Inventory Control (pengendalian persediaan) : Pengrtian, Tantangan, dan Manfaat

Inventory control

---

Inventory control atau pengendalian persediaan adalah proses manajemen untuk memonitor, mengelola, dan mengontrol stok barang atau bahan yang dimiliki oleh sebuah perusahaan atau bisnis. Tujuannya adalah untuk memastikan persediaan selalu tersedia pada tingkat yang tepat untuk memenuhi permintaan pelanggan, sambil meminimalkan biaya persediaan.
 
Dalam pengendalian persediaan, perusahaan akan memantau persediaan barang atau bahan secara terus-menerus, memperkirakan permintaan di masa depan, dan menyesuaikan tingkat persediaan berdasarkan faktor-faktor seperti lead time (waktu pengiriman), biaya penyimpanan, dan risiko kekurangan persediaan.
 
Strategi pengendalian persediaan dapat bervariasi dari perusahaan ke perusahaan, tergantung pada jenis barang atau bahan yang dijual, waktu pengiriman, permintaan pelanggan, dan faktor-faktor lain yang mempengaruhi persediaan. Beberapa strategi umum termasuk just in time (JIT), reorder point (ROP), dan economic order quantity (EOQ).
 

Sejarah  singkat

 
Pengendalian persediaan atau inventory control telah ada selama berabad-abad. Sejarahnya dapat ditelusuri kembali ke zaman kuno, ketika pedagang harus memantau stok barang mereka secara manual dan merencanakan persediaan mereka secara hati-hati untuk memenuhi permintaan pelanggan.
 
Pada abad ke-20, dengan perkembangan industri dan teknologi, pengendalian persediaan menjadi lebih penting bagi perusahaan dan mulai diterapkan dengan lebih terstruktur. Pada tahun 1913, Ford Motor Company memperkenalkan konsep jalur perakitan bergerak, yang memungkinkan produksi mobil dengan cepat dan efisien. Dalam sistem ini, persediaan dibagi menjadi komponen-komponen yang ditempatkan di berbagai stasiun di sepanjang jalur perakitan, sehingga setiap stasiun hanya perlu menangani satu jenis komponen dan tidak perlu menyimpan persediaan besar.
 
Selama Perang Dunia II, pengendalian persediaan menjadi semakin penting bagi militer dan industri, karena logistik yang efisien menjadi sangat kritis untuk menghadapi tekanan permintaan yang tinggi. Pada masa ini, teknik-teknik seperti analisis ABC dan analisis stok terhadap permintaan mulai dikembangkan.
 
Pada tahun 1960-an dan 1970-an, dengan perkembangan komputer dan teknologi informasi, pengendalian persediaan menjadi semakin terotomatisasi dan terkomputerisasi. Pada tahun 1979, Joseph Orlicky, seorang pakar dalam bidang manajemen produksi, memperkenalkan konsep Manufacturing Resource Planning (MRP), yang memungkinkan perusahaan untuk merencanakan dan mengendalikan persediaan mereka secara lebih terstruktur dan efektif.
 
Sejak itu, teknologi dan metode pengendalian persediaan terus berkembang dan semakin canggih, dengan penggunaan teknologi seperti barcode, RFID, dan perangkat lunak pengendalian persediaan yang memungkinkan perusahaan untuk memantau dan mengelola persediaan mereka dengan lebih efektif dan efisien.


 
Pengendalian persediaan atau inventory control dapat menghadapi beberapa tantangan, termasuk:

 

• Biaya penyimpanan yang tinggi: Persediaan yang terlalu besar dapat menyebabkan biaya penyimpanan yang tinggi, seperti biaya gudang, biaya pengamanan, dan biaya asuransi. Oleh karena itu, perusahaan perlu menemukan keseimbangan antara menyeimbangkan persediaan dengan permintaan dan meminimalkan biaya penyimpanan.

