Strategi Peningkatan Efisiensi Purchasing System

Apa Itu Purchasing System

Elemen - Elemen Penting Purchasing System

Purchasing system bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan memastikan ketersediaan barang atau jasa yang dibutuhkan dalam operasional sebuah organisasi. Berikut beberapa elemen penting purchasing system, diantaranya: 

1. Identifikasi kebutuhan
Organisasi harus mengidentifikasi kebutuhan spesifik barang atau jasa yang dibutuhkan untuk operasional mereka.

2. Pencarian pemasok
Pencarian dilakukan untuk menemukan pemasok yang dapat menyediakan barang atau jasa yang diperlukan. Hal ini melibatkan penelitian, komunikasi dengan pemasok potensial, dan evaluasi mereka.

3. Penawaran atau negosiasi harga
Setelah pemasok potensial teridentifikasi, organisasi dapat meminta penawaran harga atau melakukan negosiasi untuk mendapatkan harga yang terbaik.

4. Pemilihan pemasok
Setelah penawaran atau negosiasi selesai, organisasi akan memilih pemasok yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka berdasarkan faktor seperti harga, kualitas, reputasi, dan keandalan.

5. Pembuatan pesanan
Setelah pemasok dipilih, organisasi akan membuat pesanan pembelian yang mencakup rincian barang atau jasa yang dibeli, jumlah, harga, syarat pembayaran, dan tanggal pengiriman yang diharapkan.

6. Pemantauan pengiriman
Organisasi harus memantau proses pengiriman untuk memastikan barang atau jasa dikirim tepat waktu dan sesuai dengan pesanan.

7. Penerimaan barang atau jasa
Setelah barang atau jasa tiba, organisasi akan memeriksa keadaan dan kualitasnya. Jika sesuai dengan pesanan, maka akan diterima dan dicatat sebagai penerimaan.

8. Pembayaran kepada pemasok
Setelah penerimaan barang atau jasa, organisasi akan melakukan pembayaran kepada pemasok sesuai dengan syarat pembayaran yang disepakati sebelumnya.

Pentingnya Efisiensi dalam Purchasing System

Efisiensi dalam sistem pembelian sangat penting karena memiliki dampak langsung pada keseluruhan operasional dan keberhasilan organisasi. Berikut ini adalah beberapa alasan mengapa efisiensi dalam purchasing system sangat penting:

1. Penghematan Biaya
Dengan meningkatkan efisiensi dalam sistem pembelian, organisasi dapat mengurangi biaya yang terkait dengan proses pembelian. Ini termasuk mengidentifikasi sumber daya yang tidak efisien, mengurangi biaya pengiriman, memperoleh harga yang lebih baik melalui negosiasi dengan pemasok, dan menghindari pemborosan yang tidak perlu. Penghematan biaya ini dapat berdampak langsung pada keuntungan perusahaan.

2. Pengurangan Waktu
Efisiensi dalam purchasing system memungkinkan organisasi untuk mempercepat waktu siklus pembelian. Proses yang terorganisir dan efisien dapat mengurangi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tahap pembelian, termasuk pencarian pemasok, negosiasi kontrak, penyelesaian pesanan, dan penerimaan barang. Hal ini dapat memungkinkan perusahaan untuk merespon kebutuhan pelanggan lebih cepat, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan memperoleh keuntungan kompetitif.

3. Peningkatan Kualitas
Dengan memiliki sistem pembelian yang efisien, organisasi dapat fokus pada memilih pemasok yang handal dan berkualitas. Ini membantu memastikan bahwa barang dan layanan yang dibeli memenuhi standar yang ditetapkan dan memenuhi kebutuhan perusahaan. Peningkatan kualitas produk atau layanan yang dibeli dapat meningkatkan kepuasan pelanggan, memperkuat citra merek perusahaan, dan membangun hubungan yang baik dengan pemasok.

