Admin purchasing atau administrasi pembelian adalah peran atau posisi di dalam organisasi yang bertanggung jawab atas pengelolaan proses pembelian barang atau jasa yang diperlukan oleh perusahaan. Tugas seorang admin purchasing meliputi identifikasi kebutuhan barang atau jasa, pencarian dan pemilihan vendor atau pemasok, negosiasi harga dan persyaratan pembelian, pemesanan, pemantauan pengiriman, pengelolaan persediaan, serta pemeliharaan hubungan baik dengan pemasok.
Admin purchasing bertanggung jawab untuk memastikan bahwa barang atau jasa yang dibeli memenuhi kebutuhan perusahaan dengan harga yang kompetitif dan dalam waktu yang tepat. Mereka juga bertanggung jawab untuk menjaga efisiensi dalam proses pembelian, memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur internal perusahaan, serta mengelola hubungan dengan pemasok untuk membangun kemitraan yang saling menguntungkan.
Seorang admin purchasing biasanya bekerja secara erat dengan departemen lain, seperti departemen pengadaan, keuangan, produksi, dan logistik, untuk memastikan koordinasi yang baik dalam rantai pasokan perusahaan. Mereka juga dapat menggunakan teknologi informasi dan sistem manajemen pembelian untuk mendukung tugas-tugas mereka, seperti sistem pengelolaan persediaan atau aplikasi pengadaan elektronik.
Tujuan utama dari peran admin purchasing adalah untuk menjaga kelancaran pasokan barang atau jasa yang diperlukan oleh perusahaan, mencapai efisiensi, mengontrol biaya, serta memastikan kualitas dan keandalan pemasok yang dipilih.
Proses pengadaan barang melibatkan serangkaian langkah-langkah yang perlu diikuti untuk memastikan pengadaan barang yang tepat, dengan harga yang kompetitif, dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Berikut adalah langkah-langkah umum yang terlibat dalam proses pengadaan barang:
1. Identifikasi Kebutuhan: Langkah pertama adalah mengidentifikasi kebutuhan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Ini melibatkan memahami spesifikasi barang, jumlah yang dibutuhkan, dan waktu pengadaan yang diinginkan.
2. Penentuan Anggaran: Selanjutnya, tentukan anggaran yang tersedia untuk pengadaan barang. Ini akan membantu dalam membatasi pilihan dan menyesuaikan dengan ketersediaan sumber daya keuangan perusahaan.
3. Pemilihan Vendor: Lakukan riset dan evaluasi vendor atau pemasok potensial yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Pertimbangkan faktor seperti kualitas produk, reputasi vendor, keandalan pengiriman, layanan pelanggan, serta harga yang ditawarkan.
4. Permintaan Penawaran: Ajukan permintaan penawaran kepada vendor terpilih dengan menyebutkan spesifikasi barang yang diinginkan. Permintaan penawaran dapat dilakukan melalui surat, email, atau menggunakan platform pengadaan elektronik jika tersedia.
5. Evaluasi Penawaran: Evaluasilah penawaran yang diterima dari vendor. Pertimbangkan harga, kualitas, waktu pengiriman, syarat-syarat pembayaran, serta faktor lain yang relevan dalam proses pengambilan keputusan.
6. Negosiasi Harga dan Persyaratan: Jika diperlukan, lakukan negosiasi dengan vendor terkait harga dan persyaratan pembelian. Tujuannya adalah mencapai kesepakatan yang menguntungkan bagi kedua belah pihak.
7. Pemesanan: Setelah kesepakatan dicapai, buat pesanan resmi kepada vendor terpilih. Pesanan harus mencantumkan detail barang yang dipesan, jumlah, harga, syarat pembayaran, serta jadwal pengiriman yang disepakati.
8. Pemantauan Pengiriman: Pantau pengiriman barang untuk memastikan barang tiba sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Komunikasikan dengan vendor dan koordinasikan dengan departemen terkait jika ada perubahan atau masalah yang terjadi selama pengiriman.