 

• Kehilangan stok: Kehilangan atau kerusakan barang dapat menyebabkan hilangnya stok, yang dapat menyebabkan masalah dalam memenuhi permintaan pelanggan. Oleh karena itu, perusahaan perlu mengambil tindakan pencegahan untuk meminimalkan risiko kehilangan atau kerusakan barang, seperti dengan mengembangkan prosedur penerimaan dan pengiriman barang yang cermat.

 

• Permintaan yang tidak pasti: Permintaan pelanggan bisa sulit diprediksi, terutama di pasar yang sangat kompetitif dan berubah-ubah. Oleh karena itu, perusahaan perlu mengembangkan strategi pengendalian persediaan yang fleksibel dan dapat menyesuaikan diri dengan perubahan permintaan pasar.

 

• Keterlambatan pengiriman: Keterlambatan pengiriman dari pemasok dapat mengganggu jadwal produksi dan pengiriman produk, yang dapat menyebabkan hilangnya penjualan dan kehilangan kepercayaan pelanggan. Oleh karena itu, perusahaan perlu memonitor keterlambatan pengiriman dan mengambil tindakan untuk meminimalkannya.

 

• Koordinasi yang buruk: Koordinasi antara departemen yang berbeda, seperti produksi, penjualan, dan pengiriman, dapat menyebabkan masalah dalam pengendalian persediaan. Oleh karena itu, perusahaan perlu mengembangkan proses dan sistem manajemen yang terintegrasi untuk memastikan koordinasi yang baik dan efektif antara departemen yang berbeda.

 

 

Menerapkan pengendalian persediaan atau inventory control dapat memberikan manfaat, antara lain:

 

• Mengoptimalkan persediaan: Inventory control membantu perusahaan mengoptimalkan jumlah persediaan yang mereka miliki, sehingga mereka dapat meminimalkan biaya penyimpanan yang tinggi dan memaksimalkan keuntungan.

 

• Memenuhi permintaan pelanggan: Inventory control membantu perusahaan memenuhi permintaan pelanggan dengan memastikan bahwa stok tersedia untuk dipenuhi dan dikirimkan dalam waktu yang tepat.

 

• Meningkatkan efisiensi: Dengan memantau persediaan dengan cermat, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi produksi, pengiriman, dan manajemen persediaan, sehingga menghemat waktu dan biaya.

 

• Mengurangi kerugian: Inventory control membantu perusahaan mengurangi kerugian karena stok rusak atau kadaluwarsa, serta menghindari kehilangan stok akibat pencurian atau kehilangan.

 

• Mengoptimalkan pengeluaran: Inventory control membantu perusahaan mengoptimalkan pengeluaran dengan menghindari pembelian berlebihan atau kekurangan stok yang dapat mengganggu produksi.

 

• Meningkatkan efektivitas manajemen: Inventory control membantu perusahaan meningkatkan efektivitas manajemen dengan memberikan informasi yang akurat tentang persediaan dan memungkinkan manajer untuk membuat keputusan yang tepat dan berdasarkan data.

 

• Meningkatkan kepercayaan pelanggan: Dengan memenuhi permintaan pelanggan dan memastikan kualitas produk yang baik, inventory control dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan dan membantu membangun hubungan jangka panjang dengan mereka.

 
 

Contoh kesuksesan dalam penerapan inventory control:

 

• Walmart: Walmart adalah salah satu perusahaan ritel terbesar di dunia yang sukses dalam penerapan pengendalian persediaan. Walmart memanfaatkan teknologi informasi untuk mengelola persediaan secara real-time, mengoptimalkan pengadaan persediaan, dan memantau tingkat persediaan di seluruh gerai. Dalam penerapannya, Walmart berhasil mengurangi biaya persediaan sebesar $2 miliar.