4. Pengelolaan Risiko yang Lebih Baik
Melalui sistem pembelian yang efisien, organisasi dapat melakukan analisis risiko yang lebih baik terhadap pemasok dan meminimalkan risiko terkait dengan pengadaan barang atau layanan. Proses evaluasi pemasok yang efisien dan pemantauan kinerja mereka secara teratur dapat membantu mengidentifikasi potensi risiko, seperti keterlambatan pengiriman, kualitas yang buruk, atau kegagalan pemasok. Dengan demikian, organisasi dapat mengambil langkah-langkah proaktif untuk mengelola risiko ini dan menjaga kelancaran operasional.

5. Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik
Efisiensi dalam purchasing system menyediakan data dan informasi yang akurat, terkini, dan terorganisir. Hal ini memungkinkan manajer pembelian untuk mengambil keputusan yang lebih baik dan lebih cepat. Dengan adanya sistem yang efisien, data mengenai pengeluaran, inventaris, pemasok, dan performa dapat diakses dengan mudah, sehingga manajer dapat menganalisis dan membandingkan informasi untuk mengoptimalkan proses pembelian dan membuat keputusan yang strategis.

Permasalahan Umum dalam Purchasing

Dalam menjalankan sistem pembelian, organisasi sering menghadapi berbagai permasalahan yang dapat menghambat efisiensi dan keberhasilan proses pembelian. Berikut ini adalah beberapa permasalahan umum yang sering terjadi dalam purchasing system:

1. Ketidaksesuaian Persyaratan
Salah satu permasalahan umum adalah ketidaksesuaian antara persyaratan yang ditetapkan oleh departemen yang membutuhkan barang atau layanan dengan apa yang dipesan atau diterima oleh departemen pembelian. Hal ini dapat terjadi karena kurangnya komunikasi yang efektif antara departemen terkait atau ketidakpahaman mengenai persyaratan yang tepat. Ketidaksesuaian ini dapat menyebabkan penundaan dalam proses pembelian dan bahkan kesalahan dalam pengiriman barang.

2. Kurangnya Riset Pemasok
Salah satu permasalahan umum adalah kurangnya riset yang memadai dalam memilih pemasok yang handal. Jika organisasi tidak melakukan riset yang cukup, mereka mungkin berisiko bekerja dengan pemasok yang tidak dapat dipercaya, memiliki kualitas yang buruk, atau tidak dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Kurangnya riset pemasok juga dapat menyebabkan organisasi membayar harga yang lebih tinggi atau tidak memperoleh kondisi kontrak yang menguntungkan.

3. Kompleksitas Proses Pembelian
Proses pembelian yang kompleks dapat menjadi permasalahan dalam purchasing system. Jika sistem pembelian terlalu rumit, dengan banyak tahapan dan persetujuan yang diperlukan, maka proses tersebut dapat menjadi lambat dan memakan waktu. Hal ini dapat menghambat aliran kerja dan menghambat efisiensi. Selain itu, kompleksitas yang berlebihan juga dapat meningkatkan risiko kesalahan dan kebingungan dalam melaksanakan proses pembelian.

4. Keterlambatan Pengiriman
Keterlambatan pengiriman barang atau layanan juga merupakan permasalahan umum dalam purchasing system. Keterlambatan ini dapat disebabkan oleh berbagai faktor, seperti kelalaian pemasok, masalah logistik, atau penundaan dalam proses persetujuan pembelian. Keterlambatan pengiriman dapat berdampak negatif pada operasional perusahaan, menyebabkan penundaan dalam produksi atau layanan, dan mempengaruhi kepuasan pelanggan.

5. Kurangnya Transparansi
Kurangnya transparansi dalam purchasing system dapat menjadi permasalahan serius. Jika informasi yang terkait dengan pembelian tidak tersedia secara jelas dan terorganisir, maka organisasi akan kesulitan dalam melacak pesanan, memantau status pengiriman, dan menganalisis pengeluaran. Kurangnya transparansi juga dapat mempengaruhi kemampuan organisasi untuk melakukan negosiasi yang efektif dengan pemasok, mengidentifikasi potensi penghematan biaya, atau mengelola risiko yang terkait dengan pembelian.

Menghadapi permasalahan ini, penting bagi organisasi untuk mengidentifikasi dan mengatasi hambatan yang ada dalam purchasing system. Dengan melakukan perbaikan yang tepat, organisasi dapat meningkatkan efisiensi dan mengoptimalkan kinerja sistem pembelian mereka.

