Memahami Kwitansi Pembayaran: Format, Cara Penulisan, dan Cara Menggunakannya

Kwitansi sering banyak ditemui di beberapa kasus, seperti pembelian kendaraan bermotor, pembayaran persemester sekolah, dan sebagainya. Secara umum, kwitansi merupakan alat buti jika pembelian telah dilakukan.

 

Apa Itu Kwitansi?

Pengertian dari kuitansi ialah alat bukti transaksi berupa (nota) kertas maupun digital yang bertujuan untuk memudahkan seseorang dalam mencatat informasi cash flow (arus kas) bisnis atau berupa perusahaan.
 
Pada umumnya, kwitansi berbentuk bisa berupa dokumen, dan memiliki ciri-ciri format kwitansi berupa lambang atau kepala surat (kop), lalu terdapat nama penjual beserta pembeli, juga terdapat jumlah nominal keuangan transaksi dalam bentuk huruf dan juga angka, di dalam nota terdapat pula apa saja tujuan transaksi, dan pada bagian bawah kwitansi, terdapat materai tanda tangan dari kedua belah pihak yang menandakan bahwa surat tersebut bersifat sah di mata hukum.
 
Penggunaan transaksi biasanya digunakan dalam transaksi jual beli barang dalam jumlah tertentu (besar), kwitansi juga merupakan unsur yang penting dalam mengurangi tindakan kesalahan dalam mencatat jumlah nominal barang, sehingga memudahkan bagi pembeli untuk menciptakan rasa kepercayaan tinggi terhadap penjual. Latar belakang munculnya kwitansi adalah dikarenakan banyak masalah terkait pembayaran baik berupa kesalahan dalam memasukkan item atau nominal harga dan juga masalah terkait rasa kepercayaan di antara kedua belah pihak.
 

Jenis-Jenis Kwitansi

Dilansir dari literatur internet, terdapat lima jenis kwitansi yang biasa digunakan oleh pelaku perusahaan sebagaimana berikut:
 
1. Bukti Pembayaran
Jenis kwitansi untuk bukti pembayaran merupakan salah satu dari lima jenis yang paling umum digunakan yang berisikan antara lain nominal jumlah uang atau item barang, nama pembeli, dan tujuan pembayaran.
 
2. Tujuan dalam Bertransaksi Barang atau Jasa
Agar produk bisa melakukan transaksi dengan baik, seseorang perlu dalam menggunakan kwitansi transaksi yang isinya berupa apa saja produk yang sudah dibeli, kemudian terdapat jumlah nominal harga produk, lalu tipe produk baik berupa barang ataupun jasa, nomor seri produk, biasanya berupa barcode maupun nota pembelian.
 
3. Jenis Transfer Uang
Pada jenis ini, banyak digunakan pada bisnis jenis perbankan. Kwitansi bisa berupa bentuk transfer uang, contoh penerapannya pada ATM atau bank setelah kita menabung atau menarik saldo. Dengan menggunakan kwitansi, maka bisa menjadi alat bukti sah telah melakukan transaksi transfer uang. Ciri ciri yang terlihat ialah terdapat nomor rekening akun nasabah yang terletak pada kwitansinya. Fungsi penggunaan kwitansi ini untuk menerima dan juga menyerahkan uang ke pihak bank.
 
4. Jenis Cash Receipt
Secara umum, jenis ini menerangkan mengenai masuk dan keluarnya uang yang pada akhirnya akan dikirim sebagai bukti pembayaran yang sah pada kelanjutanya. Cash receipt banyak ditemukan di berbagai sektor korporasi (instansi, perusahaan) tertentu.
 
Adapun fungsinya untuk memeberikan keterangan menganai pengeluaran dan pemasukan kas perusahaan agar dapat diaudit sehingga bisa tergambarkan arus kasnya.
 
5. Serah Terima
Ditemukan di saat ada serah terima uang pada berbagai instansi bisnis mulai dari UMKM kecil sampai perusahaan besar menggunakan kwitansi serah terima uang dalam melakukan transaksi secara sah.
 