 

• Zara: Zara, perusahaan fashion asal Spanyol, juga sukses dalam penerapan pengendalian persediaan. Zara memanfaatkan sistem manajemen persediaan yang terkomputerisasi dan berbasis cloud untuk memantau persediaan secara real-time dan mempercepat proses pengadaan persediaan. Dalam penerapannya, Zara berhasil mengurangi waktu pengadaan persediaan menjadi hanya 2 minggu, sedangkan rata-rata industri fashion biasanya membutuhkan waktu 6 bulan.

 

• Amazon: Amazon, perusahaan e-commerce terbesar di dunia, juga sukses dalam penerapan pengendalian persediaan. Amazon memanfaatkan sistem manajemen persediaan yang terkomputerisasi dan berbasis cloud untuk memantau persediaan secara real-time dan memprediksi permintaan. Dalam penerapannya, Amazon berhasil mengurangi waktu pengiriman produk menjadi hanya 1 hari, sehingga meningkatkan kepuasan pelanggan.

 
Dari contoh-contoh di atas, terlihat bahwa penerapan pengendalian persediaan atau inventory control yang efektif dapat membawa banyak manfaat bagi perusahaan, seperti pengurangan biaya persediaan, peningkatan efisiensi operasi, dan peningkatan kepuasan pelanggan.
 


Beberapa momen terkait pengendalian persediaan atau inventory control di Indonesia adalah:

 

• - Krisis ekonomi pada tahun 1998: Krisis ekonomi yang terjadi pada tahun 1998 memengaruhi pengendalian persediaan di Indonesia. Banyak perusahaan mengalami penurunan permintaan dan penjualan, sehingga terdapat penumpukan persediaan yang menyebabkan biaya penyimpanan yang tinggi.

 

• - Kenaikan harga BBM pada tahun 2005: Kenaikan harga bahan bakar minyak (BBM) pada tahun 2005 menyebabkan banyak perusahaan mengalami kenaikan biaya operasional, termasuk biaya pengendalian persediaan. Beberapa perusahaan mengalami kesulitan dalam meminimalkan biaya penyimpanan dan mengoptimalkan pengadaan persediaan.

 

• - Pandemi COVID-19 pada tahun 2020: Pandemi COVID-19 yang melanda Indonesia pada tahun 2020 memengaruhi pengendalian persediaan di berbagai sektor. Beberapa perusahaan mengalami penurunan permintaan dan penjualan, sementara yang lain mengalami peningkatan permintaan yang tiba-tiba. Hal ini menyebabkan perusahaan perlu mengoptimalkan pengelolaan persediaan untuk mengatasi tantangan yang terkait dengan pasokan dan permintaan.

 

• - Kemajuan teknologi informasi: Kemajuan teknologi informasi juga telah memengaruhi pengendalian persediaan di Indonesia, dengan munculnya sistem manajemen persediaan yang terkomputerisasi dan berbasis cloud. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk memantau persediaan secara real-time, mempercepat proses pengadaan, dan mengoptimalkan pengeluaran.

 
 
Berikut adalah beberapa tahapan dalam penerapan pengendalian persediaan atau inventory control:

 

• Analisis persediaan saat ini: Pertama-tama, perusahaan harus melakukan analisis persediaan saat ini, termasuk jenis barang, jumlah, nilai, biaya penyimpanan, dan rotasi persediaan. Hal ini akan membantu perusahaan memahami pola permintaan dan pasokan, serta menentukan target pengendalian persediaan yang tepat.

 

• Menentukan kebijakan persediaan: Berdasarkan analisis persediaan saat ini, perusahaan dapat menentukan kebijakan persediaan, termasuk tingkat persediaan yang ideal, jumlah pemesanan, dan frekuensi pemesanan. Hal ini juga akan membantu perusahaan mengoptimalkan biaya penyimpanan dan meminimalkan biaya pengadaan.

