Pengertian dari Scenario Planning Analysis

Untuk mencapai tujuannya, organisasi pasti akan berhadapan dengan segala ketidakpastian yang dapat menguntungkan atau merugikan organisasi. Jika kita berbicara tentang tujuan, kita juga harus membahas tentang masa depan. Oleh karena itu, organisasi Anda harus dapat mengantisipasi perubahan apa yang akan menguntungkan atau menghambat organisasi sehingga organisasi dapat menyiapkan langkah pengendalian dan siap untuk menghadapi tantangan tersebut.

Analisis skenario memungkinkan organisasi untuk memprediksi peristiwa yang akan terjadi di masa depan, dengan mempertimbangkan berbagai kemungkinan yang dapat terjadi. Analisis skenario memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi tren bisnis, peristiwa resiko, perubahan teknologi, peraturan pemerintah, preferensi konsumen, dan lainnya. Biasanya analisis ini terdiri dari proses prediksi beberapa skenario untuk mempersiapkan guna menghadapi semua kemungkinan yang mungkin terjadi di masa depan.

Penggunaan dari Scenario Planning Analysis

Sebagai alat bantu penilaian resiko, analisis skenario dapat digunakan untuk mengidentifikasi resiko dan proses eksplorasi konsekuensinya. Pada umumnya Scenario Planning Analysis dilakukan pada tingkat operasional sampai pada perencanaan strategis organisasi dan teknik ini dapat digunakan dalam jangka panjang (Long-term Scenario Analysis) maupun dalam jangka pendek (Short-time Scenario Analysis).

Analisis skenario jangka panjang dapat membantu perusahaan untuk merencanakan perubahan besar di masa depan, dengan melihat peristiwa perubahan besar yang telah terjadi 50 tahun lalu. Jenis analisis ini biasanya menyangkut pembahasan tentang perubahan teknologi besar dan preferensi konsumen. Selain itu, analisis skenario jangka pendek dapat membantu organisasi mengatasi resiko taktis atau operasional (resiko yang mereka hadapi setiap hari), seperti resiko terlambatnya pengiriman barang ke konsumen, resiko tidak tersedianya layanan organisasi untuk sementara waktu, dan lainya.

Selain itu, analisis skenario tidak dapat memprediksi tingkat kemungkinan terjadinya perubahan tersebut, tetapi analisis ini sangat berguna dalam memprediksi konsekuensinya. Sehingga dapat membantu organisasi menggunakan sumber daya mereka dengan benar untuk beradaptasi dengan perubahan yang telah diprediksi sebelumnya. Untuk dapat menerapkan analisis skenario yaitu dengan mengikuti langkah-langkah sederhana ini:
 

1. Pilih Resiko yang Hendak Dianalisis

Langkah pertama adalah memahami tujuan organisasi serta apa saja resiko yang akan dihadapi, mulai dari resiko terendah hingga resiko tertinggi. Untuk mengetahui resiko apa yang akan dihadapi organisasi, Anda dapat melakukan wawancara singkat atau menyebarkan kuesioner pada seluruh unit bisnis atau departemen dalam organisasi. Informasi yang telah terkumpul akan cukup lengkap dan menyeluruh.

Selain itu, Anda dapat menentukan besarnya konsekuensi dan kemungkinan terjadinya untuk mengidentifikasi resiko terbesar bagi organisasi. Anda dapat berkomunikasi dan berkonsultasi dengan direktur terkait, unit manajemen resiko, atau membaca dokumen panduan penerapan manajemen resiko organisasi.

Misalnya PT. AWX merupakan perusahaan manufaktur yang bergerak di bidang tekstil dan garmen (fashion), perusahaan ini telah beroperasi selama lebih dari 50 tahun dan telah mengalami berbagai perubahan tren bisnis yang cukup drastis karena tren pada industri fashion yang berubah dengan sangat cepat. Menghadapi hal tersebut PT. AWX berencana membentuk tim baru yaitu tim Perencanaan Strategis (PS). Tahun ini PT. AWX telah merekrut tim PS yang baru, tugas pertama tim ini adalah melakukan Analisis Skenario untuk memprediksi tren bisnis dan preferensi konsumen di tahun yang mendatang, khususnya pada industri fashion.