9. Penerimaan dan Pemeriksaan Barang: Setelah barang tiba, lakukan pemeriksaan terhadap kualitas dan jumlah barang yang diterima. Pastikan barang sesuai dengan spesifikasi yang diminta dalam pesanan.
10. Pembayaran dan Evaluasi Vendor: Setelah pemeriksaan barang selesai, lakukan pembayaran sesuai dengan syarat pembayaran yang telah disepakati. Selanjutnya, lakukan evaluasi terhadap kinerja vendor untuk membantu dalam pengambilan keputusan pengadaan di masa depan.
Langkah-langkah dalam proses pengadaan barang dapat bervariasi tergantung pada kebijakan dan prosedur internal perusahaan. Penting untuk mengikuti proses yang konsisten, mengedepankan transparansi, dan menjaga hubungan yang baik dengan vendor untuk memastikan kelancaran dan efisiensi pengadaan barang.
Manajemen rantai pasokan (supply chain management) melibatkan pengelolaan aliran barang, informasi, dan jasa dari tahap awal produksi hingga sampai ke tangan konsumen akhir. Dalam mengelola rantai pasokan, terdapat beberapa strategi dan praktik terbaik yang dapat diterapkan, termasuk:
1. Pengelolaan Persediaan: Strategi yang efektif dalam pengelolaan persediaan melibatkan pemantauan dan pengendalian yang baik terhadap level persediaan. Tujuannya adalah menjaga keseimbangan antara ketersediaan barang dengan biaya persediaan yang optimal. Penggunaan metode seperti Just-in-Time (JIT) atau pendekatan Lean dapat membantu mengurangi biaya persediaan sambil memastikan ketersediaan barang yang memadai.
2. Penjadwalan Pengiriman: Penjadwalan pengiriman yang efisien adalah kunci dalam mengelola rantai pasokan. Dalam penjadwalan ini, perlu mempertimbangkan waktu produksi, waktu pengiriman, dan kebutuhan pelanggan. Penggunaan teknologi seperti perangkat lunak penjadwalan dan pelacakan pengiriman dapat membantu meningkatkan akurasi dan efisiensi proses penjadwalan.
3. Kolaborasi dengan Pemasok: Kerjasama yang erat dengan pemasok menjadi faktor penting dalam manajemen rantai pasokan yang sukses. Kolaborasi ini mencakup komunikasi yang baik, pertukaran informasi yang relevan, dan pengembangan hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan. Hal ini dapat membantu dalam mengidentifikasi peluang penghematan biaya, peningkatan kualitas produk, dan inovasi produk bersama.
4. Penggunaan Teknologi dan Analitik: Pemanfaatan teknologi informasi dan alat analitik dapat membantu dalam memantau, menganalisis, dan mengoptimalkan rantai pasokan. Contohnya, penggunaan sistem manajemen rantai pasokan (supply chain management systems) dan pemodelan prediktif dapat membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih baik berdasarkan data dan mempercepat respons terhadap perubahan di dalam rantai pasokan.
5. Evaluasi Kinerja dan Perbaikan Berkelanjutan: Penting untuk secara teratur mengevaluasi kinerja rantai pasokan dan melakukan perbaikan berkelanjutan. Mengukur kinerja, seperti dengan menggunakan indikator kinerja kunci (Key Performance Indicators/KPIs), membantu mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki dan mencari peluang untuk meningkatkan efisiensi dan keandalan rantai pasokan.