 

• Menerapkan sistem manajemen persediaan: Perusahaan dapat menerapkan sistem manajemen persediaan yang terkomputerisasi untuk memantau persediaan secara real-time, memprediksi permintaan, dan mengoptimalkan pengadaan persediaan. Beberapa contoh sistem manajemen persediaan adalah ABC analysis, Just-in-Time (JIT) inventory, dan Economic Order Quantity (EOQ).

 

• Meningkatkan efisiensi pengiriman: Perusahaan dapat meningkatkan efisiensi pengiriman dengan mengoptimalkan proses pengiriman, termasuk pengangkutan, pergudangan, dan distribusi. Hal ini dapat membantu perusahaan mengurangi waktu pengiriman, meminimalkan biaya pengiriman, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

 

• Menetapkan prosedur pengendalian persediaan: Perusahaan harus menetapkan prosedur pengendalian persediaan yang jelas dan terstruktur, termasuk prosedur penghitungan persediaan, prosedur pengadaan persediaan, prosedur penjualan, dan prosedur pengeluaran. Hal ini akan membantu perusahaan memastikan akurasi dan keamanan persediaan, serta meminimalkan kerugian akibat kesalahan atau kecurangan.

 

Kesimpulan dari beberapa poin yang harus di perhatikan inventory control di kemudian hari:

 

1. 1. Mengevaluasi kinerja pengendalian persediaan: Perusahaan harus secara teratur mengevaluasi kinerja pengendalian persediaan, termasuk biaya penyimpanan, biaya pengadaan, tingkat persediaan, dan efektivitas prosedur pengendalian persediaan. Hal ini akan membantu perusahaan memperbaiki proses pengendalian persediaan dan memaksimalkan keuntungan.

 

1. 2. Dalam menghadapi masa mendatang, penerapan pengendalian persediaan atau inventory control sangat penting bagi perusahaan untuk memastikan kelancaran operasi bisnis dan memaksimalkan keuntungan. Berikut adalah beberapa kesimpulan dan masukan terkait penerapan inventory control di masa mendatang:

 

1. 3. Implementasi teknologi: Dalam era digital, perusahaan harus memanfaatkan teknologi informasi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengendalian persediaan. Perusahaan dapat menggunakan sistem manajemen persediaan yang terkomputerisasi dan berbasis cloud untuk memantau persediaan secara real-time dan memprediksi permintaan.

 

1. 4. Keterlibatan pelanggan: Perusahaan juga harus mempertimbangkan keterlibatan pelanggan dalam pengendalian persediaan. Pelanggan dapat diminta untuk memesan produk secara online atau melalui aplikasi khusus yang terhubung dengan sistem manajemen persediaan, sehingga perusahaan dapat mengoptimalkan pengadaan persediaan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

 

1. Analisis data: Perusahaan harus melakukan analisis data secara teratur untuk memperbaiki proses pengendalian persediaan. Dengan menganalisis data persediaan, perusahaan dapat mengidentifikasi tren dan pola permintaan yang berbeda, serta mengoptimalkan proses pengadaan persediaan.

 

1. 5. Pengelolaan risiko: Perusahaan juga harus mempertimbangkan pengelolaan risiko dalam pengendalian persediaan. Risiko yang mungkin terjadi, seperti penurunan permintaan, peningkatan harga bahan baku, atau bencana alam, harus diantisipasi dan dikelola dengan baik.

 

1. 7. Kolaborasi dengan pemasok: Perusahaan dapat menjalin kerja sama yang erat dengan pemasok untuk meningkatkan pengendalian persediaan. Dengan berkomunikasi dengan pemasok tentang permintaan dan kebutuhan persediaan, perusahaan dapat mengoptimalkan pengadaan persediaan dan mengurangi biaya pengiriman.

 
Dengan menerapkan pengendalian persediaan atau inventory control secara efektif, perusahaan dapat mengoptimalkan pengelolaan persediaan, meningkatkan efisiensi operasi, dan memaksimalkan keuntungan di masa mendatang.