Tim Perencanaan Strategis memulai riset penelitiannya dengan melihat summary laporan perusahaan selama 50 tahun terakhir, hal ini bertujuan untuk mengetahui pola perubahan tren fashion di Indonesia dan internasional. Tidak butuh waktu lama bagi tim Perencanaan Strategis untuk mengetahui bahwa trend fashion global diprediksi akan kembali ke gaya tahun 80-an, hal ini juga diperkuat oleh banyaknya literatur fashion internasional yang mengklaim hal serupa.

Mengetahui hal tersebut, tim Perencanaan Strategis segera melakukan diskusi dengan pemangku kepentingan organisasi yang relevan untuk mengidentifikasi resiko, agar perusahaan dapat mempertahankan dan meningkatkan reputasinya dalam menghadapi perubahan trend. Hasil identifikasi resiko menunjukkan bahwa PT. AWX menghadapi sejumlah resiko, antara lain:

-Resiko Produksi, sulit mendapatkan bahan baku khusus untuk pakaian ala tahun 80-an, karena hampir tidak ada pemasok yang memperhatikan perubahan tren yang begitu cepat.

-Resiko Produksi, target produksi tidak tercapai karena staf produksi tidak memiliki pengalaman membuat pakaian gaya 80-an.

-Resiko Pemasaran, pangsa pasar brand lokal semakin tergerus dengan bertambahnya brand internasional yang banyak beredar di Indonesia.

Berdasarkan informasi yang diperoleh dari identifikasi resiko, tim Perencanaan Strategis memutuskan untuk melakukan analisis skenario pada satu resiko. Resiko tersebut merupakan resiko pangsa pasar brand lokal yang semakin tergerus, disebabkan oleh brand internasional yang semakin banyak beredar di Indonesia.

2. Identifikasi Sumber Daya

Proses selanjutnya adalah mengidentifikasi sumber daya yang dimiliki organisasi. Tujuan dari identifikasi sumber daya adalah untuk menentukan kapasitas dan kemampuan organisasi untuk menghadapi resiko masa depan. Dengan pemahaman yang baik tentang sumber daya organisasi, Anda dapat menyiapkan strategi dan mengalokasikan sumber daya untuk mendukung strategi tersebut dan mengelola resiko di masa depan. Sumber daya organisasi dapat ditemukan dalam berbagai bentuk namun tidak terbatas pada:

-Sumber daya finansial, kapasitas organisasi tergantung pada seberapa besar kapasitas finansial yang dimiliki organisasi dan seberapa banyak mereka mampu menangani kerugian finansial.

-Sumber daya reputasi, kemampuan organisasi bergantung pada seberapa besar pengaruh reputasi organisasi terhadap preferensi konsumen.

-Sumber daya tenaga ahli, kemampuan organisasi dalam seberapa banyak tenaga ahli yang mereka miliki.

Untuk mengetahui sumber daya yang dimiliki organisasi, Anda dapat mewawancarai kepala departemen di organisasi Anda. Secara umum, kepala departemen dapat menentukan/mengetahui kapasitas dan kapabilitas sumber daya departemennya sendiri.

Sebagai lanjutan dari contoh sebelumnya, tim Perencanaan Strategis melanjutkan analisisnya dengan mengidentifikasi sumber daya PT. AWX. Tim Perencanaan Strategis mewawancarai kepala divisi Pemasaran, Keuangan dan Produksi untuk menentukan sumber daya organisasi mereka dan memperoleh informasi berikut:

-Sumber daya finansial, PT. AWX memiliki aset lancar sebesar Rp 150 miliar dan dapat menanggung kerugian finansial hingga Rp 100 miliar.

