Apa Itu Privacy Policy? Pengertian, Pentingnya, Poin Yang Harus Ada

Apa itu Privacy Policy?

Privacy policy (kebijakan privasi) adalah pernyataan hukum yang menjelaskan bagaimana perusahaan mengumpulkan, memproses menangani, dan menghormati data pribadi pelanggannya di situs web atau aplikasi. Sebagian besar kebijakan privasi menggunakan bahasa yang jelas dan eksplisit untuk memastikan bahwa pelanggan atau pengunjung situs web mereka memahami data pribadi apa yang dikumpulkan perusahaan dan bagaimana perusahaan akan menggunakan informasi tersebut. Kebijakan privasi diperlukan untuk setiap media digital yang mengumpulkan data pengguna, seperti situs web, situs e-niaga, blog, aplikasi web, aplikasi seluler, dan aplikasi desktop.

Contoh informasi yang dikumpulkan secara umum meliputi nama, tanggal lahir, alamat email, nomor telepon, alamat IP, dan informasi pribadi lainnya. Informasi ini dapat diambil saat pengunjung berada di situs, membuat akun, atau melakukan subscription. 
Selain itu, juga dapat menentukan dalam kebijakan privasi untuk apa data pengguna dikumpulkan. Misalnya, situs web anda mungkin menggunakan alamat IP pengunjung untuk melihat halaman mana yang mereka kunjungi. Ini memungkinkan anda membuat rekomendasi tentang situs terkait yang mungkin disukai pengguna ini. 

 

Kenapa Privacy Policy Penting?

Sebaiknya anda mengetahui dahulu kenapa privasy policy itu penting sebelum membuat privacy policy.

1.    Website lebih terpercaya
Sebagian besar situs web dengan jangkauan pengguna yang besar dipastikan jika memiliki halaman privacy policy. Halaman ini adalah bukti bahwa pemilik situs web memahami dan terbuka untuk penggunaan informasi pengunjung. Karena pengunjung dapat mengetahui informasi apa yang diminta dan disimpan oleh situs web. Hal ini penting karena meningkatkan kepercayaan pengguna website anda. Pengguna akan merasa aman dan nyaman mengakses website anda lebih lama. Bahkan, mereka juga merekomendasikan orang lain untuk membuka website anda.  

2.    Mematuhi hukum
Privacy policy adalah salah satu cara untuk mematuhi hukum di internet. Secara khusus, tujuannya adalah untuk menjamin tidak adanya hal-hal yang tidak diinginkan. Seperti penyalahgunaan pengunjung, jual beli data pengguna, dll.

Salah satu hukum ini adalah General Data Protection Regulation (GDPR). Pada 25 Mei 2018 peraturan ini berlaku untuk semua orang di dunia yang engolah, menyimpan, atau memproses data pribadi penduduk di seluruh Uni Eropa (UE). Ini untuk mencegah situs web menyalahgunakan informasi pribadi tanpa izin pengunjung. Pelanggaran aturan tersebut akan berakibat pada denda. Denda dapat berkisar dari Rp 174 hingga Rp 348 miliar tergantung jenis pelanggarannya.  

3.    Salah satu syarat layanan pihak ketiga
Halaman privacy policy merupakan syarat wajib jika ingin menggunakan layanan pihak ketiga. Hal tersebut karena pihak ketiga tidak mau berurusan dengan hukum atas penyalahgunaan data pengunjung. Namun, layanan pihak ketiga yang menggunakan informasi pribadi pengunjung situs web anda untuk mendapatkan informasi yang bermanfaat. 

Transparansi dapat dicapai melalui privacy policy. Semua pihak yaitu website anda, pengunjung website, dan layanan pihak ketiga sama-sama mengetahui aktivitas website yang tentunya tidak merugikan siapapun. Kredibilitas website Anda juga akan meningkat karena kebijakan privasi menyatakan bahwa website Anda mengutamakan keamanan dan kenyamanan penggunanya. 
Contoh layanan pihak ketiga yaitu Google tools seperti Google AdSense, Google AdWords dan Google Analytics.
 

Poin Penting Yang Harus Ada Di Privacy Policy

1.    Informasi apa yang dikumpulkan 
Hal pertama yang harus disertakan dalam privacy policy adalah menyatakan informasi apa yang situs web kumpulkan dari pengunjung. Berikan detail seperti nama pengguna, nomor telepon, alamat, alamat IP.

Selain informasi dasar, di bawah ini daftar informasi yang biasanya dikumpulkan dari pengunjung situs web.

•    Informasi kontak
•    Alamat IP untuk mengakses situs web.
•    Informasi pendidikan dan pekerjaan. 
•    Cookies 
•    Username dan kata sandi 
•    Informasi pembayaran 
•    Komentar, feedback, posting, atau konten lain 
•    Metode komunikasi yang dipilih oleh pengunjung 
•    Pembelian dan riwayat penelusuran 
•    Lokasi perangkat pengunjung 
•    Minat pribadi pengunjung
•    Berkomunikasi dengan pengunjung lain

2.    Cara mengumpulkan informasi 
Ada beberapa cara untuk mengumpulkan informasi pengunjung melalui website, yaitu:

•    Situs web selama pendaftaran, pembuatan akun, dan pembelian.
•    Pihak ketiga dari database publik, mitra pemasaran bersama, jejaring sosial, dll.
•    Server berkas log berupa alamat IP yang mengidentifikasi waktu dan halaman yang dikunjungi di situs web.
•    Penggunaan aplikasi saat pengunjung menggunakan aplikasi, anda dapat mengumpulkan informasi tentang tanggal dan waktu penggunaan aplikasi, serta melacak dan merekam penggunaan aplikasi, lokasi fisik, dll. 

3.    Cookies
Jika situs web anda menggunakan cookies untuk melacak aktivitas dan catatan pengguna, anda juga harus menjelaskan hal ini dalam kebijakan privasi. Anda harus menjelaskan kepada pengunjung apa itu cookie dan bagaimana cara kerjanya bahwa dengan bantuan cookies, pengunjung tidak lagi harus melakukan pengaturan setiap kali mengunjungi website, karena riwayat kunjungan tersimpan. 

4.    Cara penggunaan informasi
Ada beberapa cara menggunakan informasi pribadi pengunjung, yaitu:

•    Perbarui informasi layanan atau produk kepada pelanggan.
•    Untuk tujuan komunikasi, menawarkan/membeli produk atau layanan.
•    Kirim katalog, penawaran, email pemasaran, buletin, dll.
•    Keterbukaan informasi kepada pemerintah atau otoritas. Terutama hukum yang berlaku. 
•    Untuk memungkinkan pengunjung menggunakan layanan situs web.
•    Untuk evaluasi, pengembangan, analisis data, pemecahan masalah, survei, dan peningkatan layanan situs web.
•    Memberikan rekomendasi konten atau iklan yang lebih sesuai dengan kebutuhan pengguna. 

5.    Penyimpanan informasi 
Penyimpanan informasi erat kaitannya dengan keamanan data. Sebagai pemilik situs web, anda harus memastikan keamanan informasi yang dikumpulkan dari pengguna. Dalam kebijakan privasi Anda dapat menyebutkan metode yang digunakan untuk melindungi data pribadi pengunjung, seperti tindakan organisasi, teknis, dan administratif. 

6.    Berbagi data dengan pihak ketiga 
Pihak ketiga adalah pihak yang terlibat pada urusan antara pemilik website dan pengunjung. Saat pengunjung mengeklik tautan pihak ketiga (aplikasi atau situs web tertentu) di situs web anda, pengguna mengikuti privacy policyyang berbeda. Ini berarti bahwa seluruh privacy policy situs web yang ditautkan bukan tanggung jawab anda. 

7.    Kebijakan lainnya
Setiap situs web memiliki kebijakan yang berbeda tergantung kebutuhan. Berikut adalah kebijakan lainnya yang dapat anda tambahkan:

•    Iklan
•    Google AdSense
•    Perubahan atau pembaruan kebijakan
•    Penggunaan situs web oleh anak di bawah umur

8.    Persetujuan
Pada poin terakhir itu, tekankan bahwa kebijakan yang dibuat mematuhi hukum dan peraturan yang berlaku. Secara umum, poin persetujuan juga menekankan bahwa pengguna secara otomatis menerima persyaratan penggunaan yang tercantum dalam privacy policy.

 

Kesimpulan

Privacy policy (kebijakan privasi) adalah pernyataan hukum yang menjelaskan bagaimana perusahaan mengumpulkan, memproses menangani, dan menghormati data pribadi pelanggannya di situs web atau aplikasi. 

Terdapat alasan privacy policy itu penting dalam sebuah web yaitu karena Website lebih terpercaya, Mematuhi hukum, Salah satu syarat layanan pihak ketiga.

Dalam membuat privacy policy juga ada beberapa hal yang diperhatikan yaitu informasi apa yang dikumpulkan, cara mengumpulkan informasi, cookies, cara penggunaan informasi, penyimpanan informasi, berbagi data dengan pihak ketiga, kebijakan lainnya, dan persetujuan.