Cara meningkatkan Efisiensi Purchasing System

1. Menganalisis Proses Pembelian
Menganalisis proses pembelian yang efisien merupakan langkah penting dalam upaya meningkatkan efisiensi dalam purchasing system. Berikut ini adalah beberapa tahapan yang dapat dilakukan dalam menganalisis proses pembelian yang efisien:

•  
• • Identifikasi dan Dokumentasikan Tahapan Proses
• Tahap pertama dalam menganalisis proses pembelian adalah mengidentifikasi dan mendokumentasikan tahapan-tahapan yang terlibat dalam pembelian, mulai dari kebutuhan awal hingga penerimaan barang. Ini melibatkan pemahaman mendalam tentang langkah-langkah yang diambil, departemen yang terlibat, persyaratan yang diperlukan, dan dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam setiap tahapan.
•  
• • Identifikasi Keterkaitan dan Ketergantungan
• Selanjutnya, identifikasi hubungan antara tahapan-tahapan dalam proses pembelian. Identifikasi bagaimana tahapan-tahapan tersebut saling terkait dan bergantung satu sama lain. Hal ini membantu dalam menentukan bagian mana dari proses pembelian yang dapat dioptimalkan untuk meningkatkan efisiensi. Misalnya, mungkin ada kebutuhan untuk meningkatkan komunikasi antara departemen yang terlibat atau mempercepat proses persetujuan.
•  
• • Evaluasi Waktu dan Biaya
• Evaluasi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tahapan pembelian dan biaya yang terkait dengan setiap tahapan. Identifikasi tahapan-tahapan yang memakan waktu lebih lama atau memiliki biaya yang tinggi. Hal ini membantu dalam mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan untuk meningkatkan efisiensi. Misalnya, mungkin ada kebutuhan untuk mengurangi waktu pencarian pemasok atau mengoptimalkan proses negosiasi kontrak untuk mengurangi biaya.
•  
• • Identifikasi Hambatan dan Rintangan
• Analisis juga harus mencakup identifikasi hambatan dan rintangan yang menghambat proses pembelian yang efisien. Hal ini dapat termasuk kebijakan internal yang memperlambat proses, kurangnya akses terhadap informasi yang diperlukan, atau kurangnya keterampilan atau pengetahuan dalam tim pembelian. Dengan mengidentifikasi hambatan ini, langkah-langkah perbaikan dapat diambil untuk mengatasi masalah yang ada.
•  
• • Identifikasi Teknologi yang Dapat Digunakan
• Identifikasi teknologi yang dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi dalam proses pembelian. Teknologi seperti sistem manajemen pembelian (purchase management system), e-procurement, atau otomasi proses dapat membantu mengurangi waktu dan upaya yang diperlukan dalam setiap tahapan pembelian. Evaluasi kebutuhan organisasi dan pilihlah teknologi yang paling sesuai untuk mendukung proses pembelian yang efisien.
•  
• • Pengukuran dan Pemantauan Kinerja
• Terakhir, penting untuk menetapkan metrik dan indikator kinerja yang relevan untuk mengukur efisiensi dalam purchasing system. Hal ini dapat mencakup waktu rata-rata untuk menyelesaikan setiap tahapan pembelian, biaya pembelian per transaksi, tingkat ketepatan waktu pengiriman, dan lain-lain. Dengan memantau kinerja secara teratur, organisasi dapat mengidentifikasi area yang masih perlu diperbaiki dan melacak kemajuan yang dicapai.
•  

