Jurnal Khusus: Pengertian, Alasan Penggunaan, Jenis, Cara Membuat, Manfaat, Perbedaan

Apakah kalian pernah membuat sebuah jurnal? dalam dunia akuntansi, jurnal merupakan kegiatan yang dilakukan untuk mencatat setiap jenis transaksi keuangan yang dilakukan oleh suatu perusahaan. Jurnal merupakan bagian penting dari sistem akuntansi perusahaan, dan digunakan sebagai dasar untuk membuat laporan keuangan yang akurat. Setiap kali suatu transaksi keuangan terjadi, seperti pembelian, penjualan, atau pembayaran, informasi tentang transaksi tersebut dicatat dalam jurnal. Tanggal, jenis transaksi, akun yang terlibat, dan jumlah uang yang terlibat merupakan hal yang wajib dicantumkan dalam jurnal. 

Dalam dunia akuntansi terdapat dua jenis jurnal, yaitu jurnal umum dan jurnal khusus. Di artikel kali ini IDMETAFORA akan membahas terkait jurnal khusus. Jurnal khusus merupakan buku pencatatan transaksi yang biasa digunakan pada perusahaan besar untuk memudahkan laporan keuangan yang bersifat berulang. Jurnal khusus tidak dijadikan satu dengan jurnal umum, karena hal tersebut dapat menyulitkan pencarian informasi tertentu. Untuk lebih jelaskan mari simak artikel dibawah ini.

Pengertian Jurnal Khusus

Jurnal khusus adalah jurnal yang digunakan untuk pencatatan kegiatan transaksi pada sebuah perusahaan atau bisnis yang serupa dan berulang. Dilakukan pencatatan kegiatan transaksi menggunakan jurnal jenis ini agar dokumen tidak cepat mengisi atau memenuhi buku besar, meskipun nantinya jumlah yang ada di jurnal tersebut dimasukkan secara periodik ke dalam buku besar dalam bentuk ringkasan. Jurnal khusus juga digunakan sebagai alat penilaian bagi sebuah perusahaan atau bisnis. Karena jurnal khusus bisa digunakan saat perusahaan terus mengembangkan usahanya agar semakin berkembang. 

Hal tersebut membuat transaksi yang dilakukan setiap harinya semakin meningkat. Sehingga  jurnal umum berhenti menerima informasi - informasi transaksi yang masuk karena tidak bisa lagi menampungnya. Mengingat, perusahaan besar selalu melakukan secara berulang dalam menjalankan kegiatan transaksi. Oleh karena itu, penyesuaian jurnal atas kebutuhan transaksi yang terjadi sangat dibutuhkan karena penggunaan jurnal umum yang tidak lagi efektif.

Alasan Penggunaan Jurnal Khusus

Tujuan pokok dari penggunaan jurnal khusus adalah untuk memudahkan perusahaan atau organisasi bisnis dalam mencatat kegiatan transaksi serupa dan membantu mereka menemukan informasi transaksi yang mereka butuhkan dengan cepat. Terdapat perbedaan fungsi antara jurnal khusus dan jurnal umum. Dalam jurnal umum anda akan menemukan berbagai kegiatan transaksi seperti pengeluaran, pendapatan, dan lain - lain. Namun, anda hanya akan menemukan satu jenis kegiatan transaksi saja dalam jurnal khusus. Dibawah ini merupakan beberapa alasan mengapa sebuah perusahaan atau organisasi bisnis harus memiliki jurnal khusus, diantaranya:
• Dapat digunakan sebagai referensi di waktu yang akan datang
• Mendapat kendali yang lebih baik
• Mempermudah dalam perincian data
• Meminimalisir terjadi kesalahan dalam menghitung
• Lebih efisien
• Mencegah adanya laporan palsu
• Spesialisasi pekerjaan
• Meminimalisir adanya kegiatan pengubahan data
• Mempercepat pemeriksaan berkala
• Mempermudah penyuntingan data ke buku besar
• Mempercepat kegiatan pelaporan karena data yang sejenis
• Memudahkan dalam kegiatan pencatatan

Jenis - Jenis Jurnal Khusus

Setidaknya, terdapat empat jenis jurnal khusus yang umum orang ketahui. Setiap jenis jurnal khusus memiliki perannya masing - masing. Dibawah ini merupakan pembahasan terkait keempat jenis jurnal yang ada di jurnal khusus, diantaranya:

• Jurnal pengeluaran kas
Jurnal pengeluaran kas merupakan jurnal khusus yang digunakan untuk mencatat semua transaksi yang berkaitan dengan pengeluaran. Pencatatan transaksi dalam jurnal ini meliputi pembelian tunai, pelunasan utang, retur penjualan, pembayaran pengeluaran, dan penarikan tunai. Dibawah ini merupakan arus kas keluar dalam sebuah perusahaan di jurnal pengeluaran kas, sebagai berikut:

