Mari Mengenal Apa Itu Effective Communication Skills

Banyak orang ingin mengetahui apa itu komunikasi yang efektif dan apa artinya memiliki keterampilan komunikasi yang efektif. Jawabannya melibatkan beberapa unsur. Komunikasi yang efektif berarti ide dan konsep Anda didengarkan dan orang-orang menindaklanjutinya.

Dalam hal mendefinisikan komunikasi yang efektif, itu juga berarti Anda dapat mendengarkan, memahami, dan mengambil tindakan atas apa yang dikatakan orang lain. Inilah definisi komunikasi yang efektif dan bagaimana sebuah departemen, tim, atau perusahaan membangun kesuksesan dengan memahami apa yang perlu dilakukan dan melakukannya! Pertukaran informasi hanyalah salah satu aspek dari komunikasi yang efektif. Memahami motivasi dan perasaan yang mendasari informasi itu penting. 

Tampak jelas bahwa komunikasi yang baik akan datang dengan sendirinya. Namun terlalu sering, saat kita mencoba berinteraksi dengan orang lain, terjadi kesalahan. Kesalahpahaman, ketidakpuasan, dan perselisihan terjadi ketika kita mengatakan satu hal dan orang lain mendengar sesuatu yang berbeda. 

Bagian tersulit dalam memahami definisi komunikasi yang efektif dalam bisnis adalah orang sering tidak tahu bahwa mereka tidak berbicara dengan jelas. Jika Anda bertanya, kebanyakan orang akan memberi tahu Anda bahwa mereka memiliki keterampilan komunikasi efektif yang kuat. Namun, kesalahpahaman sering terjadi. Jadi, Anda perlu mengidentifikasi dan menghilangkan kemungkinan kebiasaan buruk, yang akan membantu Anda lebih terhubung dengan orang lain dan menyampaikan maksud Anda.
 

Apa komunikasi yang baik hari ini? Komunikasi yang efektif saat ini lebih sulit daripada di masa lalu karena ada lebih banyak cara untuk terhubung. Anda akan berpikir menyampaikan maksud Anda akan lebih mudah, tetapi bukan itu masalahnya. Ini membuatnya penting untuk mengembangkan keterampilan komunikasi yang efektif untuk memastikan orang lain memahami apa yang ingin kita katakan. 

Karena keterampilan komunikasi yang efektif memberi Anda pemahaman yang lebih dalam tentang apa yang diinginkan orang lain dan bagaimana menyampaikan informasi kepada mereka, itu membangun kerja yang kuat dan hubungan pribadi. Lingkungan kerja dan kehidupan pribadi Anda meningkat secara alami saat orang lain merasa didengarkan dan dipahami oleh Anda.

Dengan SMS, email, pesan instan, Slack, Teams, dan telepon seluler, pilihan untuk berkomunikasi sangat banyak. Mengikuti dan menanggapi begitu banyak sumber memperumit proses komunikasi yang efektif. Selain itu, kebiasaan multi-tasking telah benar-benar menggagalkan keterampilan mendengarkan yang baik karena orang kurang memperhatikan saat mencoba melakukan lebih dari satu hal.

Dengan begitu banyak pilihan tentang cara berkomunikasi secara efektif, penting bagi Anda untuk memilih kata-kata dengan hati-hati karena berbagai hal dapat dengan mudah disalahartikan. Jika Anda tidak jelas tentang suatu pesan, pastikan untuk meminta klarifikasi untuk menghindari kebingungan. Untuk komunikasi efektif yang konstan, selalu terlibat dan pastikan untuk mendengarkan untuk memahami.
 

Ketika kita memiliki komunikasi yang baik, kita membahayakan diri kita sendiri dan orang lain di sekitar kita. Berikut adalah beberapa hambatan khas yang mungkin mencegah Anda berkomunikasi secara efektif:

Menekankan

Stres dapat menyebabkan kebiasaan perilaku tidak sehat di mana Anda salah mengartikan orang lain dan mengirim pesan yang bertentangan. Anda dapat mengembangkan keterampilan komunikasi yang efektif dengan menenangkan diri sebelum melanjutkan percakapan untuk mencegah konflik dan kesalahpahaman. 

Kurang fokus 

Anda tidak akan dapat berkomunikasi dengan jelas jika pikiran Anda tidak tertuju pada diskusi yang sedang Anda lakukan. Komunikasi yang efektif berarti Anda fokus dan menghindari gangguan lain. 