•  
• • Sistem Manajemen Pembelian (Purchase Management System)
• Sistem Manajemen Pembelian adalah platform perangkat lunak yang dirancang khusus untuk mengelola dan mengotomatisasi seluruh proses pembelian. Dengan menggunakan sistem ini, organisasi dapat mencatat pesanan, memonitor persetujuan, mengatur persediaan, mengelola kontrak, dan melacak pengiriman. Sistem Manajemen Pembelian membantu mengurangi kesalahan manusia, mempercepat proses pembelian, dan meningkatkan akurasi dan transparansi data.
•  
• • E-Procurement
• E-Procurement memanfaatkan teknologi internet dan platform elektronik untuk melakukan pembelian barang dan layanan. Melalui e-procurement, organisasi dapat menjalin koneksi langsung dengan pemasok, mengirimkan permintaan penawaran, membandingkan harga, dan melakukan pembelian secara online. E-Procurement mengurangi ketergantungan pada proses manual, mempercepat proses pengadaan, memudahkan pemantauan dan pelaporan, serta memberikan transparansi yang lebih baik.
•  
• • E-Catalog
• E-Catalog adalah platform digital yang berisi informasi lengkap tentang produk dan layanan yang tersedia dari pemasok. Dengan menggunakan e-catalog, tim pembelian dapat dengan mudah mencari produk yang dibutuhkan, membandingkan spesifikasi dan harga, serta mengakses ulasan pengguna. E-Catalog mempercepat proses pencarian pemasok yang handal, mempermudah perbandingan produk, dan memungkinkan penggunaan kembali informasi yang telah dikurasi sebelumnya.
•  
• • Otomasi Proses
• Mengotomatisasi beberapa tahapan dalam purchasing system membantu meningkatkan efisiensi dan mengurangi kesalahan. Contohnya, menggunakan alat otomatis untuk mengirim permintaan penawaran, membuat pesanan otomatis berdasarkan persetujuan yang ditentukan, atau mengelola pembayaran secara otomatis. Automasi proses ini menghemat waktu, meminimalkan risiko kesalahan manusia, dan mempercepat proses pembelian secara keseluruhan.
•  
• • Analitik dan Big Data
• Menerapkan analitik dan big data dalam purchasing system memberikan wawasan yang berharga untuk mengoptimalkan keputusan pembelian. Dengan menganalisis data pembelian, organisasi dapat mengidentifikasi tren pengeluaran, menganalisis kinerja pemasok, memprediksi permintaan, dan mengoptimalkan inventaris. Analitik dan big data membantu dalam pengambilan keputusan berdasarkan data yang akurat dan mendukung strategi pembelian yang lebih efektif.
•  
• • Mobile Purchasing
• Menggunakan aplikasi mobile dalam purchasing system memungkinkan para profesional pembelian untuk melakukan tugas-tugas pembelian secara mobile, baik itu saat bepergian atau berada di lapangan. Dengan aplikasi mobile, mereka dapat mengakses informasi pembelian, mengelola pesanan, memberikan persetujuan, dan berkomunikasi dengan pemasok secara real-time. Mobile purchasing meningkatkan fleksibilitas, aksesibilitas, dan responsivitas dalam proses pembelian.

•  
• • Seleksi Vendor yang Tepat
• Tahap awal dalam mengoptimalkan peran vendor adalah melakukan seleksi vendor yang tepat. Lakukan riset mendalam tentang pemasok yang potensial, termasuk reputasi, kualitas produk atau layanan yang mereka tawarkan, kapabilitas mereka dalam memenuhi kebutuhan organisasi, dan kemampuan mereka untuk memberikan secara konsisten dan tepat waktu. Memilih vendor yang handal dan dapat diandalkan adalah langkah penting untuk mencapai efisiensi dalam purchasing system.
•  
• • Pembentukan Hubungan yang Kokoh
• Membangun hubungan yang saling menguntungkan dengan vendor sangat penting. Bentuk kemitraan yang erat dengan vendor yang dipilih dengan mengkomunikasikan kebutuhan organisasi secara jelas dan mengedepankan transparansi. Tetap terbuka untuk diskusi tentang perbaikan, efisiensi, dan inovasi bersama. Dengan membangun hubungan yang kuat, organisasi dapat memperoleh manfaat seperti pengiriman yang lebih cepat, harga yang lebih kompetitif, dan prioritas dalam pelayanan.
•  
• • Komunikasi yang Efektif
• Komunikasi yang efektif dengan vendor merupakan faktor kunci dalam mengoptimalkan peran mereka. Jaga saluran komunikasi terbuka dan berkelanjutan dengan vendor, baik itu melalui pertemuan langsung, telepon, email, atau platform kolaborasi online. Pastikan bahwa spesifikasi produk atau layanan yang diharapkan sangat jelas, termasuk jadwal pengiriman, kualitas, dan persyaratan lainnya. Komunikasi yang efektif membantu menghindari kesalahpahaman dan memastikan bahwa vendor memenuhi ekspektasi dengan baik.
•  
• • Pengelolaan Kinerja Vendor
• Melakukan pengelolaan kinerja vendor secara teratur merupakan langkah penting dalam mengoptimalkan peran vendor. Tetapkan metrik kinerja yang jelas dan ukur secara sistematis performa vendor berdasarkan indikator-indikator tersebut. Evaluasi performa vendor dalam hal kualitas, ketepatan waktu pengiriman, kepatuhan terhadap persyaratan, dan layanan pelanggan. Dengan memantau kinerja vendor secara teratur, organisasi dapat mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki, memberikan umpan balik konstruktif, dan merancang rencana tindakan perbaikan.
•  
• • Kolaborasi dalam Inovasi dan Efisiensi
• Mendorong kolaborasi dengan vendor dalam mencapai inovasi dan efisiensi merupakan strategi yang efektif. Jadikan vendor sebagai mitra strategis dalam pengembangan solusi yang lebih baik dan lebih efisien. Berbagi informasi tentang kebutuhan, tantangan, dan peluang organisasi, dan ajak vendor untuk memberikan saran atau solusi yang inovatif. Dengan kolaborasi yang baik, dapat tercipta solusi yang menguntungkan kedua belah pihak, meningkatkan efisiensi, dan menghasilkan nilai tambah bagi organisasi.

