Manajemen dan evaluasi merupakan fungsi penting yang memungkinkan rencana kerja organisasi dapat dilaksanakan dengan baik sehingga tujuan akhir organisasi dapat tercapai. Sistem manajemen kinerja yang baik sangat penting untuk fungsi pemantauan dan evaluasi yang tepat. Sistem manajemen kinerja yang baik harus mampu menggambarkan proses bisnis yang terjadi di seluruh organisasi. Sistem manajemen kinerja ini juga dapat diukur dengan key performance indicator (KPI), sehingga juga dapat menjadi ukuran keberhasilan yang baik. Sistem manajemen kinerja mencakup KPI, atau indikator kinerja utama, yang menggambarkan kinerja semua bagian organisasi dan hubungan antara bagian-bagian tersebut. Banyak perusahaan yang sudah memiliki sistem manajemen kinerja, namun hanya menyediakan “daftar KPI” dan mengabaikan hubungan antar metrik. Dalam beberapa dekade terakhir, sistem manajemen kinerja seperti Balanced Score Card (BSC) telah dikembangkan untuk memperjelas hubungan antar indikator. Dalam BSC, hubungan antar indikator hanya dinyatakan secara kualitatif. Jika hubungan ini dapat dinyatakan secara kuantitatif, model pengukuran kinerja dapat digunakan untuk tujuan yang lebih jelas dan tepat. Misalnya, langkah-langkah perbaikan yang lebih rinci atau prakiraan untuk pengoperasian pabrik di masa depan.
Key Performance Indicator (KPI) adalah alat pengukuran yang menggambarkan efektivitas organisasi dalam memenuhi tujuan bisnis. Sederhananya, Indikator Kinerja Utama adalah istilah yang digunakan untuk merujuk pada indikator utama yang perlu diterapkan oleh organisasi yang berbeda. Perusahaan yang menggunakan KPI memiliki tujuan untuk mengukur keberhasilan dalam mencapai tujuannya. Dalam penerapannya, KPI memiliki karakteristik sebagai berikut: - Ukuran yang sering digunakan (Regular measurements) - Ukuran Non-financial - Ukuran yang diketahui oleh manajemen - Semua pihak dalam organisasi sudah mengerti dan memahami KPI - Tanggung jawab kepada tim dan individu - Memiliki efek yang sangat signifikan dan komprehensif - Memiliki efek yang lebih positif
1.Iveta (2012): KPI adalah ukuran kuantitatif dan langkah demi langkah dari berbagai perspektif perusahaan dan didasarkan pada data konkret yang dirumuskan sebagai titik awal untuk menetapkan tujuan strategis organisasi. 2. Barang (2011): KPI adalah indikator bagaimana organisasi mengimplementasikan visi strategisnya. Visi strategis yang direncanakan mengacu pada bagaimana strategi organisasi terintegrasi secara interaktif dengan strategi keseluruhan organisasi. 3. Parmenter (2007): mendefinisikan KPI sebagai yang paling penting untuk keberhasilan organisasi dalam keadaan saat ini dan masa depan. 4. Banerjee dan Biotika (2012): KPI terukur, indikator kuantitatif yang digunakan untuk mengevaluasi efektivitas organisasi dalam mencapai tujuannya. KPI juga digunakan untuk mengidentifikasi sasaran terukur dan untuk mendukung tren dan keputusan.