-Sumber daya reputasi, brand yang telah diproduksi PT. AWX adalah brand top 5 terbaik di Indonesia pada kategori fashion milenial. Beginilah produk-produk baru yang telah diluncurkan PT. AWX dapat memengaruhi preferensi konsumen saat menggunakan fashion.

-Sumber daya tenaga ahli, PT. AWX memiliki tenaga ahli yang merupakan tim perancang busana bersertifikat sehingga mampu untuk membantu bisnis menciptakan produk yang unik, khas, dan istimewa bagi penggunanya.

3. Menyusun Skenario

Biasanya, skenario yang disiapkan dapat berupa sebuah cerita yang menggambarkan bagaimana resiko tersebut dapat terwujud di masa depan, serta penyebab dari resiko tersebut dan konsekuensi yang akan ditimbulkannya. Sebagai contoh, berikut adalah contoh skenario resiko PT. AWX.

“Selama satu tahun ke depan, tren fashion diperkirakan akan bergerak kembali ke tahun 80-an. Itu karena masyarakat di seluruh dunia kini mulai menyukai nuansa era 80-an seperti acara musik dan hiburan di televisi. Sehingga banyak pakar memprediksi industri fashion milenial juga akan mengikuti tren tersebut.

PT. AWX harus mampu mempertahankan dan meningkatkan reputasinya sebagai top 5 millennial fashion brand di Indonesia. Untuk melakukan ini, perusahaan harus mampu memprediksi berbagai skenario masa depan. Terutama skenario terkait resiko penurunan pangsa pasar brand lokal akibat bertambahnya brand internasional yang beredar di Indonesia.

Skenario normal adalah PT. AWX harus bekerja keras karena persaingan sangat ketat untuk selalu menciptakan inovasi produk dengan desain semenarik mungkin. Jika skenario ini menjadi kenyataan, pendapatan/omset perusahaan akan berada di kisaran 6-10 miliar per bulan.

4. Menyiapkan Strategi/Kendali

Langkah selanjutnya adalah menyiapkan strategi untuk menghadapi skenario yang sedang berlangsung. Strategi dapat disebut sebagai kendali (control). Secara umum pengawasan terbagi menjadi tiga jenis yaitu kendali preventif, detektif dan korektif.

-Kendali preventif diambil untuk mengurangi tingkat terjadinya resiko.  

-Kendali detektif dilakukan untuk menyelidiki atau mengungkap suatu peristiwa resiko.

-Kendali korektif dilakukan sebagai langkah perbaikan ketika suatu kejadian resiko telah terjadi untuk mengurangi besarnya akibat yang ditimbulkan.

Jika Anda bertanya-tanya pengendalian resiko mana yang paling efektif, maka jawabannya adalah jelas tidak ada. Karena setiap elemen kendali memiliki fungsinya masing-masing. Namun, organisasi selalu disarankan untuk mengambil tindakan pencegahan karena mencegah lebih baik daripada mengobati. Ingatlah bahwa biaya pencegahan biasanya lebih kecil dibandingkan dengan biaya untuk melakukan pemulihan/perbaikan. Contoh strategi/pengendalian preventif untuk ketiga skenario yang dijelaskan sebelumnya.

Strategi Skenario Normal

-Preventif, melaksanakan riset untuk inovasi desain produk sejak dini sehingga PT. AWX sudah memiliki timeline untuk memperbarui desain produknya.

-Korektif, memproduksi pakaian gaya 80-an untuk segmen non-milenial, seperti untuk segmen baby boomer atau segmen Big Size. Hal ini dimaksudkan untuk menurunkan konsekuensi dari persaingan yang ketat.

Strategi Skenario Terbaik

-Preventif, pencarian bahan khusus sejak saat ini dan kemudian diinvestasikan pada tim riset yang dapat memproduksi sendiri bahan baku tersebut. Sehingga ketika penjualan meningkat drastis maka PT. AWX tidak mengalami kesulitan untuk mengikutinya.

-Korektor, Mengubah strategi periklanan/promosi dengan menaikkan harga produk dan membangun persepsi bahwa produk yang diproduksi oleh PT. AWX adalah edisi terbatas. Agar reputasi perusahaan tidak hancur saat persediaan produk sudah habis dari pasar.

