Lead Time: Pengertian, Jenis, Fungsi, Dan Cara Menghitung

Pengertian Lead Time

Waktu pemrosesan adalah periode yang diperlukan dari permulaan hingga selesai. Perusahaan mengevaluasi waktu tunggu pada produksi, pengelolaan rantai pasok, dan pengelolaan proyek pada tahap pra-pemrosesan, pemrosesan, dan pasca-pemrosesan. Dengan membandingkan hasil dengan standar yang telah ditetapkan, mereka dapat menemukan di mana terdapat ketidakefisienan.

Mengurangi waktu tunggu dapat mengefektifkan operasi dan meningkatkan produktivitas, meningkatkan hasil dan pendapatan. Sebaliknya, pengolahan yang memakan waktu lebih lama akan memiliki efek buruk terhadap penjualan dan produksi.

Memahami  Lead Time

Pengolahan manufaktur dan manajemen persediaan bisa mempengaruhi waktu tunggu. Dalam  manufaktur, membuat seluruh elemen produk di tempat bisa memakan waktu lebih lama dibandingkan dengan membuat beberapa item di luar tempat. Kendala dalam pengiriman suku cadang yang dibutuhkan bisa menunda atau memperlambat produksi, serta mengurangi ROI.

Menggunakan suku cadang dan tenaga kerja yang berasal dari daerah setempat dapat memangkas waktu tunggu dan mempercepat produksi, dan sub-assembly di luar tempat bisa menghemat waktu tambahan. Memperpendek waktu produksi memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan produksi saat permintaan sedang tinggi. Produksi yang lebih cepat bisa meningkatkan penjualan, kepuasan pelanggan, dan keuntungan perusahaan.

Manajemen persediaan yang efektif sangat dibutuhkan untuk menjaga jadwal produksi dan memenuhi kebutuhan konsumen. Kekurangan persediaan terjadi ketika stok tidak tersedia, sehingga menghalangi pemenuhan pesanan atau perakitan produk. Produksi bisa terhenti jika perusahaan salah mengestimasi jumlah stok yang dibutuhkan atau gagal melakukan pemesanan pengisian ulang, dan pemasok tidak dapat segera mengisi kembali bahan. Ini dapat berdampak negatif pada keuntungan perusahaan.

Salah satu cara untuk mengatasi masalah ini adalah dengan menggunakan vendor managed inventory (VMI), yang menyediakan penambahan stok secara otomatis. Program ini biasanya disediakan oleh pemasok di luar lokasi, menggunakan manajemen inventaris just in time (JIT) untuk memesan dan mengirimkan komponen berdasarkan penggunaan.

Cara Menghitung Lead Time

Lead time dapat terdiri dari beberapa elemen yang berbeda: pra-proses, proses, dan pasca-proses. Ini dapat diartikan atau didefinisikan dengan cara yang berbeda, tetapi formula yang umum digunakan untuk menghitung lead time adalah:

Lead Time = Waktu Pra-Proses + Waktu Proses + Waktu Pasca-Proses

Untuk perusahaan manufaktur, waktu pra-proses adalah tahap pengadaan bahan baku dan pengiriman ke kantor pusat manufaktur atau pabrik pemrosesan. Waktu proses adalah tahap produksi dan waktu pasca-proses adalah tahap pemrosesan pesanan dan pengiriman produk akhir ke pelanggan.

Lead Time untuk Perusahaan Manufaktur = Waktu Pengadaan (bahan baku) + Waktu Produksi + Waktu Pengiriman

Sementara itu, untuk perusahaan ritel, tidak ada waktu produksi karena perusahaan ritel tidak memproduksi produknya sendiri. Selain itu, waktu pengadaannya berbeda karena perusahaan ritel memperoleh produk akhir dari sumber yang berbeda untuk kemudian dijual langsung ke pelanggan.

Lead Time untuk Perusahaan Ritel = Waktu Pengadaan (produk akhir) + Waktu Pengiriman

Lead Time Dan Rantai Pasokan

Waktu tunggu dapat berbeda-beda di dalam rantai pasokan, menyebabkan kesulitan dalam memprediksi kapan barang akan dikirim dan koordinasi produksi. Akibatnya, seringkali terjadi kelebihan persediaan yang membebani anggaran perusahaan. Penjadwalan waktu tunggu memungkinkan penerimaan komponen yang dibutuhkan tiba secara bersamaan, dan mengurangi biaya pengiriman dan penerimaan. Beberapa penundaan waktu tunggu tidak dapat diprediksi. Kendala pengiriman karena kekurangan bahan baku, bencana alam, kesalahan manusia, dan masalah lain yang tidak dapat dikontrol akan mempengaruhi waktu pengiriman. Untuk suku cadang yang kritis, perusahaan dapat bekerja sama dengan pemasok untuk menjaga produksi tetap berjalan. Bekerja sama dengan pemasok yang menyimpan inventaris sambil terus memantau penggunaan perusahaan membantu meringankan masalah akibat kejadian tak terduga.

