran yang besar.
Dengan data yang lebih lengkap, perusahaan dapat terbantu dalam pengambilan keputusan yang lebih bijak.	Kebergantungan pada vendor untuk meningkatkan sistem.

 

Solusi ERP Terbaik

Banyak sekali sistem aplikasi bisnis yang baik, tetapi terdapat salah satu aplikasi bisnis berupa sistem ERP terbaik karena memiliki beragam fitur penjualan beserta SCM, CRM, akuntansi, dan finansial. ERPORIO, aplikasi bisnis ERPORIO merupakan aplikasi bisnis yang dapat membantu para perusahaan bisnis dalam menjembatani berbagai proses bisnis, mulai dari mengelola supplier, purchasing barang, mengatur data warehouse, hingga sampai tahapan laporan bisnis yang dicetak secara otomatis dan simpel dalam pengguaanya.
 
Dan yang paling penting dari keseluruhan itu, ERPORIO gratis digunakan karena bertujuan untuk membantu mengelola bisnis, mulai dari tahapan UMKM hingga perusahaan besar. Selain itu, Anda bisa meningkatkan performa bisnis kamu dengan berbagai fitur yang disediakan ERPORIO dengan harga terjangkau, karena secara tidak langsung, menggunakan sistem ERP dapat mencapai tujuan bisnis dengan lebih efektif dan juga efisien dalam pengelolaanya.
 
Untuk informasi lebih lanjut untuk kamu yang ingin mengimplementasikan bisnis kamu dengan beragam fitur di dalamnya, kunjungi ERPORIO sekarang juga. Gratis!
 

Kesimpulan

Kesuksean dan Keefektifan bisnis perusahaan sangat berpengaruh pada sumber daya manusia beserta dengan sistem aplikasi dalam mengelolanya. Maka menggunakan aplikasi bisnis berupa ERP merupakan keputusan yang sangat baik. Selain sistem aplikasi ERP yang tepat, perusahaan bisnis memerlukan kebutuhan apa saja yang diperlukan bagi industri agar pencapaian bisnis lebih optimal.