6. Risiko dan Manajemen Krisis: Rantai pasokan dapat terpengaruh oleh berbagai risiko dan krisis, seperti bencana alam, perubahan kebijakan, atau masalah di pemasok. Manajemen risiko yang baik melibatkan identifikasi risiko potensial, pengembangan rencana mitigasi, dan pemulihan cepat dalam situasi darurat.Melalui penerapan strategi dan praktik terbaik dalam manajemen rantai pasokan, perusahaan dapat meningkatkan
Evaluasi vendor merupakan proses penting dalam manajemen pembelian yang bertujuan untuk memastikan kinerja dan kualitas pemasok yang dipilih. Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) dapat berperan dalam memfasilitasi dan memperkuat proses evaluasi vendor. Berikut adalah bagaimana ERP dapat terhubung dengan evaluasi vendor:
1. Kriteria Evaluasi Vendor dalam Sistem ERP: ERP dapat memfasilitasi penggunaan kriteria evaluasi yang konsisten dan terstandarisasi untuk mengevaluasi kinerja vendor. Kriteria ini mencakup aspek kualitas produk, keandalan pengiriman, harga, dan layanan pelanggan. Dalam sistem ERP, parameter atau indikator kinerja kunci (KPI) dapat ditetapkan untuk setiap kriteria evaluasi ini.
2. Pengumpulan Data dan Informasi Vendor: Sistem ERP dapat digunakan untuk mengumpulkan data dan informasi terkait dengan kinerja vendor, seperti data pemesanan, faktur, catatan pengiriman, dan riwayat komunikasi dengan vendor. Data ini dapat digunakan sebagai dasar untuk mengevaluasi kinerja vendor.
3. Analisis Data Kinerja Vendor: Dengan menggunakan data yang terkumpul dalam ERP, sistem tersebut dapat melakukan analisis kinerja vendor. Misalnya, dengan melacak tingkat kepatuhan pengiriman, waktu respons vendor, tingkat kepuasan pelanggan terhadap produk vendor, dan faktor lain yang relevan. Analisis ini membantu dalam memahami kinerja vendor secara menyeluruh.
4. Peringkat Vendor: Berdasarkan hasil analisis kinerja, sistem ERP dapat memberikan peringkat atau skor bagi setiap vendor. Peringkat ini membantu dalam menentukan vendor yang unggul dan berkontribusi secara positif dalam rantai pasokan perusahaan.
5. Pemantauan Kinerja Vendor: Sistem ERP juga memungkinkan pemantauan kinerja vendor secara berkala. Data aktual tentang kinerja vendor dapat diperbarui dan dipantau secara real-time. Jika terjadi perubahan dalam kinerja atau masalah dengan vendor, sistem ERP dapat memberikan notifikasi atau peringatan kepada tim pengadaan atau manajemen yang bertanggung jawab.
6. Integrasi dengan Modul Pembelian dan Keuangan: Sistem ERP terintegrasi dengan modul pembelian dan keuangan, sehingga memudahkan proses pembayaran kepada vendor dan memperbarui informasi keuangan yang terkait. Informasi pembelian dan pembayaran yang akurat juga menjadi dasar untuk mengevaluasi kinerja vendor.
Melalui koneksi antara evaluasi vendor dan sistem ERP, perusahaan dapat memanfaatkan data dan informasi yang terpusat untuk mengelola dan memantau kinerja vendor dengan lebih efektif dan efisien. Dengan demikian, perusahaan dapat membuat keputusan pembelian yang lebih baik dan menjaga hubungan yang saling menguntungkan dengan vendor.
Penggunaan teknologi informasi, termasuk sistem Enterprise Resource Planning (ERP), dalam proses purchasing atau pembelian dapat memberikan banyak manfaat dalam hal efisiensi dan transparansi. Berikut adalah beberapa cara di mana teknologi informasi dan sistem manajemen pembelian, terutama yang terintegrasi dengan sistem ERP, dapat membantu meningkatkan proses purchasing:
1. Pemantauan Persediaan: Sistem ERP dapat membantu memantau persediaan barang secara real-time. Hal ini memungkinkan tim purchasing untuk memiliki visibilitas yang lebih baik terhadap ketersediaan barang, menghindari kekurangan persediaan, dan mengambil tindakan proaktif untuk melakukan pembelian lebih lanjut jika diperlukan.
