Apa pengertian buku besar dan fungsinya serta bagaimana cara membuat laporan ini? Buku besar, juga disebut akuntansi, adalah bagian yang sangat penting dari akuntansi karena berisi informasi tentang semua transaksi keuangan. Bisnis, terutama yang menggunakan pembukuan double-entry, dapat menggunakan laporan ini untuk memastikan debit dan kredit sama. Selain itu, buku besar juga diperlukan untuk menyiapkan jurnal dan memungkinkan perhitungan akuntansi.
Buku besar atau general ledger merupakan langkah kedua dalam siklus akuntansi setelah masuknya jurnal transaksi. Buku besar yang berisi hasil mutasi transaksi yang terjadi dengan memposting jurnal ini digunakan untuk mengontrol kumpulan mutasi khusus akun, saldo awal dan saldo akhir, yang kemudian digunakan kembali untuk membuat jurnal penyesuaian sampai dengan laporan keuangan. .
Secara tradisional, pemeliharaan jurnal dalam akuntansi membutuhkan ketelitian ketika nilai akun yang dimasukkan dalam jurnal dihitung secara individual dengan menambahkan atau mengurangi nilai berdasarkan letak debit atau kreditnya. Ketika nilai akhir ditemukan, nilai saldo akhir yang dihasilkan diposting ke akun buku besar serta akun lainnya sehingga nilai aset dan kewajiban seimbang. Tentu saja, metode ini memakan waktu dan rawan kesalahan. Peristiwa yang paling umum adalah ketidakcocokan antara aset dan kewajiban dalam buku besar. Jika demikian, langkah selanjutnya untuk membuat laporan keuangan tidak dapat diselesaikan. Dalam kasus seperti itu, kita harus mencari alat yang mendukung pendaftaran otomatis. Perangkat yang dimaksud adalah software GL atau Ledger.
Buku besar adalah departemen akuntansi yang menyusun setiap transaksi keuangan perusahaan untuk pencatatan yang akurat dalam laporan keuangan. Semua data transaksi dipisahkan menurut jenisnya yang harus dicatat dalam Akun Aset, Ekuitas, Liabilitas, Pendapatan dan Beban. Laporan ini biasanya berisi nomor rekening, nomor rekening dan nomor halaman, tanggal, keterangan, debit dan jumlah kredit. Akuntan membutuhkan informasi ini untuk menyiapkan laporan keuangan perusahaan.
Selain itu, buku besar juga digunakan untuk membandingkan penjualan, pembelian barang dagangan, pendapatan, pengeluaran, pergerakan persediaan, dan data laba dari tahun yang berbeda untuk melakukan analisis trend. Hal ini dapat digunakan untuk mengukur kesehatan perusahaan guna mengambil tindakan korektif untuk meningkatkan prestasi kerja.
Selain menjalankan fungsi utamanya sebagai alat pencatatan semua proses akuntansi perusahaan, beberapa fungsi lain buku besar adalah sebagai berikut:
1. Membandingkan Kesehatan Bisnis
Seiring berjalannya waktu dan semakin banyak informasi yang tercatat di buku besar, Anda dapat melihat bagaimana bisnis Anda berkembang. Apakah situasi ekonomi dalam kondisi terbaiknya, apakah masih ada potensi pertumbuhan, atau apakah diperlukan penyesuaian kebijakan ekonomi dan perdagangan. Analisis informasi ini dapat memberikan dasar yang kuat untuk merumuskan strategi bisnis pada umumnya dan strategi keuangan pada khususnya. Kita berharap dengan data yang benar dan akurat, analisis dapat dilakukan dengan benar dan juga menghasilkan kebijakan yang baik.
2. Acuan Utama Saat Pengecekan Transaksi
Tujuan dari buku besar adalah untuk mencatat semua transaksi perusahaan Anda. Semua kejadian terekam secara jelas, sistematis dan bersih, sehingga pengamatan data dapat dilakukan dengan cepat. Jika Anda menemukan sesuatu yang aneh dalam sebuah laporan, atau bahkan suatu peristiwa yang terjadi, Anda dapat memeriksa ulang informasi atau catatan dalam buku besar tersebut untuk memastikan bahwa informasi yang Anda lihat akurat. Pada dasarnya akuntansi merupakan acuan utama dalam pengendalian transaksi-transaksi yang dilakukan dan dilakukan oleh perusahaan.
3. Sumber Informasi Untuk Penyusunan Laporan Keuangan
Fungsi utama buku besar adalah menyediakan semua informasi yang diperlukan untuk persiapan berbagai laporan keuangan. Karena detail pencatatannya, bahan untuk setiap jenis laporan keuangan tersedia dengan lengkap. Hal ini pula yang menjadi alasan mengapa pencatatan dalam buku besar harus disusun secara sistematis dan jelas. Setiap laporan keuangan membutuhkan data yang berbeda dan penyusunannya lebih efisien bila informasi yang dibutuhkan mudah dicari karena dikelompokkan.
