Apa itu Adminitrasi Perkantoran? Pengertian, Tujuan, Fungsi, Jenis dan Faktor

Pengertian Adminitrasi Perkantoran
Administrasi perkantoran merupakan salah satu bagian penting dalam menjalankan aktivitas bisnis. Administrasi perkantoran dapat diartikan sebagai suatu kegiatan yang meliputi pengumpulan, pengolahan, dan penyimpanan informasi untuk mendukung kelancaran operasional suatu organisasi atau perusahaan. Administrasi perkantoran juga melibatkan berbagai aktivitas, seperti pengaturan jadwal, manajemen dokumen, pengelolaan inventaris, dan pengaturan keuangan.
 
Fungsi Adminitrasi Perkantoran
Fungsi administrasi perkantoran adalah sebagai berikut:

1. Perencanaan

Fungsi administrasi perkantoran yang pertama adalah perencanaan. Administrasi perkantoran harus merencanakan kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Dalam perencanaan, harus dipikirkan sumber daya apa yang dibutuhkan dan bagaimana mengalokasikan sumber daya tersebut untuk mencapai tujuan organisasi.
 

2. Pengorganisasian

Fungsi administrasi perkantoran yang kedua adalah pengorganisasian. Setelah perencanaan, administrasi perkantoran harus mengorganisasi sumber daya yang ada, baik itu sumber daya manusia, sumber daya keuangan, maupun sumber daya teknologi informasi, untuk mencapai tujuan organisasi.
 

3. Pelaksanaan

Fungsi administrasi perkantoran yang ketiga adalah pelaksanaan. Setelah perencanaan dan pengorganisasian, administrasi perkantoran harus melaksanakan rencana dan mengimplementasikan kebijakan-kebijakan yang sudah ditetapkan. Pelaksanaan harus dilakukan dengan cara yang efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi.
 

4. Pengendalian

Fungsi administrasi perkantoran yang keempat adalah pengendalian. Administrasi perkantoran harus mengendalikan setiap kegiatan yang dilakukan dalam organisasi agar tetap sesuai dengan rencana dan kebijakan yang telah ditetapkan. Pengendalian harus dilakukan secara terus-menerus untuk memastikan kegiatan organisasi berjalan dengan baik.
 

5. Evaluasi

Fungsi administrasi perkantoran yang kelima adalah evaluasi. Administrasi perkantoran harus mengevaluasi hasil dari setiap kegiatan yang dilakukan untuk mengetahui apakah kegiatan tersebut sesuai dengan rencana dan tujuan organisasi. Evaluasi harus dilakukan secara terus-menerus untuk mengidentifikasi kelemahan dan kekuatan organisasi dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi kegiatan di masa depan.
 

6. Pengembangan

Fungsi administrasi perkantoran yang terakhir adalah pengembangan. Administrasi perkantoran harus mengembangkan sumber daya manusia, sumber daya keuangan, dan sumber daya teknologi informasi untuk meningkatkan kinerja organisasi dan mencapai tujuan organisasi. Pengembangan harus dilakukan secara terus-menerus untuk mengikuti perubahan lingkungan dan meningkatkan daya saing organisasi.
 
Tujuan Adminitrasi Perkantoran
Tujuan administrasi perkantoran adalah untuk membantu mengelola dan menjalankan aktivitas operasional suatu organisasi secara efektif dan efisien. Berikut adalah beberapa tujuan administrasi perkantoran secara lengkap:

1. Meningkatkan efisiensi dan produktivitas

Salah satu tujuan utama dari administrasi perkantoran adalah untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam menjalankan aktivitas operasional organisasi. Hal ini dapat dicapai dengan merancang dan mengimplementasikan prosedur dan kebijakan yang efektif dan efisien dalam mengelola sumber daya manusia, sumber daya keuangan, dan sumber daya teknologi informasi.
 

2. Mengelola sumber daya organisasi

Administrasi perkantoran juga bertujuan untuk mengelola sumber daya organisasi, seperti manusia, keuangan, dan teknologi informasi, dengan cara yang efektif dan efisien. Hal ini termasuk dalam merancang dan mengimplementasikan sistem administrasi dan prosedur yang membantu mengelola sumber daya tersebut dengan baik.
 

3. Menjaga ketertiban dan ketidakberantakan

Administrasi perkantoran bertujuan untuk menjaga ketertiban dan ketidakberantakan di tempat kerja. Ini mencakup mengatur tata letak kantor, penyimpanan dan pengarsipan dokumen dan informasi, dan menjaga kebersihan dan keteraturan ruangan kerja.
 