2. Automasi Proses Pembelian: Sistem manajemen pembelian yang terintegrasi dengan ERP memungkinkan otomatisasi proses pembelian. Permintaan pembelian, persetujuan, dan pembuatan pesanan dapat diotomatiskan sesuai dengan alur kerja yang telah ditentukan. Hal ini mengurangi kebergantungan pada proses manual, menghemat waktu, dan mengurangi risiko kesalahan manusia.
3. Pemilihan Vendor: Dengan bantuan sistem ERP, informasi tentang vendor dan pemasok dapat terpusat dalam satu sistem. Hal ini memudahkan tim purchasing dalam mengevaluasi, membandingkan, dan memilih vendor yang tepat berdasarkan kriteria yang telah ditentukan. Data tentang kinerja vendor, harga, kualitas produk, dan riwayat transaksi dapat digunakan sebagai dasar untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.
4. Pengadaan Elektronik (e-Procurement): Sistem manajemen pembelian yang terintegrasi dengan ERP memungkinkan penggunaan pengadaan elektronik atau e-procurement. Dengan e-procurement, proses pembelian dapat dilakukan secara elektronik, termasuk pengajuan permintaan penawaran, negosiasi harga, pemesanan, dan konfirmasi pengiriman. Hal ini mengurangi ketergantungan pada dokumen fisik, mempercepat proses, dan meningkatkan efisiensi.
5. Pelacakan dan Pemantauan Pengiriman: Sistem ERP dapat memberikan pemantauan dan pelacakan pengiriman barang yang lebih akurat. Tim purchasing dapat melihat status pengiriman secara real-time, mengidentifikasi penundaan atau masalah, dan mengambil tindakan yang tepat untuk memastikan barang tiba tepat waktu.
6. Pelaporan dan Analisis: Dengan sistem manajemen pembelian yang terintegrasi dengan ERP, tim purchasing dapat menghasilkan laporan dan analisis yang lebih baik tentang aktivitas pembelian. Data tentang pembelian, pengeluaran, kinerja vendor, dan indikator kinerja lainnya dapat dianalisis untuk mengidentifikasi peluang penghematan biaya, perbaikan proses, dan pengambilan keputusan yang lebih baik di masa depan.
Melalui integrasi teknologi informasi, seperti sistem ERP, dengan proses purchasing, perusahaan dapat mengoptimalkan efisiensi, meningkatkan transparansi, dan mengurangi risiko kesalahan manusia dalam proses pembelian. Hal ini membantu menciptakan lingkungan pembelian yang lebih terorganisir, terkontrol, dan efektif dalam mendukung operasi bisnis secara keseluruhan.
Analisis pasar dan riset vendor merupakan langkah penting dalam strategi pengadaan yang efektif. Dalam konteks penggunaan sistem Enterprise Resource Planning (ERP), terdapat beberapa hubungan yang relevan:
1. Pemantauan dan Analisis Data Pasar: Sistem ERP dapat mengintegrasikan data internal perusahaan dengan data pasar eksternal. Melalui integrasi ini, perusahaan dapat mengumpulkan informasi pasar terbaru, tren industri, dan data kompetitor. Dengan menggunakan modul analitik yang terintegrasi dalam sistem ERP, perusahaan dapat menganalisis data ini untuk memahami kebutuhan pasar dan mengidentifikasi peluang serta tantangan yang ada.
2. Manajemen Informasi Vendor: Sistem ERP dapat menjadi basis data yang terpusat untuk informasi vendor. Modul vendor management dalam ERP memungkinkan perusahaan menyimpan data terkait vendor seperti profil, kinerja, kualifikasi, sertifikasi, dan riwayat transaksi. Informasi ini dapat digunakan untuk melakukan riset vendor yang komprehensif, termasuk penilaian terhadap keandalan, kualitas, dan kepatuhan vendor.
3. Integrasi dengan Modul Pembelian dan Pengadaan: Sistem ERP yang terintegrasi memungkinkan keterhubungan antara analisis pasar dan riset vendor dengan proses pembelian dan pengadaan. Informasi yang diperoleh dari analisis pasar dan riset vendor dapat digunakan untuk mengidentifikasi pemasok potensial yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Selain itu, sistem ERP dapat mendukung proses permintaan penawaran, evaluasi penawaran, negosiasi harga, dan pembuatan kontrak dengan vendor yang dipilih.
