Accrued Expense: Pengertian, Jenis, Contoh, Kuntungan, Dan Kekurangan

Apa Itu Accrued Expense?

Accrued expense adalah biaya yang telah dikeluarkan, tetapi belum ada dokumentasi pengeluaran. Sebagai pengganti dokumentasi, entri jurnal dibuat untuk mencatat biaya yang masih harus dibayar. Dengan kata lain, ini adalah pengeluaran yang dicatat sebagai pengeluaran dalam catatan perusahaan, bahkan sebelum pembayaran dilakukan. Accrued expense dicatat untuk meningkatkan keakuratan laporan keuangan, sehingga biaya lebih selaras dengan pendapatan yang terkait. Tanpa mencatat biaya yang masih harus dibayar, sebuah bisnis dapat tampak lebih menguntungkan daripada selama periode waktu yang ditinjau. Ini tidak menciptakan gambaran yang akurat tentang kesehatan perusahaan karena tidak memperhitungkan kewajiban yang harus dibayar.

Biaya yang masih harus dibayar menunjukkan bahwa kewajiban itu sah dan perusahaan mencatatnya seperti itu. Dengan begitu, buku akan memperhitungkan semua pendapatan dan pengeluaran yang dibuat selama periode waktu tersebut. Misalnya, sebuah perusahaan mungkin menerima barang atau jasa dan membayarnya di lain waktu. Konsepnya mirip dengan membeli sesuatu dengan kartu kredit. Anda segera menerima item tersebut, tetapi Anda akan membayarnya nanti dan harus memperhitungkannya dalam anggaran Anda. Melacak biaya yang masih harus dibayar, menghitungnya selama setiap periode pelaporan, dan menganggarkan dana yang sesuai untuk bisnis karena Anda perlu memiliki gambaran yang akurat tentang posisi bisnis secara finansial.
 

Jenis-Jenis Accrued Expense

Berikut ini adalah berbagai jenis biaya yang termasuk dalam accrued expense. 

1.    Barang dan jasa
Dalam berbisnis, bisnis apapun akan menjalin hubungan baik dengan vendor. Yang dimaksud vendor di sini adalah pihak yang memproduksi atau menyediakan barang dan jasa yang dibutuhkan dalam bisnis. Untuk memenuhi kebutuhan operasional, perusahaan membeli barang atau jasa dari vendor tersebut. Oleh karena itu, barang atau jasa yang akan diterima perusahaan akan dimasukkan ke dalam beban biaya. Sekalipun vendor belum mengeluarkan tagihan, biaya yang dikeluarkan untuk pembelian barang atau jasa akan dimasukkan ke dalam catatan pengeluaran perusahaan. Pencatatan tersebut dilakukan sesuai dengan waktu transaksi.

2.    Gaji karyawan perusahaan
Ketika gaji karyawan dikeluarkan setiap periode pembukuan, perusahaan akan mencatat gaji karyawan ini sebagai biaya yang harud dibayar di masa depan. Oleh karena itu, gaji karyawan adalah jenis accrued expense.

3.    Pajak
Setiap bisnis yang beroperasi akan diwajibkan untuk membayar pajak. Pembayaran pajak dapat dilakukan secara bulanan atau tahunan. Memang banyak pajak yang harus dibayar oleh perusahaan. Tidak jarang bisnis membagi persentase untuk membagi pajak yang harus dibayar. Hal ini mengakibatkan gaji karyawan dipotong untuk membayar pajak. Jenis accrued expense adalah jumlah pajak yang harus dibayar perusahaan. Pajak ini merupakan biaya yang harus ditanggung oleh perusahaan. Oleh karena itu, meskipun jumlah pasti yang harus dibayar tidak diketahui, perusahaan dapat memperkirakan jumlah pajak yang harus dibayar. 

4.    Utang bunga
Perusahaan juga memiliki utang dalam setiap kegiatan operasinya. Setiap utang ini berasal dari pinjaman perusahaan dalam menjalankan semua operasinya. Baik modal maupun operasional lainnya berasal dari pinjaman yang diajukan oleh perusahaan. Setiap pinjaman diikuti dengan jumlah bunga. Tentu saja, perusahaan bekerja sama dengan peminjam untuk mengajukan pinjaman. Dengan demikian, perusahaan sudah mengetahui besarnya bunga yang harus dibayarkan. Dengan cara ini, perusahaan juga dapat menentukan nominal biaya yang harus dibayarkan kepada peminjam. Utang bunga ini juga termasuk dalam catatan biaya yang harus dibayar bisnis di masa depan.