Menyimpan suku cadang yang diperlukan mungkin mahal, tetapi mengurangi jumlah suku cadang yang berlebih juga membantu membatasi biaya produksi. Salah satu solusinya adalah perusahaan menggunakan layanan kitting untuk mengatur inventaris. Dengan layanan ini, barang-barang inventaris dikelompokkan sesuai dengan penggunaan khusus mereka dalam proyek.Pekerja dapat menghemat waktu dengan memilih dari banyak suku cadang yang lebih kecil, menjaga produksi lebih teratur dan efisien.

Pentingnya Short Lead Time

Lead time yang cepat sangatlah penting karena berpengaruh pada aspek keuangan, emosional, dan operasional perusahaan serta hubungannya dengan pelanggannya. Beberapa contoh spesifik mengenai urgensi waktu pengerjaan yang singkat antara lain:

- Lead time yang lebih singkat bisa membuat pelanggan lebih puas. Secara umum, lead time adalah konsep untuk memberikan produk kepada pelanggan secepat mungkin. Setelah pelanggan melakukan pemesanan, mereka biasanya tidak ingin menunggu terlalu lama. Dengan waktu pengerjaan yang singkat, pelanggan dapat menerima produk mereka lebih cepat dan kemungkinan besar akan merasa lebih puas dalam pengalaman pembelian mereka.

- Lead Time yang lebih singkat dapat mengurangi barang menjadi usang. Produk dengan waktu produksi yang lama berisiko menjadi usang ketika diproduksi. Jika sebuah barang memiliki waktu produksi yang singkat, perusahaan menghadapi risiko yang lebih kecil dari barang yang tidak lagi diminati ketika selesai diproduksi.

- Lead Time yang lebih singkat dapat mengurangi biaya tenaga kerja. Bila perusahaan fokus pada evaluasi proses manufaktur internalnya, hal ini dapat mengurangi ketidakefisienan dan menghilangkan jam kerja yang tidak diperlukan. Akibatnya, biaya dapat ditekan dan penggunaan tenaga kerja menjadi lebih efektif.

- Lead time yang lebih singkat dapat berdampak pada peningkatan pesanan. Bila konsumen mengetahui bahwa satu perusahaan memiliki lead time yang lebih singkat, maka perusahaan tersebut berpotensi menerima lebih banyak pesanan terutama jika permintaan terhadap produknya tinggi. Dalam situasi di mana dua perusahaan memiliki produk serupa, konsumen mungkin lebih memilih perusahaan yang dapat memenuhi permintaan dengan lebih cepat.

- Lead time yang lebih singkat dapat menghasilkan penggunaan modal yang lebih efektif. Ketika uang terikat dalam bahan mentah, maka uang tersebut harus ditunggu untuk diproses menjadi barang jadi dan dijual sebelum dikonversi kembali menjadi uang tunai. Semakin lama proses ini berlangsung, maka semakin lama perusahaan tidak memiliki modal yang dapat digunakan untuk memperluas operasi atau tumbuh secara strategis.

Cara Mengurangi Lead Time

Walaupun seluruh tahapan produksi dan distribusi terlihat kompleks, perusahaan bisa mengambil tindakan untuk memangkas lead time dan memperpendek durasi setiap proses. Ada beberapa cara yang bisa dipertimbangkan untuk mengurangi lead time:

- Mengurangi Proses yang Tak Diperlukan. Cara termudah untuk mempersingkat waktu tunggu adalah dengan mengurangi langkah atau prosedur yang tak diperlukan untuk memudahkan penjualan. Ini bisa jadi berarti menyingkirkan beberapa pemeriksaan kontrol kualitas atau mengevaluasi efisiensi proses produksi.

- Memantau Metode Pengiriman. Tidak semua metode pengiriman sama efektifnya, dan ada yang lebih baik dari yang lain. Hal ini juga tidak tetap, apa yang mungkin ideal bulan ini mungkin berubah karena keadaan darurat seperti kekurangan tenaga kerja, bencana alam, atau undang-undang pemerintah. Perusahaan harus selalu memantau metode pengiriman dan pemasok yang digunakan dan mencari tahu apakah ada metode yang lebih disukai yang tersedia.