• 1. Pengembalian kas untuk barang yang dikembalikan pelanggan
• 2. Pembayaran kas untuk pembelian aset berwujud maupun yang tidak berwujud
• 3. Pembayaran kas untuk gaji, upah, iklan, sewa, dan lain - lain.
• 4. Pembayaran kas untuk pembelian kredit sebelumnya
• 5. Pembayaran kas untuk pembelian tunai

Jurnal khusus di perusahaan dibuat dengan mempertimbangkan keadaan perusahaan. Jadi jurnal di satu perusahaan dan perusahaan lainnya akan berbeda. 

• Jurnal penerimaan kas
Semua penerimaan kas untuk penjualan dicatat dalam jurnal penerimaan kas. Jurnal khusus ini digunakan untuk mencatat transaksi dalam jumlah besar dari buku besar, yang dapat membingungkan laporan buku besar dan jurnal. Tanggal, nama pelanggan, identitas penerimaan uang tunai, kolom debit dan kredit merupakan beberapa bidang yang ada dalam jurnal penerimaan kas. Jurnal penerimaan kas dapat memiliki beberapa kolom tambahan tergantung pada penerimaan kas yang diterima dari pelanggan perusahaan. Jika seseorang ingin memeriksa penerimaan kas lebih dekat, mereka dapat memeriksa buku besar dan melanjutkan dengan jurnal penerimaan kas. Jurnal penerimaan kas mencatat penerimaan kas berbentuk tunai. Pencatatan transaksi meliputi penjualan tunai, penerimaan debit, retur pembelian tunai, dan pendapatan. 

• Jurnal penjualan
Berbeda dengan jurnal pembelian, jurnal penjualan mencatat semua transaksi penjualan secara detail. Fungsi utama jurnal khusus ini adalah untuk mencatat semua transaksi penting dari buku besar, sehingga mempermudah dalam pembuatan buku besar.  Tanggal transaksi, nama pelanggan, nomor faktur, dan jumlah penjualan merupakan Informasi yang biasa disimpan dalam jurnal penjualan. Hanya penjualan piutang yang dicatat dalam jurnal penjualan. Oleh karena itu, penjualan tunai tidak dicatat dalam jurnal penjualan. Penjualan tunai dicatat secara terpisah dalam jurnal penerimaan kas. Namun, masih ada akuntan di lapangan yang mengkombinasikan kedua jenis penjualan tersebut. 

Jurnal penjualan mencatat ringkasan faktur yang dibuat oleh pelanggan. Jumlah tagihan diunggah ke buku besar pada akhir periode. Perusahaan atau bisnis dapat mengakses jurnal penjualan jika ingin melihat saldo yang dicatat di buku besar. Menggunakan jurnal penjualan lebih umum dalam akuntansi manual. Metode ini jarang digunakan dalam komputerisasi akuntansi. 

• Jurnal pembelian
Jurnal pembelian adalah jurnal khusus yang berisi informasi tentang barang dan jasa yang dibeli secara kredit. Jurnal pembelian sering ditemukan dalam sistem akuntansi manual. Jurnal pembelian digunakan untuk menyimpan laporan transaksi pembelian dalam jumlah besar di luar buku besar. Transaksi yang dicatat meliputi pembelian barang, perlengkapan, peralatan, aktiva, dan lain - lain. Jurnal pembelian memfasilitasi transfer informasi ke buku besar. Jurnal pembelian ini dibuat setiap hari untuk merekam setiap peristiwa secara detail. Catatan diringkas dan diunggah ke buku besar pada akhir periode. Transaksi jurnal khusus, jurnal pembelian, dikreditkan pada buku besar pembelian dan didebit pada akun pengeluaran atau dana yang terkait dengan pembelian.

Cara Membuat Jurnal Khusus

• Jurnal Pengeluaran Kas
Dibawah ini terdapat cara membuat jurnal pengeluaran kas:
1. Mencatat tahun, bulan, dan tanggal terjadinya transaksi
2. Mencatat sumber penerimaan kas atau nama transaksi terhadap akun yang dikreditkan
3. Memberikan tanda bahwa data telah disunting di buku besar umum atau buku besar pembantu
4. Mencatat piutang dagang
5. Mencatat nomor akun jika sudah disunting di buku besar umum atau buku besar pembantu
6. Mencatat jumlah akun di kolom serba - serbi
7. Mencatat kas yang diperoleh
8. Mencatat potongan tunai pembelian

