Pada saat kita melakukan transaksi jual beli bisanya kita meminta nota sebagi bukti pembelian. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), nota adalah surat peringatan (penunjukan, catatan), surat keterangan resmi (dari duta besar kepada pemerintah suatu negara atau sebaliknya), surat penjelasan dari jawatan (pemerintah, pemerintah daerah, dan sebagainya), tanda jual beli secara kontan. Nota dapat dijadikan sebagai alat bukti ketika terjadi kesalahpahaman di antara pembeli atau penjual. Nota juga bisa menjadi bukti yang kuat karena merupakan salah satu bukti transaksi yang sah. Nota tidak hanya untuk penjualan tunai, tetapi bisa juga digunakan untuk transaksi lain. Dalam artikel ini akan dibahas tentang nota kredit. Nota kredit memiliki peran penting dalam proses penagihan, meskipun tidak selalu sering digunakan, sehingga bisa sedikit membingungkan untuk dipahami. Kita akan mengetahui informasi mendetail mengenai pengertian nota kredit, lengkap dengan manfaat, fungsi, dan tujuannya. Selain itu juga akan menjelaskan perbedaan utama antara nota kredit dan nota debit.
Nota kredit (credit note) atau dikenal juga dengan memo kredit adalah berkas atau dokumen yang dijadikan sebagai bukti terjadinya pengurangan piutang usaha yang disebabkan oleh pengembalian barang dagangan karena adanya penurunan harga. Nota kredit akan membantu misal jika adanya kerusakan barang yang dikirim atau pengembalian barang dagangan. Setiap orang membuat kesalahan sesekali dalam proses penagihan tidak terkecuali. Di sinilah nota kredit berperan. Sebagai penjual, Anda dapat menerbitkan nota kredit saat ada kebutuhan untuk membatalkan semua atau sebagian faktur karena berbagai alasan, antara lain: • Perubahan pesanan setelah faktur diterbitkan • Barang dikembalikan atau layanan ditolak • Barang rusak saat pengiriman • Kesalahan harga pada faktur asli
Berikut ini adalah tujuan dari nota kredit. 1. Mencatat kesalahan yang terjadi Dalam menjalankan bisnis, penjual bisa saja melakukan kesalahan. Kesalahan yang dilakukan dicatat agar dapat dijadikan pelajaran atau pengingat agar kesalahan yang sama tidak terulang lagi di kemudian hari. Untuk mencatat kesalahan, Anda dapat menggunakan nota kredit. Harapannya catatan kesalahan pada nota kredit dapat dijadikan sebagai bahan evaluasi agar hal ini tidak terjadi lagi di kemudian hari. 2. Tertib administrasi Setiap transaksi yang terjadi dalam suatu bisnis harus dicatat dengan rapi dan teratur. Nota kredit merupakan salah satu hal yang harus selalu dicatat sesuai standar akuntansi di Indonesia. Dengan demikian, semua transaksi yang berhubungan dengan barang akan dicatat dengan cermat dalam dalam ini. jika suatu saat Anda perlu meninjau catatan atau terjadi sesuatu, maka bukti transaksi pada nota kredit dapat digunakan sebagai bukti. 3. Tunjukkan pelaku bisnis yang bertanggung jawab Memiliki nota kredit akan memberikan kesan bahwa para pebisnis serius dalam menjalankan bisnisnya. Tentu ini menjadi bukti bahwa pebisnis memiliki tanggung jawab yang besar. Hal ini terlihat dari fakta bahwa nota kredit dapat menjadi pedoman bagi pembeli agar perusahaan tidak lari dari tanggung jawab jika terjadi kesalahan. 4. Dapat terhindar dari laporan keuangan yang tidak sesuai Setiap transaksi yang harus dicatat dalam laporan keuangan kemudian dilaporkan sekurang-kurangnya sekali dalam setahun. Laporan akan menunjukkan transaksi yang tidak masuk akal dan sumber aktivitasnya tidak diketahui. Hal ini bisa terjadi ketika pelaku bisnis kurang memperhatikan catatan dan bukti transaksi. Oleh karena itu, untuk mencegah hal semacam ini terjadi, para pebisnis harus rajin mencatat atau mencatat semua transaksi yang terjadi, termasuk membuat nota kredit. 5. Memberi jaminan kepada pelanggan Hubungan antara perusahaan dengan pelanggan/pihak lain harus dijaga. Tujuannya cukup sederhana, yaitu memberikan jaminan keamanan dalam bertransaksi. Memiliki nota kredit pribadi atau bisnis akan meningkatkan kepercayaan pelanggan pada penjual. Memiliki nota kredit membuat pembeli merasa nyaman saat berbelanja. Kenyamanan dan keamanan sangat penting untuk melanjutkan proses jual beli atau jika terjadi sesuatu dengan barang yang akan dibeli, penjual bersedia mengurangi piutangnya.