4. Manajemen Kontrak dan Kinerja Vendor: Modul manajemen kontrak dalam sistem ERP dapat digunakan untuk memantau dan mengelola kontrak dengan vendor. Data kinerja vendor yang terdokumentasi dalam sistem ERP dapat digunakan sebagai dasar untuk memantau kepatuhan vendor terhadap kontrak dan mengukur kinerja mereka. Dengan demikian, perusahaan dapat melakukan penilaian kinerja yang terukur dan objektif terhadap vendor yang bekerja sama.
5. Kolaborasi dengan Vendor: Sistem ERP yang terintegrasi dapat memfasilitasi kolaborasi dengan vendor melalui platform yang terpusat. Dalam hal ini, perusahaan dapat berbagi informasi tentang kebutuhan, spesifikasi produk, jadwal pengiriman, dan lain-lain dengan vendor secara efisien dan terstruktur. Kolaborasi yang lebih baik dengan vendor dapat membantu membangun hubungan yang kuat, meningkatkan komunikasi, dan mencapai tujuan bersama.
Dengan menggunakan sistem ERP yang terintegrasi, perusahaan dapat memanfaatkan analisis pasar dan riset vendor secara efektif dalam proses pengadaan. Informasi yang akurat dan terpusat memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih baik dalam memilih vendor yang tepat, memanfaatkan peluang pasar, dan memenuhi kebutuhan bisnis secara efisien.
Manajemen kontrak yang efektif dapat ditingkatkan dengan penggunaan sistem Enterprise Resource Planning (ERP). Berikut adalah alasan mengapa menggunakan sistem ERP penting dalam manajemen kontrak dengan pemasok:
1. Sentralisasi Informasi: Sistem ERP menyediakan platform terpusat untuk menyimpan dan mengelola informasi kontrak dengan pemasok. Data kontrak, termasuk persyaratan, harga, jadwal pengiriman, dan dokumen terkait, dapat diakses dengan mudah dan cepat oleh semua pihak terkait. Ini menghindari kehilangan data, meminimalkan duplikasi informasi, dan memastikan bahwa semua pihak memiliki akses ke versi yang terbaru dari kontrak.
2. Pengelolaan Dokumen yang Efisien: Sistem ERP memungkinkan pengelolaan dokumen kontrak secara terstruktur. Dokumen kontrak dapat diunggah, disimpan, dan dikelompokkan dalam satu tempat yang aman. Ini memudahkan pencarian dan pengambilan dokumen yang diperlukan saat diperlukan, mengurangi kerumitan dalam pengelolaan dokumen fisik atau berkas terpisah.
3. Otomatisasi Proses: Sistem ERP dapat mendukung otomatisasi proses terkait manajemen kontrak. Misalnya, sistem dapat mengirimkan notifikasi otomatis untuk memperingatkan tentang tanggal jatuh tempo kontrak atau peninjauan ulang kontrak. Hal ini membantu memastikan kepatuhan terhadap persyaratan, harga, dan jadwal pengiriman yang telah disepakati.
4. Pemantauan Kinerja Pemasok: Melalui integrasi dengan modul pembelian dan pengadaan dalam sistem ERP, perusahaan dapat memantau kinerja pemasok secara lebih efektif. Data pengiriman, penerimaan barang, dan laporan kinerja pemasok dapat diintegrasikan ke dalam sistem ERP, memungkinkan analisis yang lebih baik terhadap kepatuhan pemasok terhadap persyaratan kontrak. Ini membantu perusahaan mengidentifikasi masalah atau peluang perbaikan yang mungkin terjadi.
