Bayangkan anda berada di toko kelontong. Anda sedang mengerjakan daftar belanjaan Anda, dan Anda mengambil beberapa alpukat di departemen produksi, satu galon susu di departemen produk susu, dan beberapa pretzel dari lorong keripik. Semakin jauh daftar Anda, Anda menyadari bahwa Anda juga membutuhkan pisang. Kembali ke area produksi Anda pergi. Oh, tunggu, kamu juga butuh telur. Anda berjalan melintasi toko lagi ke bagian produk susu. Sebelum Anda menyadarinya, Anda telah bolak-balik beberapa kali. Bukankah akan lebih mudah (belum lagi lebih efisien) jika Anda mengelompokkan daftar belanja Anda berdasarkan lokasi barang di toko? Nah, untuk itulah diagram afinitas digunakan.
Diagram afinitas (terkadang dikenal sebagai peta afinitas atau bagan afinitas) adalah alat visual yang membantu Anda mengatur informasi dari sesi curah pendapat . Anda akan menyortir ide ke dalam grup atau kategori yang berbeda berdasarkan hubungannya satu sama lain. Misalnya, katakanlah konsep inti Anda adalah meningkatkan pengalaman pelanggan. Semua ide yang berkaitan dengan peningkatan pengalaman pelanggan akan berada di bawah judul ini dalam diagram. Anda akan mengelompokkan ide-ide serupa dan membuat representasi visual dari langkah-langkah yang dapat Anda ambil untuk meningkatkan pengalaman pelanggan Anda. Struktur diagramnya sendiri cukup sederhana. Itu memudahkan untuk memecah informasi yang kompleks, memungkinkan setiap orang untuk memahami elemen berbeda dari konsep utama Anda. Meskipun diagram afinitas biasanya digunakan sebagai bagian dari proses brainstorming , diagram afinitas juga dapat digunakan di area lain. Mereka membantu tim meningkatkan proses mereka, menciptakan solusi baru dan inovatif, mencapai konsensus kelompok, dan menengahi setiap konflik profesional.
Cara termudah untuk memahami diagram afinitas adalah dengan melihatnya, jadi mari kita tambahkan kejelasan dengan melihat contoh singkat dan sederhana. Mungkin Anda pernah mendengar banyak keluhan tentang cara tim Anda menangani rapat. Jadi, Anda duduk bersama anggota tim untuk memahami keluhan terbesar mereka. Kemudian, setelah sesi curah pendapat, Anda bekerja sama untuk mengelompokkan keluhan tersebut berdasarkan tema bersama. Perlu diingat bahwa ini adalah contoh yang sangat sederhana, dan banyak diagram afinitas melangkah lebih jauh untuk mengurutkan ide berdasarkan hierarki. Jangan khawatir kita akan membahasnya nanti. Namun untuk saat ini, inilah struktur barebone yang perlu Anda pahami.
Pemetaan afinitas ditemukan pada 1960-an oleh antropolog Jepang Jiro Kawakita. Diagram afinitas terkadang disebut metode KJ setelah Kawakita. Diagram afinitas adalah salah satu dari Tujuh Alat Manajemen dan Perencanaan yang digunakan di Jepang dan di seluruh dunia untuk membantu organisasi membuat keputusan yang lebih baik. Alat-alat ini meliputi: - Diagram Afinitas - Diagram Pohon - Diagram Keterkaitan - Diagram Matriks - Matriks PrioritasBagan Program Keputusan Proses (PDPC) - Diagram Jaringan Aktivitas Meskipun konteks ini bermanfaat untuk dimiliki, artikel ini berfokus secara eksklusif pada diagram afinitas dan bagaimana diagram ini dapat membantu tim Anda.
Inilah jawaban singkatnya: saat proses brainstorming Anda selesai. Diagram afinitas tidak boleh digunakan sebagai alat brainstorming melainkan sebagai cara untuk mengatur, mengkonsolidasikan, dan menindaklanjuti ide-ide dari latihan brainstorming. Peta afinitas adalah alat yang efektif untuk digunakan saat: - Sesi brainstorming Anda telah berakhir. - Anda sedang memecahkan masalah yang kompleks. - Anda memiliki banyak ide atau banyak data untuk dikerjakan. - Anda sangat ingin berpikir di luar kotak. Sederhananya, pikirkan diagram afinitas sebagai alat yang menertibkan kekacauan. Alih-alih terpental ke seluruh toko bahan makanan, alat ini membantu membuat sejumlah besar informasi lebih mudah dikelola dan dicerna dan, sebagai hasilnya, jauh lebih dapat ditindaklanjuti.