4. Pembuatan Laporan Inspeksi
Proses verifikasi yang dilakukan oleh pihak eksternal seringkali menjadi perhatian para pengusaha. Namun pada kenyataannya, hal ini tidak perlu terjadi selama pembukuannya benar dan akurat. Acuan utama pemeriksaan yang dilakukan adalah semua informasi yang tercatat dalam buku ini. Jika keakuratan setiap informasi dapat diverifikasi dan sesuai dengan keadaan perusahaan, tidak akan ada masalah audit yang besar.
Buku besar memberikan ringkasan kesehatan keuangan perusahaan, yang isinya digunakan untuk menyusun laporan keuangan. Alasan lain mengapa buku besar itu penting adalah sebagai berikut:
1. Membantu Membuat Keputusan Penting
Informasi yang akurat dan lengkap diperlukan bagi manajer bisnis dan keuangan, calon pembeli, auditor, dan pemangku kepentingan lainnya untuk menyiapkan prakiraan, proyeksi, dan laporan keuangan untuk menganalisis bisnis. Buku besar juga memungkinkan auditor atau akuntan untuk menelusuri jurnal individu untuk menemukan akar penyebab masalah.
2. Akurasi Transaksi Keuangan
Digunakan untuk menyimpan peristiwa perusahaan dan multi-sistem serta data statistik dengan model data terpadu yang menggabungkan detail peristiwa tersebut. Laporan ini juga mencakup informasi tentang pelanggan, pesanan, dan inventaris, sehingga membantu dalam merencanakan kebutuhan bisnis seperti pembelian inventaris, penetapan harga produk, dan bagaimana perusahaan membiayai semua kebutuhan tersebut.
3. Penyeimbang Buku
Memungkinkan akuntan menemukan kesalahan dalam neraca saldo dan memperbaikinya jika terjadi ketidakseimbangan.
4. Pengembalian Pajak Sederhana.
Dipastikan bahwa perusahaan dapat membayar lisensi dan asuransi yang diperlukan dari cadangan pajak. Ini memberi perusahaan informasi terperinci yang diperlukan untuk tujuan perpajakan dan jejak kertas jika terjadi audit IRS.
5. Mendeteksi dan Menghentikan Penipuan.
Menyimpan catatan keuangan yang baik dapat membantu bisnis mengidentifikasi dan memperbaiki transaksi penipuan sebelum menjadi masalah yang lebih besar.
Proses yang harus dilalui adalah sebagai berikut:
1. Siapkan Sesuai Dengan Grafik Perdagangan
Pertama, Anda perlu membuat buku besar dengan mengaturnya sesuai dengan bagan akun perusahaan.
2. Membuat Jurnal
Langkah selanjutnya adalah membuat jurnal atau detail transaksi bisnis untuk setiap transaksi yang terjadi. Termasuk tanggal, jumlah rekening dan debit, jumlah rekening dan kredit dan deskripsi transaksi.
3. Mengkategorikan
Kemudian mengklasifikasikan setiap transaksi ke dalam akun-akun yang sesuai seperti penjualan, kas, dan lain-lain. Setiap entri jurnal harus ditumpuk di bawah bagan akun yang digunakan oleh bisnis dan dikelompokkan ke dalam jenis akun seperti aset, kewajiban, ekuitas, pendapatan, dan pengeluaran.
Di kolom Akun, Anda harus menentukan akun yang akuntansinya dilakukan, misalnya akun kas. Sedangkan kolom Nomor Rekening dan Nomor Halaman berisi isian yang diperlukan untuk memudahkan kompilasi. Selain itu, kolom tanggal berisi tanggal transaksi, kolom keterangan berisi informasi transaksi, kolom debet berisi semua transaksi debit akun, dan kolom kredit berisi semua transaksi kredit akun.
4. Informasi Kepatuhan
Rekonsiliasi akun adalah bagian penting dari penutupan buku. Itu sebabnya Anda juga harus mengetahuinya. Akuntansi harus secara teratur memverifikasi kebenaran entri data dalam buku besar dengan membandingkan saldo akun dengan dokumen seperti laporan bank bulanan.
Buku besar harus direkonsiliasi secara teratur agar kesalahan tidak menumpuk:
- Rekonsiliasi saldo awal akun dengan tanggal rekonsiliasi penutupan periode sebelumnya.
- Tautkan transaksi akun ke transaksi individual dan tinjau jurnal penyesuaian masing-masing perusahaan.
