Dapatkan demo sistem ERP secara GRATIS beserta demo software ERP lainnya.
Pilih Solusi:
Seseorang akan menulis surat permintaan saat ingin menerima informasi dari organisasi atau memberikan informasi kepada organisasi. Ini adalah surat pendek yang dapat dikirim oleh perwakilan perusahaan sebelum mengirimkan proposal panjang untuk mempromosikan tujuan perusahaan, termasuk pertanyaan tentang produk. Dengan mengetahui cara menulis surat permintaan dengan benar, Anda dapat meningkatkan peluang untuk menerima tanggapan. Dalam artikel ini, kami menjelaskan apa itu surat permintaan, memberikan panduan menulis, mempelajari tips menulis, Saat memesan barang, dikirim surat permintaan atau biasa disebut letter of inquiry. Pada umumnya surat permintaan adalah surat yang digunakan untuk mengirimkan permintaan produk.
Informasi dalam surat permintaan harus didasarkan pada berbagai sumber, termasuk surat kabar, majalah, kontak atau sumber lainnya. Tujuan utama dari surat permintaan tersebut adalah untuk dapat memberikan informasi mengenai perolehan barang dan permintaan jasa lainnya yang dibutuhkan oleh perusahaan. Dengan mengirimkan surat permintaan, Anda dapat mengetahui penawaran apa yang telah dibuat pemasok, serta informasi tentang harga produk. Dalam hal kesesuaian, pembeli produk dapat segera meminta dibuatkan surat permintaan. Inquiry letter merupakan awalan yang baik dalam membangun bisnis dan memulai kerjasama dengan pihak lain. Nah, dengan mengingat hal itu, mari kita bicara lebih detail tentang aplikasi dan cara mudah melakukannya.
Surat permintaan adalah jenis surat yang digunakan untuk mengirim permintaan. Pemasar sering menggunakan surat permintaan untuk mengirim informasi spesifik dari perusahaan lain. Dalam surat ini, pedagang mengirimkan permintaan khusus agar perusahaan lain dapat menanggapinya. Surat permintaan dapat digunakan untuk berbagai tujuan, antara lain:
- Konfirmasi Jumlah Permintaan Barang dan Jasa
Anda dapat mengirimkan surat permintaan untuk menerima informasi tentang jumlah produk dan layanan yang tersedia dalam periode tertentu.
- Pengumpulan Informasi Keuangan
Anda dapat mengirimkan surat-surat ini untuk mendapatkan informasi tentang situasi keuangan klien potensial. Hal ini dapat memberikan informasi tentang sensitivitas harga audiens target saat menentukan harga produk.
- Ajukan Kredit
Dengan surat ini Anda dapat mengkonfirmasi semua pengembalian uang, diskon, pengiriman, dan pengemasan yang terkait dengan produk. Ini dapat membantu Anda menentukan total biaya produk untuk perusahaan.
- Tugas Beresiko
Surat permintaan memberi Anda kesempatan untuk bertanya tentang risiko yang terlibat dalam perjanjian penjualan atau pinjaman, di mana perusahaan membuat perjanjian atau memesan pembayaran pinjaman dengan janji pembayaran di masa depan.
- Evaluasi Pembeli Potensial
Melalui surat ini Anda akan belajar lebih banyak tentang kejujuran dan nilai calon pembeli. Ini memberi perusahaan informasi untuk membantu mereka memutuskan apakah mereka layak bekerja.
- Pelajari lebih lanjut tentang kolaborasi
Menulis surat ini untuk dapat memahami tentang hubungan antar perusahaan, komunitas, dan asosiasi.
- Meningkatkan Penjualan
Anda dapat meningkatkan penjualan dengan perusahaan lain dengan mengidentifikasi potensi keuangan dan kemampuan bisnis mereka.
Ada tiga jenis dokumen intelijen, yaitu sebagai berikut:
- Permintaan yang Tidak Diminta
Biasanya permintaan jenis ini dikirimkan oleh calon pelanggan yang tertarik dengan penawaran perusahaan. Pelanggan mengajukan pertanyaan secara sukarela. Mereka berpindah ke perusahaan yang menjual produk yang mereka butuhkan atau menyediakan layanan yang mereka butuhkan. Tujuan utama dari jenis survei ini adalah untuk mengumpulkan informasi tentang harga/biaya, kualitas, ketersediaan dan kondisi penjualan lainnya.
- Sebuah Permintaan Dibuat
Jenis permintaan ini berasal dari tanggapan penjual terhadap surat iklan/penjualan. Dalam situasi seperti itu, pelanggan sudah memiliki informasi tentang produk atau layanan. Jadi, Anda memerlukan lebih banyak informasi untuk membuat keputusan akhir. Biasanya, jenis surat pertanyaan ini terkait dengan area penjualan atau layanan tertentu.
- Layanan Permintaan Pertanyaan
Jenis permintaan ini dibuat oleh pelanggan yang mencari informasi dengan atau tanpa penawaran komersial. Pelanggan mungkin mencari informasi yang akan mereka gunakan di masa depan atau untuk tujuan penelitian. Biasanya pertanyaan seperti itu datang dari peneliti pasar.
Membuat dokumen aplikasi bisnis bisa menjadi tugas yang membingungkan dan sulit. Namun, seperti setiap langkah dalam proses bisnis, ada langkah khusus yang harus Anda ikuti saat menulis surat permintaan.
Dengan mengatur format yang benar, Anda dapat memastikan bahwa informasi yang Anda kirimkan didengar oleh pihak berwenang. Pada bagian ini, kita akan fokus pada langkah-langkah yang diperlukan untuk menulis surat pertanyaan bisnis. Inilah panduan dan alat yang perlu Anda ketahui untuk menyelesaikan pekerjaan dengan mudah.