Strategi Skenario Terburuk

-Preventif, berpartisipasi dalam pameran fashion di dalam negeri maupun luar negeri. Sebagai penyewa pameran PT. AWX dapat memamerkan inovasi desain dari merek-merek yang dihasilkannya.

-Preventif, Meningkatkan kampanye promosi di media sosial untuk meningkatkan kesadaran konsumen dalam dan luar negeri tentang brand PT. AWX sejak perubahan tren belum dimulai.

-Korektif, menambahkan model bisnis baru dengan menerima pesanan massal untuk pakaian seperti seragam. Hal ini bertujuan untuk mengurangi konsekuensi kerugian dengan menambah sumber pendapatan lain.

5. Evaluasi Skenario dan Strategi

Tujuan dari tahap terakhir ini adalah untuk mengevaluasi skenario dan setiap strategi atau kontrol yang telah dikembangkan. Dengan demikian, organisasi memiliki pedoman bagaimana menghadapi suatu skenario yang akan terjadi dan membantu organisasi untuk bertindak dan mengambil keputusan dengan cepat dan tepat.

Tim pelaksana analisis skenario dan para pemangku kepentingan yang relevan dari organisasi Anda harus berpartisipasi dalam evaluasi skenario dan strategi. Tujuan dari tugas ini adalah untuk menginformasikan kepada pemangku kepentingan tentang apa yang telah direncanakan organisasi sehingga tidak ada kesalahpahaman dan koordinasi jika suatu skenario terjadi.

Manfaat dari Scenario Planning Analysis

Seperti yang dijelaskan pada poin penggunaan ketiga, skenario resiko pangsa pasar brand lokal semakin tergerus bisa saja lebih dari satu. Pada prinsipnya, suatu resiko dapat memiliki beberapa penyebab resiko dan juga beberapa konsekuensi resiko juga. Jadi sangat mungkin jika beberapa skenario dipertaruhkan. Oleh sebab itu, keluaran dari hasil analisis skenario merupakan laporan lengkap yang meliputi:

-Tujuan umum organisasi.

-Daftar resiko yang dihadapi. 

-Deskripsi skenario dari resiko yang akan dianalisis.

-Usulan strategi/manajemen untuk setiap skenario.

Di akhir laporan, Anda dapat menambahkan tabel analisis skenario. Tujuan dari tabel ini adalah untuk menggambarkan seluruh skenario beserta dengan strategi/kontrolnya. 

Kekuatan dan Keterbatasan

Kekuatan Meliputi:

-Menghitung berbagai kemungkinan yang dapat terjadi di masa depan.

-Mendukung keragaman pemikiran mendasari analisis.

-Strategi yang dikembangkan dapat memperkuat keberlanjutan organisasi.
 

Keterbatasan Meliputi:

-Sangat bergantung pada keterampilan tim pelaksana, keterampilan analitis yang buruk dapat menyebabkan analisis ini gagal.

-Semakin panjang jangka waktu dari skenario yang diprediksi, semakin besar ketidakpastiannya.

-Semakin panjang jangka waktu dari skenario yang diprediksi, semakin membutuhkan banyak data dan informasi yang dibutuhkan, sehingga analisis skenario akan berjalan semakin lama.

KESIMPULAN

Analisis skenario dapat memberikan ilustrasi yang jelas tentang bagaimana organisasi Anda dapat mengatasi resiko tertentu. Terutama saat menggambarkan penyebab suatu resiko, peristiwa resiko, dan konsekuensi dari resiko tersebut. Analisis ini benar-benar memperhitungkan ketidakpastian yang akan dihadapi organisasi Anda di masa depan, dan Anda dapat menyusun strategi untuk mencegahnya. Semakin akurat data yang Anda kumpulkan, semakin baik pula Anda menyusun strategi agar organisasi Anda tidak menghadapi berbagai ketidakpastian di masa depan.