Dalam mencatat nota kredit terdapat unsur-unsur yang harus ada, yaitu: 1. Nomor pesanan Unsur ini merupakan faktor yang sangat penting dalam pembuatan suatu nota kredit. Nomor pesanan akan tertera pada nota kredit karena dengan nomor pesanan akan memudahkan proses identifikasi pesanan dan mempercepat proses pengembalian. 2. Tanggal transaksi Tanggal transaksi juga diperlukan untuk mencatat penyesuaian dalam laporan keuangan. 3. Informasi produk Dalam nota kredit juga perlu ditulis informasi spesifik tentang produk seperti kuantitas dan harga produk yang dipesan sebelumnya. 4. Alamat pengiriman Alamat pengiriman sudah termasuk alamat penjual dan pembeli, jadi pastikan alamat pengiriman ditulis dengan jelas untuk menghindari kesalahan pengiriman. 5. Syarat pembayaran Unsur yang harus ada dalam nota kredit adalah perjanjian pembayaran antara penjual dan pembeli yang dibuat sebelumnya. Misalnya, jika suatu barang harus dikembalikan, berapa biaya yang dapat dikembalikan oleh penjual, baik seluruhnya atau sebagian. Ketentuan pembayaran muncul lagi di nota kredit untuk mengingatkan Anda bahwa perjanjian sudah ada.
Nota kredit berguna untuk memberikan kenyamanan dan keamanan transaksi pembayaran bagi penjual dan pelanggan. Berikut ini adalah manfaat dari nota kredit. 1. Memudahkan administrasi perusahaan Manfaat pertama pencatatan nota kredit adalah memudahkan prosedur administrasi karena transaksi yang dilakukan oleh perusahaan dicatat secara sistematis. Perusahaan dapat dengan mudah mengecek kembali transaksi yang pernah dilakukan jika terdapat laporan keuangan yang tidak sesuai. 2. Menjaga hubungan penjual dan pembeli Sekilas nota kredit merupakan kerugian bagi perusahaan karena mengurangi piutangnya. Namun juga niat baik perusahaan sebagai upaya untuk menjaga hubungan yang baik antara penjual dan pembeli. Dalam jangka panjang, bisnis akan diuntungkan karena kepercayaan konsumen meningkat. 3. Meningkatkan operasional bisnis Nota kredit menjadi salah satu bukti nyata bahwa perusahaan perlu meningkatkan produknya. Untuk meningkatkan produk atau layanan, kinerja harus ditingkatkan. Hasilnya, kegiatan operasional perusahaan juga dapat dievaluasi untuk menciptakan sistem yang lebih efisien. 4. Menghindari terjadinya konflik Manfaat lainnya dari nota kredit yaitu untuk menghindari perselisihan antara penjual dan pembeli atau pelanggan. Penyebabnya bisa karena kualitas produk yang kurang baik dan tentunya akan menimbulkan kerugian bagi konsumen karena tidak sepadan dengan biayanya. Jika perusahaan tidak bisa memperbaiki hal ini dan tidak ada pihak yang mau saling memahami, kemungkinan terjadinya konflik tentu akan sangat besar. 5. Melacak kemungkinan kesalahan penjualan Tidak jarang suatu produk rusak selama penjualan atau pengiriman dan belum tentu disebabkan oleh proses pembuatannya. Dengan memberikan nota kredit, pemilik bisnis dapat mendeteksi pada tahapan proses produk bahwa kualitas telah menurun sehingga dapat digunakan sebagai dokumen untuk evaluasi lebih lanjut.