Langkah 1: Pahami Audiens atau Penerima Surat yang Dimaksud
Salah satu tugas mendasar dalam menulis komunikasi bisnis adalah memahami audiens. Ini berarti memahami perbedaan antara informasi yang Anda kirim dan mengkomunikasikannya dengan benar kepada audiens Anda. Ini dapat membantu Anda memahami informasi apa yang harus disertakan dalam surat permintaan dan format yang benar.
Langkah 2: Sesuaikan Teksturnya
Struktur surat permintaan mengikuti ejaan huruf secara umum. Terdapat subjek, isi, penutup, dan tanda tangan. Setiap bagian harus didefinisikan dengan jelas dan memiliki hubungan logis dengan format tertentu.
Langkah 3: Membuat Pernyataan Pembukaan
Pernyataan ini berfungsi sebagai pengantar dan untuk memperkenalkan perusahaan Anda. Paragraf pengantar berisi semua yang dapat Anda ceritakan tentang bisnis Anda, mulai dari sifat bisnis, lokasi, latar belakang produk hingga layanan yang ditawarkan. Ini adalah bagian penting dari surat pengantar karena memberitahu penerima tentang bisnis Anda.
Langkah 4: Masukkan Isi Pesan.
Badan pesan adalah badan utama surat itu dan Anda harus menjawab pertanyaan apa pun. Sekali lagi, gunakan bahasa yang formal dan jelas, jangan menggunakan kalimat yang panjang. Jika pertanyaan Anda terstruktur maka akan lebih mudah dipahami.
Langkah 5: Buat Penutupnya
Surat lamaran perusahaan lainnya harus mencakup semua poin penting yang Anda kirimkan. Selain itu, Anda harus memberikan tanda tangan, informasi kontak, nama dan alamat, serta nomor telepon.
Langkah 6: Tambah Lampiran
Sebelum Anda selesai, Anda perlu menambah kredibilitas surat lamaran Anda dengan menambahkan referensi sebagai lampiran. Lampiran ini dapat berupa informasi apa pun, mis. Jumlah penjualan, pendapatan, jabatan dan jenis pekerjaan Anda, dll. Tips menulis surat permintaan
Jika kita sudah mengetahui langkah-langkah menulis surat permintaan, hal selanjutnya yang perlu kita ketahui adalah bagaimana cara mengirim surat tersebut. Tujuan penulisan surat permintaan adalah sebagai sarana agar tim pembelian dapat meminta katalog produk dan informasi penting lainnya serta menanggapi surat promosi yang disertakan dengan brosur produk, daftar harga produk, dan juga contoh produk. Saat Anda menggunakan direktori, pemasok harus memberikan informasi terkait barang, seperti tujuan penggunaan barang, data teknis barang, harga barang, deskripsi barang, dan informasi lainnya.
Nah, caranya adalah sebagai berikut:
1. Kelompok pembeli yang ingin mengetahui pemasok atau penjual dapat memperolehnya dari sumber tertentu, baik itu internet, majalah atau surat kabar.
2. Jika tim pembelian setuju dengan produk yang ditawarkan pemasok, tim pembelian dapat mengirimkan surat daftar harga dan informasi penting lainnya terkait produk kepada pemasok.
3. Diikuti dengan surat dari tim pembelian tentang produk tersebut.
Pengiriman surat dari kelompok pembeli tidak bisa sembarangan. Manajemen perusahaan harus melakukan pengendalian biaya tambahan produk dengan menghitung kerugian atau keuntungan sampai titik impas atau yang disebut dengan perhitungan BEP. Seiring kemajuan teknologi, pembeli dan pemasok dapat langsung mengirim email surat yang lebih formal. Mengirim surat jadi praktis, hemat dan efektif.
Berikut adalah daftar tip untuk digunakan saat menulis surat lamaran Anda:
- Periksa Instruksinya.
Sangat berguna untuk memeriksa apakah perusahaan lain memiliki kebijakan mengenai surat permohonan yang mereka terima. Dengan ini memastikan bahwa surat Anda memiliki peluang lebih.
- Koreksi Dokumen.
Sebaiknya teliti kembali sebelum mengirimkannya untuk menemukan dan memperbaiki kesalahan tata bahasa atau tanda baca.
- Gambarkan Perusahaan atau Program Dengan Jelas.
Penting untuk mengoreksi surat tersebut agar pembaca memiliki gambaran yang jelas tentang siapa Anda dan apa yang Anda minta.
- Jadikan Singkat. Anda mungkin ingin membaca kembali surat itu untuk melihat apakah surat itu bisa lebih ringkas dan lebih mudah dipahami. Ini mengharuskan Anda untuk menghilangkan pengulangan dan mengurangi penggunaan istilah atau bahasa yang terlalu teknis.
Mekanisme yang dicantumkan dalam inquiry letter sangat erat kaitannya dengan informasi sisi beli pemasok, yang meliputi:
1. Model produk atau contoh produk, seperti Contoh barang untuk mengetahui mutu dan kualitas barang tersebut
2. Harga jual produk atau harga produk
3. Daftar produk, yang dapat berupa majalah produk dengan nama produk dan gambar produk.
4. Daftar harga barang atau daftar harga produk
5. Surat penawaran harga atau penawaran barang
6. Ketentuan Pembayaran atau Terms of Payment
7. Ketentuan Pengiriman atau Ketentuan Pengiriman
8. Waktu pengiriman atau waktu pengiriman
9. Batas akhir pengiriman barang
Demikian informasi yang dapat kami bagikan dari surat permintaan tersebut. Semoga dengan bantuan artikel ini, Anda akan memahami arti surat permintaan, jenisnya, dan cara mengirim.
Kesempatan lowongan magang terbaru di tahun 2024
Baca Selengkapnya..