- Tawarkan Penghargaan yang Lebih Menarik. Ini bisa berupa insentif bagi pihak eksternal seperti supplier atau internal seperti karyawan. Dengan menetapkan target atau harapan yang jelas dan memberikan penghargaan bagi mereka yang mencapainya, waktu tunggu dapat dikurangi. Meskipun hal ini dapat menambah biaya bagi perusahaan, potensi peningkatan penjualan mungkin lebih besar daripada pembayaran insentif atau bonus yang perlu diberikan untuk mempercepat pengiriman produk.

- Pertimbangkan Alternatif yang Berbeda. Beberapa supplier mungkin lebih efisien daripada yang lain atau mungkin berada di lokasi yang lebih dekat sehingga waktu pengiriman dapat dikurangi. Untuk mengurangi waktu tunggu, perusahaan harus mengevaluasi supplier saat ini dan mencari cara untuk meningkatkan efisiensi dalam rantai pasokan.

- Tingkatkan Inventarisasi. Di satu sudut, menyimpan lebih banyak barang menyebabkan biaya penyimpanan, keamanan, dan asuransi yang lebih mahal serta memiliki risiko pencurian atau keusangan yang lebih besar. Sebagai gantinya, mempunyai barang di tangan memungkinkan perusahaan untuk tidak perlu memperhitungkan waktu pengiriman.

- Perbarui Pemesanan Material. Jika Anda ingin menghindari inventaris berlebih, pertimbangkan untuk memesan material dengan lebih sering. Hal ini dapat menghindari kekurangan material saat dibutuhkan. Meskipun ada resiko terlalu banyak inventaris, alternatifnya adalah merencanakan tingkat inventaris berlebih terlebih dahulu.

- Meningkatkan Pelatihan Internal. Proses manufaktur internal hanya seefisien pekerja yang mengetahui prosesnya. Dengan memprioritaskan pelatihan silang dan kesempatan belajar, perusahaan mungkin berakhir dengan jumlah tenaga kerja yang lebih kuat dengan staf yang lebih berpengetahuan dan mahir tentang prosesnya.

Jenis Jenis Lead Time

Terdapat tiga kategori utama lead time, masing-masing harus dihitung bersama-sama untuk menetapkan harapan keseluruhan dari proses produksi.

1. Lead Time Konsumen

Lead time konsumen adalah jumlah waktu antara saat konsumen memesan dan menerima produk. Hal ini meliputi waktu antara konsumen memesan online dan konfirmasi pesanan diterima oleh perusahaan. Kemudian, ini mencakup seluruh proses pembuatan, pengemasan, dan pengiriman.

2. Lead Time Material

Lead time material adalah periode yang dihabiskan dari saat perusahaan menyadari kebutuhan bahan mentah hingga bahan tersebut diterima secara fisik. Sistem manajemen inventaris sering memberi peringatan saat pesanan diproses. Waktu tunggu ini bisa dipengaruhi oleh sistem informasi yang memberi tahu manajemen saat tingkat persediaan rendah. Hal ini juga bisa dipengaruhi oleh faktor-faktor seperti pemesanan, pengiriman, pengiriman, dan pemenuhan oleh pemasok.

3. Lead Time Produksi

Setelah bahan mentah diterima, waktu produksi dimulai. Ini adalah periode yang dihabiskan dari saat perusahaan memiliki semua sumber daya yang diperlukan untuk memproduksi suatu produk hingga selesai diproduksi. Berbeda dengan waktu tunggu lainnya, seluruh waktu tunggu ini harus dikelola secara internal dan bergantung pada faktor-faktor internal seperti limbah, tenaga kerja, efisiensi peralatan, ketersediaan APD, dan waktu henti mesin.

4. Akumulasi Lead Time

Lead time yang tertera dapat diakumulasikan untuk membentuk waktu tunggu keseluruhan, dan perusahaan bisa mencatat berbagai waktu tunggu yang terakumulasi. Contohnya, perusahaan mungkin tertarik pada waktu tunggu internal (yaitu waktu yang dibutuhkan dari pengadaan bahan baku hingga produk akhir selesai dibuat).

Kesimpulan

Lead time adalah istilah yang menggambarkan durasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proses. Dalam dunia bisnis, waktu pemrosesan sering digunakan untuk menjelaskan durasi yang diperlukan untuk menyelesaikan pesanan, produksi barang, pengiriman barang, atau kombinasi dari proses-proses tersebut. Perusahaan yang memiliki waktu pemrosesan yang lebih singkat mungkin memiliki persediaan akhir yang lebih sedikit, proses yang lebih efisien dengan biaya yang lebih rendah, dan umumnya pelanggan yang lebih puas.