Berdasarkan pengertian Key Performance Indicator di atas, perusahaan pada dasarnya memiliki dua jenis KPI yang dapat digunakan sebagai berikut. 1. KPI Financial KPI Financial adalah indikator kinerja utama yang terkait dengan keuangan apa pun. Contoh KPI keuangan ini adalah sebagai berikut. - KPI Laba Kotor, KPI yang mengukur jumlah uang sisa penjualan setelah dikurangi harga pokok penjualan (HPP). - Net Profit KPI, yaitu CPI yang mengukur besarnya sisa pendapatan setelah dikurangi harga pokok penjualan dan beban operasional lainnya seperti bunga dan pajak. - KPI Margin Laba Kotor, KPI yang mengukur nilai persentase yang diperoleh dengan membagi laba kotor dengan penjualan. - Net Profit Margin KPI, KPI yang mengukur nilai persentase yang diperoleh dengan membagi laba bersih dengan penjualan. - KPI Current Ratio, yaitu KPI yang mengukur kinerja keuangan terhadap saldo kas dengan membagi aktiva lancar dengan kewajiban lancar. 2. Key Performance Indicator Non-Financial KPI Non-Financial merupakan jenis KPI yang bentuknya tidak secara langsung mempengaruhi keuangan perusahaan. Contoh KPI non-keuangan yang biasa ditemukan di perusahaan adalah: - Manpower Turnover tentang Perputaran Tenaga Kerja - Customer Satisfaction metricstentang Matriks Kepuasan Pelanggan - Repeat Customer to New Customer Ratio tentang Rasio Pelanggan Berulang terhadap Pelanggan Baru - Market Share tentang Pangsa Pasar
KPI adalah bagian penting dari kinerja dan pengukuran kesalahan. KPI juga disebut Flash atau Dashboard, dan KPI memberikan gambaran kepada pengusaha dan manajer sistem tentang perkembangan aktual perusahaan (dalam jangka waktu tertentu). KPI mengukur tujuan bisnis data aktual dan data terukur selama periode waktu tertentu. Berikut adalah alasan mengapa perusahaan harus mengadopsi KPI karena memiliki manfaat sebagai berikut: 1. Target Jadi Lebih Terukur Jika Menggunakan KPI Saat menggunakan metrik KPI, elemen ini adalah alat untuk mengukur area di dekat tujuan. KPI bukanlah tujuan atau target. Misalnya, KPI mungkin menunjukkan bahwa tim saat ini hanya dapat mencapai 20 persen dari prospek yang diinginkan (tergantung tolok ukur perusahaan tentunya). Dengan menggunakan informasi yang ditampilkan oleh KPI, manajer penjualan dapat menentukan progres penjualan dan menentukan mengapa hasil yang dilaporkan tidak seperti yang diharapkan. Hal ini memungkinkan manajer untuk membuat strategi baru di masa depan. 2. Membuat Suasana Belajar Informasi yang dihasilkan oleh KPI mendorong karyawan untuk memulai percakapan penting antara rekan tim dan manajer mereka. Seperti biasa, lingkungan belajar dibuat di perusahaan. Itu juga dapat dianalisis apakah KPI efektif atau jika KPI cukup masuk akal untuk dicapai oleh tim. 3. Dapatkan informasi penting KPI memberikan gambaran langsung tentang kinerja keseluruhan perusahaan. Data real-time yang ditunjukkan oleh KPI memungkinkan perusahaan melakukan penyesuaian sistematis, sehingga pada setiap akhir bulan, perusahaan tidak perlu melakukan perubahan besar untuk mencapai tujuan menjadi lebih hemat energi. Selain mendapatkan wawasan tentang kinerja lingkungan kerja, beberapa perusahaan juga dapat mengukur seberapa baik mereka mencapai standar tertentu yang mungkin tidak terkait langsung dengan bisnis atau keuntungan perusahaan.
Jika sumber data KPI yang akurat dan terukur tidak tersedia, organisasi akan kesulitan untuk mengevaluasi kinerja karyawan. Perusahaan mungkin berasumsi bahwa karyawan mereka berkinerja buruk karena masalah keterlibatan. Namun, mereka tidak memiliki bukti untuk diukur. Sementara perusahaan mungkin mengukur hasil statistik lainnya, KPI mungkin menjadi alat yang paling penting. Intinya, KPI mempromosikan akuntabilitas di pihak karyawan (ketika mereka berkinerja buruk) dan perusahaan (ketika KPI sulit dicapai). 5. Dapat Meningkatkan Semangat KPI sangat berguna dan karyawan bisa mendapatkan umpan balik positif ketika karyawan memenuhi KPI tertentu. Hasilnya seringkali cepat, dan ini menimbulkan perasaan bahwa "ada tujuan" dan tujuan itu dapat dicapai.
KPI hanya masuk akal jika perusahaan itu sendiri memiliki pengalaman dengan KPI. Perusahaan sering mengadopsi KPI yang umum di industri. Namun kemudian dia bertanya-tanya mengapa KPI tidak mencerminkan kinerja perusahaan. Saat mengembangkan strategi untuk menetapkan KPI, tim pertama-tama harus mengidentifikasi tujuan perusahaan, rencana untuk mencapainya, dan berdasarkan informasi tersebut, siapa yang dapat bertindak. Ini harus menjadi proses berulang yang melibatkan masukan dari analis, kepala departemen dan manajer. Perusahaan kemudian mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana KPI dapat mengukur proses bisnis perusahaan dan siapa yang dapat mengendalikannya. Salah satu cara untuk membuat KPI yang relevan adalah dengan menggunakan kriteria SMART. Istilah ini berarti nyata, terukur, dapat dicapai, relevan dan terikat waktu.