5.    Biaya lainnya
Selain beberapa jenis biaya yang dikeluarkan dalam bisnis, ada jenis biaya lain yang dimasukkan dalam catatan keuangan ini. Agar perusahaan tetap dipandang memiliki kepedulian yang baik terhadap karyawannya, maka dapat menyiapkan bonus bagi karyawan terbaiknya. Bonus ini juga merupakan bagian dari biaya lain yang akan ditanggung oleh perusahaan. Selain itu, ketika mencapai masa bakti, karyawan akan menyelesaikan tugasnya di perusahaan.

Ketika ini terjadi, perusahaan akan memberikan tunjangan kepada karyawan. Hal ini dilakukan sebagai bentuk apresiasi kepada karyawan yang telah menyelesaikan tugasnya di lingkungan perusahaan yang bersangkutan. Setelah itu, perusahaan juga akan menyewa gedung untuk berbagai kegiatan. Kegiatan yang telah dilakukan atau masih dalam rencana, semuanya akan menjadi catatan bagi perusahaan. Biaya ini juga diperhitungkan untuk beban biaya masa depan. Memang, perusahaan bisa memperkirakan besaran bonus, tunjangan, dan besaran sewa gedung. Dengan demikian, biaya yang menjadi beban akan diakui sebagai beban perusahaan walaupun perusahaan tidak mengetahui secara pasti berapa biaya yang akan dikeluarkan.  
 

Cara Kerja Accrued Expense

Dua hal terjadi ketika mencatat accrued expense. Pertama, saat biaya dikeluarkan, akan dibuat entri jurnal dan membuat debit berdasarkan utang dagang. Kemudian, menambahkan biaya ke kewajiban di neraca. Saat menggunakan perangkat lunak akuntansi, perangkat lunak secara otomatis membuat entri liabilitas penyeimbang saat beban buku besar ditambahkan. Hal ini memudahkan untuk menjaga neraca agar diperbarui dengan liabilitas.

Accrued expense umumnya merupakan biaya jangka pendek yang akan dibayarkan dalam waktu satu bulan sejak terjadinya. Jika berharap untuk membayarnya dalam satu tahun, maka akan dicatat di neraca sebagai kewajiban untuk dibayar. Sementara itu, akan dicatat apa pun selama setahun sebagai kewajiban jangka panjang.
 

Contoh Accrued Expense

Berikut ini adalah contoh agar lebih mudah dalam memahami accrued expense.

Contoh 1
PT Makmur Abadi adalah perusahaan pengemasan yang beroperasi di kantor besar. Karena ruangan harus ditata sesuai dengan jenis usaha, maka ruangan tersebut perlu dilakukan perbaikan atau penambahan beberapa peralatan mulai dari instalasi listrik hingga tata ruang kantor. Perusahaan juga telah mempekerjakan tukang listrik dan tukang bangunan yang harus menyelesaikan pekerjaannya pada 3 April. Dua tukang mengirimkan tagihan ke PT Makmur Abadi pada 16 April sebesar Rp 35.000.000. 

Karena tagihan akan dikirim setelah akhir periode akuntansi, perusahaan harus secara otomatis menambahkan kewajiban terkait sebelum akhir periode akuntansi. Kewajiban ini termasuk dalam pencatatan accrued expense. Jika ada biaya tambahan yang harus dibayar di kemudian hari, jumlahnya dapat disesuaikan saat perusahaan menerima tagihan. 

Contoh 2
Agen perjalanan Lancar Jaya memiliki sisa biaya sebesar Rp 90.000.000 yang harus dibayar dalam bentuk pembayaran hipotek. Dalam kondisi ini, akuntan dapat memilih untuk merinci biaya ini ke dalam pembukuan perusahaan.

Sekalipun pengeluaran ini belum dibayar, bisnis harus memperkirakan pengeluarannya saat menghitung pendapatan. Kemudian, setelah pembayaran dilakukan, akuntan dapat menyesuaikan jumlah yang sebenarnya.  
 