Setiap perusahaan bisa membuat nota kredis sesuai dengan kebutuhan masing-masing, namun terdapat format yang umum digunakan dalam membuat nota kredit, yaitu: • Terdapat kolom informasi produk, jumlah, dan retur serta harga penukaran yang disepakati dan dinyatakan secara jelas oleh kedua belah pihak. • Harus ada setidaknya nomor pesanan untuk tujuan pelacakan. • Tanggal, faktur tagihan, dan alamat pengiriman juga diperlukan. • Penting juga memiliki ketentuan pembayaran yang jelas untuk menghindari masalah di kemudian hari. • Alasan pembuatan nota kredit dan dengan jelas menyatakan di bagian atas bahwa nota kredit dan bukan faktur.
Dalam praktik akuntansi tradisional, nota kredit akan dimasukkan sebagai kredit dalam buku penjualan untuk pelanggan tertentu (mengkreditkan akun mereka untuk jumlah yang ditentukan). Dalam sistem pembukuan double-entry, nota kredit akan dimasukkan sebagai debit di bawah pendapatan dan kredit di bawah piutang. Setiap nota kredit harus dicatat dan diperbarui dalam akun agar dengan saldo (seperti stok, dalam hal produk yang dikembalikan).
Nota kredit dan nota debit banyak digunakan dalam perusahaan. Keduanya sering dianggap sama, sebenarnya memiliki perbedaan, antara lain: 1. Berdasarkan pengertiannya Dari segi pengertian, perbedaan antara keduanya yaitu nota debit adalah dokumen yang membuktikan pengurangan utang karena pengembalian pembeli atau pengurangan harga barang. Sedangkan nota kredit dibuat oleh penjual sebagai dokumen bukti pengurangan piutang. Dengan demikian, kedua nota tersebut dibuat oleh pihak yang berbeda dan untuk tujuan yang berbeda pula. 2. Berdasarkan fungsinya Dari perbandingan kedua pengertian sebelumnya dapat dilihat bahwa fungsi nota kredit dan nota debet dalam pembayaran transaksi juga berbeda. Nota kredit memiliki fungsi untuk mengurangi piutang yang ditagih kepada pembeli. Sedangkan nota debit berfungdi sebagai dasar pengurangan utang usaha pembeli.
Berikut ini adalah cara penggunaan nota kredit. 1. Bukti penerimaan kredit Setiap kali seseorang menerima kredit dari bisnis atau lembaga keuangan, dia akan menerima nota kredit sebagai bukti bahwa kredit telah diterima. 2. Bukti pembayaran Jika seseorang telah membayar kredit yang telah diterimanya, maka orang tersebut akan menerima nota kredit sebagai bukti bahwa kredit tersebut telah lunas. 3. Kontrol kredit Perusahaan atau lembaga keuangan dapat menggunakan nota kredit untuk melakukan kontrol kredit yang diberikan kepada pelanggan atau pihak lain. 4. Alat pemasaran Dalam hal ini nota kredit dapat digunakan untuk alat pemasaran yang berfungsi untuk menarik pelanggan baru. Perusahaan dapat menunjukkan bahwa mereka memiliki sistem pemantauan kredit yang efektif dan andal. 5. Alat pengukuran kinerja Perusahaan dapat menggunakan nota kredit untuk mengukur kinerja mereka dalam pemantauan kredit. Dengan memperhatikan jumlah kredit yang diberikan, jangka waktu pengembalian kredit, besarnya bunga yang harus dibayar, dan informasi lain yang terkait dengan kredit yang diberikan, perusahaan dapat menganalisis efektivitas dan efisiensi sistem pengendalian kredit mereka.
Nota kredit (credit note) atau dikenal juga dengan memo kredit adalah berkas atau dokumen yang dijadikan sebagai bukti terjadinya pengurangan piutang usaha yang disebabkan oleh pengembalian barang dagangan karena adanya penurunan harga. Nota kredit akan membantu misal jika adanya kerusakan barang yang dikirim atau pengembalian barang dagangan. Dalam berbisnis harus memperhatikan pula hubungan antar penjual dan pembeli agar dalam jangka panjang, bisnis akan diuntungkan karena kepercayaan pembeli meningkat.
Kesempatan lowongan magang terbaru di tahun 2024
Baca Selengkapnya..