- Periksa pembalikan entri jurnal untuk memastikan mereka benar. Selain itu, pastikan informasi rekening penutup cocok dengan saldo rekening penutup.
5. Transfer Jurnal
Setelah memverifikasi keakuratan akuntansi, langkah selanjutnya adalah mentransfer jurnal ke buku besar.
1. Mencatat Transaksi
Perangkat lunak buku besar dapat digunakan untuk mencatat semua jenis transaksi jurnal untuk secara otomatis menghasilkan laporan keuangan seperti neraca, laporan laba rugi, arus kas, dll.
2. Memudahkan Akuntan
Software akuntansi umum ini dirancang untuk kemudahan penggunaan dan tentunya dibangun dalam format sederhana untuk menyimpan informasi dasar (akun, sub-akun, detail karyawan dan lain-lain). Penggunaannya juga mudah, artinya Anda hanya perlu memasukkan akun-akun yang sudah disertakan di diary. Kemudian Anda dapat mengisinya dengan informasi lain yang mendukung pelaporan keuangan, seperti: Nama barang, nilai tukar (jika menggunakan mata uang asing), departemen, dll.
3. Simpan Data Secara Otomatis
Software akuntansi dapat merekam semua informasi dalam transaksi jurnal, dengan sistem pencatatan jurnal secara otomatis langsung di fungsi buku besar. Setelah itu, software juga dapat membuat laporan keuangan tanpa harus menutup pembukuan bulanan seperti sebelumnya.
4. Dapat Digunakan Offline
Software akuntansi pada dasarnya mendukung entry jurnal (double entry). Nyatanya, tanpa manajemen inventaris penuh, perangkat lunak ini digunakan secara offline, seperti saat menggunakan perangkat lunak ini dari perspektif informasi keuangan rumah.
5. Dapat Disesuaikan Sesuai Kebutuhan
Vendor perangkat lunak juga menawarkan alat buku besar yang secara khusus disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Dengan kata lain, penyedia perangkat lunak memiliki beberapa opsi atau variasi fungsi yang disertakan dalam perangkat lunak atas permintaan perusahaan
1. Informasi Dasar (nama karyawan, akun, departemen, pemasok, pelanggan, dll.).
2. Jurnal Double Entry (debit/kredit).
3. Menampilkan dan Mencetak Voucher Jurnal (Journal Voucher).
4. Menu Buku Besar.
5. Laporan Neraca Saldo.
6. Neraca.
7. Laporan Laba Rugi
8. Ekspor Laporan (dalam format file: Excel, JPEG, PDF, dan lainnya).
- Mudah digunakan, sehingga dapat digunakan oleh semua orang pada umumnya, meskipun hanya mengetahui dasar-dasar akuntansi keuangan.
- Pengguna cukup memasukkan jurnal umum dalam satu tempat dengan memasukkan akun-akun yang terkait satu sama lain, tanpa harus menata kembali akun-akun penting (akun administrasi).
- Laporan keuangan perusahaan dapat langsung dilihat begitu dipublikasikan tanpa harus melalui proses final.
- File database yang digunakan software ini tidak memakan banyak memory/memori maupun harddisk karena software ini didesain sangat ringan dan tidak memiliki alur yang terlalu rumit.
- Presentasi yang ramah pengguna tidak di latar depan, karena fokusnya lebih pada perekaman sederhana.
- Kesalahan pengguna dapat terjadi saat memasukkan akun jurnalistik karena pengguna memasukkan akun ini secara bebas.
- Lebih efektif pada perusahaan dengan proses bisnis yang lebih spesifik. Misalnya, operasi pengadaan, transaksi yang melibatkan barang, aset tetap, produksi, dll.
- Kurang efisien jika diterapkan ke usaha yang memiliki frekuensi transaksi rutin dan sering.
- Ketidakmampuan untuk mengontrol inventaris, hutang yang jatuh tempo, dll.
Cara kerja buku besar dapat disederhanakan sebagai berikut:
1. Data transaksi harus dicatat di sub-akun sesuai dengan bagan akun perusahaan.
2. Data transaksi harus disusun menjadi buku besar agar akuntan dapat membuat akun percobaan.
3. Neraca saldo ini harus diperiksa kesalahannya dan bila perlu disesuaikan dengan penambahan.
4. Neraca saldo yang disesuaikan digunakan untuk menyiapkan berbagai bentuk laporan keuangan.
Di atas adalah gambaran lengkap tentang pengertian, fungsi, pentingnya, manfaat, cara membuat buku besar, kelebihan, dan kekurangan. Saya harap artikel ini bermanfaat bagi Anda.
Kesempatan lowongan magang terbaru di tahun 2024
Baca Selengkapnya..