Keuntungan Accrued Expense

Accrued expense secara teoritis membuat laporan keuangan perusahaan lebih akurat. Sementara metode kas lebih sederhana, accrued expense berusaha untuk memasukkan aktivitas yang mungkin belum sepenuhnya terjadi tetapi akan tetap terjadi. Pertimbangkan contoh di mana perusahaan mengadakan kontrak untuk mendapatkan layanan konsultasi. Jika perusahaan menerima tagihan sebesar Rp15.000.000, teori akuntansi menyatakan bahwa perusahaan harus secara teknis mengakui transaksi ini karena secara kontraktual diwajibkan untuk membayar layanan tersebut.

Accrued expense juga dapat memudahkan perusahaan untuk merencanakan dan menyusun strategi. Accrued expense seringkali menghasilkan hasil keuangan yang lebih konsisten karena perusahaan dapat memasukkan transaksi berulang dalam laporan keuangan mereka yang mungkin belum dibayarkan. Selain itu, biaya yang masih harus dibayar dapat menjadi persyaratan pelaporan keuangan tergantung pada perusahaan dan persyaratan pengajuan.
 

Kekurangan Accrued Expense

Karena pekerjaan tambahan untuk biaya perolehan, metode akuntansi ini lebih memakan waktu dan menuntut kesiapan karyawan. Ada kemungkinan salah memsaukkan data, terutama entri jurnal pembalik otomatis tidak digunakan. Selain itu, perusahaan menghadapi risiko secara tidak sengaja adanya biaya yang mungkin telah mereka bayarkan.

Metode akuntansi akrual mengaburkan arus kas dan penggunaan kas karena termasuk transaksi non tunai yang belum berdampak pada rekening bank. Untuk perusahaan besar, buku besar akan banyak diisi dengan transaksi yang melaporkan hal-hal yang tidak berkaitan dengan laporan bank perusahaan atau berdampak pada jumlah kas yang ada saat ini.
 

Cara Melacak Dan Mengelola Accrued Expense

Dalam bisnis, penting untuk melacak pengeluaran yang masih harus dibayar, seperti utilitas, sewa, atau gaji. Anda dapat melacak pengeluaran dengan cara berikut:

1.    Perangkat lunak akuntansi biasanya memungkinkan Anda membuat akun pengeluaran yang masih harus dibayar yang akan membantu untuk melacak berapa banyak uang yang harus dibayar dan kapan pembayaran jatuh tempo.

2.    Spreadsheet atau jurnal memungkinkan Anda untuk membuat daftar semua biaya yang masih harus dibayar dan dapat membantu jika Anda ingin melihat rangkuman yang jelas tentang hutang Anda dan kapan pembayaran jatuh tempo.
 

Perbedaan Antara Accrued Expense dan Account Payable

Dari sudut pandang sistem dan metode pencatatan, wajar jika beberapa orang menganggap accrued expense sebagai utang dagang. Walupun, meski terlihat mirip dan sama-sama tercantum di kewajiban neraca perusahaan, keduanya tidak sama.

Account payable adalah utang bisnis yang merupakan kewajiban perusahaan kepada pihak ketiga dan utang ini harus dibayar dalam waktu tertentu. Account payable memiliki angka yang lebih akurat daripada accrued expense.

Memang, perusahaan mengakui berdasarkan tagihan yang diterima dari pihak ketiga atau pemasok dengan jangka waktu pembayaran enam bulan sampai satu tahun sejak tanggal pembelian. Tujuan pembuatan dan pendaftaran akun pemasok adalah untuk mencatat pembayaran yang akan dilakukan dan untuk memastikan bahwa pihak ketiga akan dibayar tepat waktu. Catatan ini sangat penting untuk menilai posisi keuangan perusahaan.

Tidak seperti accrued expense, beban akan diakui berdasarkan estimasi. Oleh karena itu, jumlahnya mungkin kurang atau lebih jika dibanding dengan account payable. Dari sini, Anda dapat melihat bahwa accrued expense tidak sama dengan account payable. 
 

Kesimpulan

Accrued expense adalah biaya yang telah dikeluarkan, tetapi belum ada dokumentasi pengeluaran. Sebagai pengganti dokumentasi, entri jurnal dibuat untuk mencatat biaya yang masih harus dibayar. Dalam sebuah perusahaan perlu mencatat accrued expense karena dapat melacak biaya yang masih harus dibayar, menghitungnya selama setiap periode pelaporan, dan menganggarkan dana untuk bisnis karena dapat mengetahui gambaran yang akurat tentang posisi bisnis secara finansial.