4. Menjaga hubungan dengan klien dan pelanggan

Tujuan administrasi perkantoran juga termasuk menjaga hubungan yang baik dengan klien dan pelanggan. Ini mencakup mengelola panggilan masuk dan keluar, mengirimkan dan menerima surat, dan merespons keluhan dan masukan dari klien dan pelanggan.
 

5. Menjaga kepatuhan pada peraturan dan kebijakan

Administrasi perkantoran juga bertujuan untuk menjaga kepatuhan pada peraturan dan kebijakan yang berlaku di suatu organisasi. Hal ini mencakup memastikan bahwa staf dan karyawan mengikuti aturan dan kebijakan, dan memastikan bahwa dokumen dan informasi diatur dengan baik untuk memenuhi kepatuhan pada peraturan dan kebijakan yang berlaku.
 

6. Mendukung pengambilan keputusan

Administrasi perkantoran juga bertujuan untuk mendukung pengambilan keputusan dalam suatu organisasi dengan menyediakan informasi dan data yang diperlukan. Hal ini mencakup menyediakan laporan dan analisis tentang kinerja keuangan, kinerja operasional, dan kinerja staf, sehingga manajemen dapat membuat keputusan yang baik dan tepat waktu.
 
Jenis Adminitrasi Perkantoran
Jenis-jenis administrasi perkantoran antara lain:

• Administrasi Umum: Meliputi semua jenis administrasi yang dilakukan di seluruh bagian atau departemen di suatu organisasi.

 

• Administrasi Keuangan: Meliputi semua jenis administrasi yang terkait dengan keuangan, seperti akuntansi, penggajian, pembelian, dan penjualan.

 

• Administrasi Sumber Daya Manusia: Meliputi semua jenis administrasi yang terkait dengan karyawan, seperti perekrutan, pelatihan, pengembangan, dan manajemen kinerja.

 

• Administrasi Pemasaran: Meliputi semua jenis administrasi yang terkait dengan pemasaran produk atau jasa, seperti riset pasar, promosi, dan pengembangan produk.

 
Faktor Adminitrasi Perkantoran
Beberapa faktor yang mempengaruhi efektivitas administrasi perkantoran antara lain:

1. Sumber daya manusia: Kualitas dan ketersediaan karyawan yang baik dapat mempengaruhi efektivitas administrasi perkantoran.
2. Teknologi: Dengan Menggunakan teknologi yang tepat dapat mempercepat dan meningkatkan efektivitas administrasi perkantoran.
3. Struktur organisasi: Struktur organisasi yang baik dapat meningkatkan efektivitas administrasi perkantoran dengan memudahkan aliran informasi dan koordinasi antar departemen.
4. Kebijakan dan Prosedur: Kebijakan dan prosedur yang jelas dapat membantu memastikan bahwa administrasi perkantoran berjalan dengan efektif dan efisien.

 
Dalam menjalankan administrasi perkantoran, diperlukan keterampilan dan pengetahuan yang baik dalam manajemen sumber daya, teknologi informasi, keuangan, serta kemampuan dalam berkomunikasi dengan baik dan efektif. Administrasi perkantoran juga harus dapat mengikuti perubahan lingkungan dan teknologi yang ada untuk tetap relevan dan kompetitif di masa depan.

Dalam pembahasan di atas, kita dapat menyimpulkan bahwa Dalam kesimpulannya, administrasi perkantoran merupakan suatu kegiatan yang sangat penting dalam mendukung kelancaran operasional suatu organisasi atau perusahaan. Dengan memiliki pemahaman yang baik tentang pengertian, tujuan, jenis, dan faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas administrasi perkantoran, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional mereka. Fungsi administrasi perkantoran mencakup perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengendalian, evaluasi, dan pengembangan.

Perencanaan merupakan tahap awal dalam proses administrasi perkantoran, di mana kegiatan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi direncanakan. Pengorganisasian dilakukan untuk mengalokasikan sumber daya yang ada agar dapat mencapai tujuan organisasi dengan efektif dan efisien. Pelaksanaan dilakukan untuk mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Pengendalian dilakukan untuk memastikan bahwa kegiatan organisasi tetap sesuai dengan rencana dan kebijakan yang telah ditetapkan. Evaluasi dilakukan untuk mengevaluasi hasil dari setiap kegiatan yang telah dilakukan, sementara pengembangan dilakukan untuk meningkatkan kinerja organisasi dan mencapai tujuan organisasi di masa depan.

Dengan menjalankan fungsi administrasi perkantoran secara baik dan benar, organisasi dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kegiatan yang dilakukan, memperbaiki kelemahan yang ada, dan meningkatkan daya saing di masa depan. Oleh karena itu, administrasi perkantoran sangat penting bagi kelangsungan dan perkembangan suatu organisasi.