Siap untuk terjun langsung? Tidak terlalu cepat. Ada beberapa hal yang harus Anda ketahui sebelumnya agar Anda dapat menggunakan diagram ini seefektif mungkin. 1. Undang kelompok anggota tim yang beragam Untuk mendapatkan ide terbaik selama proses brainstorming , Anda memerlukan pola pikir, perspektif, dan kepribadian yang berbeda. Coba undang orang dari departemen lain dan berbagai tingkatan, serta beberapa orang yang tidak memiliki latar belakang pengetahuan tentang masalah yang dihadapi. Ini akan membantu Anda menghindari pemikiran kelompok (ketika sekelompok orang membuat keputusan yang buruk karena keinginan mereka untuk menyesuaikan diri). Anda bahkan mungkin akan mendapatkan beberapa saran yang tidak terpikirkan oleh orang lain. 2. Tetapkan peran utama Setiap pertemuan membutuhkan fasilitator dan itu termasuk sesi curah pendapat. Fasilitator yang baik akan membutuhkan: - Keterampilan mendengarkan untuk membantu peserta mengungkapkan ide-ide mereka. - Keterampilan analitis untuk mengubah wawasan curah pendapat menjadi item tindakan. - Keterampilan komunikasi untuk mengarahkan percakapan bila diperlukan. Anda bisa menjadi fasilitator, atau Anda bisa meminta salah satu kolega Anda dengan keahlian ini untuk memimpin rapat. 3. Siapkan persediaan dan ruang Anda Untuk melakukan brainstorming dan akhirnya membuat diagram afinitas, Anda memerlukan perlengkapan yang tepat. Temukan tempat yang tenang tempat Anda dan tim dapat berkolaborasi tanpa gangguan. Ambil beberapa catatan tempel dan pulpen jika Anda bertemu langsung. Mereka akan memungkinkan Anda membuat catatan visual selama sesi curah pendapat. Gunakan templat diagram afinitas Miro jika Anda rapat jarak jauh. Anda juga dapat menggunakan catatan tempel virtual kami untuk menciptakan efek bekerja secara langsung. 4. Tinjau catatan Anda Berita bagus, Anda telah menyelesaikan sesi brainstorming Anda! Namun sebelum Anda membuat diagram afinitas, Anda perlu meluangkan waktu meninjau informasi yang telah Anda diskusikan. Ini akan membantu Anda memahami apa yang terjadi selama sesi dan bagaimana Anda dapat mulai mengelompokkan ide bersama di peta afinitas. Jika Anda khawatir tentang jumlah waktu yang diperlukan untuk meninjau catatan Anda dan menambahkannya ke dalam diagram afinitas, gunakan Miro untuk membantu. Papan tulis online intuitif kami memudahkan untuk mengunggah dan memvisualisasikan catatan Anda, meninjau informasi, dan membagikannya dengan tim Anda .
Anda memiliki apa yang Anda butuhkan, dan Anda siap untuk menyatukan tim Anda, menyingsingkan lengan baju Anda, bertukar pikiran, dan kemudian menggunakan diagram afinitas untuk menertibkan ide-ide cemerlang Anda. Begini caranya. 1. Jalankan sesi curah pendapat Ingat, peta afinitas Anda adalah alat yang Anda gunakan setelah melakukan brainstorming ide. Untuk memulai, catat masalah yang ingin Anda selesaikan atau pertanyaan yang ingin Anda jawab di bagian atas papan tulis, lalu catat setiap ide pada catatan tempel. Anda belum mengkategorikannya. Intinya adalah mengeluarkan sebanyak mungkin ide dari otak Anda dan mencatatnya sebanyak mungkin. Itu akan memberi Anda banyak hal untuk dikerjakan ketika saatnya membuat diagram afinitas Anda. 2. Kategorikan ide-ide Anda Sekarang setelah Anda memiliki catatan tempel yang berantakan untuk dikerjakan, saatnya mengaturnya menjadi tema umum. Mulailah dengan mengambil satu catatan tempel dan mengubahnya menjadi kategori tingkat atas pertama. Selanjutnya, lihat catatan tempel lain dan tanyakan pada diri Anda apakah itu termasuk dalam grup yang sama dengan yang pertama. Jika tidak, buat grup lain. Lanjutkan dengan proses itu, evaluasi setiap catatan tempel untuk menambahkannya ke grup yang sudah ada atau buat yang benar-benar baru. Ketika semua dikatakan dan dilakukan, Anda harus memiliki antara tiga hingga 10 grup terkait, yang dapat Anda beri nama berdasarkan tema umum mereka. Satu hal penting yang perlu diingat: kategori Anda tidak boleh ditentukan sebelumnya sebelum sesi curah pendapat. Mereka harus muncul secara organik saat Anda memilah-milah ide-ide Anda. 3. Tindak lanjuti ide-ide Anda Informasi tanpa tindakan tidak ada gunanya. Setelah Anda membuat diagram afinitas, gunakan untuk membuat item tindakan dan garis waktu yang mendorong Anda untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi. Setelah Anda mengidentifikasi grup Anda, Anda dapat melangkah lebih jauh dengan beberapa filter tambahan dan taktik organisasi, seperti: - HIERARKI: Jika ada hierarki yang jelas di antara perekat Anda Templat pemetaan afinitas memungkinkan Anda untuk mengelompokkan perekat berdasarkan tingkat ide. - PRIORITASI: Dengan memahami tema umum, Anda dan tim Anda dapat memprioritaskan grup berdasarkan tujuan Anda. Fitur pemungutan suara memudahkan hal ini. Juga, informasi tanpa tindakan tidak ada gunanya. Jadi, setelah Anda membuat diagram afinitas, gunakan untuk membuat item tindakan dan garis waktu yang mendorong Anda untuk benar-benar menyelesaikan masalah yang Anda diskusikan.
Tentu, berkeliling toko kelontong dengan daftar belanja yang tidak teratur pada akhirnya menyelesaikan pekerjaan. Tetapi apakah itu cara terbaik untuk menjadi produktif? Jika Anda mengelompokkan daftar Anda ke dalam tema-tema umum, Anda dapat menghemat waktu, mengurangi stres dan frustrasi, dan memiliki perjalanan belanja yang lebih sukses Itulah yang dilakukan diagram afinitas untuk Anda dan tim Anda. Ini menertibkan semua ide cemerlang Anda, sehingga tidak hanya lebih mudah dipahami tetapi juga lebih mudah untuk ditindaklanjuti.
Kesempatan lowongan magang terbaru di tahun 2024
Baca Selengkapnya..