Berikut adalah beberapa tips untuk mengimplementasikan KPI. 1. Memiliki Tujuan yang Jelas Metrik memiliki instruksi yang jelas bahwa siapa pun yang membaca atau mengerjakan matematika harus dapat menginterpretasikan data dengan benar. Jika tujuan bisnis organisasi atau perusahaan Anda adalah menjadi "Pemimpin Pasar", maka tujuan KPI adalah "Meningkatkan Penjualan sebesar 10%" atau "Pemasaran Produk di Asia Tenggara". Anda dapat menentukan cara "memperluas jangkauan". Sasaran KPI harus jelas dan strategis. Hubungan strategis adalah untuk mengevaluasi bagaimana organisasi mengimplementasikan strategi dan tindakan yang dapat dicapai, bagaimana organisasi dapat mengevaluasi visi dan misinya sendiri. 2. Buat tujuan yang mencapai garis besar apa tujuanmu Bisakah kamu mencapainya? Kapan Anda perlu mencapai tujuan ini? Bagaimana Anda bisa mengukur kemajuan strategi yang diterapkan? Apakah strategi yang digunakan mempengaruhi keuangan organisasi atau perusahaan? Sasaran harus realistis dan implementasi perubahan dalam proses bisnis membutuhkan waktu. Pada tahap awal pelacakan KPI, sebaiknya fokus pada tujuan jangka panjang dan pemantauan jangka menengah. 3. Pengumpulan Data KPI adalah pengukuran kuantitatif. Oleh karena itu, diperlukan data yang akurat dan valid untuk menentukan indikator kinerja utama. Ini membantu untuk mengukur indikator secara akurat dan akurat. 4. Tinjau Perubahan Hingga Saat Ini Mengapa ulasan KPI sangat berguna. Katakanlah perusahaan melebihi hasil yang ditetapkan, katakanlah 120% dari target, dan produktivitasnya masih bagus, maka berusaha menjadi target selanjutnya untuk meningkatkan hasil tidaklah salah. Jika tidak tercapai, jangan memaksakan tujuan selanjutnya malah meningkatkan tujuan berikutnya untuk mencederai motivasi dan produktivitas tim. Dengan kata lain, perusahaan perlu waspada ketika kinerja tim goyah. 5. Membuat Rumusan KPI Beberapa KPI hanya berisi satu ukuran atau metrik. Namun, dalam banyak kasus, ini tergantung pada kombinasi yang terkonsentrasi dalam formula. Misalnya, KPI yang mengukur produktivitas pendapatan dari penjualan produk adalah total pendapatan dibagi jumlah total produk. Buat ekspresi yang sesuai dan uji ekspresi lebih lanjut untuk melihat apakah hasil yang diperoleh perusahaan sesuai dengan yang Anda temukan. 6. Presentasi KPI Untuk mengomunikasikan KPI secara efektif, data harus diubah menjadi representasi visual yang mudah dipahami seperti bagan dan grafik. Memberikan petunjuk kepada seluruh karyawan tentang proses perhitungan KPI untuk mencapai model kerja yang efisien dan berorientasi pada tujuan.
Ada empat kriteria dasar yang harus dipenuhi sebelum suatu organisasi dapat menyatakan telah menerapkan KPI dalam kegiatan operasionalnya. Kriterianya adalah sebagai berikut. - Kolaborasi antara karyawan, tim, pemasok dan pelanggan - Desentralisasi dari tingkat administrasi ke tingkat operasional - Gabungkan atau tautkan Tindakan, Laporan, dan Tindakan - Hubungan antara KPI dan implementasi strategi KPI membutuhkan proses sistem yang saling terkait baik dari lingkungan organisasi itu sendiri, seperti karyawan, manajer dan pemangku kepentingan, maupun dari pihak eksternal, seperti pelanggan dan pemasok. Demikian juga, laporan harus tepat waktu, efektif dan fokus pada peningkatan pengambilan keputusan. Saat menerapkan KPI, penting untuk menentukan hasil atau tujuan dari setiap KPI. Saat mengimplementasikan KPI, ada cara untuk merencanakan tujuan yang menggabungkan beberapa kriteria SMART (berwujud, terukur, dapat dicapai, realistis, peka waktu).
Kesempatan lowongan magang terbaru di tahun 2024
Baca Selengkapnya..