• Jurnal Penerimaan Kas
Dibawah ini terdapat cara membuat jurnal penerimaan kas:
1. Mencatat tahun, bulan, dan tanggal terjadinya transaksi
2. Mencatat sumber penerimaan kas atau nama transaksi atas akun yang dikreditkan
3. Memberikan tanda bahwa data telah disunting di buku besar umum atau buku besar pembantu
4. Mencatat jumlah kas yang diterima
5. Mencatat potongan tunai penjualan
6. Mencatat penjualan tunai
7. Mencatat piutang dagang
8. Mencatat nomor akun jika sudah disunting di buku besar umum atau buku besar pembantu
9. Mencatat akun yang tidak ada di kolom khusus
10. Mencatat jumlah akun di kolom serba - serbi

• Jurnal Penjualan
Dibawah ini terdapat cara membuat jurnal penjualan
1. Mencatat tahun, bulan, dan tanggal terjadinya transaksi
2. Mencatat nomor bukti penjualan barang
3. Mencatat nama debitur
4. Memberikan tanda bahwa data telah disunting di buku besar umum atau buku besar pembantu
5. Mencatat syarat pembayaran
6. Mencatat jumlah yang tertera di faktur

• Jurnal Pembelian
1. Dibawah ini merupakan cara membuat jurnal pembelian
2. Mencatat tahun, bulan, dan tanggal terjadinya transaksi
3. Mencatat sumber dana pemasok, seperti toko atau sumber lainnya. Serta mencatat faktur dan syarat pembayaran kredit
4. Memberikan tanda bahwa data telah disunting di buku besar umum atau buku besar pembantu
5. Mencatat total pembelian
6. Mencatat nomor dan nama akun
7. Mencatat total akun

Manfaat Jurnal Khusus

• Mudah dalam memasukkan rincian data
• Meminimalisir kesalahan
• Kontrol internal lebih baik
• Meningkatkan efisiensi
• Meminimalisir terjadinya fraud
• Mempercepat proses data transaksi
• Memudahkan pemantauan
• Memudahkan proses posting ke buku besar
• Pencatatan lebih sistematis

Perbedaan Jurnal Khusus Dengan Jurnal Umum

• Ruang Lingkup
Jurnal umum digunakan untuk mencatat transaksi yang tidak termasuk dalam jurnal khusus lainnya, seperti penyusutan nilai, beban bunga dan lain sebagainya. Sedangkan jurnal khusus digunakan untuk mencatat peristiwa atau transaksi tertentu yang berkaitan dengan akuntansi perusahaan, seperti transaksi pembelian, penjualan, kas dan sebagainya. 

• Frekuensi Pencatatan
Jurnal umum dicatat setiap ada kejadian yang tidak termasuk dalam jurnal khusus lainnya, sehingga frekuensi pencatatannya bisa berbeda-beda. Sedangkan jurnal khusus dicatat setiap kali terjadi peristiwa atau transaksi tertentu sehubungan dengan jenis jurnal khusus yang digunakan, seperti pembelian, penjualan, kas dan lain sebagainya. 

• Format Pencatatan
Jurnal umum dicatat dalam format tabel dengan banyak kolom termasuk tanggal, akun, deskripsi, debit, dan kredit. Sedangkan format jurnal khusus beragam tergantung pada jenis jurnal khusus yang digunakan. 

• Tujuan Pencatatan
Jurnal umum digunakan untuk mengumpulkan informasi tentang semua peristiwa yang terjadi selama periode waktu tertentu. Sedangkan, Jurnal khusus digunakan untuk memperoleh informasi rinci tentang peristiwa atau transaksi tertentu yang terkait dengan akuntansi perusahaan. 

Kesimpulan

Jadi, Jurnal khusus adalah jurnal yang dirancang dan diproduksi secara khusus untuk merekam peristiwa serupa dan berulang. Jurnal khusus ini merupakan jurnal yang dikelompokkan berdasarkan jenis transaksinya. Perbedaan antara jurnal umum dan jurnal khusus adalah transaksi yang dimasukkan dalam tabel jurnal. Pada jurnal umum, dapat diketahui bahwa jurnal ini digunakan untuk mencatat segala macam bukti transaksi keuangan perusahaan dalam jangka waktu tertentu tanpa membedakan jenis transaksinya. Hal tersebut membuat proses pencarian data menjadi lebih lama dan lebih sulit. Berbeda dengan jurnal khusus seperti yang didefinisikan di atas, jurnal khusus ini dibuat khusus untuk acara yang sama. Jurnal ini biasanya terbit secara periodik, seperti bulanan atau per-semester, dan memuat artikel-artikel ilmiah atau laporan terkait dengan topik spesifik yang menjadi cakupan jurnal tersebut.