Ciri-ciri yang ada pada kwitansi ini ialah terdapat nomor kwitansi, nama penerima, jumlah nominal uang, dan keterangan pembayaran (deskripsi transaksi), tanggal serah terima uang, dan tanda tangan.
 

Apa Saja Fungsi Kwitansi?

Kwitansi memiliki banyak fungsi yang berguna pada transaksi, jadi bukan hanya selembar kertas saja, akan tetapi memiliki beragam fungsi lain bagi kedua belah pihak. Berikut ini adalah sejumlah fungsi yang ada pada kwitansi:
 
1. Pertanda Sudah Membayar Uang
Pada fungsi ini dijelaskan bahwasanya pembeli sudah melakukan pembayaran dengan alat bukti berupa kwitansi, bisa berupa berbentuk cicilan (kredit) maupun cash atau tunai berdasarkan nominal yang telah disepakati kedua belah pihak.
 
2. Sebagai Klaim Garansi Produk
Beberapa produk yang resmi memiliki jaminan berupa garansi. Misalkan produk mengalami kerusakan atau bisa juga produk tersebut tidak cocok dengan yang ada di deskripsi penjualan produk, maka dibutuhkan kwitansi sebagai syarat untuk klaim garansi.
 
3. Berguna pada Audit Perusahaan
Pada kwitansi, biasanya memiliki banyak copy yang akan disimpan penjual. Artinya, berguna untuk menyamakan data, jumlah produk dan total nominal uang yang didapat.
 
4. Sebagai Dokumen Berkekuatan Hukum
Dengan melakukan kwitansi, maka beberapa pihak telah melakukan komitmen untuk deal, maka apabila terjadi konflik yang melibatkan kwitansi tersebut, kwitansi bisa menjadi barang bukti sah, dan lebih bagus lagi jika kwitansi tersebut memiliki materai yang telah ditandatangani dan distempel. Sehingga bisa menjadi dokumen bukti berupa selembar kertas yang berkekuatan hukum.
 

Format yang Ada pada Kwitansi

Sebagaimana yang kita tahu, kwitansi merupakan selembaran dokumen yang memiliki keuatan hukum. Bagaimana itu bisa terjadi? Dikarenakan kwitansi terdapat beberapa format atau unsur di dalamnya, berikut ini adalah beberapa unsur yang harus ada pada kwitansi:
 
1. Nomor Kwitansi
Unsur ini memiliki dua opsi penulisan, bisa berupa huruf abjad atau angka, disesuaikan dengan kemauan pihak penjual dengan tujuan yakni sebagai pembeda antara kwitansi satu dengan kwitansi yang lainnya.
 
2. Tempat Serah Terima dan Tanggal Kwitansi Dibuat
Deskripsi berupa tempat serah terima beserta tanggal dimuat dengan jelas pada kwitansi. Hal ini terjadi bertujuan agar bisa menjadi alat yang sah untuk dijadikan barang bukti telah melakukan transaksi. Selain itu, berfungsi sebagai dokumen untuk mengetahui arus kas perusahaan.
 
Dengan menuliskan deskripsi berupa tempat dan tanggal serah terima transaksi, maka apabila dikemudian hari kwitansi dibutuhkan, kwitansi bisa menjadi dokumen yang sah karena di dalamnya sudah tertera informasi data dengan jelas. Sehingga dapat membantu kedua belah pihak atau lebih dalam menanggulangi kesalahpahaman informasi.
 
3. Nama Pihak
Agar kwitansi bisa menjadi alat bukti yang sah, diperlukan nama di dalamnya, nama di sini harus ditulis dengan jelas sebagai bukti transaksi. Catat siapa nama pemberi dan penerima dengan jelas.
 
4. Produk
Untuk produk isinya berupa jenis produk apakah barang atau jasa, jumlah produk, harga, dan lain-lain yang seperti biasa yang ada pada kwitansi, hal ini bertujuan agar produk bisa diketahui dengan jelas oleh pembeli dan tidak terjadi ambigu dalam melakukan transaksi produk, apalagi jika kwitansi yang berkaitan dengan jenis kwitansi pembayaran, maka diperlukan deskripsi produk.
 
5. Nominal yang Dibayar
Jumlah uang yang dibayar haruslah dicatat dengan jelas. Bukan hanya angka saja yang ditulis melainkan huruf juga perlu dicatat. Artinya, saat kita menulis jumlah nominal uang dalam bentuk mata uang yang disesuaikan dengan negara tersebut, tulis lagi angka yag telah ditulis barusan dalam bentuk kalimat (huruf abjad).
 
6. Tujuan Pembayaran
Format ini menjelaskan untuk apa uang tersebut dibayarkan. Dan seperti sebelum-sebelumnya, deskripsi tujuan pembayaran harus ditulis dengan jelas agar di esok kelak apabila barang mengalami kerusakan atau masalah, maka pembeli bisa komplain sebagai bentuk klaim garansi produk. Contoh penulisan tujuan pembayaran, pembelian tv elektronik (merek) dan rice cooker (merek) 2 liter.
 
7. Tanda Tangan
Yang berhak untuk menandatangani produk pada kwitansi ialah pihak yang paling bertanggung jawab pada transaksi tersebut. Maka dari itu, tidak diperbolehkan jika seseorang menandatangani secara asal pada kwitansi yang masih kosong. Karena di beberapa kasus, terjadi kesalah pahaman salah satu pihak akibat kwitansi kosong yang ditulis asal asalan.
 
Tips sebelum menandatangani kwitansi, pastikan antara kertas dan materai pada kwitansi kira-kira nantinta akan kena coreran tanda tangan kita, agar kwitansi dan tanda tangan bisa saling berhubungan. Sehingga sulit bagi oknum yang tidak bertanggung jawab dalam memanipulasi kwitansi.
 
8. Materai Tempel
Biasanya yang sering kita temui adalah materai yang memiliki nominal Rp. 10.000. akan tetapi, tidak semua kwitansi menggunakan materai dalam transaksi. Fungsi materai adalah sebagai penguat dokumen. Karena dengan menggunakan materai maka transaksi tersebut memiliki konsekuensi hukum yang kuat, semakin besar nilai materai, maka semakin kuat dokumen tersebut di mata hukum. Penggunaan materai yang kuat biasanya pada pembelian kendaraan bermotor dan bisa juga transaksi investasi perusahaan tertentu.
 
Adapun penggunaan materai telah diatur sebagaimana dilansir dari peraturan Menteri Keuangan Indonesia, diantaranya ialah sebagaimana berikut:
 
1. Untuk aktifitas transaksi yang jumlah nominalnya di bawah Rp250 ribu, maka tidak perlu membubuhkan materai.
2. Untuk aktifitas transaksi yang jumlah nominalnya Rp250 ribu sampai Rp 1 juta, maka materai yang digunakan harus materai yang nominalnya Rp10 ribu.
3. Untuk aktifitas transaksi yang nominalnya Rp1 juta ke atas, maka penggunaan materai harus nominal Rp10 ribu.
 
9. Cap/Stempel Perusahaan
Penggunaan stempel harus ada pada kwitansi sebagai bukti transaksi. Dengan penggunaan stempel, maka transaksi dapat ditentukkan bentuk pembayaranya apakah pembayaran sudah lunas atau masih dalam tahap cicilan. Penggunaan stempel juga dilakukan harus dilakukan oleh pihak berwajib perusahaan tersebut sebagai penanda bahwa transaksi yang dilakukan ialah valid dan legal secara hukum.
 

Bagaimana Cara Membuat Kwitansi?

Kwitansi harus dimiliki oleh setiap orang yang terjun ke dunia bisnis, dimulai dari UMKM perorangan hingga perusahaan, sehingga bisa dijadikan sebagai dokumen penting baik untuk diri sendiri maupun orang lain.
 
Penulisan kwitansi tidak boleh sembarangan dan acak, harus mengikuti petunjuk dan aturannya. Dikarenakan kwitansi berperan vital dalam transaksi yakni sebagai tanda serah terima bukti pembayaran pada sebuah transaksi, terlebih lagi apabila jumlah nominal transaksi yang digunakan itu besar. Jika terjadi kesalahan penulisan sedikit saja. Misalkan kesalahan menuliskan nama atau salah memasukkan harga pada kwitansi, maka kwitansi bisa dikatakan tidak valid dan bisa memiliki dampak yang serius pada rating bisnis.
 
Berikut ini merupakan tips penulisan kwitansi dengan besar:
 
1. Masukkan Nomor Kwitansi
Hal pertama yang harus dilihat ialah terdapat nomor kwitansi yang terletak pada sisi kiri pojok atas kwitansi. Fungsi nomor kwitansi ini adalah agar memudahkan seseorang dalam memeriksa kwitansi, sehingga memudahkan dalam menyusun kwitansi dari nomor pertama hingga akhir.
 
2. Menuliskan Nama Pemberi/Penyetor dan Penerima
Tahapan kedua ialah, tulis kedua pihak baik pemberi maupun penerima. Tujuannya agar jelas dan bisa melakukan track nama. Untuk penulisan nama harus ditulis lengkap dan hindari penulisan nama panggilan saja.
 
3. Tulis Tempat dan Tanggal saat Serah Terima
Masukkan tempat dan juga tanggal ketika bertransaksi menggunakan kwitansi. Tujuannya agar kedua belah pihak yakni pemberi dan penerima bisa saling mengetahui deskripsi tempat dan waktu transaksi dilakukan.
 
4. Masukkan Jumlah Nominal Uang
Berikutnya, tulis jumlah nominal uang yang dimasukkan ketika transaksi di dalam kwitansi. Hal ini dikarenakan agar transaksi menjadi lebih terbuka dengan kedua belah pihak dan keduanya bisa sama-sama mengetahui jumlah nominal uang transaksi.
 
Tidak lupa, sudah disebutkan pada format transaksi bahwa tulis jumlah uang pada kwitansi dengan huruf abjad dan juga angka. Perhatikan ketika menulis jumlah nominal uang tidak terjadi keliru dalam penulisan, khususnya dalam memasukkan angka.
 
5. Tuliskan Deskripsi Pembayaran
Sudah tercantum di dalam kwitansi terdapat kolom “untuk pembayaran”, untuk menulis kolom tersebut tulislah dengan jelas dan rinci deskripsi pembayaran. Sehingga pihak pembeli dan penjual bisa sama-sama mengetahui tujuan transaksi ini untuk apa.
 
6. Bubuhkan Tanda Tangan
Sebagai pelengkap kwitansi dan juga sebagai tanda jika kwitansi dikatakan sah, maka diperlukan tanda tangan dari penjual dan juga pembeli. Terlebih lagi jika menyertakan stempel perusahaan yang terlibat maka dapat dijadikan sebagai alat bukti yang sah pembayaran.
 

Apakah Kwitansi itu Wajib?

Umumnya, kwitansi bukanlah menjadi persyaratan penting dalam melakukan transaksi pembayaran. Namun, banyak dari akuntan dan ahli bidang bisnis merekomendasikan untuk menggunakan kwitansi dalam pembayaran. Oleh karena itu, kwitansi merupakan suatu penghargaan kepada pembeli, yang di mana jika pembeli meminta kwitansi, maka wajib bagi penjual untuk memberikannya.
 
Penggunaan kwitansi juga tergantung pada industrinya dikarenakan penanggulangannya yang beragam. Makanya, pelajari dan pahami bagaimana cara menulis kwitansi dan cara menggunakannya karena hal tersebut sangat penting untuk membentuk reputasi dan kepercayaan pembeli pada perusahaan.
 

Ciri-Ciri Kwitansi

Terdapat 3 ciri-ciri yang umum digunakan pada kwitansi antara lain ialah sebagaimana berikut:
 
1. Bukti transaksi terbagi menjadi dua bagian, sub kanan dan kiri. Keduanya memperoleh salah satu dari kedua bagian ini, untuk sub kanan (yang lebih kecil) dibutuhkan bagi penjual sebagai bukti pembayaran, dan untuk sub kiri diperuntukkan untuk pembeli.

2. Pembuatan transaksi terdapat dua rangkap, untuk bagian atas diperuntukkan bagi pihak pembeli dan bagian bawah berupa file, diperuntukkan bagi pihak yang menerima uang.

3. Kedua belah pihak perlu mencantumkan deskripsi berupa informasi yang lengkap pada produk, jumlah nominal uang yang dibayar, alamat dan tanggal pembelian, dan juga nama lengkap serta tanda tangan penjual sebagai bukti yang valid dan legal dan dokumen yang penting bagi kedua pihak bahwa keduanya telah melakukan transaksi pembayaran.
 
Cara Mempelajari Kwitansi
Untuk mempelajari dan memahami kwitansi, bisa dengan menulis ulang dengan bantuan karton dan pena untuk diduplikasi agar Anda bisa memahami dengan baik. Opsi yang lain ialah dengan mempelajari kwitansi maupun juga invoice secara bersamaan melalui website erporio.com yang di mana di dalamnya terdapat invoice secara online dan otomatis kepada pengguna. Terlebih lagi website ini gratis bagi pengguna yang ingin melakukan transaksi ataupun ingin belajar mengenai alur penjualan yang teratur.
 
Pilih kwitansi pembayaran tunai yang sederhana terlebih dahulu sebelum mempelajari yang lebih kompleks lagi, setelah memahami keseluruhan, catat setiap transaksi pada laporan keuangan agar arus kas bisa terpantau secara baik.
 
Bagaimana Cara Menggunakan Kwitansi
Setiap masyarakat perlu mengetahui bagaimana kwitansi digunakan. Tak hanya itu, perlu juga dalam memahami cara menggunakannya supaya tidak terjadi penyalahgunaan transaksi.
 
Sebelum menulis isi kwitansi, diperlukan blangko kwitansi dan juga kertas karbon sebagai salinan menulis kwitansi. Untuk menulis isi kwitansi, tulislah dengan sedikit penggunaan tinta, contohnya pulpen. Hindari penulisan yang terlalu tipis atau terlalu tebal, contohnya pensil dan spidol. Penulisan tidal boleh terlalu besar atau terlalu kecil, dan satu lagi, usahakan agar tulisan terbaca dengan jelas oleh penulis dan juga setiap orang yang membacanya.

 
Apa Perbedaaan antara Kwitansi dan Nota?

Kwitansi

Fungsi kwitansi ialah sebagai dokumen sah bukti menerima atau membayar uang. Keterlibatan pihak di dalamnya meliputi penerima dan pembayar. Untuk ketentuan penulisan diantaranya ialah informasi lengkap mengenai produk, jumlah nominal uang yang dibayarkan, alamat dan tanggal transaksi pembelian, dan juga nama serta tanda tangan penjual produk atau yang berwajib. Tujuan dari ketentuan tersebut ialah sebagai alat bukti valid bahwa keduanya telah melakukan transaksi pembayaran.
 
Sebagai penguat transaksi, bubuhkan materai senilai Rp.10 ribu di atas materai, dan tahapan selanjutnya, kedua belah pihak diharuskan untuk menandatangani kwitansi tersebut. Tuliskan nomor tanda terima sebagai pembeda antara tanda satu dengan yang lainnya disertakan dengan waktu transaksinya.
 
Invoice dan Nota
Invoice merupakan jenis dokumen transaksi yang gunanya untuk melakukan aktifitas lacak transaksi penjualan. Penjual membuat invoice yang terdiri dari tiga copy. Untuk lembar pertama diperuntukkan untuk pembeli, dan salinan kedua untuk penjual yang gunanya sebagai penagihan, dan lembar ketiga disimpan ke dalam buku faktur. Sebenarnya seorang penjual bisa memantau proses penjualan dengan menggunakan aplikasi atau sistem contohnya ERPORIO.
 
Adapun nota konsepnya hampir mirip dengan faktur atau invoice, dua-duanya dibuat oleh penjual. Akan tetapi perbedaanya hanya pada jumlah lembar salinan. Untuk nota hanya terdiri dari dua salinan, satu lembar untuk pembeli, dan yang lainnya untuk penjual. Dalam menggunakan faktur dan nota, keduanya hanya dijadikan sebagai bukti transaksi pembelian akan tetapi tidak perlu menggunakan materai.
 

Apa Saja Contoh Kwitansi?

Terdapat banyak sekali manfaat dalam menggunakan kwitansi. Yang sering ditemui ialah sebagai bukti jual beli produk. Aturan yang harus ada pada kwitansi ialah nomor kwitansi, nama lengkap kedua belah pihak, jumlah nominal uang yang dikeluarkan, deskripsi tujuan aktifitas transaksi, alamat beserta tanggal transaksi, serta tanda tangan dari kedua belah pihak.
 
Berikut merupakan contoh penggunaan kwitansi yang biasa dirasakan sehari-hari:
 
1. Kwitansi untuk Transaksi Jual Beli Tanah Maupun Properti
Contoh ini biasanya tidak diperlukan sebuah stempel, hanya diperlukan nomor kwitansi, nama lengkap kedua belah pihak, kemudian tanda tangan keduanya. Sebagai penguat hukum, diperlukan materai Rp.10 ribu. Hal ini bertujuan sebagai syarat wajib dalam membuat sertifikat yang akan beralih pemilik.
 
2. Penggunaan Kwitansi pada Toko Besar
Gunakan stempel resmi toko karena toko merupakan instansi bisnis. Kemudian nomor kwitansi yang sudah tercetak secara otomatis dari sistem aplikasi, bersamaan juga dengan nama lengkap pembeli, nominal harga.
 
3. Kwitansi yang Pembayarannya Bisa Dicicil
Dalam hal ini contohnya ialah SPP pada instansi sekolah dan kwitansi kredit kendaraan bermotor.  Pada contoh kwitansi yang bisa dicicil ini, terdapat kolom yang berisikan nomor angsuran, selain itu penggunaan stempel resmi instansi tersebut, dan diakhiri dengan tanda tangan pihak yang berwenang.
 

Memahami Kwitansi Kosong

Pengertian kwitansi kosong adalah sebuah selembaran kertas yang digunakan untuk berbagai jenis transaksi keuangan yang meliputi penjual dan pembeli. Di dalamnya sudah terdapat beragam detail informasi mengenai nama pihak yang bertransaksi, deskripsi produk dan, juga nominal biaya yang harus dikeluarkan pembeli.
 
Jenis kwitansi ini dapat diberikan apabila seorang pembeli sudah melunasi transaksi pembayaran. Artinya, kwitansi kosong merupakan sebuah alat bukti transaksi yang menjelaskan bahwa pembayaran telah dilunasi secara sah. Selain alat bukti transaksi, bisa juga berfungsi sebagai unsur yang diperlukan dalam melengkapi laporan keuangan.
 
Akan tetapi, kwitansi kosong memiliki dampak buruk apabila disalahgunakan, contoh yang sering terjadi ialah jual beli kwitansi kosong. Yang bertujuan untuk memanipulasi uang yang masuk maupun keluar. Penggunaan kwitansi kosong dilakukan dengan mengisi kolom yang masih kosong sesuai dengan hasrat buruk oknum yang tidak bertanggung jawab.
 
Misalkan seperti ini, seseorang diminta membeli satu buah kendaraan bermotor yang harganya Rp 3,5 juta. Lalu dia melakukan modifikasi berupa korupsi dengan cara mengisi kolom yang kosong yakni nominal harga menjadi Rp 8 juta, maka tindakannya termasuk kejahatan yakni korupsi dengan cara memanipulasi jumlah uang yang keluar.
 

Penutup

Intinya, kwitansi berfungsi sebagai bukti sah dalam transaksi pembayaran. Penggunaan kwitansi tidak hanya pada penjualan produk saja, akan tetapi banyak digunakan pada perbankan dan pelacakan pada arus kas perusahaan karena kwitansi mencakup keluarnya uang dan produk.