5. Pelaporan dan Analisis: Sistem ERP menyediakan kemampuan pelaporan dan analisis yang lebih baik terkait kontrak dengan pemasok. Data kontrak yang terdokumentasi dapat digunakan untuk menghasilkan laporan tentang kinerja pemasok, pemenuhan persyaratan kontrak, dan perbandingan dengan kriteria yang ditetapkan. Analisis ini membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan yang lebih baik dan identifikasi tren atau pola yang mungkin mempengaruhi manajemen kontrak di masa depan.
Menggunakan sistem ERP dalam manajemen kontrak membantu memperkuat efisiensi, akurasi, dan transparansi dalam proses pengadaan. Dengan sentralisasi informasi, otomatisasi proses, pemantauan kinerja, serta kemampuan pelaporan dan analisis yang ditingkatkan, perusahaan dapat mengelola kontrak dengan pemasok dengan lebih efektif dan mengoptimalkan hubungan bisnis mereka.
Keberlanjutan dalam purchasing (pengadaan) memiliki dampak penting terhadap lingkungan dan masyarakat secara keseluruhan. Penggunaan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) dapat memainkan peran yang signifikan dalam memastikan praktik pengadaan yang berkelanjutan. Berikut adalah beberapa alasan mengapa penting menggunakan sistem ERP dalam konteks keberlanjutan dalam purchasing:
1. Integrasi Data Lingkungan: Sistem ERP dapat mengintegrasikan data lingkungan terkait dengan pengadaan barang, seperti informasi tentang sertifikasi lingkungan, kebijakan keberlanjutan, atau data terkait emisi gas rumah kaca. Integrasi ini memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi pemasok yang mematuhi standar lingkungan dan memilih pemasok yang ramah lingkungan.
2. Pelacakan Jejak Material: Sistem ERP dapat menyediakan pelacakan jejak material yang lengkap. Dengan menggunakan modul manajemen rantai pasokan dalam ERP, perusahaan dapat melacak asal-usul dan perjalanan material yang digunakan dalam produksi barang. Hal ini memungkinkan identifikasi bahan baku yang berkelanjutan, seperti bahan daur ulang atau bahan organik.
3. Pengelolaan Kebijakan dan Praktik Berkelanjutan: Sistem ERP dapat digunakan untuk mengelola kebijakan dan praktik berkelanjutan dalam pengadaan. Misalnya, perusahaan dapat menggunakan sistem untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan etika, standar kerja yang adil, atau praktik pembuatan produk yang ramah lingkungan. Sistem ERP memungkinkan pemantauan dan pengukuran implementasi kebijakan tersebut.
4. Ketersediaan Informasi Berkelanjutan: Sistem ERP dapat menyediakan informasi terkait keberlanjutan dalam purchasing kepada pemangku kepentingan internal dan eksternal. Informasi tentang pemasok berkelanjutan, praktik lingkungan, atau pencapaian keberlanjutan dapat diakses dengan mudah melalui sistem ERP. Hal ini membantu membangun transparansi dan memenuhi tuntutan pemangku kepentingan terkait keberlanjutan.
5. Analisis dan Pelaporan Berkelanjutan: Sistem ERP dapat menyediakan kemampuan analisis dan pelaporan terkait keberlanjutan dalam purchasing. Data terkait keberlanjutan dapat dianalisis untuk mengukur kinerja, memantau pencapaian target keberlanjutan, dan mengidentifikasi peluang perbaikan. Laporan ini dapat digunakan untuk memberikan informasi yang relevan kepada manajemen dan pemangku kepentingan untuk mengambil keputusan berkelanjutan.
Menggunakan sistem ERP membantu perusahaan mengintegrasikan aspek keberlanjutan dalam pengadaan barang. Dengan integrasi data lingkungan, pelacakan jejak material, pengelolaan kebijakan berkelanjutan, ketersediaan informasi berkelanjutan, serta analisis dan pelaporan berkelanjutan, perusahaan dapat menerapkan praktik pengadaan yang lebih berkelanjutan dan menjaga komitmen terhadap keberlanjutan lingkungan dan sosial.
Kesempatan lowongan magang terbaru di tahun 2024
Baca Selengkapnya..