•  
• • Pembelian Kelompok (Group Purchasing)
• Melakukan pembelian kelompok dengan organisasi lain dalam industri yang sama atau sektor yang serupa dapat memberikan keuntungan ekonomi skala. Dengan menggabungkan kekuatan pembelian, organisasi dapat memperoleh diskon lebih besar, negosiasi harga yang lebih baik, dan penghematan biaya lainnya.
•  
• • Pengelolaan Kontrak yang Efektif
• Memiliki manajemen kontrak yang efektif dapat membantu dalam mengurangi biaya pembelian. Pastikan bahwa kontrak dengan pemasok meliputi persyaratan yang jelas, termasuk harga, volume pembelian, batas waktu, dan ketentuan pembayaran. Melakukan audit kontrak secara rutin dan memperbarui kontrak secara berkala dapat membantu mengidentifikasi peluang penghematan biaya dan memastikan bahwa organisasi memperoleh manfaat yang optimal dari setiap kontrak.
•  
• • Pengadaan Berbasis Kinerja (Performance-based Procurement)
• Mengadopsi pendekatan pengadaan berbasis kinerja dapat membantu dalam mengurangi biaya pembelian. Fokuskan pada hasil yang diinginkan atau kinerja yang diharapkan, daripada hanya berorientasi pada spesifikasi produk atau layanan. Dengan mengukur dan memperhatikan kinerja pemasok dalam mencapai hasil yang diinginkan, organisasi dapat memastikan penggunaan anggaran yang efisien dan meminimalkan biaya yang tidak perlu.
•  
• • Pembelian secara Online
• Memanfaatkan platform e-commerce dan marketplace online dapat membantu dalam mengurangi biaya pembelian. Dengan membeli secara online, organisasi dapat membandingkan harga dengan mudah, menemukan penawaran diskon, dan memperoleh akses ke berbagai pemasok yang berbeda. Selain itu, pembelian online juga dapat menghemat biaya administrasi, seperti biaya pengiriman, dan mengurangi waktu yang diperlukan dalam proses pembelian.
•  
• • Analisis Total Cost of Ownership (TCO)
• Melakukan analisis TCO membantu dalam mengidentifikasi dan mengelola biaya yang terkait dengan seluruh siklus hidup produk atau layanan, bukan hanya harga pembelian awal. Dalam analisis ini, perhatikan biaya operasional, biaya perawatan, biaya pelatihan, biaya penggantian, dan faktor-faktor lain yang dapat mempengaruhi biaya keseluruhan. Dengan mempertimbangkan TCO, organisasi dapat membuat keputusan pembelian yang lebih cerdas dan mengurangi biaya jangka panjang.

Penutup