Bahasa Tubuh Negatif 

Jika Anda tidak setuju dengan seseorang, Anda mungkin tergoda untuk menggelengkan kepala, memutar mata, atau menyilangkan tangan. Masih penting untuk berkomunikasi secara positif untuk mencegah merendahkan orang lain dan mengirimkan sinyal negatif. Ini adalah kunci untuk mengembangkan keterampilan komunikasi yang efektif. 

Kita perlu mendekonstruksi komunikasi. Dalam bentuknya yang paling sederhana, komunikasi melibatkan pengirim dan penerima. Pesan dikirim dari pengirim ke penerima. Penerima menerimanya. Kedengarannya sederhana, bukan? Tidak terlalu cepat, pesan dikirim melalui saluran yang berbeda.

Apakah pesan dikirim secara tatap muka, melalui telepon, atau melalui email, slack, atau pesan teks, masing-masing metode ini dapat menyebabkan miskomunikasi dengan derajat yang berbeda-beda. Komunikasi verbal yang efektif sangat penting untuk menyampaikan pesan, dan keterampilan mendengarkan yang kuat diperlukan untuk memahami pesan tersebut.

Komunikasi Tatap Muka

Saat kita bertatap muka, penerima dapat melihat ekspresi wajah dan bahasa tubuh pengirim, yang meningkatkan komunikasi yang efektif. Dia juga bisa mendengar nada suara pengirim. Ini memberi lebih banyak konteks pada percakapan. Ini juga memungkinkan pengirim untuk menentukan apakah pesannya telah diterima dengan membaca ekspresi wajah penerima.

Sisi positif dari komunikasi tatap muka tidak menghilangkan sisi negatifnya. Di bagian selanjutnya, kami akan membahas beberapa masalah yang dapat muncul selama kontak tatap muka.

Komunikasi Telepon

Mari kita bicara tentang komunikasi telepon sekarang. Seperti komunikasi tatap muka, penerima mendengar nada suara, tetapi kedua belah pihak tidak memiliki aspek visual komunikasi yang diperlukan untuk komunikasi yang efektif. Jika pengirim lelah atau kesal (walaupun kesal tidak terkait dengan isi pesan), penerima mungkin salah memahami pesan yang tidak mengarah pada komunikasi yang efektif.

Teks, Email, atau Komunikasi

Teks, email, atau pesan lambat tidak memiliki banyak konteks yang kita dapatkan dari visual (bahasa tubuh, ekspresi wajah) dan vokal (nada suara). Orang yang membacanya akan membacanya dengan nada suaranya sendiri, yang mungkin sesuai atau tidak sesuai dengan maksud pengirim.

Ada banyak cara pesan dapat disalahpahami atau disalahtafsirkan. Setiap orang memasuki percakapan dengan filternya sendiri, yang digunakan untuk mengirim dan menerima pesan. 

Filter kita dipengaruhi oleh banyak faktor, seperti pendidikan kita, budaya kita, latar belakang kita, prasangka kita, pengetahuan kita tentang topik, dan suasana hati kita. Dengan demikian, mereka dapat mempengaruhi bagaimana pesan tersebut ditafsirkan. Jadi, untuk memiliki komunikasi yang efektif, penting untuk bertatap muka sehingga Anda dapat mendengar suara orang lain dan mengamati bahasa tubuhnya.

Gaya Komunikasi

Kita masing-masing memiliki gaya komunikasi yang berbeda, yang merupakan penghalang lain. Mungkin Anda adalah seseorang yang lebih menyukai poin-poin, mungkin Anda suka bercerita panjang, mungkin Anda lebih suka fakta dan grafik, atau mungkin Anda lebih suka komunikasi yang lembut dan penuh hormat.

Setiap gaya ini akan memengaruhi cara pengiriman dan penerimaan pesan Anda. Survei DiSC kami dapat membantu Anda dan tim Anda mempelajari lebih lanjut tentang gaya pribadi Anda dan cara memodifikasinya untuk mempromosikan komunikasi yang efektif.

Bagaimana Anda bisa memastikan pesan Anda diterima seperti yang Anda inginkan? Langkah pertama untuk komunikasi yang efektif adalah memastikan Anda sejelas mungkin. Anda harus merencanakan pesan Anda terlebih dahulu. Itu terutama benar jika ini adalah percakapan yang signifikan. Tanyakan pada diri sendiri, hasil apa yang ingin saya capai?

Saat percakapan kita selesai, apa yang saya ingin orang lain pikirkan, rasakan, atau lakukan? Semakin jelas niat Anda, semakin besar kemungkinan Anda mencapai tujuan komunikasi yang efektif. Jika Anda akan membicarakan sesuatu yang penting, Anda mungkin ingin menuliskannya. Sebelum mengirim komunikasi tertulis, Anda harus meminta orang lain untuk melihatnya.

Lebih banyak mendengar daripada berbicara

Ketika kita berbicara lebih dari mendengarkan kita kehilangan kesempatan untuk belajar. Orang lain juga akan menganggap Anda lebih positif. Keterampilan komunikasi yang efektif berarti memiliki keterampilan mendengarkan yang baik. 

Hentikan multitugas

Seperti yang saya katakan sebelumnya, kita tidak dapat melakukan banyak tugas secara efektif, bahkan jika kita pikir kita bisa. Anda akan kehilangan informasi penting.

Koreksi email

Saya tahu kita berada di dunia yang serba cepat. Kami pikir cepat lebih baik daripada sempurna. Di dunia email, (terutama karena email bisa hidup selamanya) Anda mempertaruhkan reputasi Anda serta reputasi perusahaan Anda. Selalu periksa email untuk memastikan komunikasi yang efektif. 

Rencanakan hasil Anda

Luangkan waktu sebelum diskusi penting untuk merencanakan apa yang akan Anda katakan dan apa yang ingin Anda capai selama percakapan. Semakin jelas Anda sebelum percakapan Anda, semakin jelas percakapan itu, menghasilkan komunikasi yang efektif.

Jika Anda ingin berbuat lebih banyak untuk menjadi komunikator yang lebih baik
Tanyakan kepada anggota keluarga atau kolega Anda, "Apa kekuatan dan kelemahan saya terkait komunikasi?" Anda mungkin mengetahui bahwa Anda memiliki kesenjangan yang signifikan dalam kemampuan Anda untuk berkomunikasi. Jika demikian, mulailah mengerjakan SATU elemen komunikasi. Anda dapat bekerja untuk meningkatkan keterampilan email Anda, atau melatih keterampilan mendengarkan Anda, atau berlatih memberikan presentasi yang lebih baik.

Jika itu terasa menakutkan bagi Anda, Anda dapat menghubungi kami untuk meningkatkan keterampilan komunikasi efektif Anda. Itulah alasan yang tepat untuk mempekerjakan Laurie Brown dan menyuruhnya melatih tim Anda.

Peningkatan komunikasi mengarah pada berbagai hasil positif seperti efisiensi yang lebih besar, proyek yang lebih selesai, dan hubungan yang lebih baik. Komunikasi yang efektif adalah kunci untuk kerja kolaboratif sehingga Anda dapat mengatasi kesulitan apa pun sebagai tim dan keluar darinya dengan lebih kuat. 

Ketika setiap orang jelas akan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing, alur kerja akan berjalan dengan lancar. Selain itu, ketika karyawan merasa nyaman mengutarakan pikiran mereka dan menyuarakan pendapat mereka, hubungan menjadi lebih baik, etos kerja meningkat, dan produktivitas meningkat. 

Keterampilan komunikasi efektif non-verbal sama pentingnya dengan keterampilan komunikasi verbal. Mendengarkan secara aktif mendukung budaya kerja, meningkatkan hubungan, dan membuat karyawan lebih efektif. Mendengarkan dengan baik memastikan departemen bekerja dengan baik secara internal dan dengan departemen lain juga. Ini sangat penting untuk memastikan orang merasa didengarkan dan diakui.

"Sebagai tim yang bekerja secara virtual dari tiga negara bagian, kami perlu memiliki keterampilan komunikasi internal dan eksternal yang sangat baik. Laurie dan timnya memberikan pelatihan yang mendukung tentang keterampilan presentasi individu dan mengajarkan teknik komunikasi penting dan mudah diingat kepada agensi kami dalam pengaturan jarak jauh. Kami sekarang lebih efektif berinteraksi dengan klien kami dan satu sama lain. Lokakarya terbaik. Sangat direkomendasikan." Christine Slocumb

Pentingnya komunikasi yang efektif tidak dapat disangkal. Jika tim Anda mengalami tantangan komunikasi dan membutuhkan keterampilan komunikasi yang lebih baik, bekerjalah dengan Laurie untuk memfasilitasi pelatihan yang telah terbukti guna meningkatkan cara karyawan Anda berhubungan satu sama lain. Pelajari apa itu komunikasi yang baik dan bagaimana meningkatkan keterampilan komunikasi yang efektif di tempat kerja dan semua aspek kehidupan. 

Programnya tentang komunikasi yang efektif bersifat interaktif dan dikemas dengan konten yang luar biasa untuk melibatkan orang-orang Anda. Dia menambahkan jumlah humor yang tepat untuk membuat tim tetap bersemangat dan fokus. Program Laurie untuk komunikasi yang efektif di tempat kerja sangat cocok untuk